Als freelance vertaler is het maken van een goed opgestelde factuur geen alledaagse administratieve bezigheid; het is een cruciaal onderdeel voor het onderhouden van sterke relaties met klanten.
Een factuur is een transactieverslag dat zorgt voor transparantie en duidelijkheid tussen freelancers en opdrachtgevers. Het beschrijft de betalingsvoorwaarden, inclusief vervaldatums en geaccepteerde betaalmethoden, en verbetert de professionaliteit in de relatie tussen freelance vertaler en opdrachtgever. Facturen helpen bovendien om geschillen te voorkomen, omdat ze een duidelijk bewijs vormen van de geleverde diensten en de overeengekomen vergoeding.
In deze gids worden de belangrijkste aandachtspunten voor het maken, versturen en beheren van facturen voor professionele vertaaldiensten besproken. Of je nu een ervaren vertaler bent of net begint in het vakgebied: als je deze belangrijke aandachtspunten begrijpt, kunt je je factureringsproces stroomlijnen en je freelance vertaalactiviteiten uitbreiden.
Wat moet er op een factuur voor vertaaldiensten staan?
Hoewel de principes van factureren hetzelfde zijn voor verschillende sectoren, kunnen vertaal- of tolkdiensten op vergelijkbare wijze worden gefactureerd. Als je een factuur voor vertaaldiensten maakt, moet je ervoor zorgen dat het volgende sowieso op de factuur wordt vermeld:
Je gegevens
- Je bedrijfsnaam en -adres
- Je contactgegevens, zoals e-mailadres of telefoonnummer
- Je unieke identificatienummer
- Je btw-nummer
- Een uniek factuurnummer
Gegevens van uw klant
- De naam of bedrijfsnaam van je klant en het adres
- De contactgegevens van je klant, zoals hun e-mailadres of telefoonnummer
- Het opdracht- of commissiereferentienummer van je klant, indien van toepassing
Beschrijving van vertaaldiensten
Bied een uitgebreide beschrijving van de geleverde vertaaldiensten. Zorg ervoor dat je alle factoren vermeldt die van invloed zijn op het tarief, zoals:
- Het aantal woorden
- De taalcombinaties voor de vertaling, zoals Engels naar Frans of Spaans, of vice versa
- Eventuele extra geleverde diensten, zoals proeflezen of reviewen
- Klantverzoeken voor een bepaalde bestandsindeling of aanvullende kosten voor conversie
- Spoedtarieven
- Technische of gespecialiseerde vertaling, afhankelijk van de complexiteit
- Eventuele revisies die zijn opgenomen in de facturatieprijs en kosten voor extra revisies
- Hoe het vertaalde materiaal wordt geleverd (bijv. via e-mail, cloudopslag of download via Dropbox)
U wilt ook een duidelijk, gedetailleerd en gespecificeerd overzicht van de kosten die aan elke service zijn verbonden, verstrekken. Dit kunnen de kosten per vertaalproject, per woord of per uur zijn.
Informatie over de betalingsvoorwaarden
- De factuurdatum
- Het subtotaal van het bedrag dat in rekening wordt gebracht
- Het totaalbedrag in de valuta van de klant, indien van toepassing
- Eventuele belastingen, zoals omzetbelasting
- Het totaal verschuldigde bedrag
- Eventuele betalingsvoorwaarden, zoals de einddatum van de betaling en mogelijke boetes of kosten die in rekening worden gebracht bij te late betaling
- Instructies voor de betalingsmethode, bijvoorbeeld direct overgeboekt naar je bankrekening, via creditcard of via een online betalingsverwerker, zoals PayPal
U kunt de factuur ook afsluiten met een beleefde en professionele bedankbrief aan de klant, waarin u uw waardering voor het bedrijf uitspreekt.
Facturen voor vertaaldiensten beheren met Dropbox
Als je facturen handmatig verstuurt als e-mailbijlagen, dan kan Dropbox een waardevolle tool zijn voor het opslaan, ordenen en versturen van je facturen.
Ervaar alle functionaliteiten van Dropbox op één locatie en verbeter elk aspect van je workflow als freelancevertaler, van het aanpassen van PDF-factuursjablonen tot het beveiligen van bestanden met wachtwoorden nadat ze zijn gedeeld.
Dankzij razendsnelle synchronisatie op al uw apparaten kunt u eenvoudig uw facturen openen en delen, rechtstreeks vanuit uw Dropbox-account.
Factureer je vertaaldiensten met Dropbox
Kies voor professionele tools zodat je efficiënt kunt factureren en je je freelancevertaalwerk kunt beheren met Dropbox.
Dropbox versnelt het proces van het maken, aanpassen en versturen van facturen door te fungeren als een centrale hub voor het opslaan, bewerken en delen van uw facturen. Met Dropbox kunt u binnen enkele minuten professionele facturen maken en delen, zodat u op tijd betaald krijgt voor uw werk.
