Mange av oss bruker tiden vår på å «arbeide med jobb» – ifølge McKinsey bruker kunnskapsarbeidere nesten 20 % av tiden sin på å lete etter intern informasjon eller spore opp kolleger som kan hjelpe med spesifikke oppgaver.
Med en strømlinjeformet arbeidsflyt kan du kutte ut denne tidssløsingen og forbedre driftsprosessene dine betydelig. Ved å identifisere og eliminere de repeterende oppgavene eller problemene som bremser deg, kan du forbedre effektiviteten og produktiviteten.
I denne veiledningen viser vi deg fem enkle strategier for å effektivisere arbeidsflyten din – slik at du kan si «farvel» til unødvendig kompleksitet og «hei» til en forenklet prosess som gir teamet ditt muligheten til å oppnå mer.
Hva er fordelene med å effektivisere arbeidsflyter?
Effektiviseringsprosesser gjør at du kan kutte ut unødvendige steg i hverdagen, eliminere tidkrevende oppgaver og redusere feil. Andre fordeler inkluderer:
- Økt produktivitet
- Økt effektivitet
- Forbedret kommunikasjon
- Reduserte ventetider og færre overskridelser av tidsfrister
- Konkurransefortrinn
- Bedre arbeidsmoral
- Forenklet opplæring av ansatte
- Tydeligere ansvarsområder og forpliktelser
5 måter å effektivisere arbeidsflyter på
Her er fem måter du kan effektivisere arbeidsflytene dine på:
1. Identifiser hvilke nåværende prosesser som holder deg igjen
Noen tegn på at arbeidsflyten din trenger effektivisering inkluderer forsinkelser og flaskehalser som hindrer prosjekter i å bli levert i tide, mye omarbeid eller unødvendige iterasjoner av oppgaver og overflødig teknologi som skaper flere problemer, i stedet for å løse dem.
Når du går gjennom de nåværende arbeidsflytene dine, bør du vurdere:
- menneskene, systemene eller verktøyene som er involvert
- oppgavene, trinnene eller aktivitetene som er nødvendig for å oppnå arbeidsflytens ønskede resultat
- hvor lang tid det vanligvis tar å fullføre hver oppgave eller aktivitet
- informasjonen som trengs for å holde arbeidsflyten i gang
- utløseren, handlingen, tiden eller tilstanden som setter arbeidsflyten i gang
- det tiltenkte produktet eller resultatet av arbeidsflyten
Når du gjør dette til en samarbeidsinnsats med andre, kan dere jobbe sammen for å identifisere eventuelle overflødige eller ineffektive elementer i arbeidsflyten.
Med Dropbox-verktøy for fildeling og samarbeid kan du enklere samle inn innspill fra teammedlemmene dine.
Dropbox lar for eksempel flere brukere jobbe på samme fil i sanntid, noe som forenkler samarbeidet. Denne åpenheten kan bidra til å identifisere eventuelle flaskehalser, fordi hvis ett teammedlem konsekvent bruker lengre tid på å fullføre en oppgave, kan det indikere et problem med arbeidsflyten til denne personen.
For å finne ut hvilke trinn i arbeidsflyten som tar mest tid og der det er rom for forbedringer, lar Dropbox deg også se en detaljert aktivitetslogg over alle handlingene som er utført på en fil, for eksempel visninger, nedlastinger og redigeringer.
2. Definer målene dine
Når du har identifisert hvilke arbeidsflyter som må effektiviseres, kan du begynne å definere hva du ønsker å oppnå med denne omorganiseringen og hvordan du planlegger å gjøre dette.
Selv om planene dine er generelle i starten, vil det å tenke på de spesifikke forbedringene du ønsker å gjøre og hvorfor, hjelpe deg med å snevre inn fokuset mot de ønskede resultatene.
Hvis teamet ditt for eksempel har en tendens til å jobbe i intensive arbeidsøkter med rullerende månedlige frister, kan det være lurt å effektivisere tilbakemeldingsprosessen, slik at prosjektene ikke blir blokkert mot slutten av måneden. Med prosjektstyringsverktøy som Dropbox Paper kan du lage en gjøremålsliste, tildele oppgaver til teammedlemmer og sette forfallsdatoer i løpet av sekunder. Når tidsfristene nærmer seg, vil Paper sende ut automatiske varslinger, slik at du kan holde oversikt over prosjektoppgavene.
3. Bruk maler og arbeidsflytautomatisering der det er mulig
Prosessautomatisering kan bidra til å redusere tiden du bruker på manuelle eller repeterende oppgaver som stjeler mye av oppmerksomheten din som egentlig skulle vært rettet mot mer produktive aktiviteter.
Med automatisering med Dropbox kan du konfigurere regler og utløsere for å organisere filer i utpekte mapper automatisk. Dette sparer tid og krefter som tidligere har blitt brukt til manuell sortering og flytting av filer, og sikrer at dokumentene alltid er på rett sted.
Verktøy som Dropbox Dash kan hjelpe deg med å gruppere innhold fra filer, apper, nettleserlenker og mer i én organisert«stabel» som du kan dele med teamet ditt. Dash bruker AI til å foreslå nye stabler og organisere filer i prosjektbaserte samlinger basert på din nylige aktivitet.
Dokumentmaler fremskynder også innholdsproduksjonsprosessen – du kan bruke maler for alt fra produktspesifikasjoner til innholdskalendere. De er en fin måte å sikre at kvaliteten på arbeidet ditt ikke påvirkes selv når du fjerner visse trinn fra arbeidsflyten din.
For å gjøre det enklere å få tilgang til og dele prosessdokumentasjon, tilbyr Dropbox et sikkert og sentralisert område for deg og teammedlemmene dine. Dropbox integreres også med appene du allerede bruker og elsker– som Zapier, Gmail og Outlook – slik at du kan ha alt på ett sted.
4. Del kunnskap og innsikt
Dokumenter prosessendringer og undersøkelser slik at de enkelt kan kommuniseres med nye og eksisterende teammedlemmer. Denne dokumentasjonen fungerer som et referansepunkt for alle involverte, og sikrer at alle er informert og forstår de nye prosedyrene.
Dokumentering av arbeidsflyten bidrar også til å gjøre det raskere å implementere den. Når teammedlemmer har tilgang til tydelig og konsis dokumentasjon, kan de raskt tilpasse seg de nye prosessene og integrere dem i den daglige arbeidsflyten. Dette fører til slutt til et mer effektivt og velfungerende team, ettersom alle jobber mot de samme målene.
I tillegg gjør det enklere å ta i bruk nye teammedlemmer ved å holde oversikt over arbeidsflytprosessen i Dropbox Paper. Ved å ha en omfattende oversikt kan nye ansatte raskt komme opp i fart og forstå hvordan ting gjøres i teamet. Dette reduserer læringskurven for nyansatte og sikrer at de kan bidra til teamet så raskt som mulig.
5. Samle tilbakemeldinger
Andre mennesker kan gi et nytt perspektiv på prosessen din og gi tips til forbedringer som du kanskje har oversett selv. Ved å spørre kollegaen din, veilederen din eller noen i en lignende stilling i et annet team om innspill, kan du få verdifull innsikt og ferske perspektiver som du ellers ikke hadde kommet fram til selv.
Dokumentering av prosessen din i Dropbox Paper og deling av dokumentene med kolleger gjør at de kan samarbeide i sanntid – på hvilken som helst enhet, hvor som helst. De kan få muligheten til å gi tilbakemeldinger på hva som er bra med den foreslåtte nye arbeidsflyten, samt fremheve dens styrker og potensielle fordeler. De kan også peke ut områder hvor arbeidsflyten kan forbedres eller optimaliseres, samt gi forslag til forbedringer eller endringer som kan gi bedre resultater.
Å engasjere seg med andre i organisasjonen kan også bidra til å sikre støtte og aksept for den nye arbeidsflyten. Ved å involvere nøkkelinteressenter i beslutningsprosessen og søke innspill fra dem, kan du øke sannsynligheten for vellykket implementering og innføring av den nye arbeidsflyten.
Tips for effektivisering av arbeidsflyter
Her er noen flere tips for effektivisering av eksisterende prosesser for bedre driftseffektivitet:
- Tenk langsiktig – vil endringene du gjør nå fortsatt være effektive etter hvert som virksomheten din vokser og utvikler seg?
- Tillat fleksibilitet – ting endrer seg raskt i virksomheter, så det å ha evnen til å tilpasse seg og gjøre endringer etter behov er nøkkelen til suksess
- Optimaliser basert på prioritet – identifiser hvilke oppgaver som er essensielle og hva du kan forenkle eller automatisere
- Dokumenter endringer og nye prosesser – for å forhindre forvirring og sikre at alle følger arbeidsflyten riktig
- Test at den nye effektiviserte arbeidsflyten fungerer før du tar den videre i bruk – slik at du kan fange opp eventuelle problemer tidlig og sørge for at prosessen er så effektiv som mulig
Effektiviserte, forenklede arbeidsflyter med Dropbox
Dropbox hjelper deg med å effektivisere salg, markedsføring og andre arbeidsflyter ved å automatisere prosesser, hindre deg i å bytte mellom apper og frigjøre tid brukt på tilbakemeldingsprosessen for innhold. Nyttige verktøy som Dropbox Paper gjør det enklere å dele ideer og innhold, og samle mer direkte tilbakemeldinger.
Dropbox integreres med appene du allerede bruker for å gi deg alle de viktigste komponentene i en strømlinjeformet arbeidsflyt: effektivitet og hastighet, klarhet og konsistens, og struktur og standardisering.
