Eindelijk! Na maanden van heen en weer gepraat, RFP's, aanpassingen aan de RFP, aanpassingen aan de aanpassingen, vergaderingen met het marketingteam, vergaderingen met het directieteam, vergaderingen met, nou ja, iedereen, videogesprekken, en een laatste persoonlijke samenwerking om de details te bespreken en handen te schudden, heeft je creatieve bureau een nieuwe klant binnengehaald. Het is een groot account met veel bewegende delen en het voelt geweldig om alles succesvol te hebben afgerond.
Nu begint het echte werk.
De eerste stap: de onboarding van de klant, zodat materiaal en werk soepel heen en weer kunnen bewegen. Een soepel en efficiënt onboardingproces biedt een geweldige basis, waarop een succesvol project kan worden gebouwd. Een nieuwe klant zal onder de indruk zijn van de eenvoud en bedachtzaamheid van een degelijke en naadloze ervaring. Je team weet zo dat ze over al het benodigde materiaal beschikken om aan de slag te gaan en dat er systemen zijn om aanvullende bestanden en mappen te verzenden en te ontvangen. Verder weet iedereen dat ze alles kunnen vinden en openen wat ze nodig hebben, wanneer ze dat nodig hebben, terwijl ze beveiligingspraktijken toepassen om gegevenslekken te voorkomen.
Hier volgen enkele strategieën om de onboarding van klanten zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Het aanmaken en ondertekenen van contracten standaardiseren
Wat is een van de meest opwindende dingen aan het winnen van nieuw werk? Het ondertekenen van het contract maakt het officieel. Wat is een van de ergste dingen? Het contract opstellen.
Met Dropbox Sign-sjablonen is het echter eenvoudig om eenmalig een gestandaardiseerd contract te maken en het vervolgens steeds opnieuw te gebruiken. Het is ook slim om sjablonen te ontwikkelen voor de verschillende soorten schema's die je organisatie regelmatig gebruikt. Het is een beproefd, gebruiksvriendelijk systeem voor eenvoudige onboarding van klanten.
(En nu we het er toch over hebben: je kunt sjablonen van Dropbox Paper ook gebruiken voor creatieve briefings, videoproductieprojecten en andere behoeften. Dat soort ploeterwerk hoeft eigenlijk geen ploeterwerk te zijn).
Maak een welkomsthandleiding en stel de verwachtingen vast
Een nieuwe klant is als een nieuwe relatie: beide partijen zijn enthousiast over de toekomst, maar ook bezorgd over hoe het verder zal gaan.
Met dit in het achterhoofd, is het belangrijk om de ervaring goed van start te laten gaan door een welkomsthandleiding te maken, zodat de klant weet wat hij kan verwachten. Naast een paar ijsbrekers, zou je hierin de werkwijze en grondbeginselen van je organisatie kunnen uitleggen.
Stuur het veilig op en neem ze vervolgens mee door de gids. Vergeet niet om controlelijsten mee te nemen, zodat de klant begrijpt welke weg hij moet bewandelen.
Bestanden opvragen en ontvangen (en ze op de juiste locatie krijgen)
Wanneer u een klant aanneemt, is de kans groot dat u bestanden van hen nodig hebt. Misschien gaat het om een deel van hun bestaande activa, maar wellicht is het gewoon een datadump met informatie die uw team kan onderzoeken.
Met bestandsaanvragen kan uw team specifieke bestanden aanvragen. De klant kan deze vervolgens uploaden naar uw account, zelfs als hij zelf geen Dropbox heeft. Maak eenvoudigweg een nieuwe aanvraag aan, vul een paar gegevens in, selecteer de map waar de bestanden naartoe geüpload moeten worden, stel een deadline in en verstuur de aanvraag. U kunt uw verzoek achteraf bewerken, mocht u de informatie willen wijzigen.
Het enige dat je hoeft te doen, is wachten tot je de bestanden hebt ontvangen, waarna je de aanvraag kunt sluiten.
Vergeet de gegevensbeveiliging niet
Bij het onboarden van een nieuwe klant worden per definitie bepaalde bedrijfsgegevens tussen partijen gedeeld en vervolgens op een aantal locaties opgeslagen. Niemand wil dat er gegevens in de wereld lekken. Daarom is het belangrijk om de beveiliging te handhaven.
Dropbox houdt op verschillende manieren informatie veilig. Bestanden worden versleuteld met 256-bits Advanced Encryption Standard om gegevens te beschermen tijdens de overdracht tussen Dropbox-apps en servers. Tegelijkertijd wordt er voortdurend getest op beveiligingsproblemen. Met de wachtwoordbeveiliging van Dropbox hebben alleen mensen met het wachtwoord toegang tot het bestand of de map, terwijl het instellen van vervaldatums voor een link ervoor zorgt dat de link voor een bepaalde tijd beschikbaar is.
De onboarding van een nieuwe klant kan (en moet) soepel verlopen. Met een kleine dosis doordachtheid en voorbereiding verloopt het proces bijna vanzelf. Door de hierboven beschreven stappen te volgen, kan een bureau snel het onboardingproces doorlopen en aan het echte creatieve werk beginnen. Dat is immers het leuke gedeelte.
