Aantekeningen maken terwijl u een scherm deelt, een vergadering leidt of terwijl mensen aan het praten zijn, kan een uitdaging zijn. Het samenvatten van de actiepunten van de vergadering kan ook lastig zijn. Deze gids laat u zien hoe u betere notulen schrijft en belangrijke informatie vastlegt.
Met Dropbox kun je veel gemakkelijker effectieve vergadernotulen maken. Er is een gratis sjabloon voor vergadernotulen beschikbaar, met de volgende voordelen:
- Automatische opslag- en back-upfuncties om vergadernotities in realtime te synchroniseren, zodat u zich kunt concentreren op de vergadering
- Gedeelde documenten, zodat teamleden de vergaderagenda kunnen bekijken en er vóór of tijdens de vergadering aan kunnen bijdragen – geen noodzaak tot multitasking
- Functies om opnames automatisch te transcriberen, waardoor het eenvoudiger wordt om te zien wat er is besproken en vervolgstappen te maken of agendapunten voor de volgende vergadering in te stellen
- Realtime-updates voor documenten, die mensen altijd en overal kunnen bekijken, zodat iedereen op dezelfde pagina zit
Sjabloon voor vergaderingsnotities
Het downloaden van de gratis sjabloon voor vergadernotulen in Dropbox Paper is de eerste stap van de uitgebreide reeks tips en technieken die we in deze handleiding zullen behandelen.
De sjabloon is onderdeel van een breed scala aan beschikbare sjablonen. Bekijk de volledige Dropbox Paper-sjabloonbibliotheek voor takenlijsten, projectplanningsjablonen en nog veel meer.
Waarom zou je überhaupt vergadernotities maken?
Hoe vaak kijkt u eigenlijk terug naar uw vergadernotulen? Als het maken van vergadernotities een vervelende klus lijkt en u er nooit meer naar kijkt, vraagt u zich misschien af waarom u ze eigenlijk maakt.
De realiteit is dat als niemand (inclusief uzelf) uw vergadernotities gebruikt, dit waarschijnlijk een teken is dat ze in hun huidige vorm niet bruikbaar zijn.
Wat is het werkelijke doel van vergadernotities? Wat zouden ze eigenlijk moeten doen?
In essentie zouden vergadernotulen een hulpmiddel moeten zijn om iedereen op één lijn te houden. In uw vergadernotulen moet voor iedereen het volgende staan:
- Een duidelijke en beknopte samenvatting van wat er besproken is
- Hoogtepunten van de belangrijkste conclusies uit die discussies
- Een overzicht van de overeengekomen actiepunten en volgende stappen
Uiteindelijk vormen de notulen van vergaderingen een leidraad voor wat er moet gebeuren nadat de vergadering is afgelopen en iedereen weer aan het werk gaat.
Beschouw uw aantekeningen als één bron van waarheid. Als iemand zich later afvraagt wat er is afgesproken of wat de volgende taak is, kan hij of zij eenvoudig de notulen van de vorige vergadering raadplegen.
Ook als iemand de vergadering heeft gemist, moeten uw aantekeningen uitgebreid genoeg zijn om de afwezigen op de hoogte te brengen, zonder dat een volledige samenvatting van de besproken punten nodig is.
Maak uw vergadernotities op de juiste manier met de juiste sjabloon. Zo bespaart u tijd, verhoogt u de productiviteit en zorgt u ervoor dat iedereen op schema blijft.
Nuttige vergadernotities: een voorbeeldscenario
Laten we eens kijken hoe gestroomlijnde vergadernotities in een praktijksituatie werken.
Stel je voor dat je een vergadering houdt over het lanceren van een promotie op de website van het bedrijf. Er komen in deze discussie veel onderwerpen aan bod, maar de belangrijkste aantekeningen richten zich op wat er echt toe doet: de essentie vastleggen zonder te verzanden in details.
Om dit te doen, kunt u beginnen met het vastleggen van de agenda met de belangrijkste punten:
- Waarom de promotie wordt gelanceerd,bijvoorbeeld voor hogere verkopen of meer websiteverkeer
- Wat de promotie beoogt te bereiken –bijvoorbeeld een omzetstijging van 10%
- Wie is verantwoordelijk?Marketing is verantwoordelijk voor communicatie, juridisch voor goedkeuringen, etc.
- Hoe lang de promotie zal duren:2 weken, een maand of hoe lang het ook mag duren
Tijdens de vergadering concentreert u zich op het samenvatten van de belangrijkste punten voor elk punt. Schrijf niet op wat Persoon A tegen Persoon B zegt en wat voor heen en weer dat ook met zich meebrengt.
Hierdoor blijven formele vergadernotulen duidelijk en gestroomlijnd, zodat iedereen ze later gemakkelijk kan raadplegen, zonder dat hij/zij hele alinea's van het gesprek hoeft door te nemen.
Het belangrijkste onderdeel van de vergadernotulen in dit scenario zijn actiepunten. Dit zijn de punten aan het einde van effectieve notulen van vergaderingen, met specifieke acties, de verantwoordelijke persoon en eventuele deadlines. Bijvoorbeeld:
- Juridische goedkeuring: Persoon A, uiterlijk vrijdag inleveren
- Website-updates: Persoon B moet het uiterlijk volgende dinsdag afronden
- Marketingcommunicatie: Persoon C moet uiterlijk donderdag een concept naar het team sturen
De structuur in dit scenario zorgt ervoor dat een complexe taak georganiseerd blijft en gemakkelijk kan worden voortgezet. U hoeft dus niet te proberen te onthouden wie wat doet, maar u kunt gewoon de aantekeningen raadplegen.
Waar kunnen goede vergadernotities nog meer bij helpen?
Vergadernotities kunnen in veel situaties een reddingsboei zijn, vooral als de zaken niet gaan zoals gepland. Goede aantekeningen dienen een doel op verschillende vlakken, zoals:
- Conflictbemiddeling –waarbij aantekeningen een betrouwbaar overzicht van de verplichtingen bieden
- Het beperken van afwezigheid –wanneer belangrijke stakeholders een vergadering missen
- Verantwoording afleggen –altijd vastleggen wie verantwoordelijk is voor wat
- Compliance –het verstrekken van gegevens voor juridische en regelgevende doeleinden
- Training –het makkelijker maken voor nieuwe medewerkers om vertrouwd te raken met hoe de dingen werken
Met vergadernotulen blijft iedereen georganiseerd. Ze vormen niet alleen een veilige haven voor uw team, maar vormen ook een handig document voor toekomstig gebruik. Of het nu gaat om het oplossen van een probleem of het onboarden van een nieuw teamlid, aantekeningen zijn essentieel!
Wat moet er in vergadernotulen staan?
Weten wat je moet opnemen is het halve werk. De details variëren afhankelijk van de aard van uw vergadering. Hieronder vindt u een checklist om u door de basisbeginselen te leiden.
Je kunt al deze notulen gebruiken wanneer je de gratis sjabloon voor vergadernotulen downloadt. Je kunt ze dus gerust opnemen en aanpassen aan je behoeften wanneer je het document maakt.
- Datum van de vergadering –zodat uw aantekeningen gemakkelijk terug te vinden zijn
- Tijdstip van de vergadering:voor het geval u meerdere soortgelijke vergaderingen op dezelfde dag heeft
- Breedvergaderonderwerp, zoals de projectnaam
- Aanwezigen- deelnemers aan de bijeenkomst, wie was er aanwezig?
- Agenda –de overeengekomen lijst met belangrijke punten en discussieonderwerpen
- Discussie –conclusies uit besproken onderwerpen
- Actiepunten –toegewezen taken uit de besproken onderwerpen
Deze lijst is nuttig voor elk type vergadering, zoals informele vergaderingen, personeelsvergaderingen, vergaderingen met nieuwe zakelijke partners, bestuursvergaderingen en meer.
De sjabloon voor vergadernotulen, beschikbaar in de sjablonenbibliotheek van Dropbox Paper, bevat al deze instellingen en kan eenvoudig worden aangepast aan je specifieke vereisten.
Hoe u bruikbare aantekeningen maakt en vergaderingen productiever maakt
Het maken van notulen is een strategische manier om vergaderingen efficiënter te laten verlopen en ervoor te zorgen dat iedereen zijn of haar verantwoordelijkheden kent. Het is ook een handige manier om een officieel verslag te maken van het doel van de vergadering, de discussiepunten en de belangrijkste conclusies uit eerdere vergaderingen.
Hier leest u hoe u voor, tijdens en na vergaderingen een planning kunt maken om effectieve notulen te maken waarmee u ervoor zorgt dat alle belanghebbenden op schema blijven en op de hoogte zijn van de overeengekomen actiepunten.
1. Bereid uw vergadernotulensjabloon vooraf voor
Kom naar de vergadering met je sjabloon voor vergadernotulen bij de hand. Met een vooraf opgesteld sjabloon heb je een duidelijke structuur, die je tijdens de sessie kunt invullen. Zo weet je zeker dat je geen belangrijke punten mist en blijft alles georganiseerd.
2. Vul de sjabloon voor vergadernotities vooraf in met dingen die u weet
Vul het sjabloon voor vergadernotities zo volledig mogelijk in met details zoals de vergaderdatum, tijd, deelnemers en agendapunten. Probeer voor elk agendapunt een statusupdate te geven. Als u de tijd hebt om vóór de vergadering updates van belanghebbenden en teamleden te verzamelen, kunt u een groter deel van de sessie besteden aan discussie. Dit is een goed idee voor de productiviteit.
3. Maak het samenwerkend
Dropbox bevat veel samenwerkingsfuncties die de werklast kunnen verdelen en essentieel zijn om het maximale uit je vergadernotulen te halen. Vraag de deelnemers om een samenvatting te geven van wat ze hebben geleerd en wat ze hebben gedaan. Dit zorgt voor bewustwording en maakt de aantekeningen ook nauwkeuriger. Je kunt de sjabloon met vergadernotulen zelfs op een scherm weergeven, zodat iedereen deze kan zien en er openlijk aan kan bijdragen.
Met Dropbox kan iedereen de notities openen en bewerken, ook als ze geen account hebben. Na de vergadering kunnen deelnemers opmerkingen blijven toevoegen, vragen stellen of punten verduidelijken. Op deze manier worden uw vergadernotities een werkdocument, en niet slechts een statische lijst.
4. Wijs taken en acties toe aan mensen
Een van de belangrijkste onderdelen van je vergadernotulen is de lijst met actiepunten. Met de taakbeheerfuncties van Dropbox kun je taken eenvoudig beheren door selectievakjes toe te voegen voor elke overeengekomen actie. Zo worden vervolgacties gemakkelijker te beheren.
Gebruik @vermeldingen om taken rechtstreeks aan teamleden toe te wijzen, zodat zij op de hoogte worden gesteld van hun verantwoordelijkheden. Zodra taken voltooid zijn, kunnen mensen ze van de lijst afstrepen. Het is een eenvoudige manier om de voortgang bij te houden en mensen verantwoordelijk te houden. U kunt dit doen in Dropbox Paper, Microsoft Office of Google Docs, zodat alles duidelijk is.
5. Houd uw aantekeningen georganiseerd
Met Dropbox kunt u uw documenten eenvoudig ordenen. U kunt voor elke sessie een nieuwe sjabloon voor vergadernotities maken of, voor terugkerende vergaderingen, één enkel document bijhouden dat u regelmatig bijwerkt.
Sla ze op in speciale projectmappen met behulp van de beveiligde documentopslagfuncties in je account, zodat je er snel bij kunt. Je kunt ze zelfs opslaan in gedeelde ruimtes waar je team er toegang toe heeft. Zo hoef je ze later niet meer als vervolgtaak te versturen.
6. Maak een transcriptie en gebruik AI-tools om uw aantekeningen te automatiseren
Bent u meer tijd kwijt aan het maken van aantekeningen dan aan het deelnemen aan de vergadering? Door uw vergaderingen op te nemen (met ieders toestemming), kunt u het gesprek vastleggen en u concentreren op wat er besproken wordt. Ongeacht of u de ingebouwde vergaderhulpmiddelen of schermopnamesoftware gebruikt, kunt u de opname vervolgens uploaden naar uw Dropbox-account.
Er zijn veel hulpmiddelen die transcripties kunnen genereren van opgenomen videobestanden. Je kunt video's transcriberen met Dropbox, zodat je alles in één tool kunt beheren. Zodra je een transcriptie hebt, kun je AI-tools gebruiken om het materiaal te analyseren en een samenvatting te maken van zakelijke vergaderingen. Zo krijg je een duidelijk overzicht van de belangrijkste punten, zonder dat je je druk hoeft te maken over aantekeningen.
Bewaar het transcript en de video-opname samen met uw vergadernotities. U kunt de video zelfs insluiten in uw document voor toekomstig gebruik.
Met bovenstaande technieken vergroot u de productiviteit van uw vergaderingen en zorgt u ervoor dat iedereen met een duidelijk gevoel van richting en doel vertrekt.
Gebruik Dropbox om uw vergadernotities te verbeteren
Het maken van vergadernotulen hoeft geen vervelende klus te zijn of als tijdverspilling te voelen. Als het goed wordt gedaan, kunnen vergadernotulen een krachtig, centraal document vormen waarmee belanghebbenden bij een project kunnen samenwerken en zaken voor elkaar kunnen krijgen.
Naast onze gratis sjabloon voor vergadernotulen, die je naar wens kunt aanpassen, biedt Dropbox essentiële hulpmiddelen om samen te werken, te organiseren en de efficiëntie te verhogen. Probeer het nu voor effectievere notulen van vergaderingen.
