Endelig! Etter flere måneder med mye fram og tilbake, tilbud, endringer av tilbud, endringer av endringene, møter med markedsføringsteamet, møter med ledelsesteamet, møter med alle, videosamtaler og en siste samarbeidsøkt ansikt til ansikt for å få detaljene og håndtrykket på plass, har det kreative byrået ditt fått en ny kunde. Det er en stor konto, mye skal skje og det føles supert å ha landet den.
Men nå starter den virkelige jobben.
Første trinn: Få en effektiv kundeinnføring slik at ressurser og arbeid kan flyte smidig fram og tilbake. En smidig og effektiv innføringsprosess danner et godt grunnlag for å bygge opp et vellykket prosjekt. En ny kunde vil bli imponert over hvor enkel, gjennomtenkt, solid og smidig opplevelsen er. Teamet kan være sikre på at de har alt de trenger for å komme i gang, og at systemer for å sende og motta flere filer og mapper er på plass. De kan også være sikre på at de kan finne og få tilgang til det de trenger når de trenger det, med sikkerhetsrutiner som forhindrer datalekkasje.
Dette er noen strategier for å få en så smertefri kundeinnføring som mulig.
Standardiserte kontrakter og underskriftsprosesser
Noe av det mest spennende med å vinne nye verk? Å signere kontrakten som gjør det offisielt. En av de verste delene? Oppretting av kontrakten.
Med Dropbox Sign-maler er det imidlertid enkelt å opprette en standardisert kontrakt én gang, og deretter bruke den om og om igjen. Det er også lurt å utvikle maler for de forskjellige typer tidsplaner som organisasjonen din bruker ofte. Det er et velprøvd og pålitelig plug-and-play-system som gjør det enkelt å registrere nye kunder.
(Og når vi snakker om det, hvorfor ikke bruke Dropbox Paper-maler til kreative utkast, videoproduksjon og andre ting også? Den typen slitsomt arbeid trenger ikke å være så, vel, slitsomt.
Lag en velkomstguide som viser hva kunden kan vente seg
En ny klient er som et nytt forhold: begge parter er spente på fremtiden, men også skeptiske til hvor ting kan gå.
Da er det viktig å få en god start på forholdet ved å lage en velkomstguide som viser hva kunden kan vente seg. Den kan inneholde informasjon om hvordan organisasjonen jobber og om prinsipper, og kanskje noe som gir en god start og en avslappet tone.
Send det sikkert, og gå deretter gjennom veiledningen. Ikke glem å inkludere sjekklister slik at klienten forstår veien videre.
Be om og motta filer (som legger seg der de skal)
Når du registrerer en klient, er det sannsynlig at du trenger filer fra dem. Kanskje det betyr noen av deres eksisterende eiendeler, eller kanskje det bare er en datadump med informasjon som teamet ditt kan undersøke.
Med filforespørsler kan teamet ditt be om spesifikke filer, og klienten kan laste dem opp til kontoen din, selv om de ikke har Dropbox selv. Bare opprett en ny forespørsel, skriv inn noen få detaljer, velg mappen der filene skal lastes opp, sett en frist og send forespørselen av gårde. Forespørsler kan redigeres i etterkant i tilfelle du trenger å endre informasjonen.
Bare vent til filene kommer, så lukker du anmodningen.
Ikke glem datasikkerheten
I sin natur vil onboarding av en ny klient innebære et visst nivå av proprietære data som deles mellom partene, og deretter lagres på noen få steder. Ingen ønsker å se at data lekker ut i verden, så det er viktig å opprettholde sikkerheten.
Dropbox sikrer informasjon på flere måter. Filer blir kryptert med 256-bit avansert krypteringsstandard for å beskytte data som overføres mellom Dropbox-apper og Dropbox-servere, og sikkerheten blir hele tiden sjekket for sårbarheter. Med passordbeskyttelse fra Dropbox får kun de som har passordet tilgang til filen eller mappen. Angir du en utløpsdato for en kobling, fungerer koblingen kun i en gitt tidsperiode.
Innføring av en ny kunde kan – og bør – være smertefritt. En gjennomtenkt og godt forberedt prosess går nærmest av seg selv. Ved å følge trinnene over, kan et byrå gå raskt gjennom innføringsprosessen og komme i gang med det faktiske, kreative arbeidet. Det er tross alt det som er gøy!
