Å overvinne hindringer for virtuelle medarbeidere
Effektiv teamledelse er nøkkelen til å sikre at teammedlemmene, både virtuelle og de som er på kontoret, kan jobbe samkjørt selv om de ikke jobber på samme sted. Det kan selvsagt være lettere sagt enn gjort å lede virtuelle team. Statussjekk og tidsstyring på tvers av flere tidssoner og arbeidstider kan være stressende. Det kan også være utfordrende å skape tillit i et distribuert team som ikke får muligheten til kvalitetstid ansikt til ansikt. Kort sagt kan det virke nesten umulig å få virtuelle medarbeidere til å føle seg verdsatt. Det er viktig å fremme en bedriftskultur i et virtuelt miljø, og det er også viktig å innføre effektive arbeidsprosesser.
Mangelen på fysisk tilstedeværelse kan selvsagt virke inn på teammedlemmer og arbeidsflyter. Det kan være vanskelig for medlemmer av et fjernteam som ikke er på kontoret å føle seg som en del av teamet. Og hvis andre medarbeidere jobber i et helt annet land, kan de føle at en hel kultur skiller dem fra teamet. For å håndtere disse utfordringene kan ledere av virtuelle team gjerne:
- Legge til rette for virtuell teambuilding
- holde seg til hyppige og faste 1:1-møter på Zoom
- sette forespørsler og spørsmål i sammenheng
- opprette normer for kommunikasjon
- gi teamet rom til å jobbe alene og uforstyrret og til å samarbeide
- bevisst skape forbindelser
- gi en definisjon på suksess, slik at alle vet at de jobber mot samme mål
I mangel av ansikt-til-ansikt-interaksjon er det stor risiko for at mange viktige verdier i bedriftskulturen går til spille. Det er din jobb å sørge for at dette ikke skjer. Heldigvis for deg finnes det mange gode verktøy som kan hjelpe deg.
Hold kontakten med virtuelle medarbeidere med teknologi
Det er unødvendig å si at teknologi er helt avgjørende, men bruker du den på rett måte? E-post er et flott kommunikasjonsverktøy, men når samarbeid er det sentrale i rollen din, har du ikke alltid tiden på din side. Ikke sløs med den og vent på svar på e-poster når andre digitale verktøy kan gi deg så mange verdifulle og enkelt tilgjengelige muligheter for virtuelt samarbeid.
Direktemeldinger
Alle arbeidsstyrker bør ha et direktemeldingsverktøy. Enten det er Zoom eller Slack, kan teamet holde kontakten døgnet rundt, og det er spesielt nyttig hvis dere jobber på tvers av tidssoner. Direktemeldinger kan være en ideell varig faktor på alle arbeidsplasser, enten du jobber hjemmefra, på kontoret eller fra en kafé. Å være konstant tilkoblet i sanntid er viktig for å administrere eksterne team så vel som teamledelse generelt.
En viktig «regelbryterregel» innen direktemeldinger er vel å prøve å bryte ned de såkalte reglene. Selv om lettbeinte prat utenfor jobb er nesten uunngåelig på et tidspunkt, er dette kameratskapet også et viktig aspekt ved virtuell teambuilding. Så, innenfor rimelighetens grenser, er det fornuftig at du ikke prøver å kvele åpenheten i disse kommunikasjonskanalene.
Den småpraten kollegene nyter ansikt til ansikt, kan og bør gjenskapes virtuelt så langt det er mulig, og det kan også påvirke teamets motivasjon. Når det er mulig, sørg for at alle er i én gruppechat, slik at alle føler seg inkludert, og sørg for at nye ansatte alltid blir introdusert virtuelt. Videosamtaler er en flott måte å gjøre dette på, slik at alle kan sette et ansikt på et brukernavn. Dette leder oss til:
Videokonferanser
Med mindre du er utpreget introvert, kan fravær av personlige møter tære på. Direktemeldinger er vel og bra, men hvis samarbeid handler om å bygge meningsfulle forhold, er det en grense for hvor langt du kommer med meldinger som skrives i det stille. Det meste av det vi sier, sier vi tross alt med kroppsspråk. Så sørg for at videokonferanser med teamet blir en vane fra dag én.
Onboarding-prosessen for virtuelle medarbeidere bør skje med videosamtaler eller jevnlige telefonsamtaler, og ikke en strøm av e-poster uten ansikt og stemme. Ta kontakt med dine eksterne teammedlemmer, enten individuelt eller som teammøte, med regelmessige møter via videosamtale. Zoom, for eksempel, er perfekt for dette. Ikke bare får du virkelige, muntlige samtaler i form av videosamtaler, du kan også dele skjermen din og samarbeide om dokumenter rett fra Dropbox.
Disse tilleggene til den vanlige verktøykassen vil være enda mer tidsbesparende i det lange løp og sørge for punktlige oppdateringer. Pass på at teamet ser på videomøter som et hvilket som helst annet møte, og har full mulighet til å arrangere og delta i dem. Forresten er det ingen som påstår at alle oppdateringer må være like seriøse. Hvorfor ikke være sosiale som et team en stund i et Zoom-møte hver fredag, på samme måte som når dere tar en lunsj eller det er happy hour på slutten av arbeidsuken?
Tidssporing
Fjernmedarbeidere kan fort miste følelsen av tid eller ansvarlighet uten en kontorstruktur som holder dem i sjakk. Selv med teamet i nærheten kan du få en følelse av å ikke være der det skjer når du ikke er på kontoret. Introduser teamet ditt for tidssporing, slik at alle vet at de er ansvarlige for de timene dere har avtalt og for at jobben blir gjort. Da kan du justere arbeidstider og teammedlemmer etter kompetanse på tvers av ulike tidssoner.
Sørg for at du velger teamledere for fjernmedarbeiderne for å videreføre en tydelig struktur. Ha tydelige forventninger, og pass på at alle holder seg til oppgaven. Med faste tider kan du også sørge for at det alltid er noen som fjernmedarbeiderne kan kontakte. Dette kan være en annen virtuell medarbeider i en seniorstilling som har arbeidstider som dekker tiden du ikke jobber.
Enkel oversikt
Når tidssporing er på plass, må du sørge for at teamet ditt jobber effektivt. Det er der verktøy for oppgavebehandling kommer inn i bildet. Dropbox er et uunnværlig verktøy for prosjektledelse, og lar deg lage gjøremålslister som er oversiktlige og enkle å oppdatere. Du kan sette forfallsdatoer med automatiske påminnelser, slik at ingen henger etter. Og fordi alt er tydelig beskrevet på ett sted, vet du at alle holdes oppdatert og ansvarlige. Å administrere eksterne team krever at alle holdes oppdatert, så en sentral plassering for viktige oppgaver kan virkelig effektivisere prosessene dine.
Hjemmekontor
Ingen liker stappfulle tog på vei til jobb eller den irriterende rushtrafikken, men slike ting spiller faktisk en viktig rolle. Selv om det ikke alltid er så hyggelig, forbereder pendlingen til jobb deg mentalt på arbeidsdagen og, kanskje enda viktigere, utgjør et fysisk skille mellom privatliv og jobb. Jobber du hjemmefra, føler du kanskje at du har mistet dette skillet mellom privatliv og jobb når spisebordet er kontoret. Ved å oppmuntre til en virtuell arbeidsdag gjennom fjernarbeid, kan du også bidra til å forbedre balansen mellom arbeid og privatliv.
Dropbox er den perfekte løsningen for fjernarbeid. Teammedlemmer kan gjøre alt de trenger å gjøre fra ett sted. Så snart teammedlemmene er i jobbmodus, kan de bare logge på. På slutten av dagen er det like enkelt å logge ut og gjøre det tydelig at arbeidsdagen er over. Det er ikke bare praktisk, det er også et nyttig, virtuelt miljø. Så selv om du bruker den samme bærbare datamaskinen til jobb og underholdning, kan fristelser som sosiale medier holdes i sjakk i arbeidstiden.
Gjør ting enklere
Med distribuerte team overalt, er det naturlig at arbeidsprosesser også kan ende opp med å bli spredt. Uten delt kontor er det lett for virtuelle team å mangle samlende arbeidsflyter. Ikke la dette skje – det å jobbe som én enhet er en viktig del av team av alle størrelser og typer.
Med Dropbox Paper kan team redigere og samarbeide i sanntid og slippe deling av endeløse offline-filer som det er lett å miste. En idédugnadsmal hjelper distribuerte team med å utvikle ideer sammen, mens nyttige maler for møtereferater gjør det enkelt for eksterne arbeidere å følge med på møter som faller utenfor tidssonene deres.
Hvis de virtuelle medarbeiderne dine ringer inn på forskjellige tidspunkter i møtet, kan de være oppdatert på sekunder. App-integrering i Dropbox bidrar også til tydelighet og effektivitet, med et stort utvalg av gode jobbapper, som Adobe Acrobat og Zapier. Det er ingen grunn til å kaste bort tid på å klikke deg fra program til program eller gå fra enhet til enhet når samarbeidsverktøy kan gjøre ting enkelt for deg.
Tips om å lede fjernteam
Teknologi er fantastisk, men det er grenser for hvor mye den kan gjøre. Grunnlaget for vellykket ledelse av fjernteam er å være mentalt sterk og ha sann teamånd. Skaper du et område som er åpent for virtuell teambygging og som gir en enhetsfølelse for bedriften, uavhengig av tidssone eller arbeidssted?
Dette er det viktig å tenke på for å få bedriften til virkelig å gå inn for virtuelt teamarbeid.
Sørg for at dere faktisk er et team
Dette kan virke som et helt opplagt tips, men dere kommer ikke langt som et team hvis dere ikke virkelig ønsker å være det. All kommunikasjon, alle oppdateringer, alle hendelser som påvirker det interne teamet bør deles med fjernmedarbeiderne. Dette er avgjørende for å gi en følelse av virtuelt teamarbeid. Ingen klarer seg uten andre, selv om vi sitter alene på et hjemmekontor.
Effektiv kommunikasjon kommer av å vite at begge sider er like investert. Utforsk hvordan du kommuniserer med et eksternt team og lar dine virtuelle medarbeidere vite at de har en stemme og tilstedeværelse på kontoret ditt. Dette kan være alt fra bursdagsønsker for hele bedriften til å sørge for at de blir tatt med på de ukentlige teammøtene. Virtuell teamledelse bør ikke legge noen hindringer i veien for deg. Hvis ditt interne team kan få tak i noen, det være seg en praktikant eller en medgründer, for en rask én-til-én-samtale, sørg for at ditt virtuelle team også kan det. Videosamtaler og synkroniseringer trenger ikke å planlegges dager i forveien eller gjøres altfor viktige. Hovedpoenget med dem er at alle vet at teamet deres er tilkoblet, imøtekommende og klare til å hjelpe.
Ikke gjør virtuelle medarbeidere til en vare
Det kan være enkelt å tenke at fjernmedarbeidere kan brukes ved behov, men denne holdningen må ikke få slå rot. Sørg for gode teamrelasjoner hele tiden. Ha et meningsfullt forhold til alle teammedlemmene, slik at virtuelle medarbeidere har et like sterkt forhold til hverandre som de som jobber på samme sted fysisk. Å jobbe med virtuelle medarbeidere bør aldri bli oppfattet som en oppgave som krever ekstra innsats.
Ikke reduser virtuell teamledelse til ett kontaktpunkt. Fjernmedarbeidere bør være like integrerte i arbeidsstyrken som alle andre. Til syvende og sist bør ikke ledelse av fjernteam ha noe å si for faktiske verdier og innsatsen dere gjør for å stå sammen som én arbeidsstyrke. Fjernteam bør tvert imot tilføre noe ekstra – og når du gir dem muligheter, gjør de det.
Kom igjen, team!
Så hvis bedriften din ønsker å jobbe eksternt, sørg for at du virkelig er forberedt på det. Det er viktig å fremme en god bedriftskultur på alle kontorer, og det er dobbelt så viktig hvis kontoret ditt også begynner å ta i bruk virtuelle løsninger. Først og fremst må du sørge for at det eksterne teamet ditt virkelig er nettopp det – og at samarbeidsverktøyene dine gir alle medlemmene muligheter til å yte sitt beste til enhver tid.
