Mengatasi halangan pekerja maya
Pengurusan pasukan yang berkesan ialah kunci untuk memastikan ahli pasukan anda, pekerja maya dan kakitangan dalam pejabat, boleh bekerja dengan lancar sebagai satu pasukan apabila telekerja. Selain itu, pengurusan pasukan maya tidak semudah yang dikatakan. Daftar masuk dan penjejakan masa di pelbagai zon waktu dan waktu kerja boleh menjadi tekanan. Tambahan pula, membina kepercayaan dalam pasukan teragih yang tiada peluang untuk bersemuka boleh menjadi satu cabaran. Secara ringkasnya, usaha untuk memberi pekerja maya anda rasa dihargai dilihat hampir mustahil. Seperti mana pentingnya usaha memupuk budaya syarikat dalam persekitaran maya, anda juga ingin memastikan untuk mampu melaksanakan proses kerja yang berkesan.
Kekurangan kehadiran fizikal tentunya boleh memberi kesan kepada anggota pasukan dan aliran kerja. Sekiranya ahli pasukan jarak jauh tiada di pejabat, mereka mungkin timbul perasaan seperti bukan ahli pasukan yang sebenar. Jika orang lain bekerja di negara berbeza pula, mereka mungkin berasa seluruh budaya memisahkan mereka dari pasukan. Untuk menangani cabaran ini, pengurus pasukan maya disarankan untuk:
- Memudahkan pembinaan pasukan maya
- Kekalkan dengan mesyuarat 1:1 Zoom yang kerap dan konsisten
- Sediakan konteks untuk permintaan dan pertanyaan
- Hasilkan norma komunikasi
- Beri ruang pasukan untuk kerja solo dan kerjasama yang tidak terganggu
- Buat hubungan yang disengajakan
- Nyatakan kejayaan supaya semua orang tahu bahawa mereka berusaha menuju satu matlamat
Dengan ketiadaan interaksi bersemuka, potensi untuk banyak nilai utama dalam budaya syarikat anda hilang di tepi jalan adalah tinggi. Tugas anda untuk memastikan anda tidak membiarkan perkara ini berlaku. Beruntung untuk anda, terdapat banyak alat yang hebat untuk membantu anda.
Berhubung dengan pekerja maya melalui teknologi
Tidak perlu disebut lagi teknologi ini sangat penting di sini, tetapi adakah anda menggunakannya dengan cara yang betul? E-mel bagus sebagai alat komunikasi, tetapi apabila peranan utama anda ialah kerjasama, masa selalunya tidak mencukupi. Jangan bazirkan masa dengan menunggu maklum balas e-mel apabila alat digital lain dapat memberi anda banyak peluang kerjasama maya yang berharga dan mudah diakses.
Pemesejan segera
Setiap tenaga kerja harus mempunyai alat pesanan segera. Sama ada Zoom atau Slack, pasukan anda boleh berhubung 24/7, yang sangat bagus jika anda bekerja merentas zon waktu. Pemesejan segera boleh menjadi pemalar yang ideal untuk mana-mana ruang kerja sama ada anda berada di rumah, di pejabat atau bekerja jauh dari kedai kopi. Sentiasa berhubung dalam masa nyata adalah penting untuk menguruskan pasukan jauh serta pengurusan pasukan secara amnya.
"Peraturan pelanggar peraturan" pemesejan segera yang penting ialah, cuba dan memecahkan apa yang dipanggil peraturan. Walaupun sembang tanpa kerja yang ringan hati hampir tidak dapat dielakkan pada satu ketika, persahabatan ini juga merupakan aspek penting dalam pembinaan pasukan maya. Jadi, dalam keadaan yang munasabah, masuk akal bahawa anda tidak cuba menyekat keterbukaan saluran komunikasi ini.
Rakan sekerja bercakap kecil menikmati secara bersemuka boleh dan harus ditiru hampir walau bagaimanapun mungkin dan ia juga boleh mempengaruhi motivasi pasukan. Apabila boleh, pastikan semua orang berada dalam satu sembang kumpulan, supaya semua orang berasa disertakan dan pastikan pekerja baharu sentiasa diperkenalkan secara maya. Panggilan video ialah cara yang bagus untuk melakukan ini, jadi semua orang boleh meletakkan wajah pada nama skrin. Yang membawa kita kepada:
Persidangan video
Melainkan anda seorang introvert yang tegar, ketiadaan pertemuan orang dengan orang boleh mengambil kesan. Sudah tentu, pemesejan segera adalah bagus, tetapi jika kerjasama adalah tentang membina hubungan yang bermakna, mesej yang ditaip secara senyap hanya boleh membawa anda sejauh ini. Lagipun, kebanyakan apa yang kita katakan berasal dari bahasa badan. Jadi pastikan anda membiasakan diri menggunakan persidangan video dengan pasukan anda dari hari pertama.
Proses onboarding untuk mana-mana pekerja maya harus dilakukan melalui panggilan video atau panggilan telefon biasa, dan bukannya aliran e-mel tanpa wajah dan tanpa suara. Kejar ahli pasukan jauh anda, sama ada secara individu atau sebagai mesyuarat pasukan, dengan mesyuarat tetap melalui panggilan video. Zum, sebagai contoh, sesuai untuk ini. Ia bukan sahaja membolehkan anda menikmati perbualan lisan yang sebenar sebagai panggilan video, ia juga membolehkan anda berkongsi skrin anda dan bekerjasama pada dokumen terus daripada Dropbox .
Penambahan pada kit alat biasa anda ini akan menjimatkan lebih banyak masa anda dalam jangka masa panjang dan memastikan pengejaran anda tepat pada sasaran. Pastikan pasukan anda melihat mesyuarat video sama seperti yang lain, dan didayakan sepenuhnya untuk mengatur dan menghadirinya. Ngomong-ngomong, tiada siapa yang mengatakan setiap pengejaran perlu serius. Pertimbangkan untuk melepak seketika sebagai satu pasukan dalam mesyuarat Zum setiap hari Jumaat, dengan cara yang sama anda boleh merebut makan tengah hari atau mencapai waktu gembira pada penghujung minggu bekerja.
Penjejakan masa
Pekerja jarak jauh memang mudah untuk tidak menyedari masa yang berlalu atau kebertanggungjawaban tanpa struktur pejabat untuk memastikan mereka tetap berada dalam keadaan terkawal. Walaupun dengan pasukan anda yang berdekatan, berjauhan dari pejabat masih boleh mewujudkan rasa tidak senang. Perkenalkan pasukan anda dengan penjejakan masa supaya semua orang tahu bahawa mereka bertanggungjawab untuk jam kerja serta menyiapkan kerja. Dengan berbuat demikian, anda dapat menyelaraskan waktu kerja dan ahli pasukan mengikut kemahiran di zon waktu yang berbeza.
Pastikan anda memilih ketua pasukan untuk pekerja jarak jauh supaya masih ada struktur yang jelas. Tetapkan harapan yang jelas dan pastikan semua orang terus berusaha. Dengan waktu yang ditetapkan, anda juga dapat memastikan bahawa sentiasa ada seseorang yang boleh dihubungi oleh pekerja jarak jauh. Pekerja maya kanan juga boleh menggantikan anda apabila waktu pejabat anda tamat.
Gambaran ringkas
Setelah penjejakan masa disediakan, anda perlu memastikan pasukan anda berfungsi dengan berkesan. Di situlah alat pengurusan tugas masuk. Alat yang sangat diperlukan untuk pengurusan projek, Dropbox membolehkan anda membuat senarai tugasan yang jelas dan mudah dikemas kini. Anda boleh menetapkan tarikh akhir dengan peringatan automatik supaya tiada siapa yang ketinggalan. Dan kerana semuanya digariskan dengan jelas di satu tempat, anda tahu bahawa setiap orang sentiasa dikemas kini dan bertanggungjawab. Mengurus pasukan jauh memerlukan memastikan semua orang sentiasa berada di dalam gelung, jadi lokasi pusat untuk tugas penting anda benar-benar boleh menyelaraskan proses anda.
Telecommuting
Tiada siapa yang menikmati kereta api yang sibuk untuk ke tempat kerja atau lalu lintas yang menjemukan semasa waktu sibuk, tetapi ia masih memainkan peranan penting. Walaupun ia mungkin sering tidak menyenangkan, perjalanan ulang-alik kerja menyediakan mental anda untuk bekerja dan, mungkin yang paling penting, ia merupakan jurang yang sangat fizikal antara kehidupan peribadi dan profesional anda. Pekerja rumah mungkin berasa seperti mereka telah kehilangan perbezaan antara kehidupan rumah dan kehidupan kerja apabila pejabat mereka menjadi meja makan. Dengan menggalakkan hari kerja maya melalui telekomunikasi, anda juga boleh membantu meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja.
Dropbox ialah penyelesaian yang ideal untuk kerja jarak jauh, membolehkan ahli pasukan untuk melakukan semua yang diperlukan—di satu tempat. Sebaik sahaja ahli pasukan bersedia masuk ke mod kerja, mereka hanya perlu log masuk. Pada penghujung hari, ini sangat mudah ditutup dan menentukan bahawa hari bekerja sudah tamat. Bukan sahaja mudah, ini juga mencipta persekitaran maya yang berguna. Oleh itu, jika anda menggunakan komputer riba yang sama untuk bekerja dan bermain, godaan seperti media sosial dapat dikawal semasa waktu kerja anda.
Permudahkan
Dengan pasukan yang diedarkan di seluruh tempat, adalah wajar bahawa proses kerja boleh akhirnya berselerak juga. Dengan tiada pejabat kongsi, mudah bagi pasukan maya kekurangan aliran kerja penyatuan. Jangan biarkan ini berlaku — bekerja sebagai satu adalah bahagian penting dalam pasukan dari setiap saiz dan jenis.
Dropbox Paper membolehkan pasukan mengedit dan bekerjasama dalam masa nyata, jadi anda tidak akan mempunyai fail luar talian yang tidak berkesudahan dikongsi yang boleh hilang dengan mudah. Templat sumbang saran membantu pasukan yang diedarkan membangunkan idea bersama-sama, manakala templat berguna untuk minit mesyuarat memudahkan pekerja jauh mengikuti mesyuarat yang berada di luar zon waktu mereka.
Jika pekerja maya anda memanggil masuk di tempat yang berbeza melalui mesyuarat, mereka boleh mencapai kelajuan dalam beberapa saat. Penyepaduan apl ke dalam Dropbox juga memastikan perkara itu jelas dan diperkemas, dengan rangkaian besar apl kerja yang hebat seperti Adobe Acrobat dan Zapier. Tidak perlu membuang masa mengklik antara program atau bertukar antara peranti apabila alat kerjasama memudahkan perkara.
Panduan untuk menguruskan pasukan dari jarak jauh
Teknologi memang hebat, tetapi ini juga mempunyai had. Asas pengurusan pasukan jarak jauh yang berjaya ialah mentaliti yang kuat dan semangat berpasukan yang sebenar. Adakah anda menghasilkan ruang yang membolehkan pembinaan pasukan maya dan mewujudkan rasa perpaduan di seluruh syarikat tanpa mengira zon waktu atau tempat kerja?
Berikut adalah beberapa pertimbangan penting untuk memastikan syarikat anda benar-benar menerapkan kerja berpasukan maya.
Jadi pasukan yang sebenar
Mungkin ini petua yang sangat jelas, tetapi anda tidak akan menjadi pasukan jika anda tidak mahu bersatu. Setiap surat-menyurat, setiap kemas kini, setiap peristiwa yang mempengaruhi pasukan dalaman anda harus dikongsi dengan pekerja jarak jauh. Ini sangat penting untuk menanamkan semangat kerja berpasukan maya: semua orang boleh berjaya, walaupun dia duduk sendirian di pejabat rumah.
Komunikasi yang berkesan datang daripada mengetahui bahawa kedua-dua pihak dilaburkan secara sama rata. Terokai cara berkomunikasi dengan pasukan jauh dan maklumkan pekerja maya anda mempunyai suara dan kehadiran di pejabat anda. Ini boleh jadi apa-apa sahaja daripada ucapan selamat hari lahir seluruh syarikat hingga memastikan mereka didail ke dalam mesyuarat pasukan mingguan. Pengurusan pasukan maya tidak sepatutnya meletakkan sebarang halangan di jalan anda. Jika pasukan dalaman anda boleh mendapatkan seseorang, sama ada pelatih atau pengasas bersama, untuk satu lawan satu yang cepat, pastikan pasukan maya anda juga boleh. Panggilan video dan penyegerakan tidak perlu dijadualkan beberapa hari lebih awal atau dibuat terlalu penting. Perkara utama mereka adalah supaya semua orang tahu pasukan mereka berhubung, mudah didekati dan bersedia untuk membantu.
Jangan jadikan pekerja maya anda sebagai komoditi
Memang mudah untuk menganggap pekerja jarak jauh ini perlu dimanfaatkan apabila perlu, namun sikap ini patut anda buang. Pastikan ikatan pasukan sentiasa berlaku. Bina hubungan yang bermakna dengan semua ahli pasukan anda supaya pekerja maya mempunyai hubungan yang sama antara satu sama lain seperti orang yang bekerja di ruang fizikal yang sama. Bekerja dengan pekerja maya tidak boleh dipandang sebagai tugas yang memerlukan usaha tambahan.
Jangan biarkan pengurusan pasukan maya anda menjadi satu titik hubungan: pekerja jarak jauh haruslah turut dilibatkan dengan tenaga kerja anda seperti orang lain. Akhirnya, pengurusan pasukan jarak jauh tidak seharusnya berbeza dengan nilai sebenar anda dan usaha yang anda lakukan untuk berhubung sebagai tenaga kerja yang bersatu. Ini hanya perlu ditambahkan—dan apabila anda memberi mereka semangat, mereka juga sama.
Ayuh pasukan!
Jadi, jika syarikat anda ingin bekerja dari jauh, pastikan anda benar-benar bersedia untuk itu. Memupuk budaya syarikat adalah penting di mana-mana pejabat, dan ia adalah dua kali ganda penting jika pejabat anda mula menerima ruang maya juga. Di atas semua itu, pastikan pasukan jauh anda benar-benar seperti itu – dan pastikan alatan kerjasama anda memperkasakan setiap satu daripada mereka pada setiap masa.
