Hoe Ausolan de operationele activiteiten op schaal verbeterde met Dropbox

Uitdaging: teams samenbrengen en klanten beter bedienen

Ausolan is een groot bedrijf met veel uiteenlopende projecten. Het bedrijf heeft 17 kantoren en 16 centrale keukens in Spanje en is ook actief in Frankrijk en Chili. Hoewel het actief is in een traditionele sector, heeft Ausolan zich altijd weten te onderscheiden door zijn technologie, waarmee processen worden verbeterd om klanten, werknemers en leden een betere service te bieden. Ausolan heeft de afgelopen jaren nieuwe technologieën geïntroduceerd, zoals een systeem voor betalingsbeheer voor scholieren en 3D-voedselprinten, waarmee voedselproducten worden gemaakt met behulp van verschillende additieve productietechnieken (dit bevindt zich nog in een pril stadium).

De groeistrategie van het bedrijf richt zich op het voorzien in de behoeften van klanten en het leveren van veilige, gezonde, duurzame en smakelijke producten, terwijl het ook naar nieuwe activiteiten en markten diversifieert. Naarmate het bedrijf zich uitbreidde, realiseerde het zich dat het een technologische tool nodig had om de managementworkflows te optimaliseren, de interne communicatie te verbeteren en om vanaf elke locatie en op elk apparaat bedrijfs- en productgegevens toegankelijk te maken, zodat het zijn aanbod aan partners en klanten kon verbeteren.

Oplossing: een totaaloplossing voor projectmanagement vinden

Veel medewerkers waren al bekend met Dropbox en dat maakte het vanaf het begin een aantrekkelijke optie. Na andere aanbieders op de markt te hebben uitgeprobeerd, realiseerde het bedrijf zich dat Dropbox zich onderscheidde door het gebruiksgemak, de interoperabiliteit, de eenvoudige toegang en de snelle synchronisatie. Dropbox was hun favoriete oplossing.

Vier jaar later wordt de oplossing door bijna elke werknemer gebruikt om werk te organiseren, te plannen en met collega's te delen. Van het inkopen van voedsel tot het opstellen van menu's voor onderwijsinstellingen, het beheren van voorraden in ziekenhuizen, het organiseren van evenementen voor productlanceringen van klanten en het beheren van de logistiek voor cateringleveringen: iedereen die bij een project is betrokken, is een actieve Dropbox-gebruiker en profiteert van het brede scala aan functies.

Dropbox is ook essentieel gebleken voor de ontwikkeling van andere producten door de O&O van Ausolan:

• De circulaire economie: de tool vergemakkelijkt een duurzame manier van werken door het gebruik van papier en de noodzaak voor teams om naar vergaderingen te reizen, te minimaliseren.
• Industrie 4.0: Ausolan kan het werk tussen verschillende technologische centra coördineren.
• Nieuwe producten en voedsel: meer interactie tussen verschillende projectteams die aan nieuwe recepten en ontwikkelingen werken, waarbij Dropbox als samenwerkingsplatform wordt gebruikt.

De CIO en teamleiders geven interne training aan werknemers over het gebruik en het testen van Dropbox. Ze organiseren regelmatig workshops om de tool te introduceren en eventuele verbeteringen te bespreken die relevant zijn voor hun werknemers.

Dropbox is voor het managementteam van Ausolan van cruciaal belang geweest; het moest snel worden ingeschakeld, zodat medewerkers op afstand vanaf verschillende locaties naadloos konden blijven werken. Ausolan heeft hard gewerkt om scholen, bedrijven, ziekenhuizen en andere sectoren tijdens de pandemie te kunnen blijven bedienen. En Dropbox was de spil van dat succes.

Hier zijn slechts een paar voorbeelden van samenwerkingen tussen Ausolan en Dropbox om klanten te blijven bedienen tijdens een pandemie:

• Programmeringsafdeling: voor deze afdeling was thuiswerken een paar jaar geleden ondenkbaar zijn geweest vanwege de enorme hoeveelheden gegevens die dagelijks worden verwerkt. Ondanks het huidige klimaat, heeft een deel van het team echter op afstand kunnen werken en zeer bevredigende resultaten behaald, dankzij Dropbox en de nieuwe Enterprise Resource Planning-oplossing van Ausolan.
• Operators: dankzij Dropbox hebben ze in de cloud directe toegang tot alle informatie die ze nodig hebben. Gegevens worden gecategoriseerd en georganiseerd in mappen en, nog belangrijker, met collega's gedeeld. Dit heeft gezorgd voor een betrouwbare en efficiënte bedrijfscontinuïteit, vooral op het gebied van klantgerichte activiteiten.
• Preventie: Dropbox heeft het veel eenvoudiger gemaakt om de nieuwe richtlijnen voor de gezondheidszorg aan alle medewerkers te communiceren door een gemeenschappelijke map te maken, waartoe iedereen in het bedrijf op elk moment en vanaf elke locatie toegang heeft. Werknemers ontvangen tijdig informatie over de beslissingen die worden genomen om hun gezondheid tijdens de pandemie te beschermen.