Flexibelere werkmogelijkheden, waaronder hybride en Virtual First-teams, blijven bestaan. Volgens een onderzoek van PwC wil 83% van de werknemers sinds de pandemie minimaal één dag per week op afstand werken.
Nu steeds meer bedrijven thuiswerken aanbieden, worden technologieën voor communicatie en samenwerking essentieel. Videovergaderingen zijn nu een veelgebruikte methode waarmee teams op afstand verbonden en betrokken kunnen blijven.
Deze vergaderingen kunnen echter chaotisch verlopen—en bij overmatig gebruik zijn ze bovendien uitputtend. Trage internetverbindingen, gesprekken die elkaar overlappen en een algeheel gebrek aan productiviteit zijn slechts een paar van de problemen waar mensen bij videovergaderingen mee te maken hebben.
Een onderzoek van Atlassian gaf aan dat vergaderingen in 72% van de gevallen niet effectief zijn. 80% van de respondenten van Atlassian's onderzoek gaf zelfs aan dat ze productiever zouden zijn als ze minder tijd aan vergaderingen zouden besteden, vooral als ze niet productief zijn of als iemand een vervolgvergadering voorstelt. Niemand wil een vergadering over het opzetten van meer vergaderingen.
Hoe kunt u optimaal profiteren van virtuele vergaderingen, zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit, de betrokkenheid van het team en de connectiviteit? Maak kennis met asynchrone (‘async’) vergaderingen.
Laten we beginnen bij het begin. Wat wordt er met asynchroon bedoeld?
Asynchrone communicatie vindt plaats wanneer één persoon (of groep) informatie verstrekt en er een tijdsverschil is voordat de ontvangers reageren.
Een goed voorbeeld van asynchrone communicatie is e-mail, berichten vereisen niet een onmiddellijk antwoord en er zijn onderbrekingen of vertragingen tussen uitwisselingen.
Simpel gezegd: een asynchrone vergadering vindt niet in realtime plaats. De vergadering wordt in zekere mate georganiseerd en gepland, maar zit niet vast aan een schema. Communicatie kan uit eenrichtingsverkeer bestaan, zoals een vooraf opgenomen video, of interactiever, zoals on-demand videoberichten.
Asynchrone vergaderingen worden niet live gestreamd—in plaats daarvan worden ze opgenomen zodat ze op een later moment kunnen worden bekeken en doorgenomen.
Het verschil tussen asynchrone en synchrone vergaderingen
Misschien vraag je je af wat er anders is aan asynchrone vergaderingen. Als je inmiddels al een tijdje op afstand werkt, is het aannemelijk dat je meeste vergaderingen synchroon zijn verlopen. Dit wil zeggen dat ze live zijn en er deelnemers tegelijkertijd actief moeten zijn.
Net als bij asynchrone vergaderingen, kun je bij synchrone vergaderingen zelfs met collega's en klanten communiceren als de locatie een probleem vormt. Synchrone vergaderingen moeten echter gepland worden, en de vergadering zelf wordt niet altijd vastgelegd als toekomstige referentiebron.
Samengevat:
- Synchrone vergaderingen vinden in realtime plaats—live videovergaderingen op platforms zoals Zoom vereisen een tweerichtingsgesprek tussen deelnemers. Deelnemers nemen samen het vergadermateriaal door en krijgen direct feedback.
- Asynchrone vergaderingen zijn het tegenovergestelde: deze worden niet live gestreamd en de communicatie vindt niet in realtime plaats. Asynchrone videovergaderingen worden opgenomen en gedeeld, zodat de inhoud later kan worden gedeeld en bekeken.
De voordelen van asynchrone vergaderingen
Asynchrone vergaderingen bieden bedrijven nieuwe kansen om te innoveren en flexibeler te worden. Laten we eens kijken naar een paar redenen waarom asynchrone vergaderingen gunstig kunnen zijn voor je bedrijf.
Meer flexibiliteit
Asynchrone vergaderingen zijn essentieel voor hybride, verspreide en virtuele teams op afstand. Door de ongemakken van persoonlijke vergaderingen te vermijden, kunnen bedrijven hun talentenpool uitbreiden en buiten de grenzen van het kantoor werven.
Deze aanpak zorgt ervoor dat je in meerdere tijdzones en op verschillende platforms kunt werken. Als je klanten hebt in andere landen, hoef je je bij het organiseren van een vergadering niet druk te maken dat de aanvangstijd te vroeg is voor het ene team, maar te laat voor het andere.
Door de druk van onmiddellijke respons weg te nemen, is het minder waarschijnlijk dat teamleden last krijgen van burn-outs als ze te maken hebben tijdgerelateerde stress en eisen.
Op een persoonlijk vlak laat een asynchrone aanpak zien dat je je teamleden vertrouwt. Het toont dat je vertrouwen in hun vaardigheden hebt waarmee ze de taken vervullen, zonder dat ze voortdurend in contact hoeven staan met leidinggevenden of managers.
Je krijgt weer de controle over agenda en je maakt meer tijd vrij die je anders aan vergaderingen in persoon zou moeten spenderen (die al dan niet nuttig besteed kan worden!) Teamleden kunnen in hun eigen tempo en op een tijdstip en locatie naar voorkeur een videovergaderingen bekijken.
Hogere productiviteit
Vergeleken met asynchrone communicatie, en de bijbehorende eindeloze stroom aan meldingen, heb je bij asynchroon werk minder last van onderbrekingen.
Omdat je asynchroon materiaal kunt verwerken wanneer het jou uitkomt, heb je de mogelijkheid om een videovergadering terug te kijken wanneer je gedurende de dag het meest productief bent of wanneer je je het best kunt concentreren.
Asynchrone vergaderingen stellen je in staat om proactiever in plaats van reactief te zijn in het werken en samenwerken met collega's. Je hoeft je niet te haasten om een video te bekijken of de druk te voelen om zo snel mogelijk te reageren op een meeting.
Zonder post-meeting vermoeidheid, zoals je misschien ervaart na live videogesprekken, ben je frisser en beter voorbereid. Wanneer je de ruimte krijgt om een asynchrone meeting met je volledige aandacht te bekijken - en de mogelijkheid hebt om de video te pauzeren of terug te spoelen - zal alle feedback die van je verwacht wordt scherper en meer gericht zijn.
Bovendien zorgen asynchrone vergaderingen ervoor dat meer collega's aan discussies kunnen bijdragen. Meerdere stemmen of dominante persoonlijkheden in synchrone videogesprekken kunnen de stillere teamleden overstemmen. Het asynchrone alternatief stimuleert betere deelname en samenwerking.
Vormen asynchrone vergaderingen dus de toekomst op het werk?
Uit een onderzoek van Buffer uit 2020 bleek dat 20% van de thuiswerkers het lastig vond om samen te werken en te communiceren met hun team. Buffer heeft het onderzoek sindsdien elk jaar herhaald en zag dat de uitdagingen voor thuiswerkers op het gebied van samenwerking en communicatie elk jaar afnamen, tot 15% in 2023. Toch valt er nog veel werk te verzetten om verspreide teams beter te laten samenwerken.
Als dit bekend klinkt, kunnen asynchrone vergaderingen een oplossing bieden. Ze nemen veel van de beperkingen van synchrone vergaderingen weg en geven teams meer flexibiliteit. Asynchrone vergaderingen helpen je bij het innoveren en aanpassen van je bedrijf in een tijd van veranderende werkculturen en ongekende uitdagingen op het gebied van productiviteit.
Een evenwicht tussen synchroon- en asynchrone vergaderingen is belangrijk
Synchronisatievergaderingen hoeven niet helemaal te worden vervangen, maar ze zouden ook niet uw prioriteit moeten zijn. Sommige teamleden en klanten geven de voorkeur aan persoonlijke gesprekken in plaats van opgenomen video's. Bovendien moet u rekening houden met de vertraging in de responstijd die gepaard gaat met asynchrone vergaderingen voor projecten met krappe deadlines.
Idealiter vind je een balans tussen tools waarmee je je bedrijf kunt laten groeien in lijn met je doelstellingen op de lange termijn. Begin met het zoeken naar manieren om onnodige vergaderingen te verminderen en ga van daaruit verder.
Laat Dropbox u helpen het synchronisatiegevoel uit vergaderingen te halen
Omdat thuiswerken en hybride werken een belangrijk onderdeel van de werkplek zijn, zijn videovergaderingen voor veel bedrijven de norm geworden. Maar dat betekent niet dat iedereen bij elke videovergadering zijn werk moet doen om te voorkomen dat hij belangrijke informatie mist.
Dropbox integreert naadloos met gangbare videovergadertools zoals Zoom en Microsoft Teams, waardoor het eenvoudig is om automatisch alle vergaderopnames naar cloudopslag te uploaden. Maak eenvoudig een speciale Dropbox-map voor vergaderopnames, deel de map met je team, zodat ze overal en altijd toegang hebben tot de opnames.
Uw teams, zowel dichtbij als ver weg, zullen u dankbaar zijn dat u hen de controle geeft over hun eigen schema's. Ze kunnen zich richten op het uitvoeren van hun werk, in plaats van op vergaderingen die niet direct hun aandacht vereisen.
