Dus...wat is een single source of truth?
Single Source of Truth (SSOT) is de term die wordt gebruikt voor het verzamelen van alle bedrijfsgegevens op één locatie. Het idee is dat iedereen in dat bedrijf dan cruciale zakelijke beslissingen kan nemen op basis van voor iedereen toegankelijke gegevens. Dat betekent dat er geen werkzaamheden zijn die verhinderen dat mensen belangrijke informatie krijgen. Als je bedrijf met één 'versie van de waarheid' werkt, wordt er niets voor anderen verborgen gehouden en zitten jullie allemaal op dezelfde golflengte. Door je gegevens op een centrale locatie toegankelijk te maken, voorkom je dat jij en je collega's verdwalen in meerdere versies van de waarheid/hetzelfde bestand.
Het verbieden van leugens
Maar het werkt alleen als je team er alles aan doet om ervoor te zorgen dat zaken niet onder het tapijt worden geveegd of kwijt raken door verwarrende administratie. Het is ook nog eens de meest optimale manier om met je gegevens om te gaan en van cruciaal belang als die gegevens uit allerlei verschillende kanalen binnenkomen. Zie het als een soort walhalla voor al je bedrijfsinformatie.
Kennis is macht en als je meer informatie kunt delen met alle teamleden, leidt dat tot slimmer zakendoen. 'Truth' betekent niet per se dat alle gegevens die je in je single source hebt gezet ook precies moeten kloppen, maar het geeft je een betere kijk op je bedrijf, als je het in zijn geheel bekijkt.
Stel dat uw merk tweehonderdduizend volgers heeft, volgens de statistieken op sociale media. Maar als je een enquête uitvoert, kom je erachter dat een kwart van je volgers zich in een land bevindt waarnaar jij niet verzendt en dat een groot deel daarvan bots zijn. U hebt beide informatiebronnen nodig om een zo goed mogelijk beeld van uw merk te krijgen en om uit te vinden hoe u deze situatie kunt verhelpen. Nu u bijvoorbeeld weet dat de meeste van uw volgers internationaal actief zijn, kunt u zich richten op lokale initiatieven of serieus overwegen om uw verzendbestemmingen uit te breiden. U bent dus de weg naar zakelijke verbetering ingeslagen.
Verlichting via databeheer
Een SSOT kan alleen worden gerealiseerd als al uw gegevens op één centrale plek staan en als u over geschikte processen beschikt die ervoor zorgen dat uw gegevens up-to-date blijven. Jullie kunnen allemaal afspreken om jullie documenten in één centrale map te bewaren, maar wat dan? Als bedrijf moet u zich volledig inzetten voor dit idee en ervoor zorgen dat de gegevens altijd actueel en toegankelijk zijn. Overweeg de volgende workflows toe te voegen aan uw bedrijfsprocessen:
Werken vanuit de cloud
De cloud heeft de werkplek op oneindig veel manieren helpen transformeren. Zo hebben jij en je team overal toegang tot documenten, en beter nog, dezelfde documenten, geen verouderde versies.
Houd rekening met interne gidsen
Natuurlijk kent je team je bedrijf en de bedrijfscultuur. Ze ervaren het elke dag als ze binnenkomen (of inloggen). Denk er maar eens over na hoe vaak je een collega een bericht hebt gestuurd met een vraag waarvan je weet dat je die al eerder hebt gesteld. “Welk in welke bestandsindeling moet deze levering?”, “Waar moet ik deze factuur naartoe sturen?”, “is Bob nog steeds verantwoordelijk voor de crediteurenadministratie”, enzovoort. Neem een dag of twee de tijd om een documentatiebron op te bouwen die niet over je klanten of je markt gaat, maar over hoe je je medewerkers in staat stelt hun werk beter te doen.
Maak dingen duidelijk
Kwartaaldoelen, omzet en teamquota's zijn misschien belangrijk, maar het bespreken van deze cijfers is niet altijd de meest boeiende manier om de gegevens te presenteren. Vind een betere manier om de voortgang van je bedrijf te laten zien, een manier die gemakkelijk te begrijpen en altijd actueel is, zodat je team kan zien hoe je succes groeit. Dat kan iets heel simpels zijn als een gedeeld document waarin doelen worden opgeschreven en regelmatig worden bijgewerkt, zodat teams deze kunnen bekijken wanneer ze de voortgang willen controleren.
Denk aan het grotere geheel
Beschikken over gegevens die toegankelijk zijn voor elk personeelslid dat ze nodig heeft, zoals in een datawarehouse, is niet alleen afhankelijk van de bedrijfscultuur, maar ook van betere bedrijfsprocessen. Het is niet alleen je basisteam dat profiteert van open communicatiekanalen. Je wilt immers ook dat belanghebbenden en belangrijke besluitvormers alles weten wat jij weet van elke gegevensbron die je gebruikt. Transparantie is tegenwoordig niet alleen essentieel voor CRM en bedrijfsmaatschappelijk verantwoord ondernemen, maar ook voor de manier waarop je eigen team naar het merk kijkt, en welke invloed dat heeft op hun loyaliteit. Houd dit in gedachten als je een source of truth gaat opzetten.
Het smeden van een bron van waarheid
Elk team heeft zijn eigen werkwijze. Je hebt misschien een bepaalde bedrijfscultuur en een bepaald concept van de werkprocessen, maar een financieel team kan zijn workflows niet op dezelfde manier laten verlopen als het marketingteam. De manier waarop het ene team naar het bedrijf en de gegevens kijkt, is waarschijnlijk anders dan hoe een ander team dat doet. En dan is er ook nog een CEO die alles van bovenaf in de gaten houdt. Een single source of truth is, op deze manier, onpartijdig. Daarnaast wordt zo de duplicatie van dezelfde bestanden voorkomen, wat tot misverstanden en vertragingen leidt.
Dropbox helpt je een source of truth op te zetten en zorgt ervoor dat alleen de meest recente informatie beschikbaar is en dat alles in real time wordt bijgewerkt. Met functies zoals versiegeschiedenis in Dropbox kun je zien wat er is bewerkt en veranderd, en als de nieuwe versie je niet bevalt, ga je gewoon terug. Wanneer iets wordt gewijzigd, worden de andere teamleden in het bestand hiervan op de hoogte gebracht. Per ongeluk iets uit je single source of truth verwijderd en maak je je zorgen dat je het niet kunt vervangen? Nergens voor nodig. Met Dropbox kun je alle bestanden herstellen die in de afgelopen 30 dagen zijn verwijderd. Zo weet je zeker dat als je ooit onverhoopt een fout maakt, je altijd terug kunt keren naar je oude bestanden.
Je kunt zelfs automatiseringen instellen voor gedeelde mappen in Dropbox. Ze standaardiseren de naamgeving, sortering en tagging, waardoor er minder ruimte is voor gebruikersfouten en de werklast van uw team tot een minimum wordt beperkt.
Verschillende teams, verschillende systemen, maar altijd one truth
Hoe goed geïnformeerd je ook denkt te zijn over een team, proces of bedrijfsonderdeel, er kan altijd meer aan de hand zijn. Misschien is je online aanwezigheid wel niet zo organisch als je eerst dacht of werkt je team vanuit een versie van een bestand waarvan je dacht dat het allang was herzien. Een SSOT kan dat allemaal voorkomen. Of het nu om mensen of gegevens gaat waar je geen duidelijk beeld van hebt, je SSOT brengt de waarheid aan het licht en je merk terug naar de realiteit.
