Så ... hva er en enkelt sannhetskilde?
Single source of truth (SSOT) er et begrep som brukes om praksisen med å samle alle forretningsdata på ett sted. Tanken er at alle i bedriften deretter kan ta viktige forretningsbeslutninger basert på gjensidig tilgjengelige data. Det betyr at det ikke finnes arbeidssiloer som hindrer folk i å få vite viktig informasjon. Hvis bedriften din arbeider ut fra én enkelt versjon av sannheten, vil ingenting være skjult for noen, og alle vil være på samme bølgelengde. Ved å oppbevare dokumentene dine på et sentralt sted, kan du unngå at du og kollegene dine går seg vill i flere versjoner av sannheten/den samme filen.
Å forby løgnene
Det kan bare være bra hvis teamet ditt jobber med kunnskap om at ting ikke kan feies under teppet eller gå tapt for å forvirre admin. Det er også den mest optimale måten å håndtere dataene dine på, og avgjørende for om dataene kommer fra et titalls omnikanalretninger. Betrakt det som en tilstand av nirvana for all din virksomhets informasjon.
Kunnskap er makt, og å ha mer informasjon å dele med alle i teamet ditt vil resultere i større forretningsintelligens. "Sannhet" betyr ikke nødvendigvis at alle dataene du har lagt inn i den eneste kilden din må være nøyaktige, men at de, når de ses sammen, gir et mer sant innblikk i virksomheten din.
For eksempel kan det hende at merkevaren din har to hundre tusen følgere, som vist i beregninger på sosiale medier. Men når du kjører en undersøkelse, finner du ut at en fjerdedel av følgerne dine er i et land du ikke sender til, og at en god del av dem er roboter. Du trenger begge disse informasjonskildene for å få det beste helhetsbildet av merkevaren din, og for å finne ut hvordan du kan bøte på denne situasjonen. For eksempel, nå som du vet at de fleste av følgerne dine er internasjonale, kan du enten fokusere på lokale tiltak eller seriøst vurdere å utvide fraktdestinasjonene dine. Du har derfor klatret opp veien til forbedring av forretningsdriften.
Opplysning via datahåndtering
En SSOT kan bare oppnås hvis alle dataene dine er på ett sentralt sted og hvis du har passende prosesser som gjør at de holder seg oppdatert. Dere kan alle bli enige om å plassere dokumentene deres i én sentral mappe, men hva så? Du må være dedikert til denne ideen som selskap, og sørge for at data alltid er oppdaterte og klare til tilgang. Vurder å legge til følgende arbeidsflyter i forretningsprosessene dine:
Arbeid fra skyen
Skyen har bidratt til å transformere arbeidsplassen på uendelige måter. Det lar deg og teamet ditt få tilgang til dokumenter hvor som helst, og enda bedre, det kan være de samme dokumentene, ikke utdaterte versjoner.
Vurder interne veiledninger
Selvfølgelig kjenner teamet ditt bedriften og bedriftskulturen, og de opplever det hver dag de går inn døren (eller logger på). Tenk likevel på hvor mange ganger du har sendt en melding til en kollega med et spørsmål du vet du har stilt før. «Hvilket leveringsformat bør dette ha?» «Hvor skal jeg sende denne fakturaen?» «Har Bob fortsatt ansvaret for leverandørgjeld», og så videre. Bruk en dag eller to på å bygge opp en dokumentressurs som ikke handler om kundene dine eller markedet ditt, men om å gjøre det mulig for de ansatte å gjøre jobben sin bedre.
Gjør ting klart
Kvartalsmål, inntekter og teamkvoter kan være viktige, men å snakke om disse tallene er ikke alltid den mest engasjerende måten å presentere dataene på. Finn en bedre måte å vise bedriftens fremgang på, en som er lett å forstå og alltid oppdatert, slik at teamet ditt kan følge med på suksessen. Det kan være så enkelt som et delt dokument som inneholder oppdaterte mål til enhver tid og som teamet kan gå til når de vil sjekke fremdriften.
Tenk på det større bildet
Å ha data som er lett tilgjengelig for alle som trenger det, som i et datalager, handler ikke bare om bedriftskultur, det handler om bedre forretningsprosesser. Det er ikke bare kjerneteamet ditt som drar fordel av åpne kommunikasjonskanaler. Du trenger tross alt også interessenter og viktige beslutningstakere for å vite alt du vet fra hver datakilde du bruker. Åpenhet er viktig i dag, ikke bare i CRM og ting som samfunnsansvar, men også i måten ditt eget team ser på merkevaren, og hvordan det påvirker deres fortsatte lojalitet. Tenk på alt dette når du danner din sannhetskilde.
Å skape en kilde til sannhet
Alle team har sin egen måte å gjøre ting på. Dere har kanskje en enhetlig bedriftskultur og et generelt konsept for arbeidsprosesser, men økonomiteamet kan ikke bruke de samme arbeidsflytene som markedsføringsteamet. Ulike team vil se på bedriften og bedriftsdataene på helt ulike måter, og administrerende direktør vil igjen se det på en annen måte, fra et høyere perspektiv. I denne sammenhengen er én enkelt sannhetskilde upartisk. Den forhindrer også flere kopier av samme fil som skaper forvirring og tilbakeslag.
Dropbox kan hjelpe deg med å opprette en pålitelig kilde, slik at bare den nyeste informasjonen er tilgjengelig, siden alt oppdateres i sanntid. Med funksjoner som versjonshistorikk på Dropbox kan du se hva som er redigert og endret, og hvis du ikke liker den nye versjonen, kan du bare gå tilbake til den forrige. Hvis noe endres, vil andre teammedlemmer på filen bli varslet. Har du slettet noe fra den eneste sannhetskilden din ved et uhell og er redd for at du ikke kan få det tilbake? Det er det ingen grunn til. Dropbox lar deg gjenopprette filer som er slettet de siste 30 dagene. Da kan du være sikker på at det alltid er en vei tilbake hvis du er uheldig når du jobber med filene dine.
Du kan til og med sette opp automatiseringer for delte mapper i Dropbox. De standardiserer navngiving, sortering og tagging, noe som gir mindre rom for brukerfeil og minimerer arbeidet for teamet ditt.
Ulike team, forskjellige systemer, én sannhet
Så godt informert som du kanskje føler om ethvert team, prosess eller område i virksomheten din, er det alltid en mulighet for at det er mer i historien. Kanskje det betyr at din tilstedeværelse på nettet ikke er så organisk som du først trodde, eller at teamet ditt jobber fra en versjon av en fil du trodde var revidert for lenge siden. En SSOT er en forsikring mot alt det. Enten det er mennesker eller data som ikke viser et klart bilde, kan SSOT bringe sannheten frem i lyset og bringe merkevaren tilbake til virkeligheten.
Se relaterte ressurser
Hva er planleggings-, utførelses-, kontroll- og korrigeringssyklusen (PDCA)?
Uansett hvilken bransje du jobber i, er det å overvinne utfordringer en daglig oppgave. Oppdag hvordan du kan gjøre problemløsningsprosessen din mer raffinert – og mer tilfredsstillende – ganske enkelt ved å bruke PDCA-syklusen.
