De obstakels van virtuele werknemers wegnemen
Door het effectief beheren van teams zorg je ervoor dat zowel virtuele als op kantoor aanwezige teamleden net zo naadloos kunnen samenwerken als bij telewerken het geval is. Het beheren van virtuele teams kan natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan zijn. Controlemomentjes en tijdregistratie in verschillende tijdzones en werktijden kunnen stressvol zijn. Daarnaast kan het een hele uitdaging zijn om vertrouwen op te bouwen in een verspreid team dat niet beschikt over de luxe van tijd met elkaar doorbrengen. Kort gezegd kan het bijna onmogelijk lijken om ervoor te zorgen dat je virtuele werknemers zich gewaardeerd voelen. Net zoals het belangrijk is om een bedrijfscultuur te bevorderen in een virtuele omgeving, wil je er ook voor zorgen dat je effectieve werkprocessen kunt implementeren.
Het gebrek aan fysieke aanwezigheid kan zeker een impact hebben op teamleden en workflows. Als een extern teamlid niet op kantoor is, kan hij het gevoel krijgen niet echt deel uit te maken van het team. En als een andere persoon werkt in een heel ander land, kan hij het gevoel hebben dat er een hele cultuur tussen hem en zijn team in staat. Voor het wegnemen van deze uitdagingen worden managers van virtuele teams aangemoedigd om:
- Faciliteer virtuele teambuilding
- Zich te houden aan regelmatige en consistente 1-op-1-vergaderingen via Zoom
- Context te bieden voor verzoeken en vragen
- Communicatiestandaarden op te stellen
- Het team ruimte te geven voor ongestoord werk alleen en samenwerken
- Doelbewust contact te leggen
- Een definitie van succes te geven zodat iedereen weet dat er richting een gemeenschappelijk doel wordt gewerkt
Als u elkaar niet persoonlijk ontmoet, is de kans groot dat veel van de kernwaarden van uw bedrijfscultuur verloren gaan. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt. Gelukkig zijn er talloze goede hulpmiddelen die je hierbij kunnen helpen.
Via tech contact leggen met virtuele werknemers
Het spreekt voor zich dat technologie hier absoluut essentieel is, maar gebruik je de technologie op de juiste manier? E-mail is een fantastisch communicatiemiddel, maar als samenwerken centraal staat in je functie, heb je de tijd niet altijd mee. Verspil je tijd niet met wachten op reacties via e-mail wanneer andere digitale tools enorm veel waardevolle en direct beschikbare virtuele samenwerkopties bieden.
Chatten
Elke werknemer zou over een instant messenger-tool moeten beschikken. Of het nu via Zoom of Slack is, je team kan 24/7 contact houden. Dat is vooral handig als je in verschillende tijdzones werkt. Instant messaging kan een ideale aanvulling zijn op elke werkplek, of je nu thuis, op kantoor of vanuit een koffiezaakje werkt. Voortdurend in real-time verbonden zijn is essentieel voor het aansturen van teams op afstand en voor teammanagement in het algemeen.
Een belangrijke regel voor overtreders van instant messaging is om te proberen de zogenaamde regels te doorbreken. Hoewel luchtige gesprekken over andere zaken dan werk op een gegeven moment bijna onvermijdelijk zijn, is ook deze kameraadschap een belangrijk aspect van virtuele teambuilding. Het is dus logisch dat je de openheid van deze communicatiekanalen niet probeert te beperken.
De informele gesprekken die collega's in het echt voeren, kunnen en moeten, indien mogelijk, ook virtueel worden gevoerd. Bovendien kan het de motivatie van het team beïnvloeden. Zorg er indien mogelijk voor dat iedereen in dezelfde groepsapp zit, zodat iedereen zich betrokken voelt. Zorg er bovendien voor dat nieuwe medewerkers altijd virtueel worden voorgesteld. Videogesprekken zijn hiervoor een geweldige manier, zodat iedereen een gezicht bij een schermnaam kan koppelen. Wat ons brengt tot:
Videoconferencing
Tenzij je een echte introvert bent, kan het ontbreken van persoonlijke ontmoetingen een negatieve invloed hebben. Natuurlijk is instant messaging geweldig, maar als samenwerking draait om het opbouwen van betekenisvolle relaties, dan zijn alleen de berichten die je in stilte typt niet erg effectief. Het grootste deel van wat we zeggen, komt immers voort uit lichaamstaal. Zorg er dus voor dat je er vanaf dag één een gewoonte van maakt om videoconferenties te houden met je team.
Het onboardingproces voor virtuele werknemers moet via videogesprekken of gewone telefoongesprekken verlopen, in plaats van een anonieme stroom e-mails zonder stem. Houd contact met uw externe teamleden, individueel of in teamverband, door regelmatig te vergaderen via videogesprekken. Zoom is hier bijvoorbeeld perfect voor. Hiermee kun je niet alleen genieten van echte, gesproken gesprekken via videogesprekken, maar kun je ook je scherm delen en rechtstreeks vanuit Dropbox samenwerken aan documenten.
Deze aanvullingen op uw gebruikelijke gereedschapskist besparen u op de lange termijn nog meer tijd en zorgen ervoor dat u uw werkzaamheden actueel houdt. Zorg ervoor dat uw teamleden videovergaderingen op dezelfde manier ervaren als alle andere vergaderingen en dat ze volledig bevoegd zijn om deze te organiseren en eraan deel te nemen. Overigens zegt niemand dat elke inhaalslag serieus moet zijn. Denk er eens over om elke vrijdag even met het hele team een Zoom-meeting te houden, net zoals je aan het eind van de werkweek samen luncht of naar de borrel gaat.
Tijdregistratie
Thuiswerkers kunnen al gauw gevoel voor tijd of verantwoordelijkheid verliezen zonder de structuur van het kantoor die hen bij de les houdt. Zelfs als je teamleden zich in de buurt bevinden, kan het feit dat ze niet op kantoor werken er toch voor zorgen dat ze niet helemaal geconcentreerd zijn. Leg je team uit wat tijdregistratie is zodat ze weten dat ze verantwoordelijk zijn voor de uren waarmee ze akkoord gaan en het werk dat ze moeten doen. Zo kun je gewerkte uren en teamleden per vaardighedenset afstemmen in verschillende tijdzones.
Kies teamleiders voor je thuiswerkers zodat ze nog wel een duidelijke structuur hebben. Stel duidelijke verwachtingen en zorg ervoor dat iedereen zich aan zijn taken houdt. Als je vaste werkuren hanteert, is er altijd iemand waarmee thuiswerkers contact op kunnen nemen. Dit kan ook een andere senior zijn die virtueel werkt zodat ook na kantooruren iemand beschikbaar is.
Eenvoudig overzicht
Zodra tijdregistratie is geïmplementeerd, moet je ervoor zorgen dat je team effectief werkt. Hier worden taakbeheertools belangrijk. Takenlijsten zijn een onmisbare tool voor projectbeheer en met Dropbox kun je takenlijsten maken die duidelijk zijn en eenvoudig kunnen worden bijgewerkt. Je kunt einddatums instellen met automatische herinneringen zodat niemand achterloopt. Alles wordt op één plek duidelijk beschreven en daarom weet je dat iedereen op de hoogte en verantwoordelijk blijft. Bij het beheren van externe teams moet iedereen op de hoogte worden gehouden, dus een centrale locatie voor je belangrijke taken kan je processen goed stroomlijnen.
Telewerken
Niemand vindt het leuk om in de drukke trein naar het werk te zitten of om tijdens de spits te moeten razen door het verkeer, maar toch speelt het een belangrijke rol. Hoewel het vaak onprettig kan zijn, bereidt het woon-werkverkeer je mentaal voor op je werk. En misschien nog wel het belangrijkste: het zorgt voor een fysieke scheiding tussen je privéleven en je werkleven. Thuiswerkers hebben soms het gevoel dat ze het onderscheid tussen hun privéleven en hun werkleven kwijtraken als hun kantoor de eettafel wordt. Door een virtuele werkdag via telewerken aan te moedigen, kun je ook bijdragen aan een betere balans tussen werk en privéleven.
Dropbox is een ideale oplossing voor werk op afstand. Hiermee kunnen teamleden namelijk alles doen en dat allemaal vanuit één plek. Zodra teamleden in de werkmodus zitten, hoeven ze alleen maar in te loggen. Aan het einde van de dag hoeven ze alleen maar alles af te sluiten en even melden dat de werkdag klaar is. Het is niet alleen handig, maar zorgt ook voor een nuttige, virtuele omgeving. Zelfs als je dezelfde laptop voor werk en privé gebruikt, kunnen tijdens je werktijden verleidingen zoals social media in de hand worden gehouden.
Maak het eenvoudig
Als teams verspreid over de hele organisatie werken, is het logisch dat werkprocessen ook verspreid raken. Omdat er geen gedeeld kantoor is, is het voor virtuele teams vaak onmogelijk om over uniforme workflows te beschikken. Laat dit niet gebeuren: samenwerken is een essentieel onderdeel van teams van elke grootte en type.
Met Dropbox Paper kunnen teams in realtime bewerken en samenwerken. Zo worden er geen eindeloze offline bestanden gedeeld die gemakkelijk verloren kunnen gaan. Met een brainstormsjabloon kunnen verspreide teams samen ideeën ontwikkelen, terwijl handige sjablonen voor vergadernotulen het voor thuiswerkers gemakkelijk maken om vergaderingen bij te houden die buiten hun tijdzones vallen.
Als uw virtuele werknemers op verschillende momenten tijdens de vergadering inbellen, kunnen ze binnen enkele seconden op de hoogte zijn. Dankzij de integratie van apps in Dropbox blijft alles overzichtelijk en gestroomlijnd, met een enorm aanbod aan geweldige werkapps zoals Adobe Acrobat en Zapier. U hoeft geen tijd te verspillen met het klikken tussen programma's of het wisselen tussen apparaten, want samenwerkingshulpmiddelen houden alles eenvoudig.
Tips voor het beheren van externe teams
Technologie is fantastisch, maar er zitten ook beperkingen aan. De basis van een goed beheer van externe teams is een sterke mentaliteit en een echte teamgeest. Ben je bezig een ruimte in te richten die de mogelijkheid biedt voor virtuele teambuilding, een ruimte die zorgt voor een bedrijfsbreed gevoel van saamhorigheid ongeacht tijdzone of werkplek?
Hier vind je enkele belangrijke overwegingen als je ervoor wilt zorgen dat je bedrijf virtueel teamwerk echt serieus neemt.
Wees echt een team
Het is misschien een voor de hand liggende tip, maar als team kom je niet ver als je niet echt een team wilt zijn. Alle correspondentie, elke update, elk evenement dat invloed heeft op je interne team, moet ook worden gedeeld met je thuiswerkers. Dit is essentieel om een gevoel van virtueel teamwerk te creëren: geen enkele man of vrouw kan de klus alleen klaren, zelfs niet als hij of zij alleen in een thuiskantoor zit.
Effectieve communicatie ontstaat als je weet dat beide partijen er evenveel belang bij hebben. Ontdek hoe u kunt communiceren met een extern team en hoe u uw virtuele werknemers kunt laten weten dat ze een stem hebben en aanwezig zijn op kantoor. Dat kan van alles zijn, van felicitaties voor de verjaardag van het hele bedrijf tot ervoor zorgen dat ze op de hoogte zijn van de wekelijkse teamvergaderingen. Het managen van een virtueel team hoeft geen obstakels op te leveren. Als je interne team iemand kan vinden, bijvoorbeeld een stagiair of medeoprichter, voor een kort één-op-één-gesprek, zorg er dan voor dat je virtuele team dat ook kan. Videogesprekken en -synchronisaties hoeven niet dagen van tevoren gepland of superbelangrijk gemaakt te worden. Het belangrijkste doel hiervan is dat iedereen weet dat het team verbonden, benaderbaar en klaar om te helpen is.
Maak van je virtuele werknemers geen handelsartikel
Je hebt al snel het gevoel dat thuiswerkers moeten worden ingezet waar en wanneer nodig, maar dit is een houding die je snel in de kiem moet smoren. Zorg ervoor dat er altijd sprake is van teambonding. Bouw een goede relatie op met al je teamleden zodat je virtuele werknemers net zo'n goede band met elkaar hebben als de werknemers die in dezelfde fysieke ruimte werken. Je moet samenwerking met je virtuele werknemers nooit zien als een taak die extra moeite kost.
Laat het beheer van je virtuele team niet over aan slechts één contactpersoon: thuiswerkers moeten net zo in je personeelsbestand worden geïntegreerd als alle andere werknemers. Uiteindelijk zou het beheren van externe teams geen verschil moeten maken voor je daadwerkelijke waarden en de inspanningen die je verricht om samen te werken als één personeelsbestand. Ze moeten juist een aanvulling vormen. Wanneer je hen hier de mogelijkheid voor geeft, zal dat ook gebeuren.
Hup, team!
Dus als je bedrijf op afstand wil werken, zorg er dan voor dat je er echt klaar voor bent. Het koesteren van een bedrijfscultuur is van essentieel belang op elk kantoor. En het is dubbel belangrijk als je kantoor ook de virtuele ruimte omarmt. Zorg er vooral voor dat je externe team ook echt dat is, en zorg ervoor dat je samenwerkingshulpmiddelen elk teamlid te allen tijde ondersteunen.
