Projectmanagement is een complex proces, maar een van de belangrijkste stappen is ook een van de eenvoudigste: het opstellen van een document voor projectscoping. In dit document worden de doelen, resultaten, taken en deadlines van een project beschreven; het dient als leidraad voor iedereen die erbij betrokken is.
In dit artikel leggen we uit wat projectscoping is, waarom het belangrijk is en hoe je een document voor projectscoping schrijft waarmee je je project succesvol kunt beheren.
Wat is projectscoping?
Een scope is de totale hoeveelheid tijd en werk die nodig is om een specifiek project te voltooien. Hiervoor moet je het projectbudget of de projectkosten, doelen, deliverables, taken en deadlines definiëren.
Als je eenmaal weet wat het project inhoudt, zou het definiëren van de scope een gezamenlijke inspanning moeten zijn waar jij en je team het over eens zijn. Dit doe je voordat het werk aan het project begint.
Om dit te formaliseren, maak je een project scoping statement die je kunt ondertekenen en bewaren zodat je er gemakkelijk naar kunt verwijzen. Dit is een document dat naast je werkomschrijving bestaat om het projectmanagementproces te ondersteunen en redelijke verwachtingen van stakeholders vast te stellen.
Waarom is project scopen belangrijk?
Projectscoping is belangrijk om verschillende redenen. Het helpt je:
Redelijkere en haalbaardere projectdoelen op te stellen
De efficiëntie te verbeteren
Redelijke budgetten of betere kostenramingen voor je team op te stellen
Belangrijke stakeholders duidelijk te maken wat er bij het project komt kijken, zodat ze het eenvoudiger kunnen begrijpen en ernaar kunnen terugverwijzen
Ervoor te zorgen dat alle teamleden op één lijn zitten en gefocust zijn op de afgesproken doelen of deliverables van het project
Voorkomen dat het project zich uitbreidt tot buiten de afgesproken scope
Een stappenplan op te stellen dat managers of projecteigenaren kunnen gebruiken voor het plannen en delegeren van taken onder het team
Een document voor projectscoping opstellen
Het opstellen van een document voor projectscoping is een eenvoudig proces, maar het is wel zaak om een paar belangrijke stappen te volgen om ervoor te zorgen dat je document duidelijk en effectief is.
1. Definieer de projectdoelstellingen
Elk succesvol project heeft een overkoepelend doel: het verschaft het 'waarom?' en 'wat dan?' voor het werk dat je doet. Het zorgt er ook voor dat iedereen gefocust blijft en zich richt op een gezamenlijk doel.
Door te definiëren wat u wilt bereiken gedurende de levenscyclus van een project, creëert u belangrijke context voor u, uw team en uw belanghebbenden. Dit zou de eerste stap moeten zijn in elk projectplanningsproces, omdat het duidelijkheid schept voor latere stappen in het vaststellen van de omvang van het project.
Als er geen duidelijk doel is, kan een project gemakkelijk ontsporen of het doel uit het oog verliezen.
2. Vraag input van je team
Je team is je belangrijkste troef en een effectieve kennisbron. Zij zijn degenen met de relevante ervaring. Zij kunnen je vertellen hoelang specifieke taken meestal duren en hoe de verschillende deliverables zich tot elkaar verhouden. Gebruik je team voor:
Realistische tijdschema's en doelen
Projectverwachtingen, vooral met betrekking tot feedback van je team
Uitsluitingen – heeft een stakeholder om iets gevraagd dat normaal gesproken buiten de scope van dit type project zou vallen?
Met de inbreng van uw team wordt het veel eenvoudiger om projectmijlpalen en een redelijke routekaart of tijdlijn vast te stellen.
Hulpmiddelen zoals Dropbox Paper maken het voor uw projectteam eenvoudig om samen te werken aan scopingdocumenten. Teamleden kunnen opmerkingen toevoegen en rechtstreeks vragen stellen aan het Paper-document. Zo verbeteren ze de communicatie en het groepsbegrip van het project dat wordt afgebakend.
En wanneer uw team samenwerkt in Dropbox, worden alle projectgerelateerde materialen veilig bewaard op één centrale plek.
3. Definieer de projectmijlpalen en de routekaart
Mijlpalen geven een duidelijke structuur aan je project en zijn een van de belangrijkste elementen van de scope van je werk. Ze fungeren als controlepunten waarmee stakeholders de voortgang kunnen volgen en ervoor kunnen zorgen dat het project op schema blijft.
Belanghebbenden kunnen het project scope document raadplegen voor duidelijkheid over wanneer de belangrijkste onderdelen van het project worden opgeleverd, wanneer vergaderingen plaatsvinden en andere belangrijke stappen in het project. Vervolgens kunt u dit in een tijdlijn of stappenplan vastleggen met duidelijke start- en einddatums voor het project als geheel en deadlines voor specifieke taken of resultaten.
Door mijlpalen of deadlines op een rijtje te zetten, voorkom je ook dat de scope van het project uit de hand loopt, wanneer de projectvereisten of resultaten in de loop van de tijd toenemen en de oorspronkelijke projectscope overschrijden. Met een duidelijke workflow en procedure voor de oplevering en goedkeuring van projecten kunnen belanghebbenden in een vroeg stadium potentiële risico's of problemen identificeren en de routekaart aanpassen voordat de situatie escaleert.
Om het proces voor projectscoping te versnellen, biedt Dropbox Paper een reeks gratis sjablonen die klaar zijn voor gebruik voor verschillende projecttypen, van lanceringsplannen en productstappenplannen tot materiaalkalenders en videoproductieplannen.
4. Organiseer de relevante informatie
Zodra je alle details en input hebt verzameld van degenen die aan het project gaan werken, is het tijd om alles samen te voegen in je document voor projectscoping.
Belangrijke details die u moet vermelden:
De projectnaam en -beschrijving
De deadline
De manager of projecteigenaar
Andere teamleden die aan het project werken, plus hun rollen en verantwoordelijkheden
Het projectdoel
De deliverable(s)
De taken die binnen de scope vallen
Eventuele taken die buiten de scope vallen
Beperkingen en overwegingen
Bestaande middelen
Best practices voor het gebruik van een document voor projectscoping
Naast het opstellen van een project scope statement zijn er een paar best practices die je kunt volgen om ervoor te zorgen dat het proces voor projectscoping effectief is. Denk bijvoorbeeld aan:
Wees zo specifiek mogelijk in de details van de projectomvang, inclusief meetbare acties voor rapportage over projectsucces
Definieer eerst de belangrijkste elementen, zoals de doelstellingen en de deliverables, en werk vervolgens terug om de projecttijdlijn en het resourcebeheer te verfijnen
Leer van eerdere projecten om je projectscope zo goed mogelijk te maken
Maak het zo gemakkelijk mogelijk om zo draagvlak te creëren bij relevante stakeholders. Dit doe je door de beperkingen, grenzen of uitsluitingen van het project en de uitkomsten ervan duidelijk te identificeren
Duidelijke, efficiënte projectscoping – elke keer weer
Dropbox is het ideale centrale punt voor opslaan, feedback krijgen en het beheren van je projectbestanden. Bouw vertrouwen op bij je stakeholders door snel projectupdates en voortgang te delen en ze betrokken te houden tijdens de hele projectcyclus.
Door alles op één plek te bewaren, kunnen u en uw team het projectmanagementproces stroomlijnen en meer tijd besteden aan het ontwikkelen en uitvoeren van een solide projectstrategie. U hoeft minder tijd te besteden aan het zoeken naar documenten of aan de vraag waar uw projectmaterialen worden opgeslagen.
