For å lage en idiotsikker prosjektplan trenger du først de riktige verktøyene for jobben. Akkurat nå betyr det å finne et sted å opprette, dele og samarbeide om prosjektplandokumentet ditt.
Dropbox Paper har alt du trenger for å skrive prosjektplanen din og gjøre masse annet arbeid. Prøv det gratis og bruk guiden vår for best mulig sjanse for å lykkes.
Alt klart? Åpne en prosjektplanmal, så kan vi begynne.
Gå direkte til en del:
Hva er en prosjektplan, og hvorfor er de viktige?
En prosjektplan er et detaljert veikart som skisserer omfang, mål, leveranser, tidslinjer, ressurser og risikoer for et prosjekt.
Prosjektplaner er viktige fordi de gir et klart bilde av prosjektets overordnede mål, viktige milepæler og individuelle oppgaver. De beste prosjektplanene gir følgende fordeler:
- Nøyaktige tidsrammer for prosjektet
- Nøyaktig budsjettering og økonomiske anslag
- Balansert fordeling av ressurser
- Lavere risiko, eller mer bevissthet og reduksjon av risiko
- En tydelig måte å kommunisere forventninger mellom team og interessenter
Prosjekter tar tid og innebærer bruk av mye data og forskjellige filer. Ikke vent på at noe skal gå galt – bruk Dropbox Backup til å raskt sikre og lagre det harde arbeidet ditt.
10 trinn for å lage en fantastisk prosjektplan
Spesifikasjonene i en prosjektplan vil variere mye mellom prosjektene. Kanskje du bygger en app, kanskje du lager en film – det kan være hva som helst.
Uansett hva du jobber med er det heldigvis repeterbare trinn du kan følge for å formulere en prosjektplan.
Trinn 1: Definer prosjektomfanget
For denne fasen av planen trenger du ganske enkelt å finne ut grensene for prosjektet – hva er inkludert og hva er ikke? Hvilke prosjektmål vil se ut som en seier?
Eksempler inkluderer høyere inntekter eller kundetilfredshet, økende salg eller kundebase – eller reduksjon av kostnadene dine. Mål hjelper deg med å bestemme leveransene og oppgavene for prosjektet.
Dette trinnet er kritisk siden det bidrar til å legge grunnlaget for planlegging, men det gir også det bredere teamet litt mer motivasjon – ettersom de kan se det større bildet.
Trinn 2: Angi suksessmål
Du trenger krystallklare kriterier for å avgjøre om du oppfyller målene som definerer suksess. Store milepæler kan inkludere ting som å gå over til betatesting eller å fullføre et billboarddesign.
Definer målene og sørg for at de er spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante og tidsbestemte (SMART). Mål oppnås ikke av følelser alene, du trenger solide data for å sikkerhetskopiere dem.
Eksempler på konkrete mål kan være 1000 podcast-nedlastinger den første måneden, 500 reservasjoner før slutten av året, 10 000 annonsevisninger innen kvartal 2 – og så videre.
Trinn 3: Del opp prosjektet i mindre oppgaver
Her er delen der du kan skissere de viktigste interessentene, begynne å dele ut arbeid og fordele ansvar. Dette er sjansen til å finne ut hvem som er involvert og hva du forventer av dem.
For å gjøre dette, identifiser store blokker med oppgaver og bryt dem ned i håndterbare deler. Du kan for eksempel dele en prosjektplan for en video inn i manusskriving, opptak og redigering.
Det viktigste er å estimere tiden og ressursene du trenger for å fullføre hver enkelt, noe som fører deg til neste trinn.
Trinn 4: Lag en tidslinje for prosjektet
Du trenger en grundig tidsplan som inkluderer hver oppgave, milepæl og frist. Dropbox Paper har fantastiske samarbeidsfunksjoner som gjør planleggingen enklere – bruk den til å legge ut en nøyaktig løype.
Prøv å lage et Gantt-diagram for å utvikle tidslinjen din, som kan være måneder frem i tid, da dette gjør det litt lettere å forstå. Visuelle elementer i en tidslinje kan bidra til å gjøre et prosjekt mer gjennomførbart.
Trinn 5: Tildel ressurser og budsjett
Det er her du identifiserer ressursene du trenger – som mennesker, utstyr eller materiell – for hver oppgave. Denne delen er avgjørende for å sikre at alt er tilgjengelig når du trenger det.
Kanskje du for eksempel trenger to skuespillere og én kameraperson for en kommersiell opptak – eller en designer for å utarbeide en logo. Uansett hva det er, sørg for å estimere hver oppgaves ressurser nøyaktig.
Trinn 6: Identifiser risikoer
Planlegg for forsinkelser eller overraskende utfordringer, som sykdom, og sørg for å ha beredskap på plass for å unngå problemer. Risikoer kan omfatte for mange runder med tilbakemeldinger fra en klient, tekniske forsinkelser eller til og med dårlig vær.
Analyser avhengighetene (hvilke oppgaver må fullføres før en annen kan starte) og fokuser på disse. De fleste risikoer er ganske håndterbare hvis du har faste planer for å håndtere dem.
Trinn 7: Kommuniser og samarbeid
Denne delen av prosjektplanen er der du skisserer kommunikasjonskjeden mellom interessenter. Bestem hvem som rapporterer til hvem, for eksempel juniorteammedlemmer til avdelingsledere.
Et viktig eksempel på dette er i endringsledelse. Avgjørende for langsiktige prosjekter.
Hvem setter forventninger hvis et prosjekt endres og hvem motiverer teamet? Du må utpeke interessenter til å holde møter eller spørsmål og svar for å kommunisere endringer – og løse eventuelle problemer.
Oppmuntre til samarbeid på dette stadiet av planen og underveis i fortsettelsen av styring av prosjektet. Samarbeid bidrar til å fremme teamarbeid og sikrer at alle jobber mot samme mål.
Dropbox har kraftige funksjoner som lar deg kommentere PDF-filer, kommentere videoer bilde for bilde, gi tilbakemelding på dokumenter i sanntid og mer. Velg din plan og registrer deg i dag.
Trinn 8: Overvåk og spor fremdrift
Gode nyheter! Alt for en vellykket prosjektplan er på plass, så nå kan du lene deg tilbake og slappe av. Vi bare tuller – du må hele tiden overvåke fremdriften og gjøre justeringer – beklager.
Dropbox Paper har verktøy og funksjoner for oppgavebehandling som hjelper deg med å administrere datoer, spore arbeid og få automatiske påminnelser. Det er flott å følge fremdriften mot budsjettet og tidsplanen din.
Trinn 9: Gjennomgå og evaluer
Etter hvert som prosjektplanen skrider frem, må du gjennomføre regelmessige gjennomganger for å finne ut hva som fungerer bra og hva som trenger forbedring. Er det en hake i planen du ville revurdert?
Hvis prosjektet ditt for eksempel er en annonse for bleier med foreldre og barn på settet – er det vanskelig å planlegge nøyaktig. Som en god prosjektleder kan du regne inn ting (som sovetider) i fremtidige prosjekter.
Trinn 10: Feir suksess og anerkjenn feil
Prosjektplanlegging innebærer å feire suksess når det skjer, for eksempel når en milepæl passeres. Dette fremmer en teamånd på store prosjekter med mange bevegelige deler og på tvers av ulike avdelinger.
Planlegging og effektiv ledelse går hånd i hånd. Så selv om noe ikke fungerer, må du anerkjenne innsatsen til teammedlemmene dine og ta deg tid til å reflektere over gruppeprestasjoner.
For best mulig sjanse for å lykkes med prosjektplanen din – bruk den gratis prosjektplanmalen i Dropbox Paper, som også inkluderer et stort bibliotek med nyttige maler for andre typer arbeid.
Lag imponerende prosjektplaner og mer med Dropbox Paper
Prosjektplaner er et viktig veikart og en skanse mot risiko – du trenger en for å holde prosjektet innenfor tidslinjer, innenfor budsjett og ha størst sjanse for et vellykket resultat. Men hvem som helst kan gjøre det!
Dropbox Paper er det perfekte stedet å lage en idiotsikker prosjektplan. Registrer deg på Dropbox for å bruke Paper gratis, eller bare logg inn og start arbeidet med din neste vellykkede prosjektplan med en gang.
Se relaterte ressurser
Hva er planleggings-, utførelses-, kontroll- og korrigeringssyklusen (PDCA)?
Uansett hvilken bransje du jobber i, er det å overvinne utfordringer en daglig oppgave. Oppdag hvordan du kan gjøre problemløsningsprosessen din mer raffinert – og mer tilfredsstillende – ganske enkelt ved å bruke PDCA-syklusen.
