De meeste marketing- en creatieve teams gebruiken een vorm van een digitaal activabeheersysteem (DAM). Maar als u ooit 15 minuten kwijt bent geweest aan het doorzoeken van mappen met slechte namen, of per ongeluk een verouderd logo hebt hergebruikt, dan weet u dat een DAM-systeem niet altijd betekent dat het voor u of uw team werkt.
Dit roept de vraag op: heb je er echt een nodig? Waarschijnlijk wel, maar er zijn manieren om DAMs minder pijnlijk te maken.
In essentie gaat digitaal assetbeheer over hoe u het volgende doet met uw creatieve middelen:
- Opslaan
- Organiseren
- Toegang
- Behouden
Middelen omvatten onder meer foto's, sjablonen, campagnevideo's, ontwerpbestanden en vele andere bronnen, afhankelijk van uw branche. Een DAM-opstelling moet het eenvoudig maken om samen te werken, belangrijke content te hergebruiken en alles in lijn te brengen met uw merk.
De meeste DAM-platformen voor bedrijven zijn echter opgeblazen, duur en veel te complex voor creatieve teams, die gewoon snel willen handelen en projecten op schema willen houden. Als uw team voortdurend van tool wisselt, naar middelen zoekt of werk dubbel uitvoert, kan uw DAM meer kwaad dan goed doen.
In deze handleiding bespreken we een verborgen probleem met DAM-software waar niemand over spreekt: het kan zijn dat u er helemaal geen nodig hebt.
Dropbox is geen DAM en is ook niet bedoeld om dit te vervangen. Als u echter op zoek bent naar een lichter, intuïtiever alternatief voor bestandsopslag met slimme hulpmiddelen zoals Dropbox Dash, dan is dit een goede optie. Op deze manier kunt u uw dagelijkse werkzaamheden vereenvoudigen en tegelijkertijd uw creatieve middelen georganiseerd, toegankelijk en deelbaar houden (zonder de overheadkosten).
5 voordelen van het gebruik van DAM-systemen
Niemand beweert dat DAM hetzelfde lot moet ondergaan als de dodo, en het is niet iets dat alleen grote bureaus met creatieve teams van 20 personen nodig hebben. Elk marketing- of creatief team dat met verschillende middelen werkt, kan profiteren van wat meer orde.
Met de juiste systemen kunt u chaos verminderen, tijd besparen en ervoor zorgen dat iedereen volgens hetzelfde handboek werkt. Zo doe je dat:
1. Merkconsistentie
Het meest voor de hand liggende voordeel is dat DAM-systemen bescherming bieden tegen inconsistentie. Of het nu gaat om het meest recente logo, een productfoto of de nieuwste merkrichtlijnen: als u alles op één plek bewaart, blijven uw assets overzichtelijk en actueel.
Als je altijd consistent bent met je merk, komt iedereen professioneler over en krijgen je klanten de beste ervaring. Geen verouderde logo's meer die in nieuwe presentaties sluipen of afwijkende kleuren in campagnemateriaal.
2. Tijdsbesparing
Met een goed georganiseerd systeem hebt u uw meestgebruikte bestanden altijd bij de hand. U hoeft niet langer door eindeloze mappen te bladeren of bijlagen opnieuw te downloaden van Slack. Dit is waarschijnlijk het grootste DAM-voordeel vanuit zakelijk oogpunt.
Het gaat erom die vertragingen van 5-10 minuten die zich gedurende de dag opstapelen, te elimineren. Als u deze besparingen over een week, een maand of een jaar verdeelt, profiteert u van uren of zelfs dagen extra productiviteit van uw team.
3. Samenwerking
Een centrale bron van waarheid betekent dat ontwerpers, marketeers, makers van content en andere belanghebbenden allemaal met hetzelfde bestand werken, en niet met meerdere verschillende versies die in e-mailthreads rondgaan.
U hoeft zich niet langer af te vragen welk bestand de juiste versie is. Dit zorgt voor een soepelere overdracht tussen teams. Of het nu gaat om een creatief team dat taken overdraagt aan een mediateam of een andere samenstelling: afdelingen kunnen gemakkelijker samenwerken.
4. Eenvoudig hergebruik van bestaande activa
Met DAM-systemen voorkomt u dat fantastisch werk digitaal verzandt. Met het juiste systeem kunt u eenvoudig content met hoge prestaties vinden en hergebruiken, of het nu gaat om een afbeelding uit een eerdere campagne of een beproefde sjabloon.
De toegankelijkheid van assets in een DAM, mogelijk met specifieke collecties voor specifieke mensen in uw team, vermindert de noodzaak om taken opnieuw uit te voeren. Goed werk wordt opgeslagen en kan door mensen worden hergebruikt, uitgebreid of gewoon ter inspiratie worden bekeken.
5. Audit trail/versiegeschiedenis
Wanneer u feedback en goedkeuringen moet verwerken, is de versiegeschiedenis uw beste vriend. Met DAM kunt u zien wat er is gewijzigd, wie de bewerking heeft uitgevoerd en indien nodig de wijzigingen ongedaan maken. Samenwerking verloopt soepeler en campagnemijlpalen worden gemakkelijker gehaald.
Het belangrijkste aan audit trails en versiegeschiedenis is verantwoording. U kunt eenvoudig zien wie wat, wanneer en andere details heeft geüpload, rechtstreeks in het systeem. Dit biedt u een bescherming tegen eventuele fouten.
In werkelijkheid zijn deze voordelen substantieel, maar vereisen ze geen dure DAM op ondernemingsniveau met complexe rechten en een steile leercurve. Een lichtgewicht, intuïtieve tool als Dropbox kan hetzelfde effect bereiken, zonder dat het uw team afremt.
5 uitdagingen van traditionele DAM-tools
Digitaal activabeheer moet het leven makkelijker maken, vooral voor creatieve en marketingteams. Toch kan het bij veel traditionele DAM-systemen voelen alsof je tegen de tool vecht in plaats van dat je je takenlijst afwerkt.
Soms zijn DAM-systemen voor bedrijven een belemmering. Dit zijn enkele van de grootste pijnpunten waar teams tegenaan lopen:
1. Complexiteit en steile leercurves
Sommige DAM-platforms zitten zo vol met functies dat je een training nodig hebt om alleen maar een bestand te uploaden. Ze zijn ontworpen voor governance op ondernemingsniveau, maar niet voor de dagelijkse behoeften van snel veranderende marketingteams.
De meeste creatieve teams hebben de mogelijkheden van DAM-systemen voor bedrijven niet nodig. Als uw systeem deze functies wel heeft, worden ze simpelweg te weinig (of helemaal niet) benut. U zult er dus sowieso nooit de volledige waarde van kunnen benutten.
2. Slechte gebruikersinterface of inconsistente structuur
Als uw systeem eruitziet als een spreadsheet uit 2005, voelt het vinden van wat u nodig hebt als het oplossen van een puzzel. Het navigeren door verwarrende menu's of onhandige interfaces kan de creatieve workflow ook lamleggen. Dit is het kryptoniet van creativiteit.
Creatieve teams reageren anders dan technische teams, die wellicht behoefte hebben aan een Matrix-achtig gegevensveld. Voor managers van teams in deze vakgebieden is het belangrijk om over een visueel gestuurd en zeer intuïtief platform te beschikken om het maximale uit de teams te halen.
3. Onderhoudskosten
Veel traditionele DAM-tools hebben een fulltime beheerder of IT-specialist nodig om gebruikers te beheren, problemen met metagegevens op te lossen en het systeem draaiende te houden. Dat is prima voor wereldwijde merken, maar lastig voor kleinere teams die aan meerdere projecten tegelijk werken.
Met een vereenvoudigd DAM-systeem kunnen creatieve teams het zelf beheren. Met Dropbox kunt u de bestanden die u naar uw cloudopslag uploadt labelen of sorteren. Zo wordt het eenvoudiger om een uniform, overzichtelijk systeem te onderhouden.
4. Gebrek aan flexibiliteit
Onbuigzame mapstructuren, beperkte sorteeropties en geen mogelijkheid om snel een voorbeeld van visuele bestanden te bekijken? Dat is een breekpunt voor ontwerp- en contentteams die snel en visueel moeten werken en geen tijd moeten besteden aan het decoderen van bestandsnamen.
De meeste DAM-platforms voor bedrijven fungeren meer als een database, niet als een bibliotheek die inhoud visueel presenteert. Het is alsof u naar een lijst met bestanden kijkt in plaats van dat u daadwerkelijk ziet welk bestand het is. Dat scheelt een hoop gedoe qua efficiëntie.
5. Kosten
DAM's zijn niet goedkoop. Met de installatie, training en doorlopende ondersteuning van een volledig uitgeruste zakelijke DAM kan het budget snel opslokken. Dat budget had beter besteed kunnen worden aan campagnemiddelen, teamuitbreiding en andere zaken.
Als u niet alle functies van een DAM-systeem consistent gebruikt en de grenzen van de mogelijkheden ervan niet echt opzoekt, dan verliest u echt waarde. Vaak bieden goedkopere alternatieven meer waarde voor creatieve teams.
Dropbox biedt cloudgebaseerde opslag met samenwerkingsfuncties die zijn ontworpen voor echte menselijke teams, niet alleen voor IT-afdelingen. Dankzij een intuïtieve interface, flexibele structuur en creatieve voorbeelden helpt onze oplossing teams bij het beheren van assets zonder overhead.
CMS vs DAM: wat is het verschil?
Het is makkelijk om een CMS (content management systeem) te verwarren met een DAM (digital asset management) tool, vooral als je met beide tegelijk moet werken. Maar ze dienen heel verschillende doeleinden in een creatieve workflow:
- Een CMS helpt je bij het beheren en publiceren van live content– denk aan blogberichten, landingspagina's, webteksten en media die al zijn goedgekeurd en de wereld in zijn.
- Een DAM is de plek waar uw team onbewerkte creatieve bestanden opslaat, organiseert en opent:logo's, sjablonen, campagnemateriaal, video's, ontwerpbestanden en alles wat u gebruikt om de magie te laten gebeuren.
Zie het zo: CMS = waar de content terechtkomt als deze af is. DAM = waar de content wordt bewaard terwijl deze nog in ontwikkeling is (en ook daarna). De meeste marketingteams hebben beide nodig, maar tenzij u een groot bedrijf bent, hebt u mogelijk geen zwaar DAM-systeem nodig.
Als je team gewoon georganiseerd moet blijven, bestanden consistent moet houden en de juiste versie van een ontwerp moet vinden, kan een eenvoudig te organiseren platform als Dropbox de klus klaren - met veel minder complexiteit, kosten en inefficiëntie.
Eenvoudige manieren om digitale activa te beheren met Dropbox
Mocht u het nog niet weten: traditionele DAM-systemen kunnen overbodig zijn voor snelle creatieve en marketingteams. Daar komen lichtgewicht DAM-alternatieven om de hoek kijken, die het proces vereenvoudigen.
Hier zijn een paar manieren waarop Dropbox alle essentiële functies van digitaal assetbeheer levert zonder de complexiteit, leercurve of het hoge prijskaartje:
- Ingebouwde versiegeschiedenis en slimme machtigingen: met Dropbox kunt u precies zien wat er is gewijzigd, wanneer het is gewijzigd en wie de update heeft uitgevoerd. Met een paar klikken kunt u ook eenvoudig bestands- en mapmachtigingen instellen en aanpassen.
- Geen steile leercurve: creatieve teams kunnen er direct mee aan de slag, zonder dat ze een speciale training of een IT-team nodig hebben om alles op te zetten. Het is intuïtief genoeg voor een freelancer of solopreneur, maar ook schaalbaar genoeg voor een volledig bureau.
- Budgetvriendelijk: of u nu een klein intern team of een volledige creatieve afdeling hebt, de Dropbox-abonnementen zijn flexibel en bieden veel opties voor individuele gebruikers, teams en zakelijke gebruikers.
- Universele zoek- en AI-hulpmiddelen: Weet u de bestandsnaam niet meer? Geen probleem. Met de universele, op AI gebaseerde zoekfunctie in Dropbox Dash wordt in de inhoud van een bestand gekeken, en niet alleen naar de titels. Zo vindt u direct het juiste item.
- Flexibele, wendbare verzamelingen van content: Dash stapelt gerelateerde bestanden, links en content in een centrale, deelbare ruimte, zonder de bronlocatie van de bestanden te wijzigen. Het is bijvoorbeeld ideaal voor creatieve directeuren die een verzameling goedgekeurde productafbeeldingen willen verzamelen waar ontwerpers uit kunnen kiezen voor een bepaalde briefing.
Als uw team behoefte heeft aan een eenvoudigere manier om georganiseerd te blijven, sneller te bewegen en samen te werken zonder chaos, biedt Dropbox u alle voordelen van een DAM, maar dan zonder de rompslomp.
Gebruik Dropbox om probleemloos creatieve middelen te beheren
Niet elk creatief team heeft behoefte aan (of wil) een zwaar DAM-systeem dat weken in beslag neemt om te implementeren en waar een heel leger voor nodig is om te onderhouden. U hebt gewoon een eenvoudige manier nodig om te vinden wat u nodig hebt, het te delen en projecten draaiende te houden, zonder chaos.
Dropbox biedt u precies dat: een veilige, doorzoekbare en eenvoudige manier om uw digitale middelen te beheren. Geen extra software of steile leercurves, maar gewoon slimmere samenwerking, snellere doorlooptijden en een soepelere workflow.
Gebruik een tool die echt werkt voor creatieve geesten en houd je team op één lijn zonder administratieve rompslomp. Bent u klaar om de overdaad te omzeilen en uw middelen als een professional te beheren?Kies dan een abonnement of probeer Dropbox vandaag nog gratis uit.
Veelgestelde vragen
Digitale activa zijn bestanden zoals logo's, merkrichtlijnen, marketingsjablonen, video's, foto's, presentaties en creatieve afbeeldingen. Ze kunnen echter ook niet-creatieve formaten bevatten. Het betreft bestanden die waardevol zijn voor uw bedrijf. Als uw team een bestand gebruikt om informatie te creëren of te delen, is het een digitaal bezit.
Een CMS (content management systeem) beheert digitale content die al op websites is gepubliceerd. Een DAM-systeem (Digital Asset Management) verwerkt ruwe, ongepubliceerde materialen die worden gebruikt om marketingcontent te maken. De ene (CMS) is voor publicatie en de andere (DAM) is voor de voorbereiding of productie van werk.
Kleine bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van een DAM om hun merk consistent te houden en het beheer van creatieve middelen eenvoudiger te maken. Maar het belangrijkste is dat je de juiste vindt. Veel DAM's voor grote bedrijven zijn te complex voor een klein team. Een eenvoudigere optie, zoals Dropbox, kan als DAM functioneren zonder extra functies of kosten.
Dropbox is geen traditioneel systeem voor digitaal assetbeheer, maar het beschikt over krachtige tools voor het opslaan, organiseren en delen van bestanden. Het werkt goed voor digitaal activabeheer, vooral voor creatieve en marketingteams. U kunt bestandsversies bijhouden, bepalen wie bestanden kan zien of bewerken, eenvoudig naar bestanden zoeken en ze eenvoudig ordenen. Het is een gebruiksvriendelijke optie voor het beheren van digitale activa. Dropbox bevat bovendien veel integraties voor uw favoriete tools, waarmee u veel aspecten van creatieve workflows kunt automatiseren en optimaliseren. Zo wordt merkbeheer nog eenvoudiger.
