Waarom PDF's gebruiken voor uw werk? 15 voordelen van PDF's voor uw bedrijf

Pdf's zijn haast zo universeel als e-mails. Ze zijn net zo eenvoudig te gebruiken voor contracten als voor het lezen van tijdschriften en zijn dus ideaal voor zowel werk als ontspanning. De belangrijkste voordelen van pdf-bestanden voor bedrijven zijn onder te verdelen in drie belangrijke categorieën.

Waarschijnlijk kun je een PDF-bestand naar de 20 jaar oude computer bij je grootouders sturen en kunnen ze het zonder problemen openen. Het is een behoorlijk robuust bestandsformaat.

PDF's zijn essentieel voor kleine en grote bedrijven. Heb je een belangrijk document? Je kunt Dropbox Sign gebruiken voor een juridisch bindende handtekening. Zie je wel? PDF's geven je bedrijf nu al een boost!

En er zijn nog veel meer voordelen van het gebruik van PDF's in uw bedrijf...

PDF's zijn beter compatibel

Natuurlijk horen we vaak dat PDF's zo compatibel zijn, maar hoe compatibel zijn ze eigenlijk? Er is geen ander antwoord dan "heel erg". Als een alien over duizend jaar een laptop vindt, is de kans groot dat hij er zonder problemen een PDF-bestand op kan laden.

Dankzij de bestendigheid van de indeling, kan het converteren van bestanden naar pdf een uitstekende manier zijn om je voltooide werk toekomstbestendig te maken. Om je te helpen om aan de slag te gaan, hebben we gratis online tools gemaakt, waarmee je bestanden kunt converteren van Word, PPT, JPG of PNG naar pdf, zonder dat je daar een Dropbox-account voor nodig hebt

U begrijpt het al, compatibiliteit klinkt misschien breed en moeilijk te omschrijven. Hier volgen enkele praktische manieren waarop u met behulp van de uiterst compatibele PDF de efficiëntie en workflow binnen uw bedrijf kunt verbeteren:

1. Nooit meer gedoe met het openen van een document

Niet elk bedrijf gebruikt dezelfde systemen, waardoor het delen van bestanden een heel gedoe kan zijn.

De oplossing? PDF's. Vrijwel iedereen kan ze op zijn of haar computer of apparaat openen, dus dat is één frustratie minder. Rekening!

2. Verover de wereld met meerdere talen/schriften

Met PDF's beschikt u over een universele vertaler in uw broekzak, waardoor wereldwijde samenwerking een fluitje van een cent wordt.

Of u nu iets maakt, leest of deelt, PDF's zijn beschikbaar in meerdere talen, diverse schriften en alfabetten. Weg met taalbarrières, hallo soepel internationaal zakendoen!

3. Word een meester in overtuigingskracht tijdens verkoopgesprekken en pitches

Pdf's zijn eenvoudig te versturen, zodat iedereen je boeiende presentatie kan volgen.

U kunt deze PDF's voorzien van hyperlinks, waardoor uw publiek naar andere belangrijke documenten en bestanden wordt geleid die de deal sluiten. Het is alsof je een schatkaart deelt met alle informatie die ze nodig hebben om "ja!" te zeggen.

4. Verbeter uw workflow met app-integraties

Je hoeft geen techneut te zijn om te zien dat je favoriete apps en pdf's voor elkaar zijn gemaakt.

Veel apps hebben een 'Opslaan als' of 'Exporteren naar' PDF-functie, waarmee u uw content kunt converteren naar een vertrouwd formaat. Doe dat en je hebt een universeel formaat voor al je digitale creaties.

5. Wees de ultieme teamspeler en breek silo's

Met deze supersterke indeling kun je samenwerking en efficiëntie bevorderen, zodat iedereen op één lijn zit.

PDF's zijn geweldige bruggenbouwers voor communicatie tussen afdelingen. U kunt belangrijke documenten eenvoudig delen, zodat iedereen letterlijk op dezelfde pagina zit! Geen silo's meer.

PDF's werken op een telefoon of computer, Windows of macOS en andere technologische of besturingssystemen. Dankzij hun compatibiliteit vormen ze een zeer robuust formaat, ongeacht welk apparaat u gebruikt.

Dropbox zorgt ook voor compatibiliteit dankzij een aantal krachtige conversiefuncties. Zie 'Dropbox-bestanden converteren' voor meer informatie over het converteren van bestanden naar PDF.

PDF's bieden uitstekende gegevensbeveiliging

Je kunt de beveiliging van een pdf zo instellen dat mensen het bestand niet kunnen delen, kopiëren of afdrukken of andere dingen met het bestand kunnen doen. Voor bedrijven is de beveiliging misschien wel de meest veelbelovende functie van deze indeling. Houd pottenkijkers uit de buurt of maak onbedoelde bemoeienis gewoon onmogelijk.

Salarisschalen, functiegegevens, persoonlijke gegevens, vertrouwelijke klantgegevens en andere zaken zijn in een PDF veilig voor nieuwsgierige blikken. PDF-beveiliging kan uw bedrijf op de volgende manieren ten goede komen:

6. Wees een geheim agent van gegevensbescherming

Pdf's hebben een geweldige functie: versleuteling. Pas de instellingen toe en houd je gegevens achter slot en grendel.

Degenen die de code mogen gebruiken, kunnen uw uiterst geheime bestanden openen en bekijken, maar u bepaalt zelf wie de VIP-pas krijgt. Het is de beste gadget en snufjes, gecombineerd met hightech efficiëntie.

7. Beveilig de integriteit van het document

Als het aankomt op het beschermen van je bestanden tegen ongewenste bewerkingen, hebben Pdf's heel wat in hun mars.

Met een arsenaal aan beveiligingsinstellingen binnen handbereik kunt u belangrijke documenten, zoals contracten, afschermen en ervoor zorgen dat ze niet door onbevoegden kunnen worden geopend.

8. Verdien vertrouwenspunten als een professional

Digitale ID's en beveiligde certificaten laten zien dat je bestanden compleet legitiem zijn.

Wanneer u digitale handtekeningen aan uw PDF's toevoegt, bent u als een vertrouwde adviseur met een officieel authenticiteitsstempel. Dag scepticisme! Ontvangers weten dat uw PDF's authentiek zijn.

9. Houd discretie voorop

Pdf's zijn een trouwe hulp voor intellectueel eigendom, auteursrecht of belangrijke nieuwsberichten onder embargo.

Met de beveiligingsfuncties kunt u uw waardevolle en gevoelige inhoud beveiligen. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over ongeautoriseerde toegang of onbedoelde lekken: alles blijft geheim tot de grote onthulling.

10. Voed uw innerlijke AVG-goeroe

Met pdf's kun je gevoelige gegevens verwerken, privacy beschermen en toezichthouders te vriend houden.

Ze helpen u bij het naleven van de uiterst belangrijke regels voor gegevensbescherming. Zorgen dat u zich aan de wet houdt en vervelende boetes ontwijkt. Dit is een risico waar bedrijven veel risico mee lopen!

U kunt uw PDF's en vele andere bestandstypen opslaan in uw Dropbox-account voor extra beveiliging.

Kies een Dropbox-abonnement en versleutel al je bestanden.

PDF's hebben zeer kleine bestandsgroottes en zijn eenvoudig te comprimeren

Pdf's zijn klein. Een hele roman in pdf-vorm neemt nauwelijks ruimte in je cloudopslag in. Ze zijn dus enorm compact. In Project Gutenberg neemt de epische roman 'Oorlog en vrede' minder dan 5 MB in beslag. Daarom zijn pdf's de meest gebruikte indeling.

Of het nu gaat om uitgebreide overzichten van klanttransacties, klantprofielen of gewoon historische gegevens: PDF-bestanden zijn handig vanwege hun kleine formaat. Zo dragen kleine bestanden bij aan een betere bedrijfsvoering:

11. Optimaliseer voor snelle distributie

Pdf's zijn pioniers in de digitale wereld, die door hun handige formaat door de interwebs zoeven.

Maak komaf met trage internetsnelheden of problemen met bestandscompatibiliteit. Met PDF's kunnen ontvangers eenvoudig documenten, afbeeldingen en andere extraatjes ontvangen. Het is een turboboost voor je bijlage!

12. Beheer uw cloudopslag

Dankzij PDF's hoeft u niet te wachten tot grote bestanden geladen zijn en hoeft u zich geen zorgen te maken dat ze uw kostbare opslagruimte in beslag nemen.

Of u nu uw vertrouwde PDF's overzet, uploadt of downloadt, ze zijn als behendige acrobaten die moeiteloos door uw Dropbox glijden.

13. Leid teams als een geoliede machine

Pdf-bestanden houden teams op één lijn. Updates worden razendsnel gesynchroniseerd in je Dropbox-account.

Stel je voor dat iemand een PDF-bestand bijwerkt naar een belangrijke nieuwe versie of een paar leuke wijzigingen doorvoert. Raad eens? Hun PDF-meesterwerken kunnen moeiteloos worden gedeeld en gesynchroniseerd. U hoeft niet meer op vernieuwen te drukken.

14. Doe dingen onderweg

Dankzij de beperkte bestandsgroottes kun je moeiteloos doorwerken.

PDF's zijn de redding voor solopreneurs en digitale nomaden, vooral als u afhankelijk bent van minder betrouwbare internetverbindingen of internetverbindingen met een lagere bandbreedte. Geen frustraties meer.

15. Deel je geweldige dingen met de wereld

Pdf's vormen een van de beste tools in je streven naar maximaal bereik en maximale bekendheid.

Of het nu gaat om een vacature, een leuke videoclip of iets dat u wilt delen met uw mailinglijst: PDF's zijn het ideale formaat. U kunt bestanden openbaar maken, wetende dat vrijwel iedereen ze kan downloaden en bekijken.

Over het algemeen is een PDF-bestand door zijn kleine formaat goed hanteerbaar. Kleinere bestanden kunnen de productiviteit verhogen, ruimte besparen en de interactie met bestanden soepeler laten verlopen. PDF's kunnen veel in een klein pakketje bevatten!

Zitten er nadelen aan het gebruik van pdf's?

Er zitten niet veel nadelen aan het gebruik van pdf's voor bedrijven, maar soms kunnen hun voordelen een probleem veroorzaken. Dit zijn enkele mogelijke nadelen van het gebruik van pdf's in het bedrijfsleven:

• Pdf's kunnen moeilijk te bewerken zijn, maar dit is geen probleem met de ingebouwde functies voor Pdf-bewerking van Dropbox, die in alle abonnementen zijn inbegrepen.
• Als je een pdf gebruikt om iets te presenteren, kan dit veel minder boeiend aanvoelen dan een powerpointpresentatie
• Doordat een pdf vaak veel tekst bevat, kan het bestand moeilijk te lezen zijn en moet je mogelijk veel scrollen.

Er zijn dus een paar potentiële problemen bij het gebruik van PDF's, maar deze zijn vrij eenvoudig op te lossen. We zullen niet snel zien dat PDF's uit de gratie raken; de voordelen zijn groter dan de nadelen.    

Wil je de pdf-indeling effectiever inzetten in je bedrijf? Lees dan 'Lang leve de pdf', een hulpbron die laat zien hoe Dropbox-functies je kunnen helpen het meeste uit je bestanden te halen.

Haal meer uit uw bestanden met Dropbox

Door hun formaat, beveiliging en compatibiliteit zijn pdf's zeer geschikt voor bedrijven. Als je pdf's of een ander bestandstype gebruikt, kun je alles uit je gegevens halen met Dropbox. Het is de perfecte tool voor een goede bedrijfsvoering.

U krijgt intuïtieve functies voor gegevensopslag, delen en samenwerking die geschikt zijn voor elk bedrijf. Kies een abonnement en verbeter uw productiviteit met Dropbox om het maximale uit uw PDF-bestanden te halen.