Cara meningkatkan etika persidangan video anda

Apakah persidangan video?

Persidangan video ialah sebarang jenis telekomunikasi antara dua orang atau lebih melalui video dan audio. Pekerja jauh dan mereka yang tinggal jauh dari keluarga dan rakan mereka sudah berkemungkinan pakar dalam panggilan video. Dan dengan peningkatan bilangan orang yang bekerja dari rumah dan dari jauh, berkomunikasi dengan rakan sekerja melalui persidangan video menjadi semakin biasa.

Mengapakah kita memerlukan etika persidangan video?

Memandangkan betapa terdapatnya perisian persidangan video di mana-mana hari ini, seseorang mungkin berpendapat etika yang betul akan difahami dengan baik sekarang. Walaupun biasanya tiada masalah ahli keluarga atau rakan FaceTiming dari keselesaan katil anda, itu tidak berlaku dengan alat komunikasi di tempat kerja—seperti Microsoft Teams—yang memerlukan pertimbangan yang lebih mendalam untuk kedua-dua kesopanan dan keberkesanan. Anda mungkin pakar dalam mengadakan mesyuarat di pejabat, tetapi halangan maya tambahan bagi persidangan video boleh menimbulkan cabaran bagi sesetengah orang.

Mudah untuk berasa terganggu atau kehilangan fokus apabila bekerja dari rumah dan mesyuarat persidangan video juga tidak terkecuali. Walaupun tampak comel apabila anjing ahli pasukan termasuk ke dalam bilik, tetapi anjing yang comel itu boleh mengganggu mesyuarat. Perkara yang sama juga berlaku kepada peserta yang terasing, yang jelas sekali tidak mendengar atau memberikan perhatian pada mesyuarat.

Peraturan utama untuk etika persidangan video

Langkah pertama untuk melakukan panggilan video yang produktif ialah memastikan ia berfungsi, dari sudut teknologi dan manusia. Jadi, untuk memastikan anda memanfaatkan sepenuhnya mesyuarat video dengan rakan sekerja anda, kami telah menyusun senarai semak beberapa petua etika panggilan video yang paling penting untuk diikuti:

Semak internet dan perkakasan anda terlebih dahulu

Anda akan kelihatan dan berasa lembab dan tidak profesional jika anda cuba memulakan mesyuarat tetapi mikrofon atau kamera web anda tidak berfungsi. Apabila anda mempunyai mesyuarat yang dijadualkan lebih awal, sentiasa pastikan penyediaan persidangan video anda berfungsi sebelum mesyuarat—bukan dua minit selepas mesyuarat bermula. Semak mikrofon terbina dalam atau set kepala anda untuk memastikan alat tersebut dikesan oleh perisian anda.

Anda juga harus menguji sama ada sambungan Internet anda boleh menyokong persidangan video. Anda tidak mahu terputus sambungan pada waktu yang genting atau semasa berbual.

Jika sambungan Internet anda mengalami masalah, banyak apl yang membolehkan anda mengehadkan kualiti video yang anda terima atau menutup video agar anda masih boleh turut serta secara lisan. Walaupun anda tidak membuka video seperti orang lain, keupayaan untuk masih terlibat dan ikut bersama-sama adalah paling penting. Perlu diingat bahawa sesetengah orang mungkin tidak mahu membuka video untuk pelbagai sebab, terutamanya jika mereka berada di ruang kongsian dengan kanak-kanak atau haiwan peliharaan atau mereka tidak mahu dilihat pada masa itu. Itu juga tidak menjadi masalah.

Berpakaian

Kita semua pernah buat sekurang-kurangnya sekali: bangun dari tidur dan terus membuka komputer riba untuk mesyuarat pasukan pada pukul 9 pagi. Walau bagaimanapun, menghadiri mesyuarat video dengan masih berpakaian baju tidur mungkin bukanlah rupa yang baik untuk persona professional anda. Jika anda mahu dipandang serius dalam panggilan persidangan video, maka pakailah sewajarnya. Walaupun anda tidak semestinya perlu memakai pakaian kerja yang formal, tetapi pastikan anda berpakaian cukup baik untuk dilihat oleh ahli pasukan anda. Bukan sahaja anda akan kelihatan seperti anda mengambil kisah tentang penampilan anda, tetapi memakai pakaian selain daripada sweater boleh membantu anda lebih bersedia untuk mengadakan perbualan yang produktif dan fokus dengan rakan sekerja anda.

Cari ruang sunyi anda

Bukan semua orang mempunyai pejabat persendirian yang ditetapkan untuk membantu mereka bekerja dari rumah, tetapi penting untuk anda mencari atau mencipta ruang yang senyap untuk persidangan video. Walaupun anda tidak mendapati keluarga, teman sebilik atau haiwan peliharaan anda berkeliaran semasa anda bekerja itu mengganggu, sesetengah daripada hadirin mungkin berasa itu suatu gangguan. Jadi, apabila anda duduk untuk menghadiri persidangan video, pastikan anda berada di tempat yang berkemungkinan besar tiada sesiapa akan masuk atau mengganggu anda. Anda akan kekal fokus pada rakan sekerja anda semasa mereka bercakap dan menghapuskan sebarang hingar di latar belakang semasa anda bercakap.

Bingkai tempat kejadian

Memandangkan anda sudah berpakaian dan berada di tempat peribadi untuk panggilan video anda, beri perhatian kepada persekitaran anda dan penampilan mereka pada kamera.

Persediaan anda tidak akan menjadi masalah jika terlalu gelap untuk dilihat oleh rakan sekerja anda atau jika mereka hanya melihat timbunan pinggan kotor di dalam singki. Luangkan sedikit masa untuk membersihkan dan menyediakan ruang di sekeliling anda. Buka langsir atau kuis pada lampu, atau jika masalahnya ialah hiasan visual anda yang tidak kemas, gunakan skrin hijau atau latar belakang maya untuk mengaburinya. Google Meet, sebagai contoh, membolehkan anda mengaburkan latar belakang anda atau menggantikannya dengan imej atau video—tiada skrin hijau diperlukan.

Jika anda tidak bercakap, pastikan anda diredam

Sebaik sahaja mesyuarat anda bermula, salah satu aspek yang paling penting dalam etika panggilan video adalah meredamkan mikrofon anda apabila anda tidak bercakap. Walaupun anda telah menemui tempat yang senyap untuk mesyuarat anda, mikrofon anda masih akan merakam bunyi anda jika anda bergerak, batuk atau mula menaip.

Pasti anda tidak mahu sesiapa pun untuk mengulang ucapan mereka disebabkan gangguan yang tidak sengaja atau terlihat anda melakukan perkara lain semasa mesyuarat, tidak kira betapa sedikit masa yang diambil. Kebanyakan perisian persidangan video mempunyai butang redam untuk diri anda atau untuk panggilan—pastikan anda menyahredam diri anda apabila anda bercakap semula.

Tengok kamera

Apabila anda dalam panggilan video, mungkin lebih baik jika anda memandang makluman video orang lain dalam mesyuarat. Walau bagaimanapun, jika anda mahu orang lain dalam panggilan untuk menumpukan perhatian kepada anda semasa anda bercakap, ada harus memandang tepat pada kamera.

Walaupun anda tidak dapat melihat rakan sekerja anda, memandang kamera membantu meniru perasaan komunikasi bersemuka dan memastikan mereka menumpukan perhatian dan benar-benar mendengar ucapan anda. Jika anda ingin dapat melihat mereka semasa anda bersuara, letakkan video pada skrin secara terus bersebelahan kamera agar anda dan mereka berada pada paras mata. Ini bukanlah masalah bagi kebanyakan komputer riba, tetapi anda mungkin perlu mengubah penyediaan anda jika anda bekerja pada desktop.

Beri perhatian dan kekal fokus

Sudah tentu, sebaik sahaja anda berada dalam persidangan video, perkara paling penting yang boleh anda lakukan ialah menumpukan pada mesyuarat yang anda adakan. Menala mesyuarat semasa persidangan video adalah lebih mudah untuk dilakukan dan melarikan diri daripada di pejabat. Ini bermakna terpulang kepada anda untuk memastikan anda mengambil bahagian seolah-olah anda berada di pejabat, walaupun anda sedang duduk di bilik tidur anda pada komputer riba.

Kekal fokus di rumah boleh dicapai dengan cara yang sama seperti di pejabat: Contohnya, pengambilan nota boleh membantu anda menyerap dan bertindak balas terhadap perkara yang dibincangkan. Walau bagaimanapun, anda juga perlu mengelakkan godaan menukar tab ke aktiviti lain atau hanya melihat telefon anda. Walaupun anda fikir anda pandai melakukan pelbagai tugas, jika anda terganggu, anda tidak akan mendapat banyak manfaat daripada mesyuarat yang anda hadiri.

Cara membuat sidang video dengan berkesan

Sebaik sahaja anda mempunyai asas etika persidangan video, anda tidak sepatutnya menghadapi sebarang masalah dengan menyediakan dan membuat panggilan video dengan rakan sekerja anda. Walau bagaimanapun, sama seperti semasa anda berada di pejabat, ia memerlukan sedikit usaha untuk menjadikan mesyuarat video anda berkesan dan masa yang produktif. Jadi, jika anda merancang pertemuan dengan rakan sekerja, pastikan anda mempunyai semua bahan yang anda perlukan. Fikirkan tentang cara melibatkan peserta mesyuarat jauh.

Sentiasa tetapkan agenda

Langkah pertama untuk menjadikan mana-mana mesyuarat berkesan di dalam atau di luar pejabat adalah dengan memiliki agenda yang tetap. Faktor ini sahaja boleh menjayakan persidangan video anda.

Dengan templat agenda mesyuarat yang tersedia dalam Dropbox, adalah mudah untuk menyusun agenda boleh kongsi dengan cepat yang menggariskan perkara asas mesyuarat anda. Mereka yang dijemput ke mesyuarat tetapi tidak dapat hadir, juga akan dapat menyemak dokumen ini selepas itu.

Kongsi fail dan maklumat sebelum mesyuarat bermula

Jika anda mengharapkan input dan kerjasama daripada pasukan anda dalam panggilan video, penting untuk anda memberikan konteks agar mereka boleh berbuat demikian. Walaupun anda mungkin dapat mengedarkan helaian atau menulis pada papan putih dalam pejabat, persidangan video memerlukan lebih banyak perancangan yang lebih awal.

Sediakan dan kongsi fail atau dokumen yang anda perlukan sebelum mesyuarat, supaya rakan sekerja anda tidak dibiarkan meneka. Setelah anda semua berada di talian, anda juga boleh berkongsi skrin anda untuk menelusuri dokumen bersama-sama supaya semua orang berada pada halaman yang sama. Lebih baik lagi, anda kemudian boleh berkongsi fail itu daripada Dropbox ke dalam mesyuarat video, di mana ahli pasukan boleh menambahnya dalam masa nyata.

Hantar jemputan lebih awal

Di pejabat, membawa orang ke bilik mesyuarat boleh bermakna hanya berjalan ke meja mereka dan bertanya sama ada mereka mempunyai 10 minit. Walau bagaimanapun, ia boleh menjadi lebih sukar untuk menarik perhatian orang semasa bekerja dari rumah, walaupun semasa menggunakan Slack atau apl sembang pejabat yang lain.

Jika anda mahu orang turut serta dalam persidangan video anda, mereka perlu diberitahu terlebih dahulu. Jika tidak, berkemungkinan besar mereka tidak ada di meja mereka dan tidak mempunyai masa untuk membaca agenda. Berikan masa yang diperlukan oleh semua orang untuk bersiap sedia bagi menyertai persidangan video dan anda serta seluruh pasukan anda, pasti akan berjaya.

Bekerjasama melalui sidang video

Apabila pasukan jarak jauh menjadi lebih lazim, panggilan video bukan sekadar pengganti mesyuarat lagi. Panggilan video telah menjadi kebiasaan bagi kebanyakan perniagaan. Apabila persidangan video memainkan peranan yang lebih besar dalam kehidupan peribadi dan kerja kita, penggunaan teknologi yang betul adalah penting.

Jadi, apabila anda menjadualkan mesyuarat video pada pukul 10 pagi, gunakan etika persidangan video kami supaya mesyuarat anda berjaya. Persediaan untuk persidangan video akan membantu melibatkan pasukan anda untuk mengambil bahagian dan, akhirnya, meningkatkan kerja berpasukan dalam talian anda semasa anda bekerja dari jauh.