Dit klinkt je misschien bekend in de oren: je zit middenin een drukke week, hebt haast om een project af te ronden en het creatieve team heeft de definitieve video geëxporteerd. Het enige wat je nog hoeft te doen, is een e-mail aan de klant schrijven, de video als bijlage toe te voegen en op 'Verzenden' te klikken. Maar... Er gaat iets mis: het bestand is te groot.
Hoewel veel mensen elke dag e-mail gebruiken voor zakelijke communicatie, is het lang niet altijd nodig om grote bestanden te versturen. Vaak is het daarom is het een onaangename verrassing als je ontdekt dat het niet lukt om een bestand bij te voegen.
Wat moet je doen als een bestand 'te groot' is voor e-mail?
In deze handleiding leggen we uit waarom e-mails limieten voor de bestandsgrootte hebben en worden drie methoden verkend die je kunt gebruiken om een grote video via e-mail te verzenden, waaronder tools voor bestandsoverdracht zoals Dropbox Transfer.
Maar voordat we daarin duiken, stellen we de brandende vraag: is het mogelijk?
Kun je grote bestanden en video's via e-mail verzenden?

Delen via cloudopslag
Selecteer de oplossing die op jou van toepassing is
Kort overzicht
- Een link delen naar een bestand in je cloudopslag
- Hiermee kunnen gebruikers de laatste versie van een bestand zien, inclusief bewerkingen die zijn aangebracht sinds het delen van de link
- Als gebruikers 'bewerken'-toegang hebben gekregen, kunnen ze zelfs met jou samenwerken aan het bestand
Wanneer te gebruiken
- Wanneer samenwerken met anderen
- Wanneer je een videobestand waaraan nog wordt gewerkt en waaraan updates worden aangebracht wilt delen
Een kopie verzenden met een bestandsoverdrachtstool
Selecteer de oplossing die op jou van toepassing is
Kort overzicht
- Een link delen naar een te downloaden kopie van het bestand
- Toegangsmachtigingen en vervaldatum voor link instellen voor extra beveiliging
- Op maat gemaakte downloadpagina's met jouw merk voor een goede eerste indruk
Wanneer te gebruiken
- Bij het leveren van afgeronde video-exports en uiteindelijke versies van bestanden
- Wanneer je bestanden wilt verzenden en niet wilt dat de ontvanger jouw versie bekijkt in cloudopslag
Een gecomprimeerd bestand bijvoegen
Selecteer de oplossing die op jou van toepassing is
Kort overzicht
- Comprimeer de video of het bestand naar een kleiner formaat, waarbij de beeldkwaliteit ook achteruit gaat
Wanneer te gebruiken
- Als je e-mailbijlage moet gebruiken
- Delen van cloudopslag en bestandsoverdrachtstools bieden meer controle en maken grotere bestanden mogelijk
Beperkingen van e-mailbijlagen
Voordat we de oplossingen bekijken, is het de moeite waard om even uit te zoeken waarom het niet werkt als je een bestand direct aan een e-mail toevoegt.
Bestandsgrootte
Zoals we al besproken hebben, zijn limieten voor bestandsgrootten een enorme tegenvaller wanneer bestanden als bijlagen via e-mail worden verzonden.
De exacte bestandslimieten variëren, maar moeten tussen 10-25 MB liggen. Bekijk bijvoorbeeld eens de limieten voor bestandsgrootte van bijlagen voor enkele van de populairste e-mailplatformen:
- Gmail: 25 MB
- Microsoft Outlook: 20 MB
- iCloud Mail: 20 MB
- ProtonMail: 25 MB
- AOL Mail: 25 MB
- Yahoo! Mail: 25 MB
- GMX: 50 MB
Hoewel deze platformen prima zijn voor het delen van documenten, spreadsheets of andere kleine bestandsindelingen, overschrijden afbeeldingen en video met hoge resolutie snel de toegestane bestandsgrootte.
Beveiliging
Het gaat echter niet alleen om het gemak van het delen van grotere bestandsformaten. Het proces van het verzenden van bestanden als e-mailbijlagen heeft ook gevolgen voor de beveiliging.
Laten we eens naar een voorbeeld kijken. Stel je voor dat je een aktetas hebt met daarin alle bestanden die je wilt verzenden. Het bijvoegen van deze bestanden aan een e-mail is vergelijkbaar met ze over een muur gooien naar de ontvanger die aan de andere kant van de muur staat.
Zodra je de aktetas over de muur hebt gegooid, heb je hem niet meer in handen; zelfs als je erachter komt dat je de verkeerde bestanden hebt verzonden of dat je de bestanden naar de verkeerde persoon hebt verzonden.
Stel je nu hetzelfde scenario voor, alleen nu laat je de aktetas achter in een externe, met pincode beveiligde kluis. De ontvanger kan de kluis openen met de door jou gedeelde gegevens, maar je kunt ook de toegangscode op afstand wijzigen of de ontvanger wijzigen.
Het is een eenvoudig voorbeeld, maar wel een dat helpt precies te illustreren waarom bestandsbijlagen in e-mails kunnen leiden tot ongelukkige beveiligingsrisico's wanneer er onvermijdelijk fouten optreden. Als je externe tools gebruikt, bied je een extra beveiligings- en controlelaag. Zo heb je gemoedsrust bij het delen van je werk.
Toegang en versiebeheer
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: je hebt net op Verzenden geklikt voor een belangrijke e-mail, maar komt er dan achter dat er een fout zit in het bijgevoegde bestand of de bijgevoegde video.
Als je bestanden via de cloud deelt, kun je de fout in het gedeelde bestand heel eenvoudig corrigeren zonder een nieuwe e-mail te hoeven sturen. Moderne oplossingen voor het delen van bestanden bieden ook veel meer controle over wie er toegang heeft tot de bestanden en wat deze gebruikers ermee kunnen doen.
Als je je laatste bewerking met het team deelt en ervoor moet zorgen dat de accountmanagers deze kunnen zien, maar alleen je medebewerkers aanpassingen kunnen aanbrengen, hoef je alleen maar de toegangsmachtigingen voor elke ontvanger in te stellen.
Als je op zoek bent naar geavanceerde tools voor versiebeheer en feedback, is een doelgericht videofeedbackplatform zoals Dropbox Replay misschien de ideale oplossing voor je behoeften. Voor documenten en andere bestandstypen zijn er in Dropbox tools voor samenwerking aan content beschikbaar waarmee je eenvoudig feedback kunt geven en op feedback kunt reageren.
Grote bestanden en video's via e-mail verzenden
Een groot bestand of grote video via e-mail verzenden is eenvoudig dankzij de verschillende beschikbare opties.
In dit gedeelte van de handleiding bespreken we de volgende drie methoden, die allemaal haalbaar zijn afhankelijk van je doel:
- Delen via cloudopslag: met een link naar bestanden in je Dropbox-cloudopslag of gelijksoortig
- Een afzonderlijke, downloadbare kopie versturen: met een tool voor overdracht van grote bestanden zoals Dropbox Transfer
- Een gecomprimeerd bestand bijvoegen: als het niet mogelijk is om een link te delen (hierbij wordt wel ingeleverd op de kwaliteit)
Een kopie verzenden met een tool voor overdracht van grote bestanden
Als je niet alle functies nodig hebt die cloudopslag te bieden heeft, maar wel definitieve assets moet leveren, zijn tools voor overdracht van grote bestanden, zoals Dropbox Transfer, het ideale platform voor het verzenden van lange video's.
Versleep tot maximaal 250 GB aan bestanden naar het uploadvenster in Dropbox Transfer, selecteer de gewenste opties en deel de bestanden, hetzij door een e-mail met een link rechtstreeks vanuit Transfer te versturen, hetzij door de link handmatig te kopiëren naar een eigen e-mail. De ontvanger kan dan via de verzonden link de bestanden downloaden.

Met Dropbox Transfer heb je de volledige controle over je bestanden en ben je altijd volledig op de hoogte van de status ervan: Je kunt:
- Lever kopieën af om ongewenste bewerkingen te voorkomen
- Beheer de toegang met wachtwoordbeveiliging
- Vervaldatums voor links instellen om downloads te stimuleren
- Bevestig de aflevering met downloadmeldingen
Waarom zou je wachten om een eerste indruk te maken totdat je klant de video bekijkt? Met Dropbox Transfer kun je je downloadpagina aanpassen met een achtergrondafbeelding en logo naar keuze.
Een gecomprimeerd bestand bijvoegen
Waar mogelijk is een oplossing voor het delen van bestanden op basis van links, zoals de twee hierboven genoemde oplossingen, je beste optie voor het verzenden van videobestanden en grote bestanden.
Het kan echter voorkomen dat je geen link kunt gebruiken om je bestanden of video's te delen. Compressie biedt dan de mogelijkheid om de bestanden te verkleinen, zodat ze binnen de e-maillimieten van je klant vallen.
Als je bestanden of video's comprimeert, worden bepaalde elementen verwijderd of de grootte ervan gereduceerd, zodat de algehele bestandsgrootte vermindert. Dit kan het volgende omvatten:
- De resolutie van de video verlagen, bijvoorbeeld van 4K naar 1080p
- De framesnelheid van een video verlagen, waardoor deze schokkeriger en minder vloeiend lijkt
- De kwaliteit van een audiobestand verkleinen door de bitsnelheid of bemonsteringsfrequentie te verlagen
- Andere technische factoren wijzigen, zoals kleuren of codering
Als je een video wilt comprimeren, zijn er een paar manieren waarop je dit kunt doen:
- Met behulp van ingebouwde software zoals QuickTime, als je een Mac gebruikt
- Met tools van derden zoals VLC Media Player
- Video's verzenden naar een .zip- map, wat handig kan zijn bij het verzenden van een verzameling bestanden
Wees gewaarschuwd: de kwaliteit van je bestand of video wordt lager als je de bestandsgrootte verkleint door te comprimeren.
Als je videokwaliteit belangrijk vindt, overweeg dan bestanden te delen via een link naar cloudopslag of gebruik te maken van een tool voor bestandsoverdracht zoals Dropbox Transfer.
Met Dropbox grote bestanden en video's in oorspronkelijke kwaliteit versturen via e-mail
Of je nu een kopie verstuurt of een link deelt om samen te werken, Dropbox voldoet aan al je behoeften voor wat betreft het versturen van grote bestanden en lange video's via e-mail.
Deel om te beginnen een link van je cloudopslag of ga naar Dropbox Transfer en begin met het toevoegen van bestanden.