Beste praksis for organisering og distribusjon av merkevareressurser

Å være en del av et kreativt team i en stor organisasjon betyr å jobbe med mange eiendeler, mange ressurser og mange partnere. Dette er flott fordi det betyr at arbeidet kan skje på flere fronter samtidig. Ett byrå lager en video til en ny kampanje. Et studio jobber med en e-bok om tankelederskap og en tilhørende tale fra en leder for en kommende konferanse. Et digitalt markedsføringsfirma lager en sponset innholdspakke som skal lanseres på nettstedet og sosiale plattformer for et populært magasin.

Men det gjør også ting mer komplisert, fordi det er så mye som skal skje. Ressursene må organiseres på en gjennomtenkt måte, slik at de blir lette å finne. De rette menneskene må få tilgang til dem, og tvilsomme personer må forhindres fra å se noe de ikke bør se. Eksterne partnere må vite at de har riktig logo, skrifttype og presentasjonsmal. Hvis disse enkle delene og ressursene ikke er på plass – og sikre – blir det vanskeligere å utføre kvalitetsarbeid, særlig når antallet eksterne partnere øker.

Hvis du er en del av et kreativt team i et stort selskap og jobber med en rekke byråer om markedsføringsmateriell, bør du sette opp en smart prosess. Heldigvis kan Dropbox bidra til å systematisere innsamling, sortering og distribusjon av merkevareressurser.

Systematisering av ressurser

Det første du må tenke på når du skal opprette et ressursforråd er nøyaktig hva som skal være inkludert. Lag en liste. Tenk på ting som for eksempel logoer, slagord, stilguider, meldingsdokumenter og dokumentmaler. Det kan være lurt å gi eksterne byråer flere ressurser enn du tror de trenger. Da oppstår det ingen flaskehalser fordi du venter på et godkjent slagord eller en SVG-fil i produksjonsfasen.

Derfra handler alt om å konfigurere en mappestruktur. Du kan vurdere overordnede mapper med undermapper som inneholder bestemte ressurser. En slik overordnet mappe kan hete «digitale ressurser», med én undermappe for logoer og en annen for grafiske slagord. Tar du det et skritt lenger, kan logomappen ha undermapper med logoer etter størrelse eller bruksområde. Selv om du har fortalt teamet at de skal bruke den forenklede logoen i sosiale medier, er det best å merke og systematisere for å unngå spørsmål i siste liten.

Organisere filer etter prosjekt

En pålitelig mappestruktur for teamprosjekter er én toppnivåmappe per prosjekt, med et konsistent sett med undermapper hver gang. Bruk en tydelig navnekonvensjon og nummererte prefikser, slik at mappene forblir i samme rekkefølge for alle.

For å organisere lagrede filer etter prosjekt, opprett en toppnivåmappe for hvert prosjekt, og bruk deretter den samme undermappestrukturen hver gang (for eksempel Brief, Working Files, Reviews og Final). Gi prosjektmapper konsekvent navn – som vårkampanjen 2026–01 og så videre – slik at de sorteres rent og er lette å finne.

For delte mapper – opprett en Prosjekter-mappe på toppnivå, behold deretter hvert initiativ i sin egen delte prosjektmappe og inviter bare teammedlemmer eller byråer som trenger tilgang til det prosjektet. Bruk de samme interne undermappene (sammendrag, arbeidsfiler, vurderinger, endelig) slik at samarbeidspartnere alltid vet hvor de skal legge – eller finne – det de trenger. Når et prosjekt avsluttes, flytt mappen til en undermappe i Arkiv for å holde aktivt arbeid ryddig.

For å organisere klientfiler effektivt, bruk en klientfokusert struktur som du kan gjenta – for eksempel Klienter > [Klientnavn] > [Prosjektnavn] > Intern WiP, Klientklar og Endelig. Del kun mappen Klientklar (eller Endelig) slik at klienter alltid ser de siste godkjente filene, mens teamet ditt holder utkast og tilbakemeldinger pent plassert.

Merking og innhenting av ressurser

Pass på å merke mapper også. Det er enkelt å opprette en automatisert mappe som automatisk legger til taggen til alt som plasseres i den mappen, noe som gjør det enkelt å finne ressurser i fremtiden.

Dropbox lar deg merke filer og mapper med enkle etiketter, slik at du kan søke etter tagg og raskt hente frem relaterte ressurser. Du kan også sette opp en mappe slik at alt som legges til i den automatisk får samme tagg, slik at biblioteket ditt holdes organisert etter hvert som det vokser.

Hvis du for eksempel legger til en #DigitalAsset-tagg i mappen for digitale ressurser, betyr det at alle ressurser i mappen får den taggen, i tillegg til alt som legges til i en undermappe i fremtiden. En #Logo til Logo-mappen vil gjøre det samme for alt som finnes i den undermappen. Et intelligent merkesystem sparer tid senere.

Nå handler det om å få eiendeler på de riktige stedene. Ved å bruke en filforespørsel er det mulig å be kolleger om å laste opp bestemte filer – som automatisk havner på riktig sted – selv om de ikke har sin egen Dropbox. (Selv om de burde!) Bare send inn filforespørselen, send den av gårde, og se hvordan ressursene ender opp der de skal være. Alt på sin rette plass.

Kun for dine øyne

Å administrere tillatelser– dvs. å bestemme hvem som er eier, hvem som kan redigere og hvem som kan se – avhenger av hvert enkelt tilfelle, men uansett avgjørelse er det enkelt å implementere. Endre tilgangsnivå, oppheve deling, la andre dele med nye personer og få tilgang til flere funksjoner med bare ett klikk.

I tillegg har Dropbox kryptering på bedriftsnivå, samt alternativer for passordbeskyttelse som sikrer ressursene dine, uansett hvem som har tilgang.

For å lagre proprietære design og kildefiler sikkert i skyen, oppbevar dem i en Dropbox-mappe kun for inviterte. Når du deler, legg til sikkerhetstiltak som passordbeskyttelse, utløpsdatoer og nedlastingskontroller, og bruk seerhistorikk for å spore tilgang og tilbakekalle den raskt.

Versjonshistorikk og filgjenoppretting kan også hjelpe deg med å gjenopprette tidligere versjoner hvis filer endres eller slettes.

Send ressurser på en sikker måte

Du har opprettet et ressursforråd. Så bra. Neste trinn er å distribuere ressursene til partnere som har bruk for dem eller gi tilgang til en organisasjons interne Dropbox-konto for at eksterne byråer skal kunne bruke ressursene. Det er mange sikre måter å gjøre dette på.

Med Dropbox er det enkelt å dele en mappe eller fil. Enda bedre, personen som deler kan kontrollere hvem som kan se og redigere mappen eller filen – de som har lenken, teammedlemmer eller bare de som har en invitasjon – samt hvem som kan gi videre tilgang. 

Det er også mulig å passordbeskytte mapper eller filer, angi utløpsdatoer for lenker og deaktivere nedlastinger slik at ingen kan laste ned det delte materialet.

Hvis du trenger begrenset tilgang til kundefiler, kan du dele fra Dropbox ved hjelp av delte lenker med kontroller som passord, utløpsdatoer eller deaktiverte nedlastinger etter behov – og spore visningsaktivitet for ekstra oversikt.

For ekstra beskyttelse kan du også legge til digitale vannmerker, slik at delt innhold inkluderer detaljer som mottakerens e-postadresse og IP-adresse for å motvirke uautorisert deling.

Og selvsagt er det alltid mulig å se hvem som har sett filer og mapper i en Dropbox-konto.

Sikker versjonskontroll på tvers av eksterne team

For å sikre versjonskontroll for markedsføringsmateriell på tvers av eksterne team, sørg for at alle jobber fra én delt Dropbox-mappe og begrens redigeringstilgangen til de som skal gjøre endringer.

Dropbox-versjonshistorikk og filgjenoppretting lar deg gjenopprette tidligere versjoner hvis filer blir overskrevet, og kontroll av delte lenker som passord, utløpsdatoer og nedlastingsbegrensninger hjelper deg med å dele utkast på en sikker måte.

En annen måte

Et annet alternativ er å bruke Dropbox Transfer til å sende en kopi av en fil eller mappe til en ekstern partner. 

Bare klikk på «send kopi» i delingsmenyen, og send via en kobling eller på e-post. Med Transfer er det også mulig å passordbeskytte, angi utløpsdato og motta nedlastningsvarslinger, for økt sikkerhet og innsyn i status for ressurser.

Det trenger ikke være vanskelig eller skummelt å organisere og distribuere merkevareressurser. Med en gjennomtenkt metode, smart merking og sikker deling blir det enklere for organisasjoner og markedsføringspartnere å skape vakkert og virkningsfullt arbeid sammen.

Gjør mer enn bare lagre med Dropbox – organiser, kontroller tilgang og lever merkevarefiler på en sikker måte, fra delte mapper til Dropbox Transfer. Utforsk hele spekteret av Dropbox-funksjoner og se hvordan det kan bidra til å optimalisere hele arbeidsflyten din.