Begrijp ons niet verkeerd, een scanner/printer kan handig zijn om een fysiek document naar je pc te uploaden... maar wat als je onderweg bent of niet wilt investeren in een scanner die je zelden gebruikt?
Mobiel scannen is een eenvoudig en voordelig alternatief om snel fysieke documenten te scannen en om te zetten in digitale bestanden. Met je smartphone als je vertrouwde scanner kun je moeiteloos belangrijke documenten, bonnetjes en meer vastleggen, altijd en overal.
Of je nu onderweg bent of gewoon documenten wilt opruimen, ontdek hoe je snel en eenvoudig documenten kunt scannen met je iPhone of Android-apparaat. Geen scanner, geen probleem.
Wanneer moet ik een documentscanner gebruiken?
Zelfs in onze steeds digitaler wordende wereld worden er nog steeds fysieke documenten gebruikt. Maar niemand wil overal stapels papier mee naartoe nemen.
Of het nu om persoonlijke of professionele redenen is, je kunt en moet een documentscanner gebruiken voor het volgende:
- Het beschermen van onvervangbare items zoals oude foto's, handgeschreven brieven of juridische documenten tegen schade of verlies
- Eenvoudig overal documenten openen en delen met een digitale kopie
- Je fysieke ruimte opruimen door je papierwerk te digitaliseren
- Het maken van een digitale back-up van essentiële documenten voor extra beveiliging
- Snel specifieke informatie vinden binnen gescande documenten met behulp van OCR-zoekfuncties
Veelvoorkomende items die je kunt scannen zijn onder andere:
- Persoonlijk: foto's, geboortecertificaten, paspoorten, verzekeringspolissen, belastingaangiften, medische dossiers en testamenten
- Professioneel: contracten, facturen, ontvangstbewijzen, visitekaartjes en projectdocumenten
- Academisch: aantekeningen, onderzoekspapers, certificaten en leerboeken
Het scannen van je fotocollectie is een populaire manier om herinneringen te bewaren en digitaal te delen. Dankzij moderne scantechnologie kun je je dierbare afdrukken eenvoudig omzetten in hoogwaardige digitale afbeeldingen. Sterker nog, het is de perfecte manier om familiefoto's te uploaden, organiseren en delen.
Documenten naar een computer scannen met een mobiel apparaat
Je smartphone is meer dan alleen een communicatieapparaat; het is een krachtig hulpmiddel voor productiviteit. Met de juiste app en technieken kun je fysieke documenten eenvoudig omzetten in digitale bestanden.
In plaats van je documenten te verzamelen en ze door een kopieermachine te halen, heb je nu drie opties.
1. Een foto van je document maken
Je kunt de camera van je telefoon gebruiken en een foto van je document maken. Dit is misschien een van de eenvoudigste manieren, maar er kleven ook nadelen aan. Allereerst is het niet volledig veilig. Ten tweede kan een foto die alleen op je telefoon is opgeslagen het moeilijk maken om hem op meerdere apparaten te gebruiken. Het is ook moeilijker om afbeeldingen van hoge kwaliteit van je papieren documenten te krijgen. Uiteindelijk kun je zelfs juist tijd verspillen, omdat je steeds opnieuw een foto moet maken.
2. Een foto maken …en vervolgens een scan-app gebruiken
Een scan-app voor documenten is een goede manier om een afbeelding om te zetten in een hoogwaardige scan. Je kunt deze vervolgens opslaan of verzenden als PDF, PNG, JPG, TIFF of welk bestandstype dan ook. Zo heb je verschillende nieuwe manieren om in je dagelijks leven documenten te scannen , zonder dat je naar de printshop, de bibliotheek of het kantoor hoeft te gaan. Je kunt dit doen met zowel nieuwe als oude scans.
3. Gewoon scannen met een scan-app
De Dropbox-documentenscanner biedt je meer functies en beveiliging dan het maken van een foto terwijl het net zo eenvoudig is.
Met de app kun je bestanden rechtstreeks naar je Dropbox-account scannen met behulp van de camera van je apparaat. Vervolgens kun je het bestand openen vanaf je telefoon of computer, ongeacht of je iOS of Windows gebruikt.
Je kunt ook opnieuw scannen zonder helemaal opnieuw te hoeven beginnen, wat erg handig is als je een stapel documenten hebt. Bovendien hoef je je nooit meer zorgen te maken over verlies of beschadiging van documenten, dankzij de eenvoudige oplossingen voor iPhone-back-ups.
Documenten scannen op een iPhone
De Notities-app gebruiken
- Open de Notities-app op je iPhone.
- Maak een nieuwe notitie of open een bestaande notitie.
- Tik op het camerapictogram en selecteer Documenten scannen.
- Plaats het document in het zicht van de camera; de app legt de scan automatisch vast.
- Pas indien nodig de hoeken aan en sla de scan op in je notitie.
De Notities-app kan handig zijn voor snelle scans, maar u kunt nog veel meer bereiken als u Dropbox gebruikt om uw bestanden te scannen.
De Dropbox-app gebruiken
De Dropbox-documentscanner biedt meer functies en veiligheid dan het maken van foto's. Lees hier hoe je dit doet:
- Open de app op je iPhone
- Tik op het plusteken ('+').
- Tik op Document scannen.
- Maak een foto van het materiaal dat je wilt scannen
- Maak eventueel bewerkingen of scan extra pagina's.
- Tik op Volgende.
- Pas desgewenst de instellingen voor opslaan aan.
- Tik op Opslaan.
Je kunt er vanaf elk apparaat toegang toe krijgen en scans opnieuw maken zonder opnieuw te hoeven beginnen. Bovendien maakt de OCR-functie van Dropbox je documenten doorzoekbaar en zorgt de veilige cloudopslag ervoor dat je nooit je belangrijke bestanden kwijtraakt.
Documenten scannen in Android
Google Drive gebruiken
- Open de Google Drive-app.
- Tik op het pictogram “+” (plus) en selecteer vervolgens Scannen.
- Plaats het document voor de camera en leg de scan vast.
- Pas indien nodig het te scannen gebied aan en sla het op in Drive.
Hoewel Google Drive een goede optie is voor basisscans, biedt het niet dezelfde mate van beveiliging en functionaliteit als een speciale scan-app. Het kan bijvoorbeeld zijn dat geavanceerde functies zoals OCR voor doorzoekbare tekst en eenvoudige integratie met andere productiviteitshulpmiddelen ontbreken.
De Dropbox-app gebruiken
De Dropbox-documentscanner biedt verbeterde functionaliteit en beveiliging vergeleken met de standaardmethode voor het maken van foto's. Het gebruik ervan is eenvoudig:
- Open de app op je Android-apparaat.
- Tik op het plusteken ('+').
- Tik op Document scannen.
- Maak een foto van het materiaal dat je wilt scannen of selecteer een bestaande afbeelding op je mobiele apparaat. Tik op Opnieuw als je een scan opnieuw wilt maken.
- Maak eventueel bewerkingen of scan extra pagina's. Je kunt de afbeelding bijsnijden, roteren, er een filter aan toevoegen, en gescande pagina's toevoegen, verwijderen of de volgorde ervan wijzigen.
- Tik op Volgende.
- Pas desgewenst de instellingen voor opslaan aan.
- Tik op Opslaan.
Je kunt er vanaf elk apparaat toegang toe krijgen, scans opnieuw maken zonder opnieuw te hoeven beginnen en gebruikmaken van OCR voor doorzoekbare documenten. Bovendien zorgt de veilige cloudopslag ervoor dat er altijd back-ups van je documenten worden gemaakt en dat ze toegankelijk zijn.
Waarom is OCR beter voor gescande documenten?
OCR staat voor Optical Character Recognition (optische tekenherkenning). Het maakt van de gescande tekst een tekstbestand dat kan worden doorzocht. Een van de belangrijkste voordelen van OCR is het organiseren van gescande documenten. De Dropbox-scanner-app gebruikt OCR zodat je elk document dat je hebt gescand, kunt terugvinden door op een enkel trefwoord te zoeken in je Dropbox-account.
Als je een bankafschrift hebt geüpload met daarop een afgedrukte datum, zoek je op de datum en kun je het document snel terugvinden. Doordat je papierwerk eenvoudig naar pdf kunt converteren en moeiteloos kunt doorzoeken en vinden, heb je eigenlijk geen papieren documenten meer nodig. Of je kunt de notitie-app vervangen door een scanner-app met OCR, waarbij je in één keer documenten en notities kunt digitaliseren.
Hoe zorg je voor hoogwaardige scans
Voor welke scanmethode je ook kiest, zorg ervoor dat je documenten in goede staat verkeren voor een scherpe, heldere scan:
- Zorg ervoor dat je documenten niet zijn gekreukeld, gevouwen of verkleurd.
- Zorg ervoor dat details niet zijn vervaagd
- Houd de achtergrond rustig als je scant met je telefoon
- Als je een scanner zonder OCR gebruikt, is het ook zaak om op de resolutie te letten. Deze wordt gemeten in DPI (dots per inch):
- Gebruik voor foto's een hogere of zelfs een resolutie zonder verlies tot 600 dpi
- Gebruik voor eenvoudige documenten met grijswaarden 300 dpi om er zeker van te zijn dat ze leesbaar zijn en dat de bestandsgrootte klein blijft
- Elke resolutie die kleiner is dan 300 dpi, kan er op je scherm goed uitzien, maar levert mogelijk een wazig of korrelig resultaat op als je in de toekomst een fysieke kopie wilt afdrukken.
De meeste beeldbewerkingssoftware kan problemen met je gescande document oplossen, maar je kunt tijd en geld verspillen aan het oplossen van de problemen.
Je scans bewaren
Door je scans veilig in de cloudopslag te bewaren, weet je zeker dat ze op je harde schijf niet verloren gaan of per ongeluk worden verwijderd. Dit is ook ideaal voor je persoonlijke documenten, zoals bankafschriften, die je misschien ook als digitale versie wilt scannen en bewaren. Dropbox biedt de beveiliging die ervoor zorgt dat alleen jij en de door jou geselecteerde personen er toegang toe hebben. Met Dropbox past je archiefkast op je telefoon en gaat hij overal mee naartoe.
Veelgestelde vragen
Ja, je kunt de camera van je smartphone gebruiken in combinatie met een app voor het scannen van documenten.
Een van de makkelijkste manieren is het gebruiken van een mobiele (apparaat) scan-app zoals Dropbox. Deze apps bieden een intuïtieve interface, scans van hoge kwaliteit en de mogelijkheid om documenten rechtstreeks in de cloud op te slaan, te delen of te uploaden.
Voor de meeste documenten is 300 dpi voldoende. Voor foto's of afbeeldingen van hoge kwaliteit gebruik je een resolutie van 600 dpi of hoger.
Nadat je je document hebt gescand met de Dropbox-scan-app, kies je de optie om het te delen of te exporteren. Selecteer 'e-mail' en je kunt het gescande document als bijlage toevoegen, of een link naar het bestand delen in je Dropbox-account, en het naar de gewenste ontvanger sturen.
Scan het document met de Dropbox-scan-app op je telefoon en het wordt onmiddellijk veilig opgeslagen in de cloud. Als je een kopie op je computer wilt opslaan, buiten Dropbox om, dan hoef je deze alleen maar te selecteren en uit de cloud te downloaden.
