Effectief thuiswerken
Naarmate moderne kantoren en werk steeds meer gedigitaliseerd raken, wordt thuiswerken steeds populairder bij werknemers over de hele wereld.
Hoewel veel mensen er zelf voor kiezen om thuis te werken, kan een plotselinge overstap naar thuiswerken zonder voorbereiding uitdagend zijn of zelfs voor onderbrekingen zorgen. Als je binnenkort thuis een kantoorruimte gaat inrichten en op afstand gaat werken, is het essentieel dat je hier goed aan begint.
Op papier klinken de voordelen van thuiswerken je misschien als muziek in de oren. Je hoeft niet meer te reizen, kunt in je pyjama zitten werken en lunchen wanneer jij daar zin in hebt.
Ervaren telewerkers en thuiswerkers weten echter dat de realiteit helemaal niet zo ontspannen of decadent is. Het kan lastig zijn om thuis hetzelfde werkritme te vinden als op kantoor. Misschien heb je niet eens een echt bureau in huis, of word je snel afgeleid door huisdieren, familieleden en de was!
Ook kan het heel moeilijk zijn om af te schakelen als je vanuit huis werkt. De reden daarvoor is dat thuiswerken een psychologische impact op je leven kan hebben. Je thuis wordt namelijk onontkoombaar gekoppeld aan werk.
Maar als je de juiste gewoonten aanleert, kun je ervoor zorgen dat je uitblinkt in thuiswerken terwijl je je privéleven gescheiden houdt.
Werk- en privéruimtes instellen
Ten eerste heb je de juiste werkruimte nodig. Het klinkt misschien aantrekkelijk om lekker in bed te liggen met je laptop, maar het kan een enorme impact op je concentratie hebben als je niet beschikt over de juiste werkruimte.
Kies een specifieke ruimte in het huis waar je je werkruimte van maakt. Daar kun je je echt concentreren op je werk. Dit kan zelfs de hoek van een slaapkamer of een stoel aan de keukentafel zijn die normaal niet wordt gebruikt.
Wat je ook kiest, het moet een plek zijn die je normaal gesproken niet gebruikt als je thuis bent, zodat je die plek psychologisch kunt koppelen aan een werkmentaliteit in plaats van thuis ontspannen. Dit kan enorm helpen bij gaan zitten en aan de slag gaan, maar ook bij het werk wegleggen aan het einde van de dag.
Zorg ervoor dat je goed uitgerust bent
Vaak wordt er pas bij stilgestaan bij de apparatuur als u op een dag op de bank zit met alleen uw laptop en een aantal tabbladen of documenten open hebt staan op één scherm.
Als je vanuit huis werkt, heb je een technische installatie nodig waarmee je op dezelfde manier kunt werken als je op kantoor zou doen. Een extra beeldscherm, een losse muis en toetsenbord of zelfs een fatsoenlijk bureau; het is essentieel om te beschikken over de juiste middelen. Als je regelmatig vanuit thuis gaat werken, is het in het belang van je werkgever dat je hiervoor ook over de juiste middelen beschikt.
Bekijk het beleid voor thuiswerken en apparatuur van je werkgever en zorg ervoor dat alles wat je nodig hebt ook aanwezig is. Hoewel je behoeften variëren afhankelijk van je functie, kan het de moeite waard zijn om te controleren of je de volgende zaken nodig hebt voor je dagelijkse werkzaamheden en of je ze al thuis hebt:
- Beeldschermen
- Muizen
- Toetsenborden
- Beeldschermkabels/adapters
- Privacyschermen
- Koptelefoons
- Laptopstandaarden
- Opladers
- Ergonomische stoel
Denk eraan dat de juiste bestanden en een internetverbinding hier ook bij horen. Als je thuis om welke reden dan ook geen verbinding kunt maken met het bedrijfsnetwerk, moet je wel nog kunnen werken.
Als je je bestanden in Dropbox opslaat, kun je eenvoudig offline op afstand werken, omdat je bestanden kunt selecteren die je lokaal of in de cloud wilt opslaan. Wanneer je offline gaat, zijn je bestanden beschikbaar en kun je ermee aan de slag. Bovendien worden ze gesynchroniseerd met de onlineversies zodra je weer verbinding hebt. Je hoeft je geen zorgen te maken dat je geen verbinding heeft, zelfs als dat betekent dat je één excuus minder hebt om eerder klaar te zijn.
Houd je aan je werkschema
Wanneer je je thuiskantoor hebt ingericht, is het tijd om aan het werk te gaan. Een veelgemaakte fout bij thuiswerken is dat mensen hun reistijd nu verruilen met een uurtje extra slaap. Het kan echter koud op je dak vallen als je zo vanuit bed naar je werkplek rolt.
Als je de dag goed wilt beginnen, doe je net alsof je naar kantoor gaat. Zelfs als het een doodnormale dag is. Maak rituelen voor jezelf om in de werkmodus te komen, net zoals je je tijdens je weg naar kantoor voorbereidt op je werkdag. Zo zorg je ervoor dat je er mentaal klaar voor bent.
En als je het goed plant, kun je wat tijd voor jezelf plannen. Denk bijvoorbeeld aan een wandeling met je koffie (of je hond) voordat je gaat zitten om aan je werkdag te beginnen in je thuiskantoor.
Neem pauzes
Je moet er ook op letten dat je pauzes neemt als je eenmaal lekker bezig bent. Normale dagen op kantoor zitten boordevol noodzakelijke uitstapjes naar de koffieautomaat, het kantoor van collega's om bij te praten en andere kleine afleidingen.
Hoewel u waarschijnlijk regelmatig naar de keuken gaat voor koffie en wat snacks, is het gemakkelijk om de hele dag door te werken zonder pauzes als u thuiswerkt. Zelfs als je focus verbeterd zou kunnen worden door thuis te werken zonder dat er anderen in de buurt zijn, heb je nog steeds de extra tijd nodig om pauzes te nemen en te ontspannen – en die pauzes moet je nemen
Sluit de werkdag af
Een van de belangrijkste zaken voor je thuiskantoor is dat je aan het einde van de werkdag ook je werk achter kunt laten. Hoewel het kan lijken dat thuiswerken de balans tussen werk en privé meer richting privé laat gaan, heeft dit vaak juist het tegenovergestelde effect.
Wanneer je effectief thuis kunt werken, moet je er ook voor zorgen dat je kunt afschakelen. Stel een vaste tijd in waarop je je werkdag afsluit, net zoals dit op kantoor gebeurt.
Dit is hetzelfde als beginnen aan je werkdag: je hebt een ritueel nodig om uit de werkmodus te komen. Een beetje sporten of lezen zijn veelgebruikte methoden om te ontspannen. Ga op zoek naar wat het best bij jou past. Dit is essentieel, en niet alleen om te ontspannen en te herstellen voordat de volgende werkdag weer begint, maar ook voor een gezond privéleven dat volledig losstaat van werk.
Op afstand verbonden blijven met je team
Ook al werken u en uw team vanuit huis, het is belangrijk om net zo verbonden en alert te blijven als op kantoor.
Veel mensen zijn er al aan gewend om met medewerkers op afstand of met collega's op andere kantoren of locaties te werken en weten hoe belangrijk goede communicatie is voor teams die op afstand werken. Voor andere mensen kan thuiswerken juist eenzaam zijn.
Wanneer de nieuwigheid van niet naar kantoor hoeven eraf is, breng je vaak veel tijd alleen door of deel je je werkruimte met je gezin. Het is enorm belangrijk dat je blijft zoeken naar innovatieve manieren om effectief met je team te communiceren. Deze nieuwe manieren moeten echter ook wel effectief zijn voor jouw specifieke omstandigheden.
Gebruik gedeelde tools om samen te werken
Je kunt het beste digitale tools gebruiken om nauw samen te werken met je collega's wanneer je niet bij elkaar in de buurt bent.
Door te werken in gedeelde, slimme werkruimten kan iedereen in uw team direct met elkaar samenwerken en toch op de hoogte blijven van projecten. Met Dropbox Paper kunt u documenten delen met uw team en er online samen aan werken, zonder dat u bestanden per e-mail hoeft te versturen of samen te voegen.
Als er iets gedaan moet worden, kunt u eenvoudig een van uw teamleden vermelden in het relevante deel van het document om hem of haar op de hoogte te stellen. Het is een eenvoudigere en effectievere manier om in contact te blijven met uw team en beter samen te werken, zowel op kantoor als daarbuiten. Bovendien is het een geweldige manier om het aantal vergaderingen en e-mails te beperken.
Geen vergaderingen, maar videoconferenties
Met thuiswerken wordt een groot aantal overbodige vergaderingen uit je agenda geschrapt, maar het kan ook moeilijker zijn om aanwezig te zijn bij de vergaderingen die wel belangrijk zijn. De ervaring leert dat sommige gesprekken beter persoonlijk dan telefonisch kunnen worden gevoerd. Bovendien kun je subtiele interacties of nuances missen als je thuiswerkt. Met behulp van videobellen kun je die kloof echter dichten.
Of het nu gaat om een gezamenlijke bedrijfsvergadering of een projectsynchronisatie met een collega, met video worden vergaderingen effectiever en blijft u visueel en hoorbaar verbonden met uw team. Met apps als Microsoft Teams en Google Meet geïntegreerd in Dropbox, kunt u eenvoudig videoconferenties opzetten of ze gebruiken als vast onderdeel van uw dagelijkse werkzaamheden. Als iemand snel iets in een document wil bespreken, kun je rechtstreeks vanuit Dropbox aan een vergadering deelnemen met de tools die je team al gebruikt.
Gebruik gemeenschappelijke chatruimten
We weten allemaal dat technologie ervoor zorgt dat teamleden of onderdelen van de organisatie zich minder op hun gemak voelen, of ze nu op kantoor zijn of niet.
Eén manier om communicatie te stimuleren en te verbeteren is door gebruik te maken van instant messaging-software voor op kantoor, zoals Slack. Hoewel het helpt een gevoel van urgentie te creëren met betrekking tot communicatie tussen individuele teamleden, opent het ook nieuwe mogelijkheden om te communiceren en te socializen met andere collega's.
Zeg meer, niet minder
Als je niet de hele tijd teamgenoten tegenkomt op de gang of tijdens de lunch, valt een hoop waardevolle sociale interactie weg. De beste manier om het gebrek aan fysieke communicatie op kantoor op te vangen, is door gewoon meer te communiceren wanneer u er niet bent.
Plan regelmatig momenten in met je teamleden om lopende projecten te bespreken. Gebruik hiervoor hulpmiddelen als Slack, dat direct integreert met Dropbox. Houd er rekening mee dat het niet altijd om werk hoeft te gaan. Wees niet bang om online contact te leggen met collega's, net zoals je dat op kantoor zou doen. De meeste instant messaging-programma's voor op kantoor beschikken over emoji's en GIF-toetsenborden, waarmee u uw gesprekken wat luchtiger kunt maken. In Dropbox kun je zelfs emoji's in documenten gebruiken om je chats warmer en persoonlijker te maken.
De voordelen van thuiswerken
Hoewel het voor sommige in eerste instantie uitdagend kan lijken, is er een reden waarom zoveel mensen er al voor kiezen om thuis te werken. Je hoeft niet te reizen, je planning is flexibel en je kunt genieten van de vrijheid van je eigen huis, waardoor je meer tijd voor jezelf en voor je naasten hebt. Het grootste voordeel? Met de juiste methoden en tools is het heel eenvoudig om erachter te komen wat er zo aantrekkelijk is aan thuiswerken. Als je beschikt over een goede werkomgeving in je huis en een goede verbinding met onlinecollega's, kan de omschakeling naar thuiswerken eenvoudig en leuk zijn. Je zou misschien zelfs niet meer anders willen.
