Hvordan jobbe effektivt hjemmefra
Etter hvert som moderne kontorer og arbeid har blitt mer digitalisert, har muligheten til å jobbe hjemmefra blitt mer populær blant arbeidere over hele verden.
Mens mange jobber hjemmefra etter eget valg, kan det være skremmende eller forstyrrende å gjøre en plutselig overgang til å jobbe hjemme uten forberedelser. Hvis du forbereder deg på å opprette et hjemmekontor snart og blir fjernarbeider, er det viktig at du kommer i gang med det rette utgangspunktet.
På papiret kan fordelene ved å jobbe hjemmefra høres ut som en drøm. Du kan droppe pendlingen, jobbe i pysjamasen og spise lunsj når du vil.
Veteraner som har drevet fjernarbeid og jobbet hjemmefra, vet imidlertid at virkeligheten ikke er på langt nær så avslappende eller bedagelig. Det kan være veldig vanskelig å finne samme arbeidsrytme hjemme som på kontoret. Kanskje har du ikke engang et skrivebord hjemme, eller du blir lett distrahert av kjæledyr, familiemedlemmer – og klesvask!
Det kan også være veldig vanskelig å koble fra jobben når du jobber hjemmefra. Det er fordi å jobbe hjemmefra kan ha en psykologisk innvirkning på livet ditt når hjemmet ditt knyttes uløselig til jobb.
Med de riktige vanene kan du imidlertid sørge for at du utmerker deg ved å jobbe hjemmefra mens du holder hjemmelivet adskilt.
Skape arbeids- og ikke-arbeidsområder
Først og fremst trenger du det rette arbeidsområdet. Mens du slapper av i sengen når du er på en bærbar datamaskin, kan det høres attraktivt ut, men det å ikke ha riktig arbeidsmiljø kan virkelig påvirke fokuset ditt.
Pek ut et bestemt sted i huset som din egen kontorplass, der du virkelig kan fokusere eller fordype deg i arbeidet. Det kan ganske enkelt være et hjørne av et soverom eller til og med en stol ved kjøkkenbordet du vanligvis ikke bruker.
Uansett hva det er, bør det være et sted du vanligvis ikke bruker hjemme, slik at du psykologisk kan koble dette rommet til en jobbmentalitet i stedet for bare å slappe av hjemme. Dette kan være til stor hjelp når det gjelder å sette seg ned og komme inn i flyten, og også med å legge arbeidet til side på slutten av dagen.
Forsikre deg om at du er godt utstyrt
Utstyr kan ofte være en ettertanke helt til den dagen du sitter fast på sofaen med bare den bærbare datamaskinen din og en rekke faner eller dokumenter åpne på én skjerm.
Når du jobber hjemmefra, trenger du et teknisk oppsett som lar deg jobbe slik du vanligvis ville gjort på kontoret. Enten det er en ekstra skjerm, en separat mus og et tastatur eller bare et ordentlig skrivebord, er det viktig å ha de riktige verktøyene. Hvis du skal jobbe hjemmefra regelmessig, er det i din arbeidsgivers interesse at du er rustet til å gjøre det.
Sjekk arbeidsgiverens retningslinjer for utstyr og arbeid hjemmefra, og sørg for at du har alt du trenger. Selv om dine behov vil variere avhengig av hvilken rolle du har, kan det lønne seg å sjekke om noe av det følgende er nødvendig i din daglige funksjon, og om du har tilgang til dem hjemme:
- Skjermer
- Mus
- Tastaturer
- Visningsadaptere/skjermkabler
- Personvernskjermer
- Hodetelefoner
- Stativ for bærbar
- Ladere
- Ergonomisk stol
Husk at dette også inkluderer å ha de riktige filene og Internett-orbindelse. Hvis du ikke har tilgang til bedriftens nettverk hjemmefra av en eller annen grunn, må du fortsatt være i stand til å jobbe.
Med filer lagret i Dropbox kan du enkelt arbeide eksternt offline fordi du kan velge filer som skal lagres både lokalt og i nettskylagringen. Når du går offline, vil filene dine være klare til bruk, og de vil også synkroniseres med de elektroniske versjonene når du er online igjen. Du trenger ikke å bekymre deg for å være uten nettilgang, selv om det betyr at du har én unnskyldning mindre for å bli tidlig ferdig.
Hold planen for arbeidet ditt
Etter at du har konfigurert hjemmekontoret, er det på tide å komme seg på jobb. En vanlig feil når du begynner å jobbe hjemme, er at du kan velge å bytte inn tiden du pendler mot litt ekstra søvn. Saken er den at å rulle ut av sengen og rett ut i jobb kan være ganske opprivende.
For å komme godt i gang, sørg for at du gjør deg klar som om du var på vei inn på kontoret - selv om det er en uformell dag. Når du skaper ritualer for å gå inn og ut av arbeidsmodus, blir du mentalt klar - på samme måte som pendling ville forberede deg på dagen.
Og hvis du planlegger det riktig, kan du ta litt kvalitetstid for deg selv med en tur med kaffen din (eller hunden din) før du slår deg ned for å takle dagen din på arbeidsområdet ditt hjemme.
Ta pauser
Når du er i flyten, bør du også sørge for å ta pauser. Vanlige dager på kontoret er fylt med sårt tiltrengte turer til pauserommet for kaffe, komme ajour med kolleger ved skrivebordene deres og andre lette distraksjoner.
Selv om du sannsynligvis tar turer til kjøkkenet for å kjøpe kaffe og snacks, er det for lett å falle inn i en vane med å jobbe kontinuerlig uten nedetid når du jobber hjemmefra. Selv om fokuset ditt kan bli bedre ved å jobbe hjemmefra uten andre i nærheten, trenger du fortsatt ekstra tid til å ta pauser og slappe av – og du bør ta disse pausene.
Avslutte arbeidsdagen
Kritisk for å jobbe på hjemmekontoret er å kunne forlate arbeidet ditt på slutten av dagen. Selv om det kan virke som om balansen din mellom jobb og privatliv forrykkes til fordel for privatlivet ved å jobbe hjemmefra, kan det ofte ha den motsatte effekten.
Når du kan jobbe effektivt hjemme, må du sørge for at du kan koble deg fra jobben. Fastsett et tidspunkt for å avslutte arbeidsdagen, akkurat som du ville gjort på kontoret.
Det er det samme som når du starter dagen: Du trenger et ritual for å hjelpe deg med å roe deg ned og komme ut av arbeidsmodus. Lett trening eller lesing er vanlige metoder for å trappe ned, men sørg for at du finner det som fungerer best for deg. Dette er avgjørende, ikke bare for å slappe av og komme seg før neste dags arbeid, men for at du skal kunne nyte et sunt, personlig liv som er helt adskilt fra jobb.
Hvordan holde kontakten med teamet ditt eksternt
Selv om du og teamet ditt jobber hjemmefra, er det viktig å holde dere like tilkoblet og oppdatert som om dere var på kontoret.
Mange er allerede vant til å jobbe med eksterne ansatte eller kolleger på forskjellige kontorer eller steder, og er klar over hvor viktig god kommunikasjon er for eksterne team. For andre kan det imidlertid være ensomt å jobbe hjemmefra.
Når nyhetens interesse om ikke å måtte gå på kontoret avtar, kan det ofte bety at du bruker mye tid alene - eller deler arbeidsområdet med familien. Det er viktig at du fortsetter å finne innovative og effektive måter å kommunisere med teamet på som også fungerer effektivt for deg i situasjonen du er i.
Bruke delte verktøy for å samarbeide
Den beste måten å jobbe tett med kollegene dine på når dere jobber separat, er å bruke digitale verktøy.
Ved å jobbe i delte, smarte arbeidsområder kan alle i teamet ditt jobbe direkte sammen samtidig som de holder seg oppdatert på prosjekter. I Dropbox Paper kan du dele dokumenter med teamet ditt og jobbe med dem sammen på nettet, uten å måtte sende e-post eller slå sammen filer.
Hvis noe må gjøres, kan du ganske enkelt nevne et av teammedlemmene dine i en relevant del av dokumentet for å varsle dem. Det er en enklere og mer effektiv måte å holde kontakten med teamet ditt og samarbeide bedre – både på og utenfor kontoret. I tillegg er det en fin måte å redusere møter og e-poster på.
Gjøre møter til videokonferanser
Mens det å arbeide hjemmefra sikkert vil fjerne mange unødvendige møter i timeplanen din, kan det også gjøre de som betyr noe mer utfordrende. Noen samtaler har historisk sett vært bedre ansikt til ansikt enn en telefonsamtale, og det kan også være subtil samhandling eller nyanser som man savner når man jobber hjemmefra. Bruk av videokonferanser kan imidlertid virkelig bidra til å bygge bro over det gapet.
Enten det er et møte med alle ansatte i bedriften eller en prosjektsynkronisering med en kollega, gjør videomøter mer effektive og holder deg visuelt og hørbart koblet til teamet ditt. Med apper som Microsoft Teams og Google Meet integrert i Dropbox er det enkelt å sette opp videokonferanser eller bruke dem som en vanlig del av det vanlige arbeidet ditt. Hvis noen raskt vil diskutere noe i et dokument, kan du hoppe inn i et møte direkte fra Dropbox ved hjelp av verktøyene teamet ditt allerede bruker.
Bruke felles chattekanaler
Vi vet alle at teknologi gjør det naturlig for medlemmer av teamet ditt eller deler av organisasjonen din å holde seg for seg selv – enten de er på kontoret eller ikke.
En måte å oppmuntre til og forbedre kommunikasjon på er å bruke programvare for direktemeldinger på kontoret, som Slack. Selv om det bidrar til å skape en følelse av at kommunikasjonen mellom individuelle teammedlemmer haster, åpner det også for nye muligheter til å kommunisere og sosialisere med andre kolleger.
Si mer, ikke mindre
Når du ikke stadig støter på lagkamerater i gangene eller i lunsjpausen, er det mye verdifull sosial interaksjon som plutselig er borte. Den beste måten å imøtekomme mangelen på fysisk kommunikasjon på kontoret er rett og slett å kommunisere mer mens du ikke er der.
Gjør ditt ytterste for å avtale innsjekkingsmøter med teammedlemmene dine for å diskutere pågående prosjekter – ved hjelp av verktøy som Slack, som integreres direkte med Dropbox. Og husk at det ikke alltid trenger å være jobb – ikke vær redd for å bare ta kontakt med kolleger på nett, slik du ville gjort på kontoret. De fleste programvarer for direktemeldinger for kontoret har emojier og GIF-tastaturer for å gjøre samtalene dine litt mer muntre. I Dropbox kan du til og med bruke emoji i dokumenter for å gi samtalene dine et varmere og mer personlighet.
Gleden ved å jobbe hjemmefra
Selv om det i begynnelsen kan virke skremmende for noen, er det en grunn til at så mange allerede velger å jobbe hjemmefra i dag. Det er ingen pendling, tidsplanen er fleksibel, og du kan nyte friheten til å være hjemme hos deg selv, med mer tid for deg og dine nærmeste. Det aller beste? Med riktig tilnærming og verktøy er det ikke vanskelig å få tak i hva som gjør det så attraktivt for så mange telependlere. Med et skikkelig hjemmemiljø og sterke forbindelser med kolleger på nettet, kan overgangen til å jobbe hjemmefra være enkel og hyggelig - en du kanskje ikke vil gi opp.
