Tidak kira jabatan atau peranan kita, kita menghasilkan banyak fail dan dokumen sepanjang tempoh kita bekerja. Namun setelah dicipta, dokumen kita mudah hilang dalam ekosistem kandungan merentasi seluruh perniagaan kita yang luas. Jadi, bagaimanakah kita mempermudah pencarian dokumen tersebut?
Sistem pengurusan dokumen boleh membantu anda memperkemas aliran kerja, meningkatkan kecekapan dan produktiviti serta menjimatkan masa berharga pasukan anda.
Dalam artikel ini, kita akan meneroka definisi sistem pengurusan dokumen dan manfaat menggunakan sistem sedemikian—serta beberapa tip utama untuk mencari penyelesaian yang sesuai untuk anda.
Apakah itu pengurusan dokumen?
Pengurusan dokumen ialah proses menangkap, menyimpan, mengarkibkan, menjejaki dan mengambil dokumen elektronik perniagaan anda. Ini termasuk PDF, fail pemprosesan perkataan, video dan imbasan fail berasaskan kertas seperti resit.
Dengan sistem pengurusan dokumen digital, anda boleh menghapuskan kertas kerja dan memudahkan anda mengedit kandungan seperti PDF, berkongsi fail untuk eSignatures dan proses perniagaan penting yang lain.
Sistem pengurusan dokumen (atau "DMS") membolehkan anda menangkap pelbagai jenis dokumen daripada pelbagai sumber, seperti e-mel, borang dalam talian dan fail digital yang dikongsi serta menyimpannya di lokasi yang selamat dan mudah diakses.
Mengapa anda memerlukan sistem pengurusan dokumen digital
Anda memerlukan sistem yang jelas tetapi komprehensif untuk menjamin keselamatan dokumen dan memastikan pengurusan dokumen anda cekap.
Hari ini, kita semua mencipta sejumlah besar data dalam kehidupan kerja kita semasa kita berinteraksi dengan pelanggan, rakan sekerja dan pihak berkepentingan lain. Sistem pengurusan dokumen digital membantu memastikan fail dan folder kami boleh diakses tetapi selamat sambil kami terus mencipta, menerima dan berkongsinya sebagai sebahagian daripada aliran kerja dan projek kami.
Apakah manfaat sistem pengurusan dokumen?
Pelaksanaan sistem pengurusan dokumen menawarkan beberapa faedah yang ketara untuk perniagaan anda.
1. Kerja berpasukan dan kerjasama
Apabila ahli pasukan mengetahui lokasi tepat fail dan folder yang diperlukan untuk membuat kerja, kerjasama masa nyata menjadi lebih mudah. Usah lalui proses perkongsian ulang-alik dokumen melalui e-mel dan alat komunikasi lain untuk mendapatkan input.
Ini juga mempermudah perkongsian kandungan secara luaran dengan klien dan pihak berkepentingan lain, serta menambahkan lapisan keselamatan tambahan dengan menyimpan dokumen di lokasi yang selamat serta mengehadkan akses kepada orang yang tertentu sahaja.
2. Kemudahan akses
Sistem pengurusan dokumen digital jauh lebih mudah diakses berbanding dengan sistem berasaskan kertas di premis yang terhad kepada satu lokasi atau tapak sahaja. Dengan sistem digital, terutamanya sistem berasaskan awan, anda dan ahli pasukan anda boleh mengakses dokumen dari mana-mana sahaja, pada mana-mana peranti.
Jadi sama ada anda bekerja dari rumah atau menyemak beberapa tugas semasa anda dalam perjalanan, anda boleh mengelak kehilangan kertas kerja dengan mengakses fail yang disimpan selamat dalam storan awan.
Ruang terpusat untuk dokumen anda juga menjadikannya lebih mudah untuk mencari fail—tiada lagi dokumen yang berselerak merentasi folder dan subfolder berbeza dengan isu akses yang tidak dapat dielakkan.
3. Keselamatan yang lebih baik
Ciri keselamatan terbina dalam seperti Hantar dan jejaki Dropbox membolehkan anda menetapkan kebenaran akses dan memantau tempat, waktu dan cara dokumen dilihat, diedit dan dikongsi.
Pentadbir boleh memberikan akses dokumen kepada hanya orang yang memerlukannya, melindungi maklumat sensitif dan menyokong keperluan pematuhan peraturan.
Pengurusan rekod yang betul juga menjadi keperluan undang-undang dalam banyak industri, bermakna sistem pengurusan dokumen yang mantap boleh membantu untuk menunjukkan kepada juruaudit bahawa anda mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkaitan.
4. Peningkatan kecekapan dan produktiviti
Dengan sistem pengurusan dokumen yang menyeluruh, anda tidak perlu membazir masa mencari fail pada peranti, apl atau tab pelayar yang berbeza.
Dan jika anda mempertingkatkan ini dengan alatan AI pintar seperti Dropbox Dash, anda boleh menemui apa sahaja yang anda perlukan dengan hanya beberapa klik, tanpa mengira metadata atau format fail—menjimatkan masa dan usaha anda yang berharga.
Perkara yang perlu dicari dalam sistem pengurusan dokumen
Apabila memilih perisian pengurusan dokumen untuk sistem baharu anda, terdapat beberapa ciri utama yang perlu dipertimbangkan, termasuk:
Kawalan versi dan jejak audit—lihat cara dokumen semasa dihasilkan dan perbezaan dokumen itu daripada versi terdahulu
Kawalan keselamatan dan akses—penyulitan fail dan keupayaan untuk melindungi dokumen penting dengan kata laluan
Automasi aliran kerja—percepatkan tugas yang memakan masa, seperti penciptaan dan pengurusan folder
Kerjasama—simpan dokumen di lokasi terpusat untuk memudahkan rakan sekerja anda bekerja pada fail pada masa yang sama
Carian dan pengambilan fail yang mudah—pilih alat dengan pengalaman pengguna yang diperkemas serta membantu anda mencari dokumen yang betul apabila diperlukan
Sistem pilihan anda juga harus sesuai dengan lancar ke dalam aliran kerja pengurusan dokumen anda—supaya anda dan pasukan anda boleh terus membuat, berkongsi dan mengurus dokumen anda tanpa sebarang masalah.
Sistem pengurusan dokumen terpusat yang disatukan
Dropbox ialah tempat terpusat yang ideal untuk menyimpan, bekerjasama, mendapatkan maklum balas serta mengurus fail projek anda. Dengan Dropbox, anda boleh mencipta, mengedit dan berkongsi dokumen bersama ahli pasukan anda dengan mudah, serta mengakses dokumen dari mana-mana sahaja, pada bila-bila masa.
