Prosjektledelse er komplisert, men ett av de viktigste trinnene er også ett av de enkleste: å utarbeide prosjektbeskrivelsen. Dette dokumentet beskriver målene, leveransene, oppgavene og fristene i et prosjekt, og det fungerer som en fremdriftsplan for alle involverte.
I denne artikkelen skal vi forklare hva en prosjektbeskrivelse er, hvorfor den er viktig, og hvordan du skriver en prosjektbeskrivelse som gjør at du har full kontroll over prosjektene dine.
Hva er en prosjektbeskrivelse?
En prosjektbeskrivelse angir hvor mye tid og arbeid som kreves for å fullføre et bestemt prosjekt. Det innebærer å definere prosjektets budsjett eller kostnader, mål, leveranser, oppgaver og frister.
Når du vet hva som inngår i prosjektet, kan du og teamet ditt samarbeide om å beskrive dette – før dere begynner å jobbe på prosjektet.
Det formelle produktet av denne prosessen er en prosjektbeskrivelse som kan signeres og lagres, og som det er lett å slå opp i. Dette dokumentet bidrar til å understøtte prosjektledelsesprosessen og gi relevante parter rimelige forventninger.
Hvorfor er prosjektets omfang viktig?
Prosjektbeskrivelsen er viktig av flere grunner. Den hjelper deg med å:
fastsette mer rimelige og oppnåelige prosjektmål
forbedre effektiviteten
stille opp rimelige budsjetter eller bedre kostnadsoverslag for teamet dit
formulere hva som inngår i prosjektet for relevante parter, slik at det er enklere for dem å forstå og vise tilbake til
sørge for at alle teammedlemmer fokuserer og jobber sammen mot avtalte formål eller prosjektleveranser
hindre at prosjektet eser ut over det avtalte omfanget
stille opp en fremdriftsplan som prosjektledere eller -eiere kan bruke til å planlegge og delegere oppgaver blant teamet
Slik skriver du en prosjektbeskrivelse
Det er ikke vanskelig å skrive en prosjektbeskrivelse, men det er viktig å følge noen enkle trinn for å sikre at dokumentet er uttømmende og effektivt.
1. Definer prosjektmålene
Et vellykket prosjekt trenger et overordnet formål: Hvorfor gjennomføres prosjektet, og hva er neste skritt i arbeidet? Det bidrar også til at alle er fokusert og jobber mot et felles mål.
Å definere hva du ønsker å oppnå gjennom hele prosjektets livssyklus gir viktig kontekst for deg, teamet ditt og interessentene dine. Dette bør være det første trinnet i enhver prosjektplanleggingsprosess, da det gir klarhet til senere trinn i å ferdigstille prosjektets omfang.
Uten et klart mål kan det være lett at prosjektet kommer ut av kurs eller mister formålet av syne.
2. Få innspill fra teamet ditt
Teamet ditt er den viktigste ressursen og kunnskapskilden du har. Det er teamet ditt som sitter med den relevante erfaringen, og som kan fortelle deg hvor lang tid de forskjellige oppgavene vanligvis tar, og hvordan forskjellige leveranser er knyttet til hverandre. Be teamet ditt om innspill som gjelder
realistiske tidsperspektiver og mål
forventninger til prosjektet, særlig når det gjelder tilbakemelding fra teamet ditt
utelukkelser – har en berørt part bedt om noe som vanligvis ikke hører med til et slikt prosjekt?
Med teamets innspill blir det mye enklere å sette milepæler for prosjektet og en rimelig plan eller tidslinje.
Verktøy som Dropbox Paper gjør det enkelt for prosjektteamet ditt å samarbeide om omfangsdokumenter. Teammedlemmer kan legge til kommentarer for å stille spørsmål direkte i Paper-dokumentet, noe som forbedrer kommunikasjonen og gruppens forståelse av prosjektet som vurderes.
Og når teamet ditt jobber sammen i Dropbox, oppbevares alt prosjektrelatert materiale trygt på ett sentralisert sted.
3. Definer prosjektets milepæler og veikart
Milepæler sørger for en klar prosjektstruktur og er noe av det viktigste du jobber med. De fungerer som kontrollposter som gjør at partene kan følge med på fremdriften og sikre at prosjektet er i rute.
Interessenter kan se i prosjektets omfangsdokument for å få klarhet i når viktige deler av prosjektet skal leveres, når møter skal avholdes og andre viktige trinn i prosjektet. Du kan deretter kartlegge dette på en tidslinje eller et veikart med tydelige start- og sluttdatoer for prosjektet som helhet, og tidsfrister for spesifikke oppgaver eller leveranser.
Å ha en oversikt over milepæler eller tidsfrister kan også bidra til å forhindre omfangsutvikling – når prosjektkrav eller leveranser begynner å øke over tid og overstiger det opprinnelige prosjektomfanget. Med en tydelig arbeidsflyt og prosedyre for prosjektlevering og godkjenning, kan prosjektinteressenter bedre identifisere potensielle risikoer eller problemer tidlig og gjøre justeringer i veikartet før ting eskalerer.
For å få fortgang i prosessen med å avgrense prosjektet, har Dropbox Paper en rekke gratis maler som er klare til bruk for en rekke forskjellige prosjekttyper – fra lanseringsplaner og produktveikart til innholdskalendere og videoproduksjonsplaner.
4. Organiser relevant informasjon
Når du har innhentet alle opplysninger og innspill fra dem som skal jobbe på prosjektet, er det på tide å sy det hele sammen i prosjektbeskrivelsen.
Viktige detaljer som skal inkluderes:
prosjektnavn og -beskrivelse
frist
prosjektleder eller -eier
andre teammedlemmer som jobber på prosjektet, og deres roller og oppgaver
prosjektmål
leveranser
oppgaver som er en del av omfanget
oppgaver som ikke er en del av omfanget
begrensninger og hensyn
eksisterende ressurser
Beste fremgangsmåter for bruk av prosjektbeskrivelsen
Når du skal utarbeide en prosjektbeskrivelse, finnes det visse såkalte beste fremgangsmåter du kan følge for å sikre at prosessen er effektiv. Disse inkluderer:
Vær så spesifikk som mulig i opplysningene om prosjektomfanget, og ta med målbare tiltak for rapportering om hvorvidt prosjektet er en suksess.
Fastsett først viktige elementer som formål og leveranser, og jobb deg deretter bakover for å finjustere prosjektplanen og ressurshåndteringen.
Lær av tidligere prosjekter for å sikre at prosjektbeskrivelsen blir så god som mulig.
Gjør det så enkelt som mulig å få med relevante parter på laget ved å gjøre det klart hvilke begrensninger eller utelukkelser og resultater som gjelder for prosjektet.
Klar og effektiv prosjektbeskrivelse – hver gang
Dropbox er det ideelle sentraliserte steder for å lagre, få tilbakemelding om og administrere prosjektfiler. Bygg tillit hos relevante parter ved å dele prosjektoppdateringer og -fremdrift raskt og holde dem involvert gjennom hele prosjektets livssyklus.
Ved å ha alt på ett sted kan du og teamet ditt effektivisere prosjektledelsesprosessen og bruke mer tid på å fokusere på å utvikle og gjennomføre en solid prosjektstrategi – og mindre tid på å jage etter dokumenter eller bekymre seg for hvor prosjektmaterialene deres er lagret.
Se relaterte ressurser
Hva er planleggings-, utførelses-, kontroll- og korrigeringssyklusen (PDCA)?
Uansett hvilken bransje du jobber i, er det å overvinne utfordringer en daglig oppgave. Oppdag hvordan du kan gjøre problemløsningsprosessen din mer raffinert – og mer tilfredsstillende – ganske enkelt ved å bruke PDCA-syklusen.
