Wat is een videoconferencing?
Videoconferenties omvatten elke vorm van telecommunicatie tussen twee of meer mensen via video en audio. Thuiswerkers en mensen die ver van hun familie en vrienden wonen, zijn waarschijnlijk al experts op het gebied van videogesprekken. En nu steeds meer mensen thuis en op afstand werken, wordt communiceren met collega's via videoconferenties steeds gebruikelijker.
Waarom is een goede etiquette belangrijk bij videoconferencing?
Gezien de alomtegenwoordigheid van videoconferentiesoftware tegenwoordig, zou je denken dat de juiste etiquette inmiddels wel bekend zou zijn. Meestal is het geen probleem om met familieleden of vrienden te FaceTimen vanuit je bed, maar dat geldt niet voor communicatiemiddelen op de werkvloer, zoals Microsoft Teams. Deze vereisen meer voorbereiding, zowel qua decorum als effectiviteit. Misschien bent u een expert in het houden van vergaderingen op kantoor, maar voor sommigen kan de extra virtuele barrière van videoconferenties een uitdaging vormen.
Afleiding ligt voortdurend op de loer en de aandacht kan verslappen door thuiswerken; voor vergaderingen via videoconferenties is dat niet anders. Het is natuurlijk best even schattig wanneer de hond van je collega door het beeld loopt, maar het leidt wel de aandacht af. Hetzelfde geldt voor ongeïnteresseerde deelnemers die overduidelijk niet zitten te luisteren en geen aandacht aan de vergadering besteden.
Basisregels voor video conferentie etiquette
De eerste stap voor productieve videogesprekken is ervoor zorgen dat ze functioneel zijn, zowel vanuit technisch als menselijk perspectief. Om ervoor te zorgen dat u optimaal profiteert van videovergaderingen met uw collega's, hebben we een checklist samengesteld met enkele van de belangrijkste etiquettetips voor videogesprekken:
Controleer voor aanvang je verbinding en hardware
Wanneer je een vergadering probeert te beginnen terwijl je microfoon of webcam niet werkt, kom je onhandig en onprofessioneel over. Plan je een vergadering van tevoren, zorg er dan ook van tevoren voor dat je videoconferentieprogramma naar behoren werkt - en niet twee minuten voordat de vergadering start. Controleer of je ingebouwde microfoon of headset door de software wordt gedetecteerd.
Test ook of je internetverbinding geschikt is voor videoconferenties. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de verbinding op een cruciaal moment of midden in een gesprek wegvalt.
Als je een gebrekkige verbinding hebt, kun je in veel apps de kwaliteit van de inkomende videobeelden verkleinen of zelfs helemaal uitschakelen, zodat je nog wel via audio kunt deelnemen. Zelfs als je niet met alle andere deelnemers in beeld bent, kun je nog wel je steentje bijdragen en de vergadering volgen. Houd er ook rekening mee dat sommige mensen om verschillende redenen helemaal geen gebruik willen maken van de video-optie, bijvoorbeeld als ze de ruimte delen met kinderen of huisdieren, of op dat moment gewoon niet in beeld willen zijn. En dat is ook prima.
Kies de juiste outfit
Het is ons allemaal al eens overkomen: net uit bed en dan meteen achter de laptop voor de teamvergadering van 9 uur. Het is echter misschien niet de beste outfit voor een professionele uitstraling als je in je pyjama aan de videovergadering gaat deelnemen. Als je wilt dat mensen je tijdens het videogesprek serieus nemen, kleed je daar dan naar. Dit betekent niet dat je per se in formele kantoorkleding hoeft aan te schuiven, maar zorg er wel voor dat je er goed genoeg uitziet om door je teamleden te worden gezien. Niet alleen laat je zo zien dat je uiterlijke verzorging belangrijk vindt, je komt ook meteen in de goede mindset voor een productief en doelgericht gesprek met je collega's.
Zoek een rustige plek
Niet iedereen beschikt over de luxe van een privékantoor voor thuiswerken, maar het is wel belangrijk om een rustige plek voor videoconferenties te zoeken of te maken. Het kan best zijn dat jij je tijdens je werk niet laat afleiden door gezinsleden, huisgenoten of huisdieren, maar dat geldt wellicht niet voor alle deelnemers. Dus zoek altijd een plek in huis waar anderen niet opeens komen binnenwandelen of je storen als je aan een videoconferentie gaat deelnemen. Op deze manier besteed je optimaal aandacht aan je collega's wanneer die aan het woord zijn en hebben zij geen last van achtergrondgeluid als jij aan het woord bent.
Bepaal je achtergrond
Nu u aangekleed bent en op een privéplek bent voor uw videogesprek, besteedt u aandacht aan uw omgeving en hoe deze er op camera uitziet.
Jouw voorbereiding heeft geen zin als het voor je collega's te donker is om te zien of als ze alleen maar naar een berg vuile vaat in de gootsteen kijken. Neem even de tijd om de ruimte om u heen schoon te maken en in te richten. Doe de gordijnen open of doe de lichten aan. Als het probleem ligt bij uw visueel onverzorgde interieur, kunt u een greenscreen of virtuele achtergrond gebruiken om het te verbergen. Met Google Meet kunt u bijvoorbeeld uw achtergrond vervagen of vervangen door een afbeelding of video. Een groen scherm is niet nodig.
Niet aan het woord? Demp je microfoon
Zodra de vergadering eenmaal aan de gang is, geldt een van de belangrijkste regels van de etiquette rondom videoconferenties: demp je microfoon als je niet aan het woord bent. Zelfs als je een stille plek voor de vergadering hebt gevonden, vangt de microfoon nog steeds allerlei geluiden op, bijvoorbeeld als je beweegt, hoest of typt.
Je moet er niet aan denken dat iemand zichzelf moet herhalen omdat hij of zij werd onderbroken, of dat iemand hoort dat jij, hoe kort ook, tijdens de vergadering met iets anders bezig bent. In de meeste softwareprogramma's voor videoconferenties is een knop om jezelf of de hele vergadering te dempen. Vergeet alleen niet om je eigen microfoon weer aan te zetten wanneer je gaat praten.
Kijk in de camera
Tijdens een videogesprek lijkt het logisch om naar de videofeeds van de andere deelnemers te kijken. Maar als je wilt dat zij jou de volle aandacht geven wanneer je aan het woord bent, moet je direct in de camera kijken.
Rechtstreeks in de camera kijken is een goede manier om het gevoel van directe communicatie te simuleren, zelfs als je je collega's niet fysiek kunt zien. Zo zorg je ervoor dat ze hun aandacht erbij hebben en echt luisteren naar je verhaal. Als je je collega's wilt zien terwijl je praat, plaats je de schermvideo direct naast de camera, zodat je allebei op oogniveau zit. Voor de meeste laptops is dit geen probleem; als je echter via een desktopcomputer werkt, moet je de indeling misschien wat aanpassen.
Houd je aandacht erbij
Wanneer je aan een videoconferentie deelneemt, is het natuurlijk het belangrijkst om je aandacht volledig op die vergadering te richten. Weglopen bij een vergadering tijdens een videoconferentie is niet alleen gemakkelijker, je komt er ook nog eens beter mee weg dan op kantoor. Het is dus belangrijk dat je aan de vergadering deelneemt alsof je op kantoor bent, zelfs als je thuis in de slaapkamer achter je laptop zit.
Thuis gefocust blijven kan op dezelfde manier als op kantoor: aantekeningen maken kan je bijvoorbeeld helpen de discussie te absorberen en erop te reageren. Maar vermijd ook de verleiding om van tabblad te wisselen of alleen maar op je telefoon te kijken. Zelfs als je denkt dat je goed kunt multitasken, zul je niet veel uit de vergadering halen als je afgeleid bent.
Hoe voer je een effectieve videoconferentie?
Zodra je de basisbeginselen van de etiquette voor videoconferenties onder de knie hebt, zul je geen problemen meer hebben met het opzetten en voeren van videogesprekken met je collega's. Maar net als op kantoor kost het wat meer moeite om videovergaderingen effectief en productief te maken. Dus als je een vergadering met collega's plant, zorg er dan voor dat je alle benodigde materialen hebt. Denk na over hoe je deelnemers aan vergaderingen op afstand kunt betrekken.
Stel altijd een agenda in
De eerste stap naar een effectieve vergadering is een vaste agenda, of je nu thuis of op kantoor bent. Alleen dit is al een bepalende factor voor een geslaagde videoconferentie.
Met de sjabloon voor vergaderagenda's in Dropbox kun je eenvoudig en snel een deelbare agenda opstellen met de belangrijkste punten van je vergadering. Ook degenen die zijn uitgenodigd voor de vergadering, maar niet aanwezig kunnen zijn, kunnen dit document achteraf bekijken.
Deel bestanden en informatie vóór de vergadering
Als je verwacht dat je team tijdens een videogesprek ook zelf documenten aandraagt en samenwerkt, moet je hiervoor wel de juiste context bieden. Op kantoor kun je even snel een document uitdelen of iets op een whiteboard schrijven, maar voor videoconferenties moet je meer van tevoren plannen.
Bereid bestanden of documenten voor die je nodig hebt en deel ze vóór de vergadering, zodat je collega's niet hoeven te gissen. Zodra jullie allemaal aan de lijn zijn, kun je ook je scherm delen om samen het document door te nemen, zodat iedereen op één lijn zit. Sterker nog, je kunt dat bestand vervolgens vanuit Dropbox delen met de videovergadering, waar teamleden er in realtime aan kunnen werken.
Stuur van tevoren uitnodigingen
Op kantoor kun je mensen in een vergaderruimte krijgen door gewoon naar hun bureau te lopen en te vragen of ze 10 minuten tijd hebben. Het kan een stuk lastiger zijn om de aandacht van mensen te trekken als u thuiswerkt, zelfs als u Slack of andere chat-apps op kantoor gebruikt.
Als je wilt dat mensen aan je videoconferentie deelnemen, moet je hen dit van tevoren laten weten. Doe je dit niet, dan is de kans klein dat ze aan hun bureau zitten of tijd hebben gehad om de agenda te lezen. Geef iedereen voldoende tijd om zich voor te bereiden op de videoconferentie, dan hebben jij en je hele team veel meer kans op een geslaagde vergadering.
Samenwerken via videoconferenties
Nu teamwerk op afstand steeds normaler wordt, vormen videogesprekken niet meer louter een vervanging voor een fysieke vergadering: voor veel bedrijven worden ze de norm. En nu videoconferenties niet alleen voor ons werk, maar ook in ons privéleven een steeds grotere rol spelen, is het essentieel dat je goed weet hoe de technologie werkt.
Dus de volgende keer dat u een videovergadering voor 10.00 uur plant, gebruik dan onze videoconferentie-etiquette, zodat uw vergadering een succes wordt. Door je voor te bereiden op een videoconferentie zorg je ervoor dat je team betrokken blijft en dat het uiteindelijk je online teamwerk verbetert terwijl je op afstand werkt.
