Mencatat nota semasa berkongsi skrin, mengetuai mesyuarat atau semasa orang bercakap boleh mencabar. Merumuskan item tindakan daripada mesyuarat juga boleh menjadi sukar. Panduan ini akan menunjukkan kepada anda cara menulis minit mesyuarat yang lebih baik dan menangkap maklumat penting.
Dropbox memudahkan anda mengambil nota mesyuarat yang berkesan dengan menyediakan templat minit mesyuarat percuma dan memberi anda manfaat berikut:
- Ciri simpanan dan sandaran automatik untuk menyegerakkan nota mesyuarat dalam masa nyata, supaya anda boleh fokus pada mesyuarat
- Dokumen yang dikongsi, supaya ahli pasukan boleh melihat dan menyumbang kepada agenda mesyuarat sebelum atau semasa mesyuarat—tidak perlu berbilang tugas
- Ciri untuk membantu mentranskripsi rakaman secara automatik, yang memudahkan anda melihat perkara yang dibincangkan dan membuat susulan atau menetapkan item agenda mesyuarat seterusnya
- Kemas kini masa nyata untuk dokumen, yang boleh dilihat oleh orang ramai pada bila-bila masa, di mana-mana sahaja—jadi semua orang berada pada halaman yang sama
Templat nota mesyuarat
Mendapatkan templat nota mesyuarat percuma dalam Dropbox Paper ialah langkah pertama untuk tip dan teknik mendalam yang akan kita bincangkan dalam panduan ini.
Ini merupakan sebahagian daripada rangkaian luas templat yang tersedia—jadi lihat pustaka templat Dropbox Paper penuh untuk senarai tugasan, templat perancangan projek dan banyak lagi.
Mengapa membuat nota mesyuarat sejak awal?
Berapa kerap anda benar-benar melihat kembali nota mesyuarat anda? Jika nota mesyuarat terasa seperti tugas dan anda tidak pernah melihatnya lagi, anda mungkin bertanya kepada diri sendiri mengapa anda menciptanya sejak awal.
Realitinya, jika tiada sesiapa—termasuk anda sendiri—menggunakan nota mesyuarat anda, ini mungkin petanda bahawa mereka tidak berguna dalam format semasa mereka.
Jadi, apakah matlamat sebenar mesyuarat nota? Apa sebenarnya yang mereka patut lakukan?
Pada asasnya, nota mesyuarat harus menjadi alat untuk membantu semua orang kekal pada halaman yang sama—secara literal. Nota mesyuarat anda harus menyediakan semua orang dengan:
- Ringkasan yang jelas dan padat tentang perkara yang dibincangkan
- Sorotan penting daripada perbincangan tersebut
- Garis besar item tindakan yang dipersetujui dan langkah seterusnya
Akhirnya, nota mesyuarat ialah peta jalan anda untuk perkara yang perlu berlaku selepas mesyuarat tamat dan orang ramai kembali bekerja.
Fikirkan nota anda sebagai satu sumber kebenaran. Kemudian, apabila seseorang tertanya-tanya apa yang telah dipersetujui atau apakah tugas mereka yang seterusnya, mereka boleh dengan mudah merujuk kepada minit mesyuarat sebelumnya.
Selain itu, jika seseorang terlepas mesyuarat, nota anda hendaklah cukup komprehensif untuk membawa ketidakhadiran dengan pantas—tanpa memerlukan rekap penuh isi perbincangan.
Cipta nota mesyuarat anda dengan betul menggunakan templat yang betul dan anda akan menjimatkan masa, meningkatkan produktiviti dan memastikan semua orang berada di landasan yang betul.
Nota mesyuarat yang berguna: Contoh senario
Mari lihat cara nota mesyuarat yang diperkemas berfungsi dalam senario dunia sebenar.
Bayangkan menjalankan mesyuarat tentang melancarkan promosi di tapak web syarikat. Banyak topik akan dibangkitkan dalam perbincangan ini, tetapi nota yang hebat menumpukan pada perkara yang benar-benar penting—menangkap perkara penting tanpa terbebani oleh butiran.
Untuk melakukan ini, anda boleh mulakan dengan menangkap agenda perkara utama:
- Sebab promosi sedang dilancarkan—seperti untuk jualan yang lebih tinggi atau trafik tapak web
- Perkara yang ingin dicapai oleh promosi—mungkin untuk peningkatan jualan sebanyak 10%.
- Siapa yang bertanggungjawab—seperti pemasaran untuk komunikasi, undang-undang untuk kelulusan, dsb.
- Berapa lama promosi akan berjalan—2 minggu, sebulan, atau apa sahaja masa itu
Semasa mesyuarat, fokus pada meringkaskan pengambilan penting untuk setiap mata. Jangan tulis apa yang Orang A katakan kepada Orang B dan apa sahaja yang mungkin berlaku berulang-alik.
Ini memastikan nota mesyuarat rasmi jelas dan diperkemas, menjadikannya mudah untuk semua orang merujuknya kemudian tanpa melalui perenggan perbualan.
Bahagian paling penting dalam nota mesyuarat dalam senario ini ialah item tindakan. Ini ialah perkara di penghujung minit mesyuarat yang berkesan, dengan tindakan khusus, orang yang bertanggungjawab dan sebarang tarikh akhir dilampirkan. Contohnya:
- Kelulusan undang-undang: Orang A, perlu dibayar sebelum hari Jumaat
- Kemas kini tapak web: Orang B perlu disiapkan selewat-lewatnya pada hari Selasa depan
- Komunikasi pemasaran: Orang C perlu menghantar draf kepada pasukan sebelum Khamis
Struktur dalam senario ini memastikan tugas yang kompleks teratur dan mudah untuk diteruskan, jadi daripada cuba mengingati siapa yang melakukan apa—lebih mudah untuk menyemak nota sahaja.
Di manakah nota mesyuarat yang baik boleh membantu?
Nota mesyuarat boleh menjadi penyelamat dalam banyak situasi, terutamanya apabila perkara tidak berjalan seperti yang dirancang. Nota yang baik mempunyai tujuan dalam beberapa bidang, seperti:
- Penyelesaian konflik—di mana nota menyediakan rekod komitmen yang boleh dipercayai
- Mengurangkan ketidakhadiran—apabila pemegang kepentingan utama terlepas mesyuarat
- Akauntabiliti—sentiasa mendokumentasikan siapa yang bertanggungjawab untuk apa
- Pematuhan—menyediakan rekod untuk tujuan undang-undang dan peraturan
- Latihan—menjadikannya lebih mudah untuk membiasakan pekerja baharu dengan cara kerja
Nota mesyuarat membantu memastikan semua orang teratur—tetapi ia juga merupakan perlindungan untuk pasukan anda dan dokumen berguna untuk rujukan masa hadapan. Sama ada menyelesaikan isu atau menerima ahli pasukan baharu, nota adalah penting!
Perkara yang perlu disertakan dalam nota mesyuarat
Mengetahui apa yang perlu disertakan adalah separuh daripada pertempuran. Butiran berbeza-beza bergantung pada jenis mesyuarat anda, tetapi berikut ialah senarai semak permulaan untuk membimbing anda melalui perkara-perkara penting.
Anda boleh menggunakan semua templat ini apabila anda memuat turun templat nota mesyuarat percuma, jadi jangan ragu untuk menyertakan dan menyesuaikan templat dengan keperluan anda apabila anda membuat dokumen.
- Tarikh mesyuarat—supaya nota anda mudah diambil
- Masa mesyuarat—sekiranya anda mempunyai beberapa mesyuarat yang serupa pada hari yang sama
- Topik mesyuarat luas—seperti nama projek
- Hadirin—peserta mesyuarat, yang berada di sana
- Agenda—senarai perkara utama dan topik perbincangan yang dipersetujui
- Perbincangan—pengambilan daripada topik yang dibincangkan
- Item tindakan—tugasan yang diberikan daripada topik yang dibincangkan
Senarai ini berguna untuk sebarang jenis mesyuarat termasuk mesyuarat tidak rasmi, mesyuarat kakitangan, mesyuarat perniagaan baharu, mesyuarat lembaga pengarah dan banyak lagi.
Templat nota mesyuarat yang tersedia dalam pustaka templat Dropbox Paper akan menyediakan semua templat ini—dan semuanya mudah disesuaikan tepat mengikut keperluan anda.
Cara mengambil nota yang boleh diambil tindakan dan menjadikan mesyuarat lebih produktif
Mengambil nota mesyuarat ialah cara strategik untuk menjadikan mesyuarat lebih cekap dan memastikan semua orang tahu tanggungjawab mereka. Ini juga merupakan cara yang mudah untuk membuat rekod rasmi tentang tujuan mesyuarat, perkara perbincangan dan pengambilan penting daripada mesyuarat yang lalu.
Berikut ialah cara merancang sebelum, semasa dan selepas mesyuarat untuk mencipta minit mesyuarat yang berkesan yang memastikan semua pihak berkepentingan berada di landasan yang betul dan mengetahui perkara tindakan yang dipersetujui.
1. Sediakan templat nota mesyuarat anda terlebih dahulu
Datang ke mesyuarat dengan templat nota mesyuarat anda yang sudah sedia. Templat yang disediakan terlebih dahulu memberi anda struktur yang jelas, yang boleh anda isi semasa sesi. Templat ini memastikan anda tidak terlepas perkara penting dan membantu memastikan semuanya teratur.
2. Pra-isi templat nota mesyuarat dengan perkara yang anda tahu
Isikan templat nota mesyuarat anda seberapa banyak yang anda boleh dengan butiran seperti tarikh, masa, peserta dan topik agenda mesyuarat. Cuba sediakan kemas kini status untuk setiap item agenda. Jika anda mempunyai masa untuk mengumpulkan kemas kini daripada pihak berkepentingan dan ahli pasukan sebelum mesyuarat, lebih banyak sesi boleh menjadi perbincangan, jadi ia adalah idea yang bagus untuk produktiviti.
3. Jadikan ia kolaboratif
Dropbox menyertakan pelbagai ciri kerjasama yang boleh membantu meringankan beban dan merupakan kunci untuk memanfaatkan nota mesyuarat anda sepenuhnya. Minta peserta meringkaskan pendapat dan tindakan mereka. Ini memastikan tumpuan dan juga menjadikan nota lebih tepat. Anda juga boleh memaparkan templat nota mesyuarat pada skrin supaya semua orang boleh melihat dan menyumbang secara terbuka.
Menggunakan Dropbox, semua orang boleh mengakses dan mengedit nota, walaupun mereka tidak mempunyai akaun. Selepas mesyuarat, orang ramai boleh terus menambah ulasan, bertanya soalan atau menjelaskan perkara. Dengan cara ini, nota mesyuarat anda menjadi dokumen yang berfungsi—bukan sekadar senarai statik.
4. Berikan tugas dan tindakan kepada orang
Salah satu perkara terpenting dalam nota mesyuarat anda ialah senarai item tindakan. Dengan ciri pengurusan tugasan dalam Dropbox, anda boleh mengurus tugas dengan mudah dengan menambahkan kotak tanda untuk setiap tindakan yang dipersetujui—menjadikan susulan lebih mudah diurus.
Gunakan @sebutan untuk memberikan tugasan terus kepada ahli pasukan, memastikan mereka dimaklumkan tentang tanggungjawab mereka. Apabila tugasan selesai, orang boleh menandainya daripada senarai. Ini adalah cara mudah untuk menjejaki kemajuan dan memastikan orang bertanggungjawab. Anda boleh melakukan ini dalam Dropbox Paper, Microsoft Office atau Google Docs—jadi semuanya jelas.
5. Pastikan nota anda teratur
Dropbox memudahkan penyusunan dokumen. Anda boleh membuat templat nota mesyuarat baharu untuk setiap sesi atau, untuk mesyuarat berulang, kekalkan satu dokumen yang anda kemas kini dengan kerap.
Simpan tugas dalam folder projek khusus menggunakan ciri penyimpanan dokumen selamat dalam akaun anda untuk akses pantas. Anda juga boleh menyimpan tugas dalam ruang kongsi untuk diakses oleh pasukan anda—supaya anda tidak lagi perlu menghantar tugas itu sebagai tugas susulan selepas itu.
6. Buat transkrip dan gunakan alatan AI untuk mengautomasikan nota anda
Menghabiskan lebih banyak masa menulis nota daripada mengambil bahagian dalam mesyuarat? Dengan merakam mesyuarat anda (dengan kebenaran semua orang), anda boleh menangkap perbualan dan menumpukan pada perkara yang dibincangkan. Sama ada anda menggunakan alatan mesyuarat terbina dalam atau perisian rakaman skrin, rakaman itu kemudiannya boleh dimuat naik ke akaun Dropbox anda.
Banyak alatan boleh menjana transkrip daripada fail video yang dirakam. Anda boleh mentranskripsi video menggunakan Dropbox untuk mengurus segala-galanya dalam satu alat. Sebaik sahaja anda mempunyai transkrip, cuba gunakan alatan AI untuk menganalisis kandungan dan mendapatkan ringkasan mesyuarat perniagaan. Ini memberi anda gambaran yang jelas tentang perkara utama tanpa perlu risau tentang nota.
Simpan transkrip dan rakaman video bersama nota mesyuarat anda, atau bahkan benamkan video dalam dokumen anda untuk rujukan masa hadapan.
Teknik di atas akan meningkatkan produktiviti mesyuarat anda dan memastikan semua orang keluar dengan hala tuju dan tujuan yang jelas.
Gunakan Dropbox untuk menambah baik nota mesyuarat anda
Nota mesyuarat tidak perlu menjadi tugas atau berasa seperti membuang masa. Apabila dilakukan dengan betul, nota mesyuarat boleh menjadi dokumen penting yang berkuasa yang membolehkan pihak berkepentingan projek bekerjasama dan menyelesaikan sesuatu.
Sebagai tambahan kepada templat nota mesyuarat percuma kami yang boleh disesuaikan mengikut keperluan anda, Dropbox menyediakan alatan penting untuk bekerjasama, mengatur dan meningkatkan kecekapan. Cuba sekarang untuk minit mesyuarat yang lebih berkesan.
