Slik forbedrer du videokonferanseoppførselen

Hva er videokonferanser?

Videokonferanser er enhver form for telekommunikasjon mellom to eller flere personer via video og lyd. Fjernarbeidere og de som bor langt unna familie og venner er sannsynligvis allerede eksperter på videosamtaler. Og med det økende antallet mennesker som jobber hjemmefra og eksternt, blir det stadig vanligere å kommunisere med kolleger via videokonferanser.

Hvorfor trenger vi etikette for videokonferanser?

Med tanke på hvor allestedsnærværende programvare for videokonferanser er i dag, skulle man kanskje tro at riktig etikette ville være godt forstått nå. Selv om det vanligvis ikke er noe problem å FaceTime-samtaler med familiemedlemmer eller venner fra komforten av sengen din, er det ikke tilfelle med kommunikasjonsverktøy på arbeidsplassen – som Microsoft Teams – som krever større fremsyn for både anstendighet og effektivitet. Du er kanskje ekspert på å ha møter på kontoret, men den ekstra virtuelle barrieren med videokonferanser kan være en utfordring for noen.

Det kan være lett å bli distrahert eller miste fokus når du arbeider hjemmefra, og videokonferansemøter er ikke noe unntak. Selv om det kan være søtt når hunden til et teammedlem vandrer inn i rommet, kan den elskelige valpen også være litt distraherende. Det samme gjelder uengasjerte deltakere som tydeligvis ikke lytter eller tar hensyn til møtet.

Grunnregler for etikette for videokonferanse

Det første steget for å ha produktive videosamtaler er å sørge for at de fungerer, både fra et teknisk og et menneskelig perspektiv. Så, for å sikre at du får mest mulig ut av videomøter med kollegene dine, har vi satt sammen en sjekkliste med noen av de viktigste tipsene for etikette i videosamtaler:

Kontroller internettet ditt og maskinvaren på forhånd

Du vil se og føle deg hjelpeløs og uprofesjonell hvis du prøver å starte et møte, og mikrofonen eller webkameraet ditt ikke fungerer. Når du har planlagt et møte på forhånd, må du alltid sørge for at oppsettet for videokonferanser fungerer på forhånd - ikke to minutter før møtet starter. Kontroller den innebygde mikrofonen eller hodesettet ditt for å sikre at det er oppdaget av programvaren din.

Du bør også teste om Internett-forbindelsen din kan opprettholde en videokonferanse. Du ønsker ikke å bli avskåret i et kritisk øyeblikk eller midt i samtalen.

Hvis tilkoblingen din sliter, lar mange apper deg begrense kvaliteten på videoen du mottar eller slå den av slik at du fortsatt kan delta hørbart. Selv om du ikke er på videoen med alle andre, er det viktigste å være i stand til å engasjere seg og følge med. Husk at noen mennesker kan velge bort videoalternativet av forskjellige årsaker, spesielt hvis de er i et delt rom med barn eller kjæledyr, eller hvis de rett og slett ikke vil bli sett på det øyeblikket. Det er også greit.

Kle på deg

Vi har alle gjort det minst én gang: Rullet rett ut av sengen og inn på den bærbare datamaskinen til teammøtet kl. 09.00. Å delta på et videomøte i pyjamas er imidlertid kanskje ikke det beste utseendet for deg som en profesjonell person. Hvis du vil bli tatt seriøst i en videokonferansesamtale, må du kle deg for den. Selv om du ikke nødvendigvis trenger å kle deg i formelle arbeidsklær, må du sørge for at du er velkledd nok til å bli sett av teammedlemmene dine. Ikke bare vil du se ut som du bryr deg, å bruke noe annet enn joggedrakt kan virkelig hjelpe deg å komme i riktig sinnelag for å ha en produktiv og fokusert samtale med kollegene dine.

Finn ditt stille sted

Ikke alle har et dedikert privat kontor for å hjelpe dem med å jobbe hjemmefra, men det er viktig at du kan finne eller skape et stille rom for videokonferanser. Selv om du ikke anser familie, romkamerater eller kjæledyr som vandrer omkring som distraherende mens du jobber, vil noen av deltakerne gjøre det. Så når du setter deg ned for en videokonferanse, må du sørge for at du er på et sted der det er ikke er sannsynlig at noen vil vandre inn eller forstyrre deg. Du vil kunne holde fokus på kollegene dine mens de snakker og fjerne bakgrunnsstøy når du snakker.

Ram inn scenen

Nå som du er påkledd og på et privat sted for videosamtalen, vær oppmerksom på omgivelsene dine og hvordan de ser ut på kameraet.

Forberedelsene dine spiller ingen rolle om det er for mørkt for kollegene dine å se, eller om alt de ser på er en haug med skitten oppvask i vasken. Ta deg et øyeblikk til å rydde og sette i stand plassen rundt deg. Åpne gardinene eller slå på lysene, eller hvis problemet er den visuelt ustelte innredningen, bruk en grønn skjerm eller virtuell bakgrunn for å skjule den. Med Google Meet kan du for eksempel gjøre bakgrunnen uskarp eller erstatte den med et bilde eller en video – uten behov for grønn skjerm.

Bruke demping hvis du ikke snakker

Når møtet ditt er endelig i gang, er demping av mikrofonen din når du ikke snakker, en av de viktigste aspektene ved etiketten for videosamtaler. Selv om du har funnet et rolig sted for møtet ditt vil mikrofonen din fortsatt registrere at du beveger deg rundt, hoster eller begynner å skrive.

Det siste du vil er at noen skal gjenta seg på grunn av et utilsiktet avbrudd, eller kniper deg i at du, uansett hvor kort det varer, arbeider med noe annet midt i møtet. Programvare for videokonferanse har i de fleste tilfellene en dempingsknapp for deg selv eller samtalen - bare sørg for å slå på lyden igjen når du snakker.

Se på kameraet

Når du er i en videosamtale, kan det virke mest fornuftig å se på videostrømmene til de andre menneskene på møtet. Men hvis du vil at andre i samtalen skal fokusere på deg når du snakker, bør du se direkte inn i kameraet.

Selv om du ikke kan se kollegene dine, vil det å se på kameraet hjelpe å replikere følelsen av ansikt-til-ansikt-kommunikasjon, slik at de følger med og virkelig lytter til hva du sier. Hvis du vil se dem mens du snakker, plasserer du videoen på skjermbilde rett ved siden av kameraet slik at begge er i øyehøyde. Dette er ikke noe problem for de fleste bærbare datamaskinene, men du må kanskje variere oppsettet ditt hvis du jobber på et skrivebord.

Vær oppmerksom og hold fokus

Når du først er i videokonferansen, er det viktigste du kan gjøre å fokusere på møtet du har. Det er mye enklere å avbryte et møte mens man har videokonferanser enn på kontoret. Dette betyr at det er ditt ansvar å sørge for at du deltar som om du var på kontoret, selv om du sitter på soverommet ditt på den bærbare datamaskinen.

Du kan holde fokus på samme måte hjemme som på kontoret: Notater kan for eksempel hjelpe deg å ta til deg og svare på det som blir diskutert. Du må imidlertid også unngå fristelsen til å bytte mellom faner til andre aktiviteter eller bare se på telefonen. Selv om du tror du er flink til å multitaske, vil du ikke få mye ut av møtet hvis du blir distrahert.

Hvordan videokonferanse effektivt

Når du har lært deg grunnleggende videokonferanseetikette, bør du ikke ha noen problemer med å sette opp og gjennomføre videosamtaler med kollegene dine. Men akkurat som når du er på kontoret, krever det litt mer innsats å gjøre videomøtene effektive og tiden produktiv. Så hvis du planlegger møter med kolleger, må du sørge for at du har alt du trenger. Tenk på hvordan du kan engasjere eksterne møtedeltakere.

Sett alltid en agenda

Det første trinnet for å gjøre ethvert møte effektivt, på eller utenfor kontoret, er å ha en definert agenda. Dette alene er en lang vei for å gjøre videokonferansen din til en suksess.

Med møteagenda-malen tilgjengelig i Dropbox, er det enkelt og raskt å sette sammen en agenda som kan deles og som inneholder de viktigste punktene for møtet. De som er invitert til møtet, men ikke kan delta, vil også kunne se dette dokumentet i etterkant.

Dele filer og informasjon før møtet

Hvis du forventer innspill og samarbeid fra teamet ditt i en videosamtale, er det viktig å gi dem konteksten til å gjøre det. Selv om du kanskje bare kan sende rundt et ark eller skrive på en tavle på kontoret, krever videokonferanser mer planlegging på forhånd.

Forbered og del filer eller dokumenter du trenger før møtet, slik at kollegene dine ikke må gjette. Når dere er på linjen, kan dere også dele skjermen for å gå gjennom dokumentet sammen, slik at alle er på samme side. Enda bedre, dere kan deretter dele filen fra Dropbox inn i videomøtet, hvor teammedlemmer kan legge til i den i sanntid.

Send ut invitasjoner på forhånd

På kontoret kan det å få folk inn i et møterom bare bety å gå bort til skrivebordet deres og spørre om de har 10 minutter. Det kan imidlertid være mye vanskeligere å få folks oppmerksomhet når man jobber hjemmefra, selv når man bruker Slack eller andre chattapper på kontoret.

Hvis du vil at mennesker skal møte opp til videokonferansen din, må du gi dem beskjed på forhånd. Hvis du ikke gjør det, er det sannsynlig at de ikke vil være ved skrivebordet sitt og ikke har hatt tid til å lese agendaen. Gi alle tiden de trenger for å forberede seg på videokonferansen, og du vil sette opp deg selv - og hele teamet ditt - for å lykkes.

Samarbeid via videokonferanse

Med eksterne team som blir langt vanligere, er videosamtaler ikke bare en erstatning for et møte lenger; de blir normen for mange virksomheter. Og med videokonferanser som spiller en større rolle i både vårt personlige liv og arbeidsliv, er det viktig å bruke teknologien riktig.

Så neste gang du planlegger et videomøte klokken 10, bruk våre retningslinjer for videokonferanser, slik at møtet blir en suksess. Å forberede seg til en videokonferanse vil bidra til å engasjere teamet ditt til å delta, og til syvende og sist styrke samarbeidet på nett mens dere jobber eksternt.