Jak firma Ausolan usprawniła operacje na dużą skalę dzięki Dropbox
Ausolan to czołowa marka zajmująca się zarządzaniem usługami dla restauracji oraz firm sprzątających, gastronomicznych i eventowych. Ausolan korzysta z Dropbox, aby usprawnić swoją działalność na szeroką skalę, ułatwić współpracę wewnętrzną i zewnętrzną oraz poprawić relacje z klientami. Zapewnia tym samym całej organizacji i zainteresowanym stronom elastyczne rozwiązanie umożliwiające dostęp do treści oraz ich organizowanie i udostępnianie w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.
„Wartość dodana firmy Ausolan wynika z profesjonalizmu naszych pracowników i zróżnicowania naszych usług. Dropbox odgrywa kluczową rolę w infrastrukturze technologicznej, której potrzebujemy, aby osiągnąć ten cel, pomagając nam pracować szybciej i lepiej, zarówno w ramach procesów wewnętrznych, jak i zewnętrznych”.
Używane produkty
Dropbox
Przemysł
Usługi profesjonalne
Wielkość
Ponad 1000
Lokalizacja
Mondragón, Pais Vasco, Hiszpania
Wyzwanie: połączenie zespołów i lepsza obsługa klientów
Ausolan to duża korporacja z wieloma różnorodnymi projektami. Firma posiada 17 biur i 16 kuchni centralnych w Hiszpanii. Jest też obecna we Francji i Chile. Choć Ausolan operuje w tradycyjnym sektorze, zawsze wyróżniała się pod względem technologicznym i stawiała na doskonalenie procesów, aby zapewnić lepszą obsługę klientom, pracownikom i członkom. W ostatnich latach Ausolan wprowadziła takie nowe technologie, jak system zarządzania płatnościami dla dzieci w wieku szkolnym czy druk 3D żywności — proces wytwarzania produktów spożywczych przy użyciu różnych technik produkcji addytywnej (wciąż w fazie rozwoju).
Strategia rozwoju firmy koncentruje się na zaspokajaniu potrzeb klientów i dostarczaniu im bezpiecznych, zdrowych, zrównoważonych i smacznych produktów, a także na dywersyfikacji działalności i wchodzeniu na nowe rynki. W miarę rozwoju w firmie zdano sobie sprawę, że potrzebne jest narzędzie technologiczne, które zoptymalizuje przepływy pracy w zakresie zarządzania, usprawni komunikację wewnętrzną oraz umożliwi dostęp do informacji biznesowych i produktowych z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu, a tym samym udoskonali ofertę dla partnerów i klientów.
„Wiemy, jak ważne dla naszych klientów jest to, abyśmy wykonywali naszą pracę na czas i z zachowaniem najwyższej jakości. Podczas pandemii nie byłoby to możliwe bez Dropbox”.
Rozwiązanie: znalezienie kompleksowej usługi zarządzania projektami
Wielu pracowników znało już usługę Dropbox, co czyniło ją od początku atrakcyjną opcją. Po przetestowaniu innych dostawców na rynku firma stwierdziła, że Dropbox wyróżnia się prostotą obsługi, interoperacyjnością, łatwością dostępu i szybką synchronizacją. Firma postawiła więc na Dropbox.
Po czterech latach rozwiązanie to jest wykorzystywane przez niemal każdego pracownika do organizowania, planowania i udostępniania wyników pracy współpracownikom. Od zakupu żywności przez przygotowywanie menu dla placówek edukacyjnych, zarządzanie zapasami w szpitalach, organizowanie imprez z okazji premier produktów dla klientów aż po zarządzanie logistyką dostaw gastronomicznych – wszystkie osoby zaangażowane w projekty są aktywnymi użytkownikami Dropbox i korzystają z jego szerokiego zakresu funkcji.
Dropbox pełni również kluczową rolę w rozwoju innych produktów będących obecnie na etapie badań i rozwoju w Ausolan:
- Gospodarka o obiegu zamkniętym: narzędzie ułatwia stosowanie zrównoważonych metod pracy, minimalizując zużycie papieru i konieczność dojazdu zespołów na spotkania.
- Przemysł 4.0: Ausolan może koordynować pracę między różnymi centrami technologicznymi.
- Nowe produkty i żywność: korzystanie z Dropbox jako platformy do współpracy poprawia interakcje między różnymi zespołami projektowymi pracującymi nad nowymi przepisami i produktami.
Główny informatyk i liderzy zespołów zapewniają pracownikom wewnętrzne szkolenia dotyczące obsługi i testowania Dropbox. Prowadzą regularne warsztaty, na których przedstawiają narzędzie i omawiają wszelkie ulepszenia istotne dla pracowników.
Dropbox okazał się kluczowy dla zespołu zarządzającego firmy Ausolan, który musiał pilnie umożliwić pracę zdalną, aby pracownicy mogli bezproblemowo działać z wielu różnych miejsc. Zespół Ausolan bardzo ciężko pracował, aby utrzymać obsługę szkół, firm, szpitali i innych sektorów w czasie pandemii. Dropbox w dużej mierze przyczynił się do tego sukcesu.
Oto kilka przykładów współpracy między firmami Ausolan i Dropbox, która umożliwiła kontynuowanie obsługi klientów w czasie pandemii:
- Dział programowania: w przypadku tego działu praca w domu byłaby nie do pomyślenia jeszcze kilka lat temu ze względu na ogromne ilości informacji, które są w nim codziennie przetwarzane. Jednak pomimo obecnego klimatu, dzięki Dropbox i nowemu rozwiązaniu Ausolan do planowania zasobów przedsiębiorstwa część zespołu była w stanie pracować zdalnie z bardzo zadowalającymi rezultatami.
- Operatorzy: dzięki Dropbox mają dostęp do wszystkich potrzebnych informacji bezpośrednio w chmurze. Dane są kategoryzowane i organizowane w folderach, a także, co najważniejsze, udostępniane innym pracownikom. Zapewnia to skuteczność i ciągłość działania, zwłaszcza w przypadku bezpośredniego kontaktu z klientem.
- Zapobieganie: Dropbox znacznie ułatwił przekazywanie wszystkim pracownikom nowych wytycznych dotyczących opieki zdrowotnej, udostępniając wspólny folder, do którego każdy w firmie ma dostęp w dowolnym momencie i z dowolnej lokalizacji. Pracownicy otrzymują w porę informacje o decyzjach podejmowanych w celu ochrony ich zdrowia w czasie pandemii.
