Table of contents
In juli 2021 publiceerde The Atlantic een artikel met de titel "Waarommanagers bang zijn voor een toekomst met werken opafstand". Het stelde de gevestigde normen van de werkcultuur ter discussie en betoogde dat we getuige zijn van een onontkoombare evolutie van onze werkgewoonten.
Het artikel maakte na publicatie nogal wat indruk en trok de aandacht van werknemers aan beide kanten van de managementhiërarchie. Het raakte een gevoelige snaar in een tijd waarin werknemers het recht op flexibel werken wilden behouden, terwijl veel managers hun personeel weer in eigen beheer wilden hebben.
Hoewel wereldwijde lockdowns wellicht tot het verleden behoren, woedt het debat over thuiswerken nog steeds. Enerzijds zien we dat enkele van de meest gerenommeerde bedrijven ter wereld een beleid voeren waarbij werknemers weer naar kantoor gaan. Een opvallend voorbeeld hiervan haalde in juni 2022 de krantenkoppen, toen Elon Musk Tesla-medewerkers vroeg terug te keren naar kantoor. Als ze dat niet deden, zouden ze ontslagen worden door het bedrijf.
Ondertussen blijken werkgevers die werken op afstand wél hebben omarmd, uit een grotere kandidatenpool te kunnen putten, doordat de nabijheid van hun woonplaats geen rol speelt.
Dan rest de vraag: hoe kunnen managers en teams, nu werken op afstand in de moderne werkcultuur is verankerd, de kans aangrijpen om effectiever dan ooit met elkaar samen te werken?
We onderzoeken dit alles in deze definitieve handleiding voor het omarmen van oplossingen voor werken op afstand.
Is werken op afstand een blijvertje?
Laten we maar meteen ter zake komen: als u hoopt bewijs te vinden dat het experiment met thuiswerken voorbij is en dat mensen massaal terugkeren naar kantoor, dan zult u dat waarschijnlijk niet vinden.
Zoals het eerder genoemde opiniestuk in The Atlantic al had voorspeld, is werken op afstand een vast onderdeel van de werkcultuur geworden.
En eerlijk gezegd is dat ook wel logisch. Gezien de voordelen die het werknemers oplevert, zoals minder of geen reistijd, een comfortabelere werkomgeving, een betere balans tussen werk en privéleven, en nog veel meer, is het geen wonder dat zoveel mensen ervoor kiezen om vast te houden aan een hybride werkcultuur of een cultuur waarin op afstand wordt gewerkt.
Bovendien maken de mogelijkheden van moderne technologie het nu eenvoudig om taken op afstand uit te voeren, terwijl medewerkers daarvoor voorheen op kantoor moesten zijn. Met de productiviteitstools van Dropbox kunt u bijvoorbeeld sneller dan ooit tevoren projecten delen en er op afstand aan samenwerken.
Hoewel niemand zeker weet wat de toekomst brengt, lijkt het onwaarschijnlijk dat we ooit weer terugkeren naar het traditionele werkmodel, waarin we ons werk uitsluitend op kantoor uitvoeren.
Hoe bedrijven profiteren als medewerkers op afstand werken
Niet alleen de medewerkers profiteren van werken op afstand, maar ook bedrijven en managers.
Dit is slechts een greep uit de voordelen waarvan werkgevers profiteren die werken op afstand omarmen:
Minder overheadkosten: doordat er minder mensen op kantoor aanwezig zijn, kun je voor een kleinere, betaalbaardere kantooromgeving kiezen
Groei stimuleren: dankzij medewerkers op afstand kunnen bedrijven snel uitbreiden, omdat geografische beperkingen geen rol spelen en er geen extra kantoorruimte nodig is
Werk meersamen: cloudgebaseerde samenwerkingshulpmiddelen maken het voor teams gemakkelijk om tegelijkertijd aan documenten te werken, terwijl ze deze via telefoongesprekken of andere feedbackkanalen bespreken.
Waarom stellen sommige bedrijven zich terughoudend op als er zoveel te winnen valt?
Waarom sommige bedrijven werken vanuit huis niet toestaan
Er is een aantal uiteenlopende en casusspecifieke redenen waarom bepaalde managers of bedrijven aarzelen om de voortzetting van werken vanuit huis toe te staan.
Deze vermeende uitdagingen kunnen over het algemeen in de volgende drie categorieën worden ingedeeld:
- Behoefte aan controle: managers vinden het lastig om hun teams op afstand in de gaten te houden en te vertrouwen
- Zichtbaarheid van medewerkers: en de daaruit voortvloeiende impact op waardering, promoties en voorkeursbehandeling
- Cultuur: er bestaat de vrees dat teams die elkaar niet persoonlijk ontmoeten niet met elkaar in contact komen of effectief samenwerken
Zo kan werken vanuit huis worden gerechtvaardigd
Ben je van plan om werken op afstand of flexibel werken in je team te introduceren?
Of je nu je collega's, je leidinggevenden of jezelf hoopt te overtuigen: de beste manier om werken op afstand te beargumenteren is door de bijkomende voordelen aan te tonen, terwijl je jezelf niet laat afschrikken door de typische tegenargumenten die in de vorige paragraaf zijn opgesomd.
Het kan met name nuttig zijn om oplossingen als onderdeel van een uitvoerbaar voorstel te presenteren. Met dit in gedachten vormen cloudgebaseerde technologie en de productiviteitsworkflows die daardoor mogelijk zijn, de sleutel tot effectief werken op afstand.
Laten we dit illustreren aan de hand van een voorbeeld: het einde van een lange week is in zicht en er is zojuist een grote nieuwe bedrijfspitch op je bureau beland. Eigenlijk wil je deze mooie kans niet aan je voorbij laten gaan, maar als je de deadline wilt halen, heb je van elke afdeling in het bedrijf een specialist nodig die binnen in de komende 24 uur een bijdrage levert. Door hun drukke agenda's en de korte termijn, is het onmogelijk om iedereen in een ruimte te krijgen om met elkaar samen te werken. De uitkomst? Cloudtechnologie.
Met een cloudoplossing als Dropbox kunt u één document maken met een duidelijke opdracht en de context van de klant in de inleiding, gevolgd door een sectie voor elk teamlid met een korte samenvatting van wat ze moeten produceren.
In plaats van dat elk teamlid afzonderlijk werkt en vervolgens probeert alle versies die per e-mail worden verzonden te verzamelen, kunt u één centraal bestand gebruiken waaraan het hele team parallel kan werken.
Dit maakt het niet alleen het projectbeheer eenvoudiger, maar stelt elke medewerker ook in staat om elkaars werk in uitvoering te zien en vervolgens zijn of haar eigen boodschap daarop af te stemmen. In dit geval maken systemen voor werken op afstand een effectievere samenwerking mogelijk dan voorheen mogelijk was.
Op zoek naar meer inspiratie? Meer best practices en thought leadership vindt u in onze speciale verzameling bronnen over werken op afstand voor leiders.
Strategieën voor succesvol op afstand werken
Er zijn verschillende manieren waarop cloudtechnologie een omgeving voor succesvol werken op afstand kan creëren.
Samenwerking aan documenten op afstand
Met cloudopslag en samenwerkingsruimtes zoals Dropbox Paper kunnen teams eenvoudig in realtime samenwerken aan documenten.
Met functies als geannoteerde feedback, het koppelen van agendagebeurtenissen aan documenten en geavanceerde functies voor delen, is het nog nooit zo eenvoudig geweest om samen je beste werk te maken.
Thuiswerkend personeel managen
Voor het managen van personeel dat vanuit huis werkt, is een zekere mate van vertrouwen nodig. Maar evengoed moet jij als manager de tekenen herkennen dat werktaken worden vervuld. Gaat het om de hoeveelheid en de kwaliteit van het werk? De prestatiecijfers? Of iets anders?
In plaats van tijd en energie te besteden aan de vraag of medewerkers achter hun bureau zitten, kun je je beter richten op hun output. Door de output van je personeel af te zetten tegen de verwachting, zul je al snel opmerken of een teamlid naar vermogen werkt.
Doordat u gebruikers in real-time in documenten kunt zien, kunt u zich gemakkelijk verbonden voelen met uw teamgenoten, zelfs als dat niet zo is.
Voor geavanceerde technieken en deskundige tips over het aansturen van teams op afstand, kunt u de webinarserie Business as Unusual van Dropbox proberen.
Vergaderen en samenwerken met teams wanneer je op afstand werkt
Het kan helpen om een terugkerende vergadering te organiseren, zoals een dagelijkse stand-up, waarin je team kort en bondig uitlegt waaraan het vandaag gaat werken.
U kunt eenvoudig terugkerende vergaderingen organiseren en zelfs een Paper-document aan het evenement koppelen, met de laatste status en voortgang van projecten.
En als teamgenoten niet naar de vergaderingen kunnen komen, zorgen asynchrone vergaderingen ervoor dat iedereen op zijn eigen tempo van de sessie kan profiteren.
Wees niet bang voor werken op afstand, maar omarm het met Dropbox
Hoe je het ook bekijkt, werken op afstand zal in de een of andere vorm blijven bestaan. Hierdoor wordt het voor bedrijven al snel noodzakelijk om een workflow in te voeren die werken op afstand als optie mogelijk maakt.
