Mengapa menggunakan PDF untuk kerja anda? 15 faedah PDF untuk perniagaan anda

Penggunaan PDF boleh dikatakan universal seperti e-mel. Sesuai untuk bekerja dan bermain, ia mudah digunakan untuk kontrak serta untuk membaca majalah. Manfaat utama fail PDF untuk perniagaan datang dalam tiga kategori penting.

Anda mungkin boleh menghantar PDF ke komputer berusia 20 tahun di rumah datuk dan nenek anda dan mereka akan dapat membukanya tanpa masalah: Sebagai format fail, ia cukup mantap.

PDF penting untuk perniagaan kecil atau besar. Ada dokumen penting? Anda boleh menggunakan Dropbox Sign untuk tandatangan yang sah di sisi undang-undang. Nampak? PDF telah pun meningkatkan perniagaan anda!

Dan terdapat banyak lagi faedah menggunakan PDF dalam perniagaan anda…

PDF adalah lebih baik untuk keserasian

Sudah tentu, "PDF sangat serasi", kita sering mendengar perkara ini—tetapi sebenarnya, sejauh manakah ia serasi? Tiada jawapan selain "sangat." Jika makhluk asing menemui komputer riba dalam seribu tahun, kemungkinan besar mereka boleh memuatkan PDF dengan baik.

Terima kasih kepada daya ketahanan sebagai format, menukar fail kepada PDF boleh menjadi cara terbaik untuk membuktikan kerja anda telah siap pada masa hadapan. Untuk membantu anda memulakan, kami telah mencipta alat dalam talian secara percuma yang membenarkan anda menukar fail daripada Word, PPT, JPG, atau PNG kepada PDF—tiada akaun Dropbox diperlukan.

Anda faham, keserasian mungkin kedengaran luas dan sukar untuk dihuraikan. Jadi, berikut ialah beberapa cara praktikal yang menggunakan PDF yang serasi uber akan meningkatkan kecekapan/aliran kerja dalam syarikat:

1. Jangan sesekali bersusah payah atau kecoh membuka dokumen

Tidak setiap perniagaan menggunakan sistem yang sama, menjadikannya sangat menyakitkan apabila cuba berkongsi fail.

Penyelesaiannya? PDF. Hampir semua orang boleh membukanya pada komputer atau peranti mereka, jadi itu mengurangkan kekecewaan pada hari itu. Semak!

2. Takluk dunia dengan pelbagai bahasa/skrip

PDF memberi anda penterjemah universal dalam poket anda, menjadikan kerjasama global menjadi mudah.

Sama ada anda mencipta, membaca atau berkongsi, PDF telah menyokong anda dalam berbilang bahasa, pelbagai skrip dan abjad. Sekatan bahasa yang begitu panjang, hello perniagaan antarabangsa yang lancar!

3. Menjadi mahir dalam persuasi semasa jualan dan promosi

Menghantar PDF adalah sesuatu yang mudah dilakukan, memberikan semua orang tempat duduk di barisan hadapan untuk pembentangan menarik anda.

Anda boleh menaburkan PDF tersebut dengan hiperpautan, membawa khalayak anda ke dokumen dan fail penting lain yang mengelak perjanjian itu. Ia seperti berkongsi peta harta karun dengan semua maklumat yang mereka perlukan untuk mengatakan "ya!"

4. Tingkatkan aliran kerja anda dengan penyepaduan apl

Anda tidak perlu mahir dalam teknologi untuk melihat bahawa apl kegemaran dan PDF merupakan pasangan yang serasi.

Banyak apl mempunyai ciri 'Simpan sebagai' atau 'Eksport ke' PDF, yang membolehkan anda menukar kandungan anda kepada format yang boleh dipercayai. Lakukan itu dan anda mempunyai format universal untuk semua ciptaan digital anda.

5. Jadilah pemain pasukan terbaik dan hancurkan silo

Format yang dipertingkatkan ini membolehkan anda menggalakkan kerjasama dan kecekapan—dan mengekalkan satu kumpulan yang bersatu.

PDF ialah pembina jambatan yang hebat untuk komunikasi merentas jabatan. Anda boleh berkongsi dokumen penting dengan mudah, memastikan semua orang berada di halaman yang sama, secara literal! Tiada lagi silo.

PDF berfungsi pada telefon atau komputer, Windows atau macOS dan teknologi atau sistem pengendalian lain, jadi keserasiannya menjadikannya format yang sangat mantap—tidak kira apa peranti yang anda gunakan.

Dropbox turut membantu dalam keserasian, terima kasih kepada beberapa ciri penukaran yang berkuasa. Lihat ‘Cara untuk menukar fail Dropbox’ untuk mengetahui tentang cara menukar fail kepada PDF.

PDF menawarkan keselamatan data yang sangat baik

Anda boleh menetapkan ciri-ciri keselamatan PDF untuk menghalang orang daripada berkongsi, menyalin, mencetak dan melakukan perkara lain pada fail. Keselamatan mungkin menjadi ciri yang paling menjanjikan bagi format ini dalam perniagaan. Jauhkan pengintip atau hanya jadikan campur tangan yang tidak disengajakan menjadi mustahil.

Penimbang gaji, maklumat pekerjaan, butiran peribadi, data pelanggan sensitif dan perkara lain selamat daripada mengintip dalam PDF. Keselamatan PDF boleh memanfaatkan perniagaan anda dengan cara berikut:

6. Menjadi ejen rahsia perlindungan data

PDF mempunyai ciri istimewa—penyulitan. Gunakan tetapan ini dan pastikan data anda terkunci dengan selamat.

Mereka yang dipercayai dengan kod tersebut boleh mengakses dan melihat fail rahsia anda, tetapi anda bertanggungjawab ke atas siapa yang mendapat pas VIP. Ia adalah alat dan gizmologi yang terbaik, dipasangkan dengan kecekapan teknologi tinggi.

7. Lindungi integriti dokumen

Apabila melibatkan perlindungan fail anda dari penyuntingan yang tidak diingini, PDF mempunyai kelebihan yang ketara.

Dengan sebilangan besar tetapan keselamatan di hujung jari anda, anda boleh memagar dokumen penting seperti kontrak, menjadikannya tidak boleh disentuh oleh tangan yang tidak diluluskan.

8. Dapatkan mata amanah seperti profesional

ID digital dan sijil keselamatan memberikan fail anda lambang bersinar yang menyatakan “Ini adalah sah”.

Apabila anda menambah tandatangan digital pada PDF anda, anda seperti penasihat yang dipercayai dengan cop ketulenan rasmi. Selamat tinggal keraguan! Penerima akan mengetahui bahawa PDF anda adalah tawaran sebenar.

9. Pastikan budi bicara diutamakan

PDF merupakan teman sampingan yang boleh dipercayai untuk harta intelektual, hak cipta atau berita embargo yang menarik.

Ciri keselamatan membolehkan anda mengunci kandungan berharga atau sensitif anda. Tiada lagi kebimbangan tentang akses tanpa kebenaran atau kebocoran tidak disengajakan—semuanya tersembunyi sehingga pendedahan yang besar.

10. Menyuburkan guru GDPR dalaman anda

PDF membolehkan anda mengendalikan data sensitif, melindungi privasi dan menjaga hubungan baik dengan pengawal selia.

Mereka membantu anda mematuhi peraturan perlindungan data yang sangat penting tersebut. Memastikan anda kekal di sisi undang-undang yang betul dan mengelak daripada hukuman yang menjengkelkan—sesuatu yang boleh terdedah kepada perniagaan!

Anda boleh menyimpan PDF anda dan banyak jenis fail lain pada akaun Dropbox anda untuk keselamatan tambahan.

Pilih pelan Dropbox dan simpan semua fail anda di bawah penyulitan yang selamat.

PDF mempunyai saiz fail yang sangat kecil dan pemampatan yang mudah

PDF adalah kecil. Dalam PDF, novel keseluruhan itu hampir tidak memberi kesan ketara dalam penyimpanan awan anda. Oleh itu, ia sangat padat! Pada Projek Gutenberg, novel epik ‘War and Peace’ adalah kurang daripada 5 MB. Inilah sebab yang menjadikan PDF sebagai format pilihan.

Sama ada rekod luas transaksi pelanggan, profil pelanggan atau hanya data sejarah, saiz PDF yang kecil menjadikannya berguna. Begini cara saiz fail kecil membantu memudahkan perniagaan yang lebih baik:

11. Optimumkan untuk pengedaran yang cepat

PDF merupakan pelari cepat dalam dunia digital, yang meluncur melalui Internet dalam bentuk yang tangkas.

Menentang kelajuan internet yang lembap atau isu keserasian fail. PDF memudahkan penerima anda menerima dokumen, imej atau barangan lain. Ia adalah rangsangan turbo lampiran!

12. Urus storan awan anda

PDF menghalang anda daripada menunggu untuk memuatkan fail yang besar atau kesal dengan mereka memonopoli ruang storan berharga anda.

Sama ada anda memindahkan, memuat naik atau memuat turun PDF yang dipercayai itu, ia seperti akrobat yang lincah, meluncur dengan mudah melalui Dropbox anda.

13. Jalankan pasukan seperti mesin yang dihidangkan dengan baik

Fail PDF memastikan pasukan bergerak mengikut rentak yang sama. Kemas kini diselaraskan dengan kelajuan kilat dalam akaun Dropbox anda.

Bayangkan seseorang mengemas kini PDF kepada versi baharu yang penting atau membuat beberapa perubahan yang menarik. Cuba teka apa? Ia berkongsi dan menyegerakkan karya agung PDF mereka dengan mudah. Tiada lagi menekan muat semula.

14. Selesaikan sesuatu semasa dalam perjalanan

Dengan saiz fail yang kecil, anda boleh menyiapkan kerja anda tanpa mengeluarkan peluh.

PDF ialah penyelamat usahawan solo dan nomad digital, terutamanya apabila anda bergantung pada sambungan internet jalur lebar yang kurang dipercayai atau lebih rendah. Tiada lagi kekecewaan.

15. Kongsi barangan hebat anda dengan dunia

PDF merupakan salah satu alat terbaik yang perlu anda miliki dalam usaha untuk mencapai jangkauan dan pendedahan yang maksimum.

Sama ada penyenaraian kerja, klip video yang menarik atau bahan yang ingin anda kongsi dengan senarai mel anda, PDF ialah format yang sesuai. Anda boleh mendapatkan fail ke alam liar dengan mengetahui hampir semua orang boleh memuat turun dan melihatnya.

Secara keseluruhannya, saiz PDF yang kecil menjadikannya mudah diurus. Fail yang lebih kecil boleh membantu meningkatkan produktiviti, menjimatkan ruang dan menjadikan interaksi dengan fail lebih lancar. PDF boleh membungkus banyak ke dalam pakej kecil!

Adakah terdapat sebarang kekurangan dalam menggunakan PDF?

Tidak banyak kelemahan dalam menggunakan PDF untuk perniagaan, tetapi kadangkala, ciri-ciri yang bermanfaat itu mungkin menyebabkan masalah. Kekurangan yang mungkin berlaku kerana menggunakan PDF dalam perniagaan termasuk yang berikut:

• PDF mungkin sukar untuk disunting—walaupun ini bukan isu dengan ciri-ciri penyuntingan PDF terbina dalam Dropbox, tersedia pada semua pelan
• Menggunakan PDF untuk membuat pembentangan boleh berasa kurang menarik, berbanding menggunakan dek slaid
• Penampilan ‘huruf’ PDF boleh menyukarkan untuk dibaca, selalunya ia perlu banyak menatal

Jadi, terdapat beberapa masalah yang berpotensi menggunakan PDF—tetapi ini agak mudah untuk diurus. Kami tidak akan melihat PDF tidak lagi disukai dalam masa terdekat—kelebihannya mengatasi kelemahan.    

Untuk bekerja lebih baik dengan format PDF dalam perniagaan anda, baca ‘Hidup PDF’—sumber yang mempamerkan cara untuk ciri Dropbox membantu anda memanfaatkan sepenuhnya fail anda.

Dapatkan lebih banyak daripada fail anda dengan Dropbox

Saiz, keselamatan dan keserasian menjadikan PDF hebat untuk perniagaan. Jika anda menggunakan PDF atau jenis fail lain, anda boleh memanfaatkan sepenuhnya penggunaan data anda dengan Dropbox. Ini merupakan alat yang sempurna untuk perniagaan yang baik.

Anda akan mendapat ciri storan, perkongsian dan kerjasama data intuitif yang sesuai untuk mana-mana syarikat. Pilih pelan dan tingkatkan produktiviti anda dengan Dropbox untuk memanfaatkan sepenuhnya fail PDF anda.