Als je deel uitmaakt van een creatief team bij een grote organisatie, betekent dit dat je met veel middelen, bronnen en partners moet werken. Dat is geweldig, want het betekent dat er op meerdere fronten tegelijk gewerkt kan worden. Eén bureau maakt een video voor een nieuwe campagne. Een studio werkt aan een e-book over gedachte-leiderschap en een begeleidende toespraak van een leidinggevende voor een aanstaande conferentie. Een digitaal marketingbureau is bezig met het ontwikkelen van een gesponsord contentpakket dat op de website van een populair tijdschrift en op sociale platforms wordt gelanceerd.
Maar het maakt de zaken ook ingewikkelder, doordat er zoveel bewegende delen zijn. Materiaal moet zorgvuldig worden georganiseerd en eenvoudig te vinden zijn. Daarnaast moeten alleen de juiste personen er toegang toe hebben en kwaadwillenden worden belet iets te zien wat ze niet mogen zien. Externe partners moeten er zeker van zijn dat ze het juiste logo, het juiste lettertype en de juiste presentatiesjabloon hebben. Als deze eenvoudige stukken en middelen niet voorhanden en veilig zijn, wordt het lastig om werk van hoge kwaliteit te maken, vooral als het aantal externe partners toeneemt.
Als u deel uitmaakt van een creatief team bij een groot bedrijf en met meerdere bureaus samenwerkt aan marketingmiddelen, wilt u een slim proces opzetten. Gelukkig kan Dropbox helpen bij het systematiseren van het verzamelen, ordenen en distribueren van merkbronnen.
Materiaal systematiseren
Het eerste waar je bij het opzetten van een opslagplaats voor materiaal over na moet denken, is wat er precies in moet komen. Maak een lijst. Denk aan zaken als logo's, slogans, stijlrichtlijnen, documenten voor de berichtgeving, documentsjablonen en meer. Je kunt je externe bureaus beter meer materiaal geven dan ze nodig hebben. Op die manier vormt het wachten op een goedgekeurde slogan of SVG-bestand geen knelpunt tijdens de productie.
Vervolgens is het belangrijk om een mappenstructuur op te zetten. Denk aan mappen op het hoogste niveau en dan aan submappen waarin specifiek materiaal wordt opgeslagen. Noem de map op het hoogste niveau bijvoorbeeld Digitaal materiaal, met daarin een submap voor logo's en een andere submap voor grafische slogans. Als je nog een stap verder gaat, zou je in de map voor logo's submappen kunnen maken voor logo's van verschillende formaten of die voor verschillende toepassingen worden gebruikt. Uiteraard heb je iedereen verteld dat dit secundaire merkteken door het team wordt gebruikt voor sociale media, maar het is handiger om het te labelen en te systematiseren, zodat er op het laatste moment geen vragen opdoemen.
Bestanden ordenen per project
Een betrouwbare mapstructuur voor teamprojecten bestaat uit één hoofdmap per project, met daarin steeds dezelfde submappen. Gebruik een duidelijke naamgevingsconventie en genummerde voorvoegsels, zodat de mappen voor iedereen in dezelfde volgorde blijven.
Om opgeslagen bestanden per project te ordenen, maakt u voor elk project een map op het hoogste niveau aan en gebruikt u vervolgens steeds dezelfde submapstructuur (bijvoorbeeld: Brief, Werkbestanden, Reviews en Eindversie). Geef projectmappen consistente namen, bijvoorbeeld '2026-01 Lentecampagne', zodat ze overzichtelijk gesorteerd blijven en makkelijk terug te vinden zijn.
Voor gedeelde mappen: maak een map 'Projecten' op het hoogste niveau aan en bewaar elk initiatief in een eigen gedeelde projectmap. Nodig alleen de teamleden of bureaus uit die toegang tot dat project nodig hebben. Gebruik dezelfde interne submappen (Samenvatting, Werkbestanden, Beoordelingen, Eindverslag) zodat medewerkers altijd weten waar ze de benodigde documenten kunnen plaatsen of vinden. Wanneer een project is afgerond, verplaats je de bijbehorende map naar een submap in het archief om je actieve werk overzichtelijk te houden.
Om klantbestanden efficiënt te organiseren, gebruik je een klantgerichte structuur die je kunt herhalen, bijvoorbeeld: Klanten > [Klantnaam] > [Projectnaam] > Intern werk in uitvoering, Klantklaar en Definitief. Deel alleen de map met de kant-en-klare (of definitieve) bestanden, zodat klanten altijd de meest recent goedgekeurde bestanden zien, terwijl uw team concepten en feedback overzichtelijk bij elkaar houdt.
Materiaal taggen en verzamelen
Zorg ervoor dat je ook voor mappen tags gebruikt. Het is eenvoudig om een geautomatiseerde map te maken die automatisch aan alles wat in die map wordt geplaatst de tag toevoegt, zodat het in de toekomst makkelijk is om materiaal terug te vinden.
Met Dropbox kun je bestanden en mappen taggen met eenvoudige labels, zodat je op tag kunt zoeken en snel gerelateerde bestanden kunt vinden. Je kunt ook een map aanmaken, zodat alles wat je eraan toevoegt automatisch dezelfde tag krijgt. Zo blijft je bibliotheek overzichtelijk, ook als deze groeit.
Als u bijvoorbeeld de tag #DigitalAsset toevoegt aan de map 'Digitale assets', betekent dit dat alle assets in de map die tag krijgen. Dit geldt ook voor alle assets die in de toekomst aan submappen worden toegevoegd. Als u #Logo naar de map Logo verplaatst, gebeurt hetzelfde voor alles in die submap. Een intelligent tagging-systeem bespaart later tijd.
En nu over het plaatsen van activa op de juiste plaatsen. Met een bestandsaanvraag kunt u collega's vragen specifieke bestanden te uploaden. Deze bestanden komen dan automatisch op de juiste plek terecht, ook als ze zelf geen Dropbox hebben. (Dat zouden ze wel moeten!) Vraag het bestand eenvoudig aan, verstuur het en zie hoe de bestanden op de juiste plek terechtkomen. Alles op de juiste plaats.
Alleen voor jou bestemd
Machtigingen beheren, oftewel bepalen wie de eigenaar is, wie kan bewerken en wie er toegang toe heeft, doe je per geval. Dit is echter eenvoudig te implementeren, wat je beslissing ook is. Met slechts één klik kun je het toegangsniveau wijzigen, het delen stoppen, anderen met nieuwe personen laten delen en nog veel meer.
Bovendien houden de versleuteling op ondernemingsniveau van Dropbox en de mogelijkheden voor wachtwoordbeveiliging je materiaal veilig en beveiligd, ongeacht wie er toegang toe heeft.
Om bedrijfseigen ontwerpen en bronbestanden veilig in de cloud op te slaan, kun je ze bewaren in een Dropbox-map die alleen toegankelijk is op uitnodiging. Voeg bij het delen beveiligingsmaatregelen toe zoals wachtwoordbeveiliging, vervaldatums en downloadbeperkingen, en gebruik de weergavegeschiedenis om de toegang te volgen en snel in te trekken.
Versiegeschiedenis en bestandsherstel kunnen u ook helpen eerdere versies te herstellen als bestanden zijn gewijzigd of verwijderd.
Materiaal veilig verzenden
Opslagplaats voor materiaal gemaakt. Oké, goed. De volgende stap is het distribueren van het materiaal naar partners die het moeten gebruiken of het verlenen van toegang tot de interne Dropbox van een organisatie, zodat externe bureaus het materiaal kunnen gebruiken. Er zijn verschillende manieren waarop je dit veilig en beveiligd kunt doen.
Met Dropbox is het eenvoudig om een map of bestand te delen. Sterker nog, degene die deelt, kan bepalen wie de map of het bestand kan bekijken en bewerken: personen met de link, teamleden of alleen degenen die een uitnodiging hebben ontvangen. Daarnaast kun je bepalen wie verdere toegang kan verlenen.
Het is ook mogelijk om mappen of bestanden met een wachtwoord te beveiligen, vervaldatums voor links in te stellen en downloads uit te schakelen, zodat niemand het gedeelde materiaal kan downloaden.
Als je de toegang tot klantbestanden wilt beperken, kun je bestanden delen vanuit Dropbox via gedeelde links met beheermogelijkheden zoals wachtwoorden, vervaldatums of het uitschakelen van downloads. Je kunt bovendien de activiteit van de gebruikers bijhouden voor extra overzicht.
Voor extra bescherming kun je ook digitale watermerken toevoegen, zodat gedeeld materiaal details bevat zoals het e-mailadres en IP-adres van de ontvanger om ongeautoriseerd delen te ontmoedigen.
En natuurlijk is het altijd mogelijk om te zien wie mappen of bestanden in een Dropbox-account heeft bekeken.
Beveiligde versiebeheer voor teams die op afstand werken
Om versiebeheer van marketingmateriaal binnen teams die op afstand werken te garanderen, laat iedereen vanuit één gedeelde Dropbox-map werken en beperk de bewerkingsrechten tot de personen die wijzigingen mogen aanbrengen.
Met de versiegeschiedenis en bestandsherstelfunctie van Dropbox kun je eerdere versies herstellen als bestanden worden overschreven, en beheermogelijkheden voor gedeelde links, zoals wachtwoorden, vervaldatums en downloadbeperkingen, helpen je concepten veilig te delen.
Alternatieve manier
Een tweede optie is om Dropbox Transfer te gebruiken om een kopie van een bestand of map naar een externe partner te sturen.
Klik in het vervolgkeuzemenu Delen gewoon op 'Een kopie verzenden' en verstuur deze dan via een link of e-mail. Met Transfer is er ook een optie om de download met een wachtwoord te beveiligen, een vervaldatum in te stellen en downloadmeldingen te ontvangen voor meer beveiliging en zicht op de status van het materiaal.
Het organiseren en distribueren van merkmiddelen hoeft niet moeilijk of afschrikwekkend te zijn. Een doordachte methode, slim taggen en veilig delen helpen elke organisatie en haar marketingpartners om samen mooi, impactvol werk te maken.
Met Dropbox kun je meer doen dan alleen bestanden opslaan: organiseer ze veilig, beheer de toegang en deel je merkbestanden met een gerust hart, van gedeelde mappen tot Dropbox Transfer. Ontdek alle functies van Dropbox en bekijk hoe het deze je workflow kunnen optimaliseren.
