Peluang kerja yang lebih fleksibel—termasuk pasukan hibrid dan Maya Didahulukan—akan sentiasa diamalkan. Menurut kajian oleh PwC, 83% pekerja mahu bekerja dari jauh sekurang-kurangnya satu hari seminggu sejak pandemik.
Apabila lebih banyak perniagaan bergerak ke arah kerja jarak jauh, teknologi komunikasi dan kerjasama menjadi penting. Mesyuarat video kini merupakan kaedah biasa untuk memastikan pasukan jarak jauh berhubung dan terlibat.
Namun, mesyuarat video boleh menjadi huru-hara—apatah lagi meletihkan apabila digunakan secara berlebihan. Sambungan Internet yang perlahan, perbualan yang bertindih dan kekurangan produktiviti umum hanyalah beberapa masalah yang dihadapi oleh pekerja jarak jauh dengan mesyuarat video.
Malah,kajian Atlassian mendapati bahawa 72% daripada mesyuarat adalah tidak berkesan. 80% responden dalam tinjauan Atlassian turut percaya mereka akan lebih produktif jika kurang menghadiri mesyuarat. Terutamanya apabila mesyuarat itu tidak membawa hasil atau sekadar berakhir dengan cadangan untuk mengadakan mesyuarat lain. Tiada siapa yang mahu mesyuarat semata-mata untuk merancang mesyuarat seterusnya.
Jadi bagaimana anda boleh memanfaatkan faedah mesyuarat maya, tanpa mengorbankan produktiviti, penglibatan pasukan dan ketersambungan? Masuk: Mesyuarat tak segerak (“async”).
Mari kita mulakan dengan yang asas… apakah yang kami maksudkan dengan “tak selaras”?
Komunikasi tak segerak berlaku apabila satu orang (atau kumpulan) memberikan maklumat, dan terdapat selang masa sebelum penerima memberikan respons mereka.
Contoh klasik komunikasi tak selaras ialah e-mel—mesej tidak memerlukan respons segera dan terdapat jurang atau kelewatan dalam pertukaran.
Ringkasnya, mesyuarat tak selaras tidak berlaku dalam masa nyata. Ia akan diatur dan dirancang sedikit sebanyak, tetapi tidak memerlukan jadual. Komunikasi mungkin sehala, seperti video latihan yang telah diprarakam, atau lebih banyak interaksi seperti mesej video atas permintaan.
Mesyuarat video tak selaras tidak distrim secara langsung—sebaliknya, ia dirakam supaya ia boleh ditonton dan disemak kemudian.
Apakah perbezaan antara mesyuarat tak selaras dan selaras?
Jadi, anda mungkin tertanya-tanya perkara yang membezakan mesyuarat tak selaras. Jika anda telah bekerja dari jarak jauh buat sementara waktu sekarang, kemungkinan besar kebanyakan mesyuarat anda adalah selaras. Ini bermakna bahawa mereka adalah secara langsung dan memerlukan peserta untuk aktif pada masa yang sama.
Seperti mesyuarat tak selaras, mesyuarat selaras membolehkan anda berinteraksi dengan rakan sekerja dan klien walaupun lokasi menjadi masalah. Walau bagaimanapun, mesyuarat selaras perlu dijadualkan dan rekod mesyuarat mungkin atau mungkin tidak diambil untuk rujukan masa hadapan.
Secara ringkasnya:
- Mesyuarat segerak berlaku dalam masa nyata—mesyuarat video langsung pada platform seperti Zoom memerlukan perbualan dua hala antara peserta. Peserta menyemak bahan mesyuarat bersama-sama dan maklum balas adalah serta-merta.
- Mesyuarat tak segerak adalah sebaliknya—mereka tidak distrim langsung dan komunikasi tidak berlaku dalam masa nyata. Mesyuarat video Async dirakam dan dikongsi supaya kandungan boleh dikongsi dan dilihat pada masa akan datang.
Apakah kelebihan mesyuarat tak selaras?
Mesyuarat tak segerak memberikan peluang baharu kepada perniagaan untuk berinovasi dan menjadi lebih fleksibel. Mari lihat beberapa sebab mesyuarat tak segerak akan memberikan manfaat kepada perniagaan anda.
Fleksibiliti yang lebih besar
Mesyuarat tak selaras mesti ada untuk pasukan jarak jauh hibrid, teragih dan mendahulukan maya. Dengan mengelakkan kesulitan pertemuan secara bersemuka, perniagaan boleh mengembangkan kumpulan bakat mereka dan peluang pengambilan pekerja melebihi had pejabat.
Pendekatan ini juga membolehkan anda bekerja merentasi zon waktu dan platform yang berbeza. Jika anda mempunyai klien di negara lain, anda tidak perlu risau tentang menjadualkan mesyuarat yang terlalu awal untuk satu pasukan dan terlambat untuk pasukan yang lain!
Menghapuskan tekanan tindak balas segera bermakna ahli pasukan kurang berkemungkinan mengalami keletihan jika terdapat tekanan dan tuntutan yang bersaing pada masa mereka.
Pada peringkat peribadi, pendekatan tak selaras menunjukkan bahawa anda mempercayai ahli pasukan anda. Ia menunjukkan bahawa anda mempunyai keyakinan terhadap kebolehan mereka untuk memenuhi peranan mereka tanpa berurusan terus dengan penyelia atau pengurus.
Anda boleh mengawal semula jadual anda dan meluangkan masa yang akan anda luangkan dalam mesyuarat yang mesti dihadiri (yang mungkin produktif atau tidak!) Ahli pasukan boleh menonton mesyuarat video mengikut rentak mereka sendiri, pada masa dan tempat yang sesuai untuk mereka.
Produktiviti yang lebih baik
Berbanding dengan komunikasi tak selaras—dan aliran pemberitahuan yang kelihatan tidak berkesudahan—terdapat sedikit gangguan yang terlibat dengan kerja tak selaras.
Kerana anda boleh menggunakan kandungan tak selaras apabila ia sesuai dengan anda, anda berpeluang mengikuti mesyuarat video apabila anda berasa paling produktif semasa hari kerja atau apabila anda lebih tenang untuk benar-benar menumpukan perhatian.
Mesyuarat tak segerak membolehkan anda menjadi lebih proaktif berbanding reaktif dalam bekerja dan bekerjasama dengan rakan sekerja. Anda tidak perlu tergesa-gesa menonton video atau merasakan tekanan untuk menghadiri mesyuarat secepat mungkin.
Tanpa kepenatan selepas mesyuarat, seperti yang mungkin anda alami selepas panggilan video langsung, anda akan menjadi lebih segar dan lebih bersedia. Apabila anda diberi ruang untuk menonton mesyuarat async dengan perhatian penuh anda—dan mempunyai keupayaan untuk menjeda atau memundurkan video—sebarang maklum balas yang diharapkan daripada anda akan menjadi lebih tajam dan lebih fokus.
Selain itu, mesyuarat tak segerak membolehkan lebih ramai rakan sekerja menyumbang dalam perbincangan. Suara berbilang atau personaliti yang mendominasi dalam panggilan video segerak boleh menenggelamkan ahli pasukan yang lebih senyap. Alternatif tak segerak menggalakkan penyertaan dan kerjasama yang lebih baik.
Jadi, adakah mesyuarat tak selaras adalah masa depan kerja?
Dalam kajian 2020 oleh Buffer, 20% pekerja jarak jauh mendapati sukar untuk bekerjasama dan berkomunikasi dengan pasukan mereka. Buffer telah mengulangi kajian tersebut setiap tahun sejak itu, dan melihat cabaran kerjasama dan komunikasi pekerja jarak jauh menurun setiap tahun, kepada 15% pada 2023. Walau bagaimanapun, masih terdapat beberapa kerja yang perlu dilakukan untuk menjadikan pasukan teragih bekerja lebih baik, bersama-sama.
Jika ini kedengaran biasa, mesyuarat tak segerak mungkin menawarkan penyelesaian—ia mengurangkan banyak kekangan mesyuarat segerak dan memberikan fleksibiliti yang lebih banyak kepada pasukan. Mesyuarat tak segerak membantu anda berinovasi dan menyesuaikan perniagaan anda dalam masa peralihan budaya kerja dan cabaran yang belum pernah berlaku sebelum ini kepada produktiviti.
Keseimbangan antara mesyuarat penyegerakan dan tak segerak adalah penting
Mesyuarat penyegerakan tidak perlu diganti sepenuhnya—tetapi mesyuarat itu juga tidak sepatutnya menjadi keutamaan anda. Sesetengah ahli pasukan dan pelanggan mungkin lebih suka perbualan bersemuka daripada video yang dirakam. Selain itu, anda perlu mengingati ketinggalan dalam masa tindak balas yang dikaitkan dengan mesyuarat async untuk projek yang mempunyai tarikh akhir yang ketat.
Sebaik-baiknya, anda harus mencari keseimbangan dengan alatan yang membolehkan perniagaan anda berkembang sejajar dengan matlamat jangka panjang anda. Mulakan dengan melihat cara untuk mengurangkan mesyuarat yang tidak perlu, dan teruskan dari situ.
Biarkan Dropbox membantu menghilangkan perasaan penyegerakan itu daripada mesyuarat
Dengan kerja jarak jauh dan hibrid merupakan bahagian penting di tempat kerja, mesyuarat video telah menjadi kebiasaan bagi kebanyakan perniagaan. Tetapi itu tidak bermakna setiap mesyuarat video bermakna semua orang perlu menurunkan alatan untuk mengelakkan kehilangan maklumat penting.
Dropbox bersepadu dengan lancar dengan alat mesyuarat video biasa seperti Zoom dan Microsoft Teams, menjadikannya mudah untuk memuat naik sebarang rakaman mesyuarat secara automatik ke penyimpanan awan. Hanya buat folder Dropbox khusus untuk rakaman mesyuarat, kongsi folder tersebut dengan pasukan anda, supaya mereka boleh mengakses rakaman di mana-mana, pada bila-bila masa.
Pasukan anda, baik yang dekat mahupun jauh, akan berterima kasih kepada anda kerana membenarkan mereka mengawal jadual mereka dan menumpukan pada menyelesaikan kerja berbanding menghadiri mesyuarat yang tidak memerlukan perhatian segera mereka.
