Fellen for digital ressursforvaltning – og hva du bør bruke i stedet

De fleste markedsførings- og kreative team bruker en eller annen form for digitalt system for forvaltning av ressurser (DAM). Men hvis du noen gang har mistet 15 minutter på å gå gjennom mapper med dårlig navn, eller ved et uhell har gjenbrukt en utdatert logo, vet du at det å ha et DAM-system ikke alltid betyr at det fungerer for deg eller teamet ditt. 

Dette reiser spørsmålet, trenger du virkelig en? Sannsynligvis – men det finnes måter å gjøre DAM-er mindre smertefulle.

I kjernen handler digital ressursforvaltning om hvordan du gjør følgende med dine kreative ressurser:

• Lagre
• Organiser
• Tilgang
• Holde

Ressurser inkluderer ting som bilder, maler, kampanjevideoer, designfiler og mange andre ressurser – avhengig av bransjen din. Et DAM-oppsett bør gjøre det enkelt å samarbeide, gjenbruke viktig innhold og holde alt i tråd med merkevaren. 

De fleste DAM-plattformer for bedrifter er imidlertid oppblåste, dyre og altfor komplekse for kreative team – som bare ønsker å bevege seg raskt og holde prosjekter på rett spor. Hvis teamet ditt stadig vekk bytter verktøy, søker etter ressurser eller dupliserer arbeid, kan det hende at DAM-en din gjør mer skade enn gagn.

I denne veiledningen skal vi diskutere et skjult problem med DAM-programvare som ingen snakker om: du trenger kanskje ikke en.

Dropbox er ikke et DAM – og det er ikke forsøkt å erstatte et. Men hvis du leter etter et lettere, mer intuitivt fillagringsalternativ med smarte verktøy som Dropbox Dash, er det et solid alternativ. På denne måten forenkler du hverdagen din samtidig som du holder kreative ressurser organisert, tilgjengelige og delbare (uten ekstra kostnad). 

5 fordeler med å bruke DAM-systemer

Ingen sier at DAM bør gå samme vei som dodoen, og det er ikke noe bare store byråer med kreative team på 20 personer trenger – ethvert markedsførings- eller kreativt team som sjonglerer ressurser kan ha godt av litt mer orden. 

De riktige systemene kan redusere kaos, spare tid og sørge for at alle jobber ut fra samme strategi. Slik gjør du det:

1. Merkevarekonsistens

Den mest åpenbare fordelen er at DAM-systemer beskytter mot inkonsekvens. Enten det er den mest oppdaterte logoen, et produktbilde eller de nyeste retningslinjene for merkevaren din, bidrar det til å holde ressursene dine rene og oppdaterte å ha alt på ett sted.

Hvis du alltid er i tråd med merkevaren, ser alle mer profesjonelle ut, og kundene dine får den beste opplevelsen. Slutt på utdaterte logoer som sniker seg inn i nye presentasjoner eller merkevareuavhengige farger som blir en del av kampanjemateriell.

2. Tidsbesparelser

Et velorganisert system gir deg tilgang til de mest brukte filene dine – du slipper å tråle gjennom endeløse mapper eller laste ned vedlegg fra Slack på nytt. Dette er sannsynligvis den største DAM-fordelen i forretningsmessig forstand.

Det handler om å barbere bort de 5–10 minutters forsinkelsene som hoper seg opp utover dagen. Sett disse besparelsene sammen over en uke, en måned eller et år – og du har fått timer eller til og med dager med ekstra produktivitet ut av teamet ditt.

3. Samarbeid

En sentral sannhetskilde betyr at designere, markedsførere, innholdsskapere og alle andre typer interessenter jobber fra den samme filen – ikke flere forskjellige versjoner som flyter rundt i e-posttråder.

Slutt på å lure på hvilken fil som er riktig versjon, noe som betyr en smidigere overføring mellom team. Enten det er et kreativt team som overlater oppgaver til et medieteam, eller en hvilken som helst annen permutasjon, kan avdelinger samarbeide lettere.

4. Enkel gjenbruk av eksisterende ressurser

DAM-systemer kan bety at du ikke lar godt arbeid samle digitalt støv. Med riktig system er det enkelt å finne og gjenbruke innhold med høy ytelse – enten det er et visuelt element fra en tidligere kampanje eller en velprøvd mal.

Tilgjengeligheten av ressurser i et DAM, kanskje med bestemte samlinger for bestemte personer i teamet ditt, reduserer behovet for omarbeiding – ettersom godt arbeid lagres og er klart for at folk kan gjenbruke, utvide eller bare se på det for inspirasjon.

5. Revisjonsspor/versjonshistorikk

Når du sjonglerer tilbakemeldinger og godkjenninger, er versjonshistorikk din beste venn. DAM lar deg se hva som er endret, hvem som har gjort redigeringen, og rulle tilbake om nødvendig. Det gjør samarbeidet smidigere og det blir enklere å nå milepæler for kampanjer.

Det viktigste med revisjonsspor og versjonshistorikk er ansvarlighet. Det er enkelt å se hvem som lastet opp hva, når og andre detaljer rett i systemet. Dette gir deg et vern mot eventuelle feil.

Realiteten er at disse fordelene er betydelige, men de krever ikke et dyrt DAM på bedriftsnivå med komplekse tillatelser og en bratt læringskurve. Et lett og intuitivt verktøy som Dropbox kan gi samme effekt – uten å bremse teamet ditt.

5 utfordringer med tradisjonelle DAM-verktøy

Digital ressursforvaltning bør gjøre livet enklere, spesielt for kreative team og markedsføringsteam. Likevel kan det med mange tradisjonelle DAM-systemer føles som om du kjemper mot verktøyet i stedet for å jobbe deg gjennom gjøremålslisten din. 

Noen ganger drar DAM-systemer i bedrifter deg ned. Her er noen av de største smertepunktene lagene støter på:

1. Kompleksitet og bratte læringskurver

Noen DAM-plattformer er så overfylte med funksjoner at du trenger en opplæring bare for å laste opp en fil. De er utviklet for styring på bedriftsnivå, men ikke for de daglige behovene til markedsføringsteam i rask utvikling.

De fleste kreative team trenger ikke funksjonene til DAM-systemer for bedrifter, noe som betyr at hvis systemet ditt har disse funksjonene, blir de rett og slett underutnyttet (eller ikke brukt i det hele tatt), så du vil uansett aldri få full verdi ut av det.

2. Dårlig brukergrensesnitt eller inkonsekvent struktur

Når systemet ditt ser ut som et regneark fra 2005, føles det som å løse et puslespill å finne det du trenger. Navigering i forvirrende menyer eller klumpete grensesnitt kan også stoppe opp en kreativ arbeidsflyt. Dette er kreativitetskryptonitt.

Kreative team reagerer annerledes enn tekniske team, som kanskje liker et matriselignende datafelt. For ledere av team innen disse feltene er det viktig å ha en visuell og svært intuitiv plattform for å få mest mulig ut av dem.

3. Vedlikeholdskostnader

Mange tradisjonelle DAM-verktøy trenger en heltidsadministrator eller IT-spesialist for å administrere brukere, fikse metadataproblemer og holde alt i gang. Det er greit for globale merkevarer – men en utfordring for mindre team som sjonglerer flere prosjekter samtidig.

Med et forenklet DAM-system kan kreative team administrere det selv. Dropbox kan hjelpe deg med å merke eller sortere filer du laster opp til nettskylagringen din, noe som gjør det enklere å opprettholde et enhetlig og velorganisert system.

4. Mangel på fleksibilitet

Lite fleksible mappestrukturer, begrensede sorteringsalternativer og ingen måte å forhåndsvise visuelle filer raskt? Det er en avgjørende faktor for design- og innholdsteam som trenger å jobbe raskt og visuelt – ikke bruke tid på å dekode filnavn.

De fleste DAM-plattformer for bedrifter fungerer mer som en database – ikke et bibliotek som presenterer innhold visuelt. Det er nesten som å se på en liste over filer i stedet for å faktisk se hva hver fil er, noe som utgjør en stor forskjell i effektivitet.

5. Kostnad

DAM-er er ikke billige. Mellom oppsett, opplæring og kontinuerlig støtte kan et fullfunksjonelt DAM for bedrifter sluke et budsjett som kunne blitt brukt på kampanjeressurser, teamvekst eller hva som helst annet.

Hvis du ikke bruker alle funksjonene i et DAM-system konsekvent og virkelig presser grensene for mulighetene det har, går du virkelig glipp av verdi. Ofte tilbyr rimeligere alternativer mer verdi for kreative team.

Dropbox tilbyr nettskybasert lagring med samarbeidsfunksjoner utviklet for faktiske menneskelige team – ikke bare IT-avdelinger. Med et intuitivt grensesnitt, fleksibel struktur og kreative forhåndsvisninger hjelper løsningen vår team med å administrere ressurser uten ekstra kostnader.

CMS vs. DAM – hva er forskjellen?

Det er lett å forveksle et CMS (innholdsstyringssystem) med et DAM-verktøy (digital asset management) – spesielt når du sjonglerer begge deler. Men de tjener svært forskjellige formål i en kreativ arbeidsflyt:

• Et CMS hjelper deg med å administrere og publisere liveinnhold– tenk blogginnlegg, landingssider, netttekster og medier som allerede er godkjent og ute i verden.
• Et DAM er der teamet ditt lagrer, organiserer og får tilgang til rå kreative filer– logoer, maler, kampanjeressurser, videoer, designfiler og alt du bruker for å få magien til å skje.

Tenk på det slik: CMS = dit innholdet havner når det er ferdig. DAM = der innhold befinner seg mens det fortsatt er under utvikling (og også etterpå). De fleste markedsføringsteam trenger begge deler, men med mindre du er et stort selskap, trenger du kanskje ikke et tungt DAM-system. 

Hvis teamet ditt bare trenger å holde orden, holde filer konsistente og finne riktig versjon av et design, kan en lettorganisert plattform som Dropbox gjøre jobben utmerket – med mye mindre kompleksitet, kostnader og ineffektivitet.

Enkle måter å administrere digitale ressurser med Dropbox

I tilfelle du ikke visste det ennå, kan tradisjonelle DAM-systemer være overkill for raskt utviklende kreative team og markedsføringsteam. Det er der lette DAM-alternativer kommer inn i bildet, som forenkler prosessen.

Her er noen måter Dropbox leverer alt det viktigste innen digital ressursadministrasjon uten kompleksitet, læringskurve eller høy prislapp:

• Versjonshistorikk og smarte tillatelser innebygd: Dropbox lar deg se nøyaktig hva som er endret, når det ble endret og hvem som gjorde oppdateringen. Du kan også enkelt angi og justere fil- og mappetillatelser med noen få klikk.
• Ingen bratt læringskurve: Kreative team kan sette i gang uten å trenge spesialopplæring eller et IT-team for å sette opp ting. Det er intuitivt nok for en frilanser eller soloprenør, men skalerbart nok for et komplett byrå også.
• Budsjettvennlig: Enten du er et smalt internt team eller en full kreativ avdeling, er Dropbox-prisplanene fleksible – med mange alternativer for individuelle brukere, team og bedriftsbrukere.
• Universelle søke- og AI-verktøy: Husker du ikke filnavnet? Ikke noe problem. KI-drevet universelt søk i Dropbox Dash ser i filinnhold, ikke bare titlene – slik at du kan finne riktig ressurs umiddelbart.
• Fleksible og smidige innholdssamlinger: Dash samler relaterte filer, lenker og innhold i et sentralt delbart område – uten å endre kildeplasseringen til noen filer. Det er flott for kreative ledere som for eksempel ønsker å samle en samling godkjente produktbilder som designere kan velge mellom for en gitt oppgave.

Hvis teamet ditt trenger en enklere måte å holde seg organisert, jobbe raskere og samarbeide uten kaos, gir Dropbox deg alle fordelene med en DAM – uten stresset.

Bruk Dropbox til å administrere kreative ressurser problemfritt

Ikke alle kreative team trenger (eller ønsker) et tungt DAM-system som tar uker å implementere og en hær å vedlikeholde. Du trenger bare en enkel måte å finne det du trenger, dele det og holde prosjekter i gang – uten kaos.

Dropbox gir deg nettopp det, en sikker, søkbar og enkel måte å administrere dine digitale ressurser på – ingen ekstra programvare eller bratte læringskurver, bare smartere samarbeid, raskere behandlingstider og en smidigere arbeidsflyt.

Bruk et verktøy som faktisk fungerer for kreative sinn og hold teamet ditt på rett kjøl uten administrative problemer. Hvis du er klar til å hoppe over det overdrevne og administrere ressursene dine som en proff,velg et abonnement eller prøv Dropbox gratis i dag.