Perangkap pengurusan aset digital—dan perkara yang perlu digunakan

Kebanyakan pasukan pemasaran dan kreatif menggunakan beberapa bentuk sistem pengurusan aset digital (DAM). Tetapi jika anda pernah kehilangan 15 minit melalui folder yang dinamakan dengan buruk atau menggunakan semula logo yang sudah lapuk secara tidak sengaja, anda tahu bahawa mempunyai sistem DAM tidak selalu bermakna ia berfungsi untuk anda atau pasukan anda. 

Ini menimbulkan persoalan, adakah anda benar-benar memerlukannya? Mungkin—tetapi ada cara untuk menjadikan DAM kurang menyakitkan.

Pada terasnya, pengurusan aset digital adalah mengenai cara anda melakukan perkara berikut dengan aset kreatif anda:

• Simpan
• Susun
• Akses
• Kekalkan

Aset termasuk perkara seperti foto, templat, video kempen, fail reka bentuk dan banyak sumber lain—bergantung pada industri anda. Persediaan DAM harus memudahkan untuk bekerjasama, menggunakan semula kandungan utama dan memastikan semuanya mengikut jenama. 

Walau bagaimanapun, kebanyakan platform DAM perusahaan adalah besar, mahal dan terlalu kompleks untuk pasukan kreatif—yang hanya mahu bergerak pantas dan memastikan projek berada di landasan yang betul. Jika pasukan anda sentiasa menukar alatan, mencari aset atau kerja pendua, DAM anda mungkin mendatangkan lebih banyak kemudaratan daripada kebaikan.

Dalam panduan ini, kami akan membincangkan masalah tersembunyi dengan perisian DAM yang tiada siapa yang bercakap tentang: anda mungkin tidak memerlukannya.

Dropbox bukan DAM—dan ia tidak cuba menggantikannya. Walau bagaimanapun, jika anda sedang mencari alternatif storan fail yang lebih ringan dan lebih intuitif dengan alatan pintar seperti Dropbox Dash, ini adalah pilihan yang kukuh. Dengan cara ini, anda dapat memudahkan hari ke hari anda sambil memastikan aset kreatif teratur, boleh diakses dan boleh dikongsi (tanpa overhed), 

5 faedah menggunakan sistem DAM

Tiada siapa yang mengatakan DAM harus mengikuti cara dodo, dan ia bukan sesuatu yang hanya diperlukan oleh agensi besar dengan pasukan kreatif 20 orang—mana-mana aset pemasaran atau juggling pasukan kreatif boleh mendapat manfaat daripada pesanan yang lebih sedikit. 

Sistem yang betul boleh mengurangkan huru-hara, menjimatkan masa dan memastikan semua orang bekerja daripada buku main yang sama. Begini caranya:

1. Konsistensi jenama

Faedah yang paling jelas ialah sistem DAM melindungi daripada ketidakkonsistenan. Sama ada logo yang paling terkini, foto produk atau garis panduan jenama terkini anda, mempunyai semuanya di satu tempat membantu memastikan aset bersih dan terkini.

Jika anda sentiasa mengikut jenama, semua orang kelihatan lebih profesional dan pelanggan anda mendapat pengalaman terbaik. Tiada lagi logo lapuk yang menyelinap ke dalam persembahan baharu atau warna luar jenama menjadikannya bahan kempen.

2. Penjimatan masa

Sistem yang tersusun dengan baik meletakkan fail anda yang paling sering digunakan di hujung jari anda—tiada lagi menjejaki folder yang tidak berkesudahan atau memuat turun semula lampiran daripada Slack. Ini mungkin merupakan faedah DAM yang paling mendalam dari segi perniagaan.

Ini semua tentang mencukur kelewatan 5-10 minit yang bertimbun sepanjang hari. Gabungkan penjimatan tersebut selama seminggu, sebulan atau setahun—dan anda mempunyai jam atau hari produktiviti tambahan daripada pasukan anda.

3. Kerjasama

Sumber utama kebenaran bermakna pereka bentuk, pemasar, pencipta kandungan dan mana-mana jenis pihak berkepentingan yang lain semuanya bekerja daripada fail yang sama—bukan berbilang versi berbeza yang terapung-apung dalam rangkaian e-mel.

Tidak lagi tertanya-tanya apakah fail versi yang betul bermakna penyerahan yang lebih lancar antara pasukan. Sama ada itu pasukan kreatif yang menyerahkan kepada pasukan media, atau sebarang pilihatur lain, jabatan boleh bekerjasama dengan lebih mudah.

4. Mudah guna semula aset sedia ada

Sistem DAM boleh bermakna anda tidak membiarkan kerja yang hebat mengumpulkan habuk digital. Dengan sistem yang betul, mudah untuk mencari dan menggunakan semula kandungan berprestasi tinggi—sama ada visual daripada kempen yang lalu atau templat yang telah dicuba dan diuji.

Kebolehcapaian aset dalam DAM, mungkin dengan koleksi tertentu untuk orang tertentu dalam pasukan anda, mengurangkan keperluan untuk mengolah semula—kerana kerja yang baik disimpan dan sedia untuk digunakan semula, menambah atau hanya mencari inspirasi.

5. Jejak audit/sejarah versi

Apabila anda menyulap maklum balas dan kelulusan, sejarah versi ialah kawan baik anda. DAM membolehkan anda melihat perkara yang berubah, siapa yang membuat pengeditan dan melancarkan semula jika perlu. Ia menjadikan kerjasama lebih lancar dan pencapaian kempen lebih mudah dicapai.

Perkara yang paling penting tentang jejak audit dan sejarah versi ialah akauntabiliti. Sangat mudah untuk melihat siapa yang memuat naik apa, bila dan butiran lain terus dalam sistem. Ini memberi anda pagar terhadap sebarang kesilapan.

Realitinya ialah manfaat ini adalah besar, tetapi ia tidak memerlukan DAM peringkat perusahaan yang mahal dengan kebenaran yang kompleks dan keluk pembelajaran yang curam. Alat yang ringan dan intuitif seperti Dropbox boleh memberikan impak yang sama—tanpa melambatkan pasukan anda.

5 cabaran alat DAM tradisional

Pengurusan aset digital harus menjadikan kehidupan lebih mudah, terutamanya untuk pasukan kreatif dan pemasaran. Walau bagaimanapun, dengan banyak sistem DAM tradisional, anda boleh berasa seperti anda sedang melawan alat itu dan bukannya bekerja melalui senarai tugasan anda. 

Kadangkala, sistem DAM perusahaan menyeret anda ke bawah. Berikut adalah beberapa mata kesakitan terbesar yang dihadapi oleh pasukan:

1. Kerumitan dan keluk pembelajaran yang curam

Sesetengah platform DAM begitu banyak dengan ciri yang anda perlukan sesi latihan hanya untuk memuat naik fail. Mereka direka untuk tadbir urus peringkat perusahaan, tetapi bukan keperluan harian pasukan pemasaran yang bergerak pantas.

Kebanyakan pasukan kreatif tidak memerlukan keupayaan sistem DAM perusahaan, yang bermaksud bahawa jika sistem anda mempunyai ciri ini—mereka hanya kurang digunakan (atau tidak digunakan langsung), jadi anda tidak akan mendapat nilai penuh daripadanya.

2. UI yang lemah atau struktur yang tidak konsisten

Apabila sistem anda kelihatan seperti hamparan dari tahun 2005, mencari perkara yang anda perlukan terasa seperti menyelesaikan teka-teki. Menavigasi menu yang mengelirukan atau antara muka yang kikuk juga boleh menghentikan aliran kerja kreatif. Ini adalah kriptonit kreativiti.

Pasukan kreatif bertindak balas secara berbeza kepada pasukan teknikal, yang mungkin menyukai medan data seperti Matriks. Bagi pengurus pasukan dalam bidang ini, adalah penting untuk mempunyai platform berasaskan visual dan sangat intuitif untuk mendapatkan yang terbaik daripada mereka.

3. Overhed penyelenggaraan

Banyak alatan DAM tradisional memerlukan pentadbir sepenuh masa atau pakar IT untuk mengurus pengguna, membetulkan isu metadata dan memastikan perkara itu berjalan. Itu tidak mengapa untuk jenama global—tetapi satu regangan untuk pasukan yang lebih kecil menyulap berbilang projek sekaligus.

Dengan sistem DAM yang dipermudahkan, pasukan kreatif boleh menguruskannya sendiri. Dropbox boleh membantu anda melabel atau mengisih fail yang anda muat naik ke dalam penyimpanan awan anda, yang memudahkan anda mengekalkan sistem yang bersatu dan teratur.

4. Kurang fleksibiliti

Struktur folder tidak fleksibel, pilihan pengisihan terhad dan tiada cara untuk melihat fail visual dengan cepat? Itulah pemecah perjanjian untuk pasukan reka bentuk dan kandungan yang perlu bekerja dengan pantas dan visual—tidak menghabiskan masa menyahkod nama fail.

Kebanyakan platform DAM perusahaan bertindak lebih seperti pangkalan data—bukan perpustakaan yang mempersembahkan kandungan secara visual. Ia hampir seperti melihat senarai fail dan bukannya sebenarnya melihat apa setiap fail, yang membuat perbezaan besar dalam kecekapan.

5. Kos

Empangan tidak murah. Di antara persediaan, latihan dan sokongan berterusan, DAM perusahaan berciri penuh boleh menghabiskan belanjawan yang boleh dibelanjakan untuk aset kempen, pertumbuhan pasukan atau apa-apa sahaja.

Jika anda tidak menggunakan setiap ciri sistem DAM secara konsisten dan benar-benar menolak had keupayaan yang dimilikinya, anda benar-benar rugi dari segi nilai. Selalunya, alternatif kos rendah menawarkan lebih nilai untuk pasukan kreatif.

Dropbox menawarkan simpanan berasaskan awan dengan ciri kerjasama yang direka bentuk untuk pasukan manusia sebenar—bukan hanya jabatan IT. Dengan antara muka yang intuitif, struktur fleksibel dan pratonton mesra kreatif, penyelesaian kami membantu pasukan mengurus aset tanpa kos tetap.

CMS vs DAM—apakah perbezaannya?

Sangat mudah untuk mengelirukan CMS (sistem pengurusan kandungan) dengan alat DAM (pengurusan aset digital)—terutamanya apabila anda menyesuaikan kedua-duanya. Tetapi mereka menyediakan tujuan yang sangat berbeza dalam aliran kerja kreatif:

• CMS membantu anda mengurus dan menerbitkan kandungan langsung—fikirkan catatan blog, halaman pendaratan, salinan web dan media yang telah diluluskan dan keluar di dunia
• DAM ialah tempat pasukan anda menyimpan, mengatur dan mengakses fail kreatif mentah—logo, templat, aset kempen, video, fail reka bentuk dan apa sahaja yang anda gunakan untuk mewujudkan keajaiban

Fikirkan seperti ini: CMS = ke mana kandungan pergi apabila ia selesai. DAM = tempat kandungan tinggal semasa ia masih dalam proses (dan selepas itu juga). Kebanyakan pasukan pemasaran memerlukan kedua-duanya tetapi melainkan anda sebuah syarikat besar, anda mungkin tidak memerlukan sistem DAM berwajaran tinggi. 

Jika pasukan anda hanya ingin kekal teratur, memastikan fail konsisten dan menginginkan versi reka bentuk yang betul, platform yang mudah diatur seperti Dropbox boleh melaksanakan tugas ini dengan cemerlang—tanpa kerumitan, kos dan ketidakcekapan.

Cara mudah untuk mengurus aset digital dengan Dropbox

Sekiranya anda tidak tahu sekarang, sistem DAM tradisional boleh menjadi berlebihan untuk pasukan kreatif dan pemasaran yang bergerak pantas. Di situlah alternatif DAM ringan masuk, yang memudahkan proses.

Berikut ialah beberapa cara Dropbox menyampaikan semua keperluan pengurusan aset digital tanpa kerumitan, keluk pembelajaran atau tanda harga yang tinggi:

• Sejarah versi dan kebenaran pintar terbina dalam: Dropbox membolehkan anda melihat dengan tepat perubahan, masa perubahan dan orang yang membuat kemas kini. Anda juga boleh menetapkan dan melaraskan kebenaran fail dan folder dengan mudah dalam beberapa klik.
• Tiada keluk pembelajaran yang curam: Pasukan kreatif boleh terus masuk tanpa memerlukan latihan khas atau pasukan IT untuk menyediakan perkara. Ia cukup intuitif untuk freelancer atau solopreneur, tetapi cukup berskala untuk agensi penuh juga.
• Mesrabajet: Sama ada anda pasukan dalaman yang kurus atau jabatan kreatif penuh, pelan harga Dropbox adalah fleksibel—dengan banyak pilihan untuk pengguna individu, pasukan dan pengguna perusahaan.
• Carian universal dan alatan AI: Tidak ingat nama fail? Tiada masalah. Carian universal berkuasa AI dalam Dropbox Dash mencari dalam kandungan fail, bukan hanya pada tajuk—supaya anda boleh mendapatkan carian yang betul dengan serta-merta.
• Koleksi kandungan yang fleksibel dan tangkas: Dash menyusun fail berkaitan, pautan dan kandungan ke dalam ruang boleh kongsi berpusat—tanpa mengubah lokasi sumber mana-mana fail. Ciri ini sesuai untuk pengarah kreatif yang mungkin ingin mengumpulkan koleksi imej produk yang diluluskan untuk dipilih oleh pereka untuk ringkasan tertentu, contohnya.

Jika pasukan anda memerlukan cara yang lebih mudah untuk kekal teratur, bergerak lebih pantas dan bekerjasama tanpa huru-hara, Dropbox memberikan anda semua kelebihan DAM—tanpa perlu bersusah payah.

Gunakan Dropbox untuk mengurus aset kreatif tanpa kerumitan

Bukan setiap pasukan kreatif memerlukan (atau mahu) sistem DAM kelas berat yang mengambil masa berminggu-minggu untuk menaiki kapal dan tentera untuk mengekalkan. Anda hanya memerlukan cara mudah untuk mencari perkara yang anda perlukan, berkongsinya dan memastikan projek bergerak—tanpa huru-hara.

Dropbox memberikan anda cara yang selamat, boleh dicari dan mudah untuk mengurus aset digital anda—tiada perisian tambahan atau keluk pembelajaran yang curam, hanya kerjasama yang lebih bijak, pemulihan yang lebih pantas dan aliran kerja yang lebih lancar.

Gunakan alat yang benar-benar berfungsi untuk minda kreatif dan pastikan pasukan anda seiring tanpa pentadbir anda sakit kepala. Jika anda sudah bersedia untuk memudahkan tugas anda dan mengurus aset anda seperti profesional—pilih pelan atau cuba Dropbox secara percuma hari ini.