Automasi aliran kerja dokumen adalah tentang mengoptimumkan tugasan berulang dan memakan masa seperti mencipta, mengedit, meluluskan, mengedarkan atau menyimpan dokumen. Automasikan tugas-tugas ini dan anda boleh bekerja dengan lebih pantas dan cekap.
Dengan automasi aliran kerja dokumen, anda menikmati produktiviti yang lebih tinggi, kurang ralat dan kerjasama yang lebih lancar. Ia membebaskan anda untuk fokus pada perkara yang penting—kandungan dokumen. Berminat? Ketahui bagaimana Dropbox boleh membantu dalam mengautomasikan aliran kerja dokumen anda.
Mengapakah perlu mengautomasikan aliran kerja dokumen anda?
Tidak kira industri anda, automasi boleh menjimatkan masa dan masalah semasa proses penting seperti pengurusan kontrak, pengendalian rekod atau penghasilan kandungan.
Berikut adalah beberapa contoh aliran kerja dokumen dan bagaimana ia boleh mendapat manfaat daripada automasi:
- Pengurusan kontrak—uruskan dokumen undang-undang, kelulusan dan tandatangan dengan lebih pantas
- Pengendalian rekod— mengurus maklumat sensitif dan memastikan pematuhan tanpa perlu risau tentang melakukan kesilapan
- Menghasilkan kandungan— menyusun draf, semakan dan mengurus penerbitan dengan lebih pantas dan tepat
Automasi aliran kerja dokumen boleh memberi manfaat kepada firma guaman, jabatan HR atau syarikat pemasaran dan pengiklanan—tetapi ia boleh digunakan untuk mana-mana bidang.
Ia bukan tongkat sakti untuk melakukan kerja anda untuk anda, tetapi mengautomasikan walaupun bahagian kecil aliran kerja anda menjimatkan masa dan usaha.Â
Cara mengautomasikan aliran kerja dokumen anda
Berikut ialah langkah-langkah asas untuk menyediakan aliran kerja dokumen automatik.
- Kenal pasti keperluan aliran kerja: Mulakan dengan menganalisis tugasan berkaitan dokumen. Cari tindakan berulang dan kesesakan dalam penciptaan dokumen, semakan, kelulusan dan peringkat lain dalam aliran kerja. Contohnya, ramai orang perlu menandatangani kontrak.
- Petakan aliran kerja: Susun atur keseluruhan proses, termasuk siapa yang terlibat pada setiap langkah, tindakan yang diperlukan, kebergantungan dan langkah kritikal. Contohnya, aliran kerja mungkin memetakan pemindahan rekod pekerja daripada onboarding kepada gaji.
- Menilai dan memilih alatan: Ia bergantung pada keperluan anda, tetapi pilih alatan yang sejajar dengan objektif aliran kerja. Jika anda memerlukan eTandatangan atau platform yang boleh mengendalikan pelbagai jenis fail, Dropbox ialah pilihan yang baik yang juga boleh melindungi fail sensitif.
- Konfigurasikan automasi: Dalam alat pilihan anda, sediakan automasi. Ini mungkin termasuk templat (sesuai untuk borang atau invois) atau pemberitahuan apabila fail dikemas kini. Anda juga boleh mencipta peringatan untuk kelulusan dokumen supaya ia dihantar secara automatik.
- Latih pasukan: Automasi hanya berfungsi apabila semua orang tahu cara menggunakan alatan tersebut. Latih pasukan anda tentang aliran kerja baharu, pastikan mereka memahami peranan mereka. Ini memastikan peralihan yang lancar, keyakinan terhadap alat ini dan lebih cekap.
Sekarang kita telah membincangkan asas-asasnya, mari kita terokai beberapa cara Dropbox boleh menghidupkan automasi aliran kerja dokumen untuk pasukan anda.
Cara praktikal untuk menggunakan automasi aliran kerja dokumen
Dokumen undang-undang
Bagi firma guaman, mengautomasikan aliran kerja dokumen bermakna penjimatan masa yang ketara. Dalam kes ini, eTandatangan dalam Dropbox merupakan kelebihan hebat untuk automasi aliran kerja yang lebih baik. Ini berguna untuk memastikan piawaian pematuhan undang-undang dipenuhi dengan cepat dan memastikan proses kelulusan berjalan pantas.
Ciri perkongsian fail selamat dalam Dropbox juga memastikan kerahsiaan dan integriti dokumen undang-undang anda—jadi anda tidak perlu lagi risau tentang akses tanpa kebenaran.
Â
Penghasilan kandungan
Bagi syarikat pemasaran dan pengiklanan, automasi boleh menjadikan penciptaan kandungan pada skala yang lebih mudah—ia juga bagus untuk tarikh akhir editorial yang bertekanan tinggi.
Ciri-ciri dipacu AI dalam alatan seperti Dash boleh menjana ringkasan kandungan yang pantas, tepat. Ini dapat mempercepatkan proses penyuntingan dalam aliran kerja anda. Contohnya, editor boleh melihat ringkasan 10 artikel untuk melihat sama ada ia secara amnya sesuai dengan ringkasan tersebut—atau menggunakannya untuk mengenal pasti bahagian dalam artikel individu yang memerlukan pengubahsuaian.
Dropbox juga mempunyai ciri kerjasama kandungan seperti penyuntingan masa nyata dan kawalan versi yang mudah. Ini memudahkan pengurusan semakan dan memastikan pasukan besar kekal di landasan yang betul.
Jika anda ingin mengautomasikan aliran kerja dokumen anda dan menjimatkan masa, Dropbox ialah pilihan yang bagus. Alat berharga ini dilengkapi dengan pelbagai ciri hebat lain untuk membantu anda bekerja dengan lebih pintar.
Gunakan Dropbox untuk mengautomasikan aliran kerja dokumen anda
Penjimatan masa yang diberikan oleh automasi aliran kerja dokumen yang sedikit pun merupakan satu rangsangan yang besar. Ia mengurangkan ralat manusia, mengoptimumkan tugasan dan juga meningkatkan kerjasama. Ia sesuai untuk borang atau kontrak, rekod sensitif atau penghasilan kandungan secara besar-besaran.
Terokai Dropbox untuk mengaplikasikan teknik automasi yang telah kita bincangkan. Anda boleh mencipta aliran kerja yang lebih cekap yang berjalan dengan berkesan di latar belakang—semuanya daripada satu alat dengan pelbagai manfaat produktiviti yang lain.
Soalan lazim
Anda boleh menggunakan automasi aliran kerja dokumen pada hampir mana-mana fail. Kontrak, invois, rekod pesakit, bahan pemasaran, borang HR dan banyak lagi. Dropbox, termasuk ciri eTandatangan, serasi dengan pelbagai jenis fail termasuk format dokumen yang paling popular. Dan, jika anda ingin menggunakan jenis fail yang tidak kami sokong, anda boleh menukarnya kepada PDF dengan alat percuma kami.
Ciri-ciri Dropbox yang boleh membantu automasi aliran kerja dokumen termasuk eTandatangan, kawalan versi fail, penyuntingan masa nyata, perkongsian fail selamat dan pemberitahuan/peringatan automatik. Dropbox juga merupakan pilihan yang boleh diskala, jadi ia merupakan alat automasi dokumen yang boleh berkembang seiring dengan keperluan anda.
Masa yang diperlukan untuk melaksanakan automasi aliran kerja dokumen bergantung pada proses dokumen sedia ada anda dan kerumitan automasi yang anda gunakan. Ia mungkin mengambil masa beberapa hari untuk menyediakan aliran kerja asas dan melatih semua orang. Persediaan yang lebih kompleks dengan berbilang langkah, jenis dokumen atau pengguna boleh mengambil masa berminggu-minggu untuk disepadukan. Ingat bahawa masa awal yang diluangkan akan menjimatkan masa pada masa hadapan.
Mulakan dengan menawarkan latihan dan dokumentasi yang jelas tentang cara menggunakan alat ini. Dengan alatan seperti Dropbox, anda mendapat antara muka pengguna yang intuitif yang dapat meratakan lengkung pembelajaran. Ia juga boleh membantu memotivasikan pasukan dengan menerangkan bagaimana automasi akan memudahkan kerja mereka. Seorang individu utama atau juara dalaman untuk membimbing orang lain dan menyelesaikan masalah juga bermanfaat. Sokongan berterusan juga penting untuk memastikan penerimaan pengguna berada di landasan yang betul.
