PDF-er er nesten like universelle som e-post. De er ideelle for både arbeid og lek, de er like enkle å bruke for kontrakter som de er for å lese magasiner. De viktigste fordelene med PDF-filer for forretninger kommer i tre viktige kategorier.
Du kan sannsynligvis sende en PDF til den 20 år gamle datamaskinen hjemme hos besteforeldrene dine, og de vil kunne åpne den uten problemer: Som filformat er den ganske robust.
PDF-filer er avgjørende for både små og store bedrifter. Har du et viktig dokument? Du kan bruke Dropbox Sign for en juridisk bindende signatur. Ser du? PDF-er forbedrer bedriften din allerede!
Og det er mange flere fordeler med å bruke PDF-er i bedriften din …
PDF-filer er bedre for kompatibilitet
Jada, «PDF-er er så kompatible», vi hører dette ofte – men hvor kompatible er de egentlig? Det finnes ikke noe annet svar enn «svært». Hvis en romvesen finner en bærbar PC om tusen år, er sjansen stor for at de kan laste opp en PDF helt fint.
Takket være formatets stabilitet kan konvertering av filer til PDF være en utmerket måte å fremtidssikre det ferdige arbeidet ditt på. For å hjelpe deg i gang har vi laget gratis nettverktøy som lar deg konvertere filer fra Word, PPT, JPG eller PNG til PDF – uten at du trenger en Dropbox-konto.
Du skjønner, kompatibilitet kan høres bred og vanskelig ut. Så her er noen praktiske måter bruk av den superkompatible PDF-filen vil øke effektiviteten/arbeidsflyten i et selskap:
1. Aldri bry deg eller ork å åpne et dokument
Ikke alle bedrifter bruker de samme systemene, noe som gjør det til et skikkelig ork når man prøver å dele filer.
Løsningen? PDF-er. Så godt som alle kan åpne dem på datamaskinene eller enhetene sine, så det er én frustrasjon mindre for dagen. Sjekke!
2. Erobre verden med flere språk/skrifttyper
PDF-er gir deg en universell oversetter i lommen, noe som gjør globalt samarbeid til en lek.
Enten du lager, leser eller deler, har PDF-er deg på flere språk, med forskjellige skrifttyper og alfabeter. Så lange språkbarrierer, hei sømløs internasjonal virksomhet!
3. Bli en mester i overtalelse under salg og presentasjoner
PDF-er er en lek å sende ut, og gir alle plass på første rad til den fengslende presentasjonen din.
Du kan drysse disse PDF-filene med hyperlenker, som leder publikum til andre viktige dokumenter og filer som forsegler avtalen. Det er som å dele et skattekart med all informasjonen de trenger for å si «ja!»
4. Få fart på arbeidsflyten med appintegrasjoner
Du trenger ikke å være teknisk kunnskapsrik for å se at favorittappene dine og PDF-er er som skapt for hverandre.
Mange apper har en «Lagre som»- eller «Eksporter til»-PDF-funksjon, som lar deg konvertere innholdet ditt til et pålitelig format. Gjør det, så har du et universelt format for alle dine digitale kreasjoner.
5. Vær den ultimate lagspilleren og knus siloer
Dette superladde formatet lar deg fremme samarbeid og effektivitet – og opprettholde en samlet front.
PDF-filer er fantastiske brobyggere for kommunikasjon på tvers av avdelinger. Du kan enkelt dele viktige dokumenter, slik at alle er oppdatert, bokstavelig talt! Ingen flere siloer.
PDF-filer fungerer på telefoner eller datamaskiner, Windows eller macOS og andre teknologi- eller operativsystemer, så kompatibiliteten gjør dem til et svært robust format – uansett hvilken enhet du bruker.
Dropbox hjelper også med kompatibilitet, takket være noen kraftige konverteringsfunksjoner. Se «Slik konverterer du Dropbox-filer» for å lære om konvertering av filer til PDF.
PDF-filer tilbyr utmerket datasikkerhet
Du kan angi en PDF sine sikkerhetsfunksjoner for å stoppe folk fra å dele, kopiere, skrive ut og gjøre andre ting med filen. Sikkerhet kan være den mest lovende funksjonen i formatet for bedriften. Hold nysgjerrige øyne unna eller gjør utilsiktet innblanding umulig.
Lønnsskalaer, jobbinformasjon, personopplysninger, sensitive kundedata og andre ting er trygge fra nysgjerrige øyne i en PDF. PDF-sikkerhet kan være til fordel for bedriften din på følgende måter:
6. Vær en hemmelig agent for databeskyttelse
PDF-er har en fantastisk funksjon – kryptering. Ta i bruk innstillingene, så holder du dataene trygge.
De som er betrodd koden, kan få tilgang til og se dine topphemmelige filer, men du bestemmer hvem som får VIP-passet. Det er det beste av dingser og gizmologi, kombinert med høyteknologisk effektivitet.
7. Beskytt dokumentintegriteten
Når det gjelder å beskytte filene dine mot uønsket redigering, har PDF-er noen ordentlige muskler.
Med en mengde sikkerhetsinnstillinger lett tilgjengelig kan du beskytte viktige dokumenter som kontrakter, slik at de blir urørlige for uautoriserte hender.
8. Tjen tillitspoeng som en proff
Digitale ID-er og sikre sertifikater gir filen din et skinnende merke som skriker «Dette er legitimt».
Når du legger til digitale signaturer i PDF-filene dine, er du som en betrodd rådgiver med et offisielt autentisitetsstempel. Farvel skepsis! Mottakerne vil vite at PDF-filene dine er ekte vare.
9. Ha diskresjon i høysetet
PDF-er er en pålitelig sidekick for åndsverk, copyright eller saftige nyhetssaker som er underlagt embargo.
Sikkerhetsfunksjonene lar deg låse verdifullt eller sensitivt innhold. Ikke flere bekymringer om uautorisert tilgang eller utilsiktede lekkasjer – alt er hemmelig inntil den store avsløringen.
10. Plei din indre GDPR-guru
PDF-er lar deg håndtere sensitive data, beskytte personvern og beholde regulatorenes gode nåde.
De hjelper deg med å overholde disse viktige reglene for databeskyttelse. Sørg for at du holder deg på riktig side av loven og unngår plagsomme straffer – noe bedrifter kan bli svært utsatt for!
Du kan lagre PDF-ene dine og mange andre filtyper på Dropbox-kontoen din for ekstra sikkerhet.
Velg et Dropbox-abonnement og oppbevar alle filene dine med sikker kryptering.
PDF-filer har svært små filstørrelser og er enkle å komprimere
PDF-er er små. Som PDF vil en hel roman knapt gjøre et innhugg i nettskylagringen din. Så de er ultrakompakte! I prosjekt Gutenberg er den episke romanen 'Krig og fred' under 5 MB. Dette er grunnen til at PDF-er er det beste formatet.
Enten det er omfattende oversikter over kundetransaksjoner, kundeprofiler eller bare historiske data, gjør den lille størrelsen på PDF-er dem nyttige. Slik bidrar små filstørrelser til bedre forretningsdrift:
11. Optimaliser for rask distribusjon
PDF-er er sprinterne i den digitale verden, og de snirkler seg gjennom nettet med sin smidige form.
Overvinn treg internetthastighet eller problemer med filkompatibilitet. PDF-filer gjør det enkelt for mottakerne å motta dokumenter, bilder eller andre godbiter. Det er en turboboost for tilbehør!
12. Administrer skylagringen din
PDF-er hindrer deg i å vente på at store filer skal lastes inn, eller bli irritert over at de tar opp den dyrebare lagringsplassen din.
Enten du overfører, laster opp eller laster ned de pålitelige PDF-filene, er de som smidige akrobater som uanstrengt glir gjennom Dropbox-en din.
13. Styr team som en velsmurt maskin
PDF-filer holder team gående i samme takt. Oppdateringer synkroniseres med lynets hastighet i Dropbox-kontoen din.
Tenk deg at noen oppdaterer en PDF til en viktig ny versjon eller gjør noen stilige endringer. Gjett hva? Det er enkelt å dele og synkronisere PDF-mesterverkene deres. Ikke mer trykk på oppdater.
14. Få ting gjort på farten
Med små filstørrelser kan du komme gjennom arbeidet ditt uten å svette.
PDF-er er redningen for soloprenører og digitale nomader, spesielt når du stoler på de mindre pålitelige eller lavere båndbredde-internettforbindelsene. Ingen flere frustrasjoner.
15. Del dine fantastiske ting med verden
PDF-er er noen av de beste verktøyene du kan ha i din søken etter maksimal rekkevidde og eksponering.
Enten det er en stillingsannonse, et kult videoklipp eller ting du vil dele med e-postlisten din, er PDF-er det foretrukne formatet. Du kan laste ned filer i sannhet om at så godt som alle kan laste dem ned og se dem.
Alt i alt gjør den lille størrelsen på en PDF den håndterbar. Mindre filer kan bidra til å øke produktiviteten, spare plass og gjøre det enklere å samhandle med filer. PDF-er kan pakke mye inn i en liten pakke!
Finnes det noen ulemper med å bruke PDF?
Det finnes ikke mange ulemper med å bruke PDF-er for bedrifter, men noen ganger kan deres fordelaktige funksjoner forårsake et problem. Mulige ulemper ved å bruke PDF-er i forretninger inkluderer følgende:
- PDF-er kan være vanskelige å redigere – selv om dette ikke er et problem med Dropbox sin innebygde PDF-redigeringsfunksjon , som er tilgjengelig i alle abonnementer
- Å bruke en PDF til å presentere kan føles mye mindre engasjerende enn en lysbildeserie
- Brevutseendet til en PDF kan gjøre dem vanskelige å lese, for de krever ofte mye scrolling
Så det finnes et par potensielle problemer med bruk av PDF-filer – men disse er ganske enkle å håndtere. Vi vil ikke se PDF-filer falle i unåde med det første – fordelene oppveier ulempene.
For å jobbe bedre med PDF-formatet i bedriften din, kan du lese «Lenge leve PDF-en» – en ressurs som viser hvordan Dropbox-funksjonene kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av filene dine.
Få mer ut av filene dine med Dropbox
Størrelse, sikkerhet og kompatibilitet gjør PDF-er utmerket for forretninger. Hvis du bruker PDF-er eller en annen filtype, kan du få mest mulig ut av dataene dine med Dropbox. Det er det perfekte verktøyet for gode forretninger.
Du får intuitive funksjoner for datalagring, deling og samarbeid som passer for alle bedrifter. Velg et abonnement og øk produktiviteten din med Dropbox for å få mest mulig ut av PDF-filene dine.
