I juli 2021 publiserte The Atlantic en artikkel med tittelen«Hvorfor ledere frykter en fremtid medfjernarbeid». Den utfordret de etablerte normene for arbeidsplasskultur, og presenterte et argument for at vi er vitne til en uunngåelig utvikling av våre arbeidsvaner.
Artikkelen gjorde et stort inntrykk da den ble publisert, og fanget oppmerksomheten til arbeidere på begge sider av ledelsen. Det traff en nerve på et tidspunkt da arbeidstakere ønsket å beholde retten til å jobbe fleksibelt, mens mange ledere forsøkte å få arbeidsstyrken tilbake internt.
Selv om globale nedstengninger kan være en saga blott, raser debatten om fjernarbeid fortsatt. På den ene siden ser vi at noen av verdens mest anerkjente selskaper håndhever en policy om å returnere til kontoret. Et fremtredende eksempel på dette fanget overskriftene i juni 2022, da Elon Musk ba Tesla-ansatte om å returnere til kontoret, ellers risikere å bli oppsagt fra selskapet.
I mellomtiden har arbeidsgivere som går inn for fjernarbeid fått et bredere utvalg av kandidater når de skal ansette nye medarbeidere, fordi de ikke trenger å begrense seg til nærområdet.
Så da blir spørsmålet – ettersom fjernarbeid får stadig større fotfeste i moderne arbeidskultur, hvordan kan ledere og team bruke det som en mulighet til å samarbeide mer effektivt enn noensinne?
I denne omfattende veiledningen til full utnyttelse av fjernarbeidsløsninger, ser vi nærmere på dette.
Har fjernarbeid kommet for å bli?
La oss komme rett til saken – hvis du håper å finne bevis på at fjernarbeidseksperimentet er over og at en massetilbakeføring til kontoret er på vei, vel, dakommer du sannsynligvis ikke til å finne det.
Som tidligere nevnte artikkel i The Atlantic spådde, er fjernarbeid fortsatt en fast del av arbeidskulturen.
Og ærlig talt, dette gir mening. Gitt fordelene det gir ansatte, som redusert eller ikke-eksisterende pendling, mer komfortable arbeidsmiljøer, bedre balanse mellom arbeid og fritid og mer – er det ikke rart at så mange har valgt å holde seg til en fjernarbeidskultur eller en hybrid arbeidskultur.
I tillegg gjør mulighetene til moderne teknologi det enkelt å utføre oppgaver eksternt, når de tidligere krevde at en ansatt var kontorbasert. Med Dropbox produktivitetsverktøy har det for eksempel aldri vært raskere å dele og samarbeide om prosjekter eksternt.
Selv om ingen kan være sikre på hva fremtiden vil bringe, er det vanskelig å forestille seg en retur til den tradisjonelle kontorhverdagen.
Slik drar bedrifter nytte av medarbeidere som jobber eksternt
Det er ikke bare de ansatte som kan dra nytte av fjernarbeid, men også bedrifter og ledere.
Dette er noen av fordelene for arbeidsgivere som legger til rette for fjernarbeid:
Reduserte faste kostnader – med færre personer på kontoret, kan du velge et mindre og rimeligere kontormiljø.
Tilrettelegging for vekst – med eksterne medarbeidere kan bedrifter utvide raskere, selv utover gjeldende geografiske begrensninger, uten å gå til anskaffelse av mer kontorplass.
Samarbeid mer– skybaserte samarbeidsverktøy gjør det enkelt for team å jobbe med dokumenter samtidig, mens de diskuterer dem via samtaler eller andre tilbakemeldingskanaler.
Hvis det er så mye å vinne, hvorfor er enkelte bedrifter avventende?
Derfor lar ikke alle bedrifter medarbeidere jobbe hjemmefra
Det er en rekke årsaker til at en bestemt leder eller bedrift kan være nølende til å tillate fortsatt arbeid hjemmefra, og de kan variere i hvert enkelt tilfelle.
Disse opplevde utfordringene kan vanligvis grupperes i følgende tre temaer:
- Kontrollbehov – ledere synes det er vanskeligere å holde oversikt over og stole på team som jobber eksternt.
- Synligheten til ansatte – og hvordan det virker inn på ros, forfremmelser og velvilje.
- Kultur – kan team som ikke møtes personlig knyttes sammen eller samarbeide på en effektiv måte?
Slik berettiger du jobbing hjemmefra
Ønsker du å introdusere eksternt eller fleksibelt arbeid for teamet ditt?
Enten det er kollegaene dine, lederne eller deg selv du vil overbevise, er den beste måten å berettige fjernarbeid på å tydeliggjøre fordelene samtidig som du forsikrer om at bekymringene vi nevnte i forrige avsnitt er ubegrunnede.
Mest spesielt kan det hjelpe å presentere løsninger som en del av et handlingsvennlig forslag. Med dette i tankene er nettskybasert teknologi – sammen med produktivitetsarbeidsflytene den muliggjør – ryggraden i effektiv fjernarbeid.
La oss bruke et eksempel for å illustrere dette – det nærmer seg slutten av en lang uke, og en stor ny forretningspitch har nettopp landet på skrivebordet ditt. Det er en for god mulighet til å gå glipp av, men hvis du skal overholde fristen, trenger du en spesialist fra hver avdeling i selskapet til å bidra i løpet av de neste 24 timene. Med deres travle timeplaner og så kort varsel, vil det være umulig å få dem alle i et rom for å samarbeide – gå inn i nettskyteknologi.
Med en skybasert løsning som Dropbox kan du opprette ett enkelt dokument med en tydelig beskrivelse og klientkontekst i innledningen, etterfulgt av en seksjon for hvert teammedlem med et kort sammendrag av hva du trenger at de skal produsere.
I stedet for at hvert teammedlem jobber isolert og deretter prøver å samle alle versjonene som sendes på e-post, kan du ha én sentral fil som hele teamet jobber parallelt med.
Dette gjør det ikke bare enklere å prosjektlede, men lar hver bidragsyter se alle andres pågående arbeid, og deretter skreddersy sitt eget budskap. I dette tilfellet tillater fjernarbeidssystemer mer effektivt samarbeid enn tidligere mulig.
Leter du etter mer inspirasjon? Du finner ytterligere beste praksis og tankelederskap i vår dedikerte samling av ressurser for fjernarbeid for ledere.
Strategier for å lykkes med fjernarbeid
Nettskyteknologi kan legge til rette for å lykkes med fjernarbeid på flere måter.
Fjernsamarbeid om dokumenter
Med skylagring og samarbeidsområder som Dropbox Paper er det enkelt for team å samarbeide om dokumenter i sanntid.
Med funksjoner som tilbakemeldinger direkte i teksten, sammenkobling av kalenderhendelser og dokumenter og avanserte delingskontroller, er det enklere enn noensinne å gjøre en best mulig jobb – sammen.
Ledelse av medarbeidere som jobber hjemmefra
Å lede ansatte som jobber hjemmefra krever en viss grad av tillit, men på samme måte, som deres leder, må du identifisere tegnene på at jobber blir utført – er det kvantiteten og kvaliteten på arbeidet? Ytelsestallene? Eller noe annet?
I stedet for å bruke tid og energi på å bekymre deg for om ansatte sitter ved pultene sine, fokuser på resultatene deres. Ved å måle resultatene til de ansatte mot forventningene, vil du raskt se om et medlem av teamet ikke presterer opp imot potensialet.
Med muligheten til å se brukere i dokumenter i sanntid, er det enkelt å føle seg tilknyttet lagkameratene dine – selv når du ikke er det.
For avanserte teknikker og eksperttips om hvordan du administrerer team eksternt, kan du prøve webinarserien Business as Unusual fra Dropbox.
Å møte og interagere med team når du jobber eksternt
Det kan være nyttig å gjennomføre faste møter, for eksempel et daglig ståmøte, der teamet helt kort forteller hva de skal jobbe med den dagen.
Det er enkelt å kjøre regelmessige møter og til og med koble et papirdokument til arrangementet, med siste status og fremdrift på prosjekter.
Og hvis lagkamerater ikke kan komme seg til møtene, sørgerasynkrone møter for at alle kan dra nytte av økten i sin egen tid.
Ikke vær redd for fjernarbeid – ta det imot med Dropbox
Uansett hvordan du ser på det, er fjernarbeid i en eller annen form kommet for å bli. Som et resultat, blir det raskt viktig for bedrifter å ta i bruk en arbeidsflyt som forenkler eksternt arbeid som et alternativ.
