Kaedah laluan kritikal dijelaskan
Apabila anda menguruskan projek yang rumit dengan banyak bahagian bergerak dan tarikh akhir yang berubah-ubah, maka agak sukar untuk menghantar projek tepat pada masanya dan mengikut belanjawan. Terdapat pelbagai jenis alat pengurusan projek yang boleh membantu anda mencapai matlamat ini dan salah satunya ialah kaedah laluan genting (CPM).
Jadi, apakah laluan genting?
CPM ialah teknik pemodelan projek yang boleh anda gunakan untuk menganalisis, merancang dan menjadualkan projek yang kompleks. Pada dasarnya, kaedah laluan kritikal memerlukan anda menyenaraikan semua aktiviti yang perlu diselesaikan untuk menyelesaikan projek, tempoh masa yang akan diambil oleh setiap aktiviti dan kebergantungan antara aktiviti ini.
Laluan genting itu sendiri ialah tempoh masa paling panjang yang anda perlukan untuk melengkapkan keseluruhan projek, lantas memberikan anda maklumat dalaman tentang cara terbaik bagi menstrukturkan jadual projek anda dalam memastikan projek dihantar tepat pada masanya dan pada kos minimum. Tuntasnya, kaedah laluan genting membantu anda memahami garis masa optimum untuk melengkapkan projek anda.
Sejarah analisis laluan genting
CPM dibangunkan pada lewat tahun 1950-an oleh James E. Kelley daripada Remington Rand dan Morgan R. Walker daripada DuPont. Mereka cuba mencari cara untuk mengurangkan kos berkaitan dengan penutupan dan pembukaan semula loji yang disebabkan oleh penjadualan yang tidak berkesan. Dengan memastikan bahawa tugasan yang betul dilakukan pada waktu yang tepat, dan bukannya sekadar menambah masalah dengan tenaga kerja tambahan, mereka mendapati bahawa kos lebihan boleh dielakkan.
Kelley dan Walker menerbitkan kertas penyelidikan mereka pada tahun 1959, namun, DuPont tidak lagi mengamalkan teknik ini selepas pasukan pengurusan yang bertanggungjawab menguruskannya telah berubah. Pada masa yang sama, Tentera Laut A.S. dan Booz Allen Hamilton membangunkan teknik serupa, yang digelar PERT (Teknik Penilaian dan Semakan Program), yang melahirkan istilah "laluan genting". Hakikatnya, analisis laluan genting bermula dalam sesetengah teknik DuPont sejak awal 1940-an, yang mana analisis ini menyumbang kepada kejayaan Projek Manhattan.
Walaupun minat DuPont terhadap kaedah laluan genting telah menurun pada awal tahun 1960-an, beberapa syarikat lain mula menggunakannya untuk memantau projek besar, termasuklah Mauchly Associates dan Catalytic Construction. Pada awalnya, akses ke komputer kerangka utama yang besar dan khusus adalah diperlukan untuk menggunakan CPM. Hasilnya, kos pengurusan projek laluan genting menjadi penghalang utama kemasukan. Walau bagaimanapun, revolusi PC dan inovasi dalam perkakasan/perisian komputer membolehkan kita menjalankan pengurusan jadual pada komputer desktop yang standard dan penggunaan laluan genting menjadi lebih meluas.
Bagaimanakah pengurusan projek laluan genting berfungsi?
Peringkat pertama kaedah laluan kritikal mempunyai lima langkah asas. Begini cara mereka berfungsi dengan lebih terperinci:
1. Senaraikan semua tugas/aktiviti
Mula-mula, anda perlu menyenaraikan semua tugas dan aktiviti yang diperlukan untuk menyiapkan projek dalam Struktur Pecahan Kerja (WBS). Secara umumnya, ini hanya perlu memasukkan tugas kritikal dan aktiviti peringkat lebih tinggi (bukan butiran terperinci), kerana mungkin analisis laluan kritikal menjadi terlalu kompleks untuk diuruskan jika gambaran keseluruhan terperinci semua aktiviti disertakan.
2. Kira tempoh setiap tugasan
Kedua, anda perlu mengira masa paling lama setiap tugas laluan kritikal perlu diselesaikan. Sudah tentu, tempoh aktiviti perlu menjadi anggaran, jadi gunakan pengalaman anda, serta pengetahuan rakan sekerja anda, untuk membuat tekaan termaklum. Anda juga perlu menyenaraikan setiap tugasan mengikut tarikh terawal yang boleh dimulakan dan ditamatkan tanpa membuat projek lewat.
3. Wujudkan tanggungan tugas
Seterusnya, anda harus mengumpul sebarang kebergantungan tugas, di mana aktiviti pertama atau tugas pendahulu menentukan tarikh mula tugas pengganti. Untuk menyelesaikan tugas bergantung kepada projek anda, tanya diri anda soalan berikut apabila anda menyenaraikan aktiviti:
Tugasan manakah yang perlu diselesaikan sebelum tugasan ini boleh dimulakan?
Tugasan manakah yang perlu dilakukan sejurus selepas tugasan ini?
Tugasan manakah yang perlu diselesaikan pada masa yang sama dengan tugasan ini?
4. Perhatikan peristiwa penting projek
Akhir sekali, adalah penting untuk membuat catatan tentang pencapaian utama projek, serta hasil projek.
5. Bina model
Sebaik sahaja anda mengumpulkan semua data ini, anda perlu membina model untuk menggambarkan aktiviti projek anda. Terdapat beberapa model berbeza yang boleh anda gunakan, daripada graf ringkas dan gambar rajah rangkaian kepada paparan carta Gantt. Kemudian, anda dapat mengetahui laluan genting projek itu sendiri menggunakan model ini. Sebagai peringatan semula, itu merupakan laluan paling panjang dalam aktiviti terancang anda sehinggalah akhir projek dan juga tarikh/waktu paling awal dan paling lewat yang setiap aktiviti boleh mulakan tanpa melambatkan projek. Ini juga akan menunjukkan anda tempoh paling lama yang diperlukan oleh projek untuk disiapkan.
Setelah anda mengetahui laluan genting, anda boleh mengenal pasti item yang merupakan "aktiviti genting" dan yang mempunyai "apung penuh" (boleh ditangguhkan tanpa melanjutkan projek). Kemudian, anda boleh menggunakan maklumat ini untuk menjejak waktu mula tugasan tertentu dengan pantas, memendekkan masa projek jika perlu dan menguruskan kekangan sumber dengan lebih berkesan.
Kelebihan kaedah laluan genting
Terdapat beberapa manfaat penting yang dikaitkan dengan pengurusan projek laluan genting. Pertama sekali, kaedah ini membantu pengurus projek mengenal pasti tugasan yang paling penting dalam projek anda. Jika mana-mana aktiviti laluan genting anda mempunyai waktu mula yang lambat atau memakan lebih banyak masa daripada yang dijangkakan, maka seluruh projek akan terjejas. Oleh itu, berguna untuk pengurus projek memiliki pelan projek yang mengenal pasti tugasan yang perlu diuruskan dengan lebih teliti berbanding orang lain. Penting juga untuk mempertimbangkan bahawa analisis laluan genting boleh membantu memendekkan garis masa projek. Selepas anda menjalankan analisis anda, anda akan dapat melihat tugasan yang paling sesuai dengan pengurangan jangka masa.
Selain itu, pengurusan projek laluan genting boleh menjadikan proses penilaian risiko lebih mudah. Sebaik sahaja anda menetapkan keberdasaran tugasan, maka lebih mudah untuk mengetahui kesan tarikh akhir yang tidak ditepati pada boleh serah yang seterusnya. Tambahan lagi, analisis laluan genting menyediakan rangka kerja yang sempurna buat pengurus projek untuk mengukur perkembangan sebenar projek berbanding perkembangan yang diharapkan. Dengan menjejaki hasil anda berbanding garis asar yang asal, anda boleh mengetahui faktor ketidakcekapan dan mengambil langkah untuk menghapuskan faktor tersebut daripada aliran kerja anda.
Adakah laluan genting sesuai dengan saya?
Analisis laluan genting boleh digunakan untuk hampir kesemua jenis projek, termasuklah penyelidikan, kejuruteraan, pembangunan produk, pembangunan perisian, pembinaan dan sebagainya. Jika pernyataan berikut adalah benar mengenai projek yang anda sertai, maka kaedah laluan genting mungkin sesuai buat anda:
Aktiviti ditakrifkan dengan baik dan apabila selesai, akan menandakan siapnya projek
Aktiviti tersusun dan mesti dilakukan mengikut urutan. Misalnya, bahan untuk projek pembinaan perlu disumberkan sebelum pembinaan sebenar boleh dimulakan.
Aktiviti boleh dihentikan dan dimulakan secara bebas dalam urutan tertentu (mengira aktiviti proses aliran berterusan seperti penapisan minyak)
Seperti yang boleh anda lihat, pengurusan projek laluan genting adalah sesuai untuk pelbagai industri dan projek. Namun, anda tidak perlu menggunakan laluan genting sepenuhnya untuk mendapat manfaat daripada kesannya. Jika terdapat elemen CPM yang berkesan buat anda, maka lebih bermanfaat untuk menyepadukan elemen tersebut dalam proses pengurusan projek anda. Akhir sekali, kesesuaian adalah salah satu daripada kualiti utama pengurus projek yang berjaya.
Penggunaan laluan genting dengan pasukan anda
Sekarang setelah anda mengetahui lebih lanjut tentang kaedah laluan kritikal, anda perlu memikirkan cara anda boleh menggunakannya dalam organisasi anda. Contohnya, Dropbox Paper boleh membantu anda mengurus keseluruhan peta jalan projek anda dari satu lokasi, menjadikannya cara yang ideal untuk memodelkan pengurusan projek laluan kritikal.
Mula-mula, gunakan templat rancangan projek untuk membimbing ahli pasukan anda melalui projek, setiap langkah. Kemudian, agihkan tugas kepada ahli pasukan yang sesuai, buat senarai tugasan untuk memastikan projek anda bergerak pada kadar optimum dan gunakan alatan pengurusan tugasan untuk perspektif peringkat tinggi pada tugasan yang diberikan oleh pasukan anda.
Pendapat akhir
Pada dasarnya, kaedah laluan genting memberikan anda kejelasan, menawarkan gambaran visual aliran kerja seluruh projek anda, dari awal sehingga akhir. Dengan mengenal pasti "laluan genting," anda boleh memastikan bahawa sumber diperuntukkan kepada tugasan paling penting dan mengoptimumkan kelajuan agar projek utama dilengkapkan dan dihantar.
