Jadi, apakah itu sumber tulen tunggal?
Sumber tulen tunggal (SSOT) ialah istilah yang diberikan kepada amalan mengumpulkan semua data perniagaan di lokasi tunggal. Ideanya ialah setiap orang di syarikat itu dapat membuat keputusan perniagaan penting berdasarkan data yang boleh diakses bersama. Ini bermakna tiada silo kerja yang menghalang orang daripada mengetahui maklumat penting. Jika syarikat anda beroperasi daripada versi tulen tunggal, tiada maklumat yang akan disembunyikan daripada sesiapa dan anda semua akan mendapat maklumat yang sama. Dengan menyimpan rekod anda di lokasi berpusat yang boleh diakses, anda boleh mengelakkan diri anda dan rakan sekerja daripada tenggelam dalam pelbagai versi tulen/fail yang sama.
Mengharamkan pembohongan
Ini perkara yang baik hanya jika semua pasukan anda bekerja dengan mengetahui bahawa maklumat tidak boleh disembunyikan atau hilang dikelirukan oleh pentadbir. Ini juga merupakan cara yang paling optimum untuk mengendalikan data anda dan penting jika data itu diperoleh daripada pelbagai saluran yang berbeza. Anggaplah ini tempat nirwana untuk semua maklumat syarikat anda.
Pengetahuan ialah kekuatan dan mempunyai lebih banyak maklumat untuk dikongsi dengan setiap ahli pasukan anda akan menghasilkan kecerdasan perniagaan yang lebih baik. "Tulen" tidak semestinya bermaksud bahawa semua data yang anda masukkan ke dalam sumber tunggal anda mesti tepat, tetapi jika dilihat secara serentak, ini memberikan gambaran yang lebih tepat kepada perniagaan anda.
Sebagai contoh, mungkin jenama anda mempunyai dua ratus ribu pengikut seperti yang ditunjukkan oleh metrik media sosial. Tetapi, apabila anda menjalankan tinjauan, anda mendapati satu perempat daripada pengikut anda berada di negara yang tidak anda hantar, dan sebahagian besar daripada mereka adalah bot. Anda memerlukan kedua-dua sumber maklumat ini untuk mendapatkan gambaran keseluruhan terbaik tentang jenama anda dan untuk memikirkan cara untuk membetulkan keadaan ini. Contohnya, kini anda tahu kebanyakan pengikut anda adalah antarabangsa, anda boleh sama ada mengasah usaha tempatan atau serius mempertimbangkan untuk meluaskan destinasi penghantaran anda. Oleh itu, anda telah mendaki jalan ke arah peningkatan perniagaan.
Pencerahan melalui pengurusan data
SSOT hanya boleh dicapai jika semua data anda berada di satu tempat utama dan jika anda mempunyai proses yang sesuai yang membolehkannya terus dikemas kini. Anda semua boleh bersetuju untuk meletakkan dokumen anda dalam satu folder pusat, tetapi bagaimana? Anda mesti berdedikasi kepada idea ini sebagai sebuah syarikat, memastikan data sentiasa terkini dan sedia untuk diakses. Pertimbangkan untuk menambah aliran kerja berikut pada proses perniagaan anda:
Bekerja dari awan
Awan telah membantu kita mengubah tempat kerja dalam apa jua cara sekali pun. Ini membolehkan anda dan pasukan anda mengakses dokumen dari mana-mana sahaja, dan lebih baik lagi, dokumen tersebut boleh jadi dokumen yang sama, bukan versi yang sudah lapuk.
Pertimbangkan panduan dalaman
Sudah tentu, pasukan anda tahu tentang syarikat dan budaya syarikat anda, mereka menghadapinya setiap hari apabila datang bekerja (atau log masuk). Namun, fikirkan tentang kekerapan anda menghantar mesej kepada rakan sekerja untuk bertanya soalan yang anda tahu bahawa anda pernah bertanya sebelum ini. “Apakah format penghantaran yang diperlukan?”, “ke manakah saya harus menghantar invois ini?”, “adakah Bob masih mengendalikan akaun belum bayar?”, dan sebagainya. Luangkan satu atau dua hari untuk membina sumber dokumen yang bukan tentang klien atau pasaran anda, tetapi tentang membolehkan kakitangan anda menjalankan tugas dengan lebih baik.
Buat perkara yang jelas
Matlamat, hasil dan kuota pasukan suku tahunan mungkin penting, tetapi membincangkan angka-angka ini kadangkala bukanlah satu cara yang paling menarik untuk menyampaikan data. Cari cara yang lebih baik untuk menunjukkan kemajuan perniagaan anda, cara yang mudah difahami dan sentiasa terkini, agar pasukan anda dapat menyaksikan kejayaan anda berkembang. Ini boleh jadi semudah berkongsi dokumen yang tertera matlamat dan dikemas kini dengan kerap, untuk dilihat oleh pasukan setiap kali mereka ingin menyemak kemajuan.
Fikirkan tentang gambaran yang lebih besar
Memiliki data yang mudah diakses oleh mana-mana kakitangan yang memerlukan data itu, seperti dalam gudang data, ia bukan sahaja tentang budaya syarikat, tetapi juga tentang proses perniagaan yang lebih baik. Bukan hanya pasukan teras anda yang mendapat manfaat daripada saluran komunikasi terbuka. Lagipun, anda juga mahu pihak berkepentingan dan pembuat keputusan utama mengetahui semua perkara daripada setiap sumber data yang anda gunakan. Ketelusan sangat penting pada masa kini bukan sahaja dalam CRM dan perkara seperti tanggungjawab sosial korporat, tetapi juga cara pasukan anda melihat jenama dan cara ia mempengaruhi kesetiaan berterusan mereka. Pertimbangkan semua perkara ini semasa anda membentuk sumber tulen anda.
Menempa sumber kebenaran
Setiap pasukan mempunyai cara tersendiri dalam melakukan sesuatu perkara. Anda mungkin mempunyai satu budaya syarikat yang seragam dan konsep keseluruhan proses kerja, tetapi pasukan kewangan tidak dapat menjalankan aliran kerja mereka sama seperti pasukan pemasaran. Cara satu pasukan melihat perniagaan dan data pasukan akan sangat berbeza dengan cara pasukan lain, kedua-dua ini akan berbeza daripada pandangan CEO (Ketua Pegawai Eksekutif) yang lebih meluas. Dengan cara sumber tulen tunggal, semua maklumat adalah saksama. Ia juga mencegah penduaan fail sama yang menyebabkan kekeliruan dan halangan.
Dropbox dapat membantu anda mencipta sumber tulen, memastikan bahawa hanya maklumat terkini yang tersedia kerana semua maklumat dikemas kini dalam masa nyata. Dengan ciri seperti sejarah versi pada Dropbox, anda dapat melihat maklumat yang telah diedit dan diubah, jika anda tidak menyukai versi baharu itu, anda cuma perlu berbalik kepada versi asal. Jika terdapat sesuatu perubahan, ahli pasukan lain dalam fail itu akan dimaklumkan. Anda terhapus sesuatu daripada sumber tulen tunggal anda secara tidak sengaja dan bimbang tiada cara untuk menggantikan fail itu? Anda tidak perlu bimbang. Dropbox akan membolehkan anda memulihkan sebarang fail yang dihapuskan dalam masa 30 hari yang lalu. Anda akan berasa selamat dengan mengetahui bahawa jika anda mengalami nasib buruk semasa menggunakan fail, anda sentiasa boleh berbalik ke masa yang lebih baik.
Anda juga boleh menyediakan automasi untuk folder kongsi dalam Dropbox. Mereka menyeragamkan penamaan, pengisihan dan penandaan yang memberikan lebih sedikit ruang untuk ralat pengguna dan meminimumkan kerja untuk pasukan anda.
Pasukan yang berbeza, pelbagai sistem, tulen tunggal
Anda mungkin berasa bahawa anda tahu banyak tentang mana-mana pasukan, proses, atau bidang perniagaan anda, terdapat kemungkinan banyak lagi kisah di sebaliknya. Mungkin ini bermakna kehadiran anda dalam talian tidak organik seperti yang anda fikirkan kali pertama anda atau pasukan anda bekerja daripada versi fail yang anda fikir telah lama disemak semula. SSOT ialah jaminan tidak berlaku lagi semua perkara tersebut. Sama ada orang atau data yang tidak menunjukkan gambaran yang jelas, SSOT dapat menunjukkan ketulenan dan membawa jenama anda kembali ke realiti.
