Velen van ons besteden onze tijd aan ‘werk over werk’. Volgens McKinsey besteden kenniswerkers bijna 20% van hun tijd aan het zoeken naar interne informatie of het opsporen van collega’s die kunnen helpen met specifieke taken.
Met een gestroomlijnde workflow kunt u deze tijdverspilling elimineren en uw operationele processen aanzienlijk verbeteren. Door de repetitieve taken of problemen die uw werk vertragen te identificeren en op te lossen, kunt u de efficiëntie en productiviteit verbeteren.
In deze handleiding maak je kennis met vijf eenvoudige strategieën om je workflow te stroomlijnen. Zo kun je onnodige complexiteit gedag zeggen en een vereenvoudigd proces verwelkomen dat je team in staat stelt zoveel meer te bereiken.
Wat zijn de voordelen van het stroomlijnen van workflows?
Door processen te stroomlijnen, kun je onnodige stappen in je dagelijks werk overslaan. Dit bespaart tijd en verlaagt de kans op fouten. Daarnaast kun je profiteren van deze voordelen:
- Verhoogde productiviteit
- Meer efficiëntie
- Betere communicatie
- Minder vertragingen en gemiste deadlines
- Voorsprong op de concurrentie
- Beter moreel onder de medewerkers
- Vereenvoudigde training van medewerkers
- Duidelijkere verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden
5 manieren om workflows te stroomlijnen
Hier volgen vijf manieren om workflows te stroomlijnen:
1. Vaststellen welke huidige processen vertraging opleveren
Tekenen dat je je workflow moet stroomlijnen zijn bijvoorbeeld vertragingen en knelpunten waardoor projecten niet op tijd worden geleverd, veel werk dat opnieuw moet worden uitgevoerd of taken die onnodig herhaald moeten worden en overbodige technologie die meer problemen oplevert dan deze oplost.
Neem het volgende mee in de beoordeling van je huidige workflows:
- De betrokken medewerkers, systemen of tools
- De taken, stappen of activiteiten van de workflow die nodig zijn om het gewenste resultaat te behalen
- Hoeveel tijd het kost om elke taak of activiteit te voltooien
- De informatie die nodig is om de workflow voort te zetten
- De activering, actie, tijd of voorwaarde die de workflow in gang zet
- De beoogde uitkomst of het beoogde resultaat van de workflow
Als je hier samen met anderen aan werkt, kunnen jullie samen onderzoeken welke elementen binnen de workflow overbodig of inefficiënt zijn.
Met de bestandsdelings- en samenwerkingshulpmiddelen van Dropbox kunt u eenvoudiger input van teamleden verzamelen.
Met Dropbox kunnen meerdere gebruikers bijvoorbeeld in real time aan hetzelfde document werken voor een soepelere samenwerking. Dankzij deze transparantie kun je ook knelpunten vaststellen, doordat één teamlid bijvoorbeeld langer over een taak doet. Dit kan op een probleem binnen hun deel van de workflow duiden.
Met Dropbox kun je ook een uitgebreid activiteitslogboek bekijken van alle acties die voor een bestand zijn uitgevoerd, zoals aantal weergaven, downloads en bewerkingen, om na te gaan welke stappen in de workflow de meeste tijd kosten en kunnen worden verbeterd.
2. Je doelen en doelstellingen bepalen
Zodra u hebt vastgesteld welke workflows gestroomlijnd moeten worden, kunt u gaan definiëren wat u met deze opknapbeurt wilt bereiken en hoe u dat gaat doen.
Denk na over de specifieke verbeteringen die je wilt doorvoeren en hoe je je focus wilt verkleinen om de gewenste resultaten te bereiken, zelfs als je plannen vanaf het begin van een hoger niveau zijn.
Als uw team bijvoorbeeld vaak in sprints werkt met maandelijkse deadlines, kunt u het feedbackproces stroomlijnen, zodat uw projecten niet tegen het einde van de maand vastlopen. Met projectbeheertools zoals Dropbox Paper kunt u binnen enkele seconden een takenlijst maken, taken toewijzen aan teamleden en einddatums instellen. Zodra deadlines naderen, stuurt Paper automatisch meldingen, zodat u op de hoogte blijft van projecttaken.
3. Waar mogelijk gebruikmaken van sjablonen en automatische workflows
Het automatiseren van processen kan je tijd besparen op handmatige of terugkerende taken die veel aandacht vereisen. Aandacht die je nu aan productievere activiteiten kunt schenken.
Met automatisering van Dropbox kun je regels en triggers instellen om bestanden automatisch in bepaalde mappen op te slaan. Dit bespaart je tijd en moeite, omdat je bestanden niet handmatig hoeft te sorteren of verplaatsen. Zo bevinden je bestanden zich altijd op de juiste plek.
Met hulpmiddelen zoals Dropbox Dash kun je de inhoud van je bestanden, apps, browserkoppelingen en meer groeperen in één georganiseerde 'stapel' die je kunt delen met je team. Dash maakt gebruik van AI om nieuwe stapels voor te stellen en bestanden in verzamelingen in te delen op basis van projecten. Deze functie is gebaseerd op je recente activiteit.
Documentsjablonen versnellen bovendien het proces van het maken van content: u kunt sjablonen voor allerlei doeleinden gebruiken, van productspecificaties tot contentkalenders. Ze vormen een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van uw werk niet wordt beïnvloed, ook al elimineert u bepaalde stappen uit uw workflow.
Om de toegang tot en het delen van procesdocumentatie eenvoudiger te maken, biedt Dropbox een veilige en gecentraliseerde ruimte voor u en uw teamleden. Dropbox integreert bovendien met de apps die je al gebruikt en waarje dol op bent, zoals Zapier, Gmail en Outlook, zodat je alles op één plek kunt bewaren.
4. Kennis en inzichten delen
Leg je proceswijzigingen en -onderzoek vast, zodat je deze informatie eenvoudig kunt doorgeven aan nieuwe en bestaande teamleden. Deze documentatie dient als referentiepunt voor alle betrokkenen. Zo blijft iedereen op een lijn en heeft iedereen inzicht in de nieuwe procedures.
Het vastleggen van je workflow versnelt het implementatieproces hiervan. Als teamleden toegang hebben tot duidelijke en beknopte documentatie, kunnen ze zich snel aanpassen aan de nieuwe processen en deze opnemen in hun dagelijkse workflow. Dit resulteert uiteindelijk in een efficiënter en effectief team, waarbij iedereen dezelfde doelen voor ogen heeft.
Als u bovendien uw workflowproces in Dropbox Paper bijhoudt, wordt het onboarden van nieuwe teamleden eenvoudiger. Dankzij een uitgebreid dossier kunnen nieuwe medewerkers snel op de hoogte raken en begrijpen hoe de zaken binnen het team werken. Hierdoor wordt de leercurve voor nieuwe medewerkers verkort en kunnen ze zo snel mogelijk een bijdrage leveren aan het team.
5. Feedback verzamelen
Anderen kijken met een frisse blik naar je proces en kunnen tips over verbeteringen geven die je zelf over het hoofd hebt gezien. Als je je medeteamlid, leidinggevende of iemand met een vergelijkbare functie in een ander team om input vraagt, krijg je waardevolle inzichten en perspectieven waar je mogelijk zelf niet aan had gedacht.
Als je je proces in Dropbox Paper vastlegt en het document met collega's deelt, kunnen ze in realtime hieraan werken, vanaf elk apparaat en overal vandaan. Zo kunnen ze mogelijk feedback geven over wat goed werkt in je voorgestelde nieuwe workflow, om de sterke punten en potentiële voordelen te benadrukken. Ze kunnen punten aanduiden waar de workflow kan worden verbeterd of geoptimaliseerd en suggesties voor verbeteringen of aanpassingen aandragen die tot betere resultaten kunnen leiden.
Door interactie met anderen binnen je organisatie kun je instemming met en steun voor de nieuwe workflow krijgen. Als je belangrijke belanghebbenden bij het besluitvormingsproces betrekt en om hun input vraagt, is de kans groter dat de nieuwe workflow wordt geaccepteerd en geïmplementeerd.
Tips voor het stroomlijnen van workflows
Hier volgt een aantal extra tips voor het stroomlijnen van je bestaande processen voor een betere bedrijfsefficiëntie:
- Denken aan de lange termijn: blijven de wijzigingen die je doorvoert effectief naarmate je bedrijf groeit en verandert?
- Flexibel blijven: in het bedrijfsleven kunnen zaken snel veranderen. Het is dus belangrijk dat je kunt blijven meebewegen en aanpassingen kunt doorvoeren.
- Optimaliseren op basis van prioriteit: stel vast welke taken essentieel zijn en wat je kunt vereenvoudigen of automatiseren.
- De wijzigingen en nieuwe processen vastleggen: zo voorkom je verwarring en zorg je ervoor dat iedereen de workflow juist uitvoert.
- Testen of de nieuwe gestroomlijnde workflow werkt voordat je deze verder implementeert: zo kun je eventuele problemen opvangen en ervoor zorgen dat het proces zo effectief mogelijk verloopt.
Gestroomlijnde, vereenvoudigde workflows met Dropbox
Met Dropbox kunt u de verkoop, marketing en andere workflows stroomlijnen door processen te automatiseren. Hierdoor hoeft u niet meer te schakelen tussen apps en bespaart u tijd tijdens het feedbackproces op inhoud. Dankzij handige hulpmiddelen zoals Dropbox Paper kunt u ideeën en inhoud gemakkelijker delen en directer feedback verzamelen.
Dropbox integreert met de apps die u al gebruikt, zodat u beschikt over alle essentiële onderdelen voor een gestroomlijnde workflow: efficiëntie en snelheid, duidelijkheid en consistentie, en structuur en standaardisatie.
