Berkongsi fail tanpa penyulitan adalah seperti menghantar surat peribadi pada poskad—sesiapa sahaja yang memintas fail itu boleh membaca kandungannya—menyebabkan rekod kewangan, data pelanggan dan dokumen undang-undang anda berisiko.
Ancaman itu juga semakin berkembang. Serangan siber menjadi lebih kerap dan lebih mahal—McKinsey meramalkan peningkatan sebanyak 300% dalam kerosakan serangan siber menjelang 2025 berbanding 2015. Sementara itu, perniagaan mengendalikan fail yang lebih sensitif berbanding sebelum ini, menjadikan keselamatan sebagai suatu keperluan, bukan kelebihan.
Itulah sebabnya penyulitan bukan pilihan—tetapi sangat penting. Dengan penyulitan hujung-ke-hujung terbina dalam (E2EE), perkongsian fail selamat dan kawalan akses yang ketat, Dropbox memberi anda keyakinan penuh apabila menghantar fail sensitif—seterusnya melindungi anda daripada penggodam, pengguna tanpa kebenaran dan kebocoran data.
Berminat? Teruskan membaca untuk mengetahui cara Dropbox menjadikan perkongsian fail yang disulitkan menjadi mudah.
Cara penyulitan melindungi fail anda
Penyulitan memastikan bahawa hanya orang yang betul boleh mengakses fail anda—mengalih keluar isu penggodam, pengguna yang tidak dibenarkan dan pelanggaran data yang menjejaskan dokumen kewangan, kontrak undang-undang atau data sensitif lain.
Sebelum kita meneroka cara menghantar fail yang disulitkan dengan selamat dalam Dropbox, berikut ialah gambaran keseluruhan ringkas tentang cara ia berfungsi dan sebab ia mesti dimiliki oleh perniagaan yang mengendalikan maklumat sulit.
Apa itu penyulitan?
Penyulitan ialah satu cara untuk memastikan fail selamat dengan mengubahnya menjadi kod. Hanya orang yang mempunyai kunci yang betul boleh membuka kunci dan membaca fail. Tanpa kunci, fail kekal terkunci dan tidak boleh dibaca.
Bagi mereka yang ditugaskan untuk melindungi data perniagaan, penyulitan bukan sahaja bagus untuk dimiliki—ia adalah bahagian penting dalam keselamatan untuk melindungi data.
Oleh itu, penyulitan adalah penting untuk mengurus risiko reputasi, mencegah kerugian kewangan dan mengelakkan penalti kawal selia dalam industri anda.
Bagaimanakah cara penyulitan berfungsi?
Terdapat dua kaedah penyulitan utama, satu digunakan dalam perkongsian fail dan satu lagi digunakan dalam storan:
- Penyulitan hujung ke hujung (E2EE): Dalam perkongsian fail, fail yang disimpan dalam folder E2EE disulitkan sebelum meninggalkan peranti. Jika dipintas, tiada sesiapa—termasuk Dropbox—boleh membaca data itu. Pilihan ini bagus untuk perniagaan yang mengendalikan dokumen yang sangat sensitif, seperti institusi kewangan, firma guaman dan organisasi penjagaan kesihatan.
- Penyulitan semasa rehat/dalam transit: Dalam simpanan fail, penyulitan semasa rehat melindungi data semasa data itu disimpan pada pelayan awan, yang menjadikan fail itu tidak boleh dibaca oleh pengguna tanpa kebenaran. Penyulitan dalam transit memastikan fail selamat semasa dipindahkan antara peranti dan pelayan—seterusnya menghalang pemintasan. Ciri ini memastikan fail selamat semasa aliran kerja biasa.
Penyulitan semasa rehat dan dalam transit ialah perlindungan penyimpanan awan standard—tetapi E2EE menambah keselamatan tambahan untuk perniagaan yang memerlukan privasi penuh, yang memberikan perlindungan yang lebih kukuh dan manfaat perniagaan lain.
Mengapa penyulitan penting untuk perniagaan
Penyulitan bukan hanya untuk keselamatan. Berikut ialah beberapa sebab utama untuk menggunakannya dalam perniagaan anda:
- Pematuhan yanglebih mudah —memenuhi GDPR, HIPAA dan peraturan keselamatan lain dengan mudah dengan penyulitan terbina dalam
- Perlindungan data yang lebih baik—mencegah kebocoran, pelanggaran dan serangan siber, mendapatkan maklumat perniagaan yang sensitif
- Kerjasama yang cekap—menjadikan kerja jauh selamat dengan melindungi data yang dikongsi antara pasukan dan rakan kongsi luar
Dropbox menyatukan penyulitan, perkongsian fail selamat dan ciri kerjasama mudah ke dalam satu alat yang mudah.
6 cara untuk berkongsi fail yang disulitkan dengan lebih selamat
Cabaran keselamatan data menjadi lebih kompleks apabila anda berkembang dengan lebih ramai pekerja berkongsi fail secara luaran, peraturan pematuhan yang lebih ketat dan ancaman siber yang semakin meningkat.
Dengan Dropbox, penyulitan adalah mudah, berskala dan terbina dalam aliran kerja anda—walaupun semasa menghantar fail ke luar organisasi anda. Begini cara melakukannya dengan hanya satu klik:
- Letakkan fail sensitif dalam folder E2EE atau buat yang baharu dan klik Sulitkan folder ini dari hujung ke hujung
- Berikan penerima kunci selamat untuk mengakses folder
- Kongsi folder dengan mereka, dengan mengetahui hanya pengguna yang dibenarkan boleh menyahsulit data
Lihat halaman ciri E2EE untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang cara menyulitkan fail anda dalam Dropbox sebelum menghantar fail tersebut—serta keupayaan meningkatkan keselamatan lain yang akan anda dapati apabila anda mendaftar untuk akaun Dropbox perusahaan.
Berikut ialah enam cara untuk menjadikan perkongsian fail yang disulitkan lebih selamat dalam Dropbox:
1. Gunakan pautan yang boleh dikongsi untuk mengawal akses
Muat naik fail anda dan jana pautan boleh dikongsi yang disulitkan yang hanya boleh diakses oleh penerima yang diberikan kuasa. Ciri ini berguna dalam banyak kes, seperti apabila pasukan kewangan perlu berkongsi laporan kewangan dengan selamat dengan orang di luar syarikat, merahsiakan maklumat sambil memudahkan kerja berpasukan.
2. Tetapkan tarikh tamat tempoh untuk pautan
Dropbox juga membenarkan anda menambah tarikh luput pada pautan kongsi—jadi akses dibatalkan secara automatik selepas masa yang ditetapkan. Ini bermakna pasukan pemasaran boleh menghantar dokumen kempen kepada pelanggan yang tidak lagi boleh diakses selepas projek tamat. Ini juga merupakan amalan keselamatan yang baik untuk memastikan pautan yang dikongsi akhirnya tamat tempoh.
3. Tambah kata laluan
Kaedah pengesahan yang telah diuji dan dicuba. Mudah sahaja untuk menambah kata laluan pada fail kongsi anda dalam Dropbox—yang memastikan hanya orang yang sepatutnya boleh membuka fail tersebut. Ciri ini bagus untuk pasukan undang-undang yang menghantar kontrak persendirian. Mereka boleh berkongsi fail dengan pelanggan secara selamat, tanpa risiko maklumat sensitif dipintas.
4. Tambahkan tera air digital
Ciri keselamatan yang berguna dalam Dropbox membolehkan anda menambah tera air pada fail. Tera air ini boleh menunjukkan alamat IP penerima, e-mel atau masa mereka mengakses fail. Contoh yang baik ialah apabila jurugambar menunjukkan foto awal kepada klien. Mereka boleh menambah tera air untuk menghalang orang lain daripada menggunakan atau berkongsi foto tersebut tanpa kebenaran.
5. Hadkan atau benarkan akses dengan kebenaran pengguna
Dropbox membolehkan anda menetapkan kebenaran berbutir untuk mengawal orang yang boleh melihat, mengedit atau memuat turun fail. Ini bermakna pasukan HR boleh menyekat akses kepada rekod pekerja, memastikan hanya pengurus yang diluluskan boleh melihat dokumen peribadi. Ia juga memudahkan pentadbir sistem untuk menetapkan kebenaran dan memastikan tiada sesiapa mempunyai akses yang mereka tidak perlukan.
6. Pantau aktiviti fail
Pentadbir juga boleh menjejak apabila fail dibuka, dilihat atau dimuat turun daripada konsol pentadbir Dropbox anda. Contohnya, pasukan reka bentuk berkongsi fail harta intelek mungkin ingin memantau akses dan memastikan aset sulit kekal dilindungi—ini menambahkan lapisan keselamatan tambahan untuk menghalang akses tanpa kebenaran untuk semua fail anda.
Hantar fail yang disulitkan dengan Dropbox
Menjaga keselamatan data perniagaan tidak sepatutnya rumit. Sama ada anda mengendalikan rekod kewangan, data pelanggan atau dokumen undang-undang, anda perlu melindungi maklumat sensitif tanpa mengganggu aliran kerja anda.
Di sinilah Dropbox memainkan peranan. Dengan penyulitan hujung ke hujung terbina dalam (E2EE), perkongsian fail selamat dan kawalan akses yang boleh disesuaikan, anda boleh memastikan kerja pasukan anda selamat sambil kekal produktif. Tiada langkah tambahan, tiada pertukaran—hanya keselamatan lancar yang direka untuk berkembang bersama perniagaan anda.
Cuba perkongsian fail yang disulitkan dalam Dropbox dan lihat cara keselamatan dan kesederhanaan bergerak seiring.
Soalan lazim
Gunakan perkhidmatan perkongsian fail selamat seperti Dropbox yang menawarkan folder hujung ke hujung dan penyulitan fail serta ciri keselamatan lain.
Sulitkan dokumen sebelum berkongsinya dan gunakan perkhidmatan perkongsian fail selamat yang menawarkan kawalan akses dan ciri keselamatan lain.
Ya, selagi peranti mempunyai perisian penyahsulitan yang diperlukan dipasang.
Tidak, fail yang disulitkan boleh diakses dan digunakan sama seperti fail biasa.
