Pokonywanie przeszkód wśród wirtualnych pracowników
Skuteczne zarządzanie zespołem jest kluczem do tego, aby członkowie zespołu – zarówno pracownicy wirtualni, jak i biurowi – mogli płynnie współdziałać podczas pracy zdalnej. Oczywiście, w kwestii zarządzania wirtualnymi zespołami łatwiej powiedzieć niż zrobić. Ewidencjonowanie i śledzenie czasu w różnych strefach czasowych i godzinach pracy może być stresujące. Potencjalnym wyzwaniem jest również budowanie zaufania w zespole rozproszonym, który nie ma luksusu w postaci dobrze wykorzystanego czasu spędzonego na spotkaniach twarzą w twarz. Krótko mówiąc, sprawienie, aby wirtualni pracownicy poczuli się docenieni, wydaje się niemal niemożliwe. A wspieranie kultury firmy w środowisku wirtualnym jest tak samo ważne, jak pewność, że możesz poprawiać wydajność pracy.
Brak fizycznej obecności z pewnością może mieć wpływ na członków zespołu i realizację zadań. Jeśli zdalnego członka zespołu nie ma w biurze, może się wydawać, że tak naprawdę nie jest on częścią zespołu. Z kolei osoba pracująca w zupełnie innym kraju może mieć poczucie, że od zespołu oddziela ją cała kultura. Aby pokonać te wyzwania, menedżerowie wirtualnych zespołów są zachęcani do następujących działań:
- Ułatwiaj budowanie wirtualnego zespołu
- Trzymaj się organizacji częstych i dobrze zaplanowanych spotkań jeden na jeden w aplikacji Zoom
- Podawaj kontekst dla wniosków i pytań
- Twórz normy komunikacyjne
- Zapewnij zespołowi przestrzeń do niezakłóconej pracy indywidualnej oraz współpracy
- Twórz celowe połączenia
- Zdefiniuj sukces, aby wszyscy wiedzieli, że dążą do jednego celu
W przypadku braku interakcji twarzą w twarz istnieje duże ryzyko, że wiele kluczowych wartości kultury Twojej firmy zostanie zaniedbanych. Twoim zadaniem jest upewnić się, że do tego nie dojdzie. Na szczęście dla Ciebie istnieje wiele świetnych narzędzi, które mogą Ci pomóc.
Łączenie się z wirtualnymi pracownikami za pomocą technologii
To oczywiste, że technologia ma tutaj absolutnie kluczowe znaczenie, ale czy używasz jej we właściwy sposób? Poczta e-mail jest świetnym narzędziem komunikacji, ale jeśli większość Twoich obowiązków wymaga współpracy, czas nie zawsze działa na Twoją korzyść. Nie marnuj go, czekając na odpowiedzi wysyłane w wiadomościach e-mail, podczas gdy inne narzędzia cyfrowe mogą dać Ci tak wiele cennych i łatwo dostępnych wirtualnych możliwości współpracy.
Komunikatory
Każdy pracownik powinien mieć jakieś narzędzie do komunikacji błyskawicznej. Niezależnie od tego, czy korzystasz z Zoom czy Slack, Twój zespół może być w kontakcie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, co jest szczególnie przydatne, jeśli pracujecie w różnych strefach czasowych. Wiadomości błyskawiczne mogą być stałym elementem każdego miejsca pracy, bez względu na to, czy pracujesz w domu, w biurze czy zdalnie, w kawiarni. Stałe połączenie w czasie rzeczywistym jest niezbędne do zarządzania zespołami pracującymi zdalnie, a także do zarządzania zespołem w ogóle.
Ważną „zasadą łamania zasad” korzystania z komunikatorów internetowych jest, cóż, próba łamania tak zwanych zasad. Choć luźne pogawędki niezwiązane z pracą są w pewnym momencie nieuniknione, to jednak tego typu koleżeńska atmosfera jest również ważnym aspektem budowania wirtualnego zespołu. Dlatego też, w granicach rozsądku, nie należy próbować ograniczać otwartości tych kanałów komunikacji.
Pogawędki, które współpracownicy prowadzą twarzą w twarz, można i należy powtarzać wirtualnie, gdy tylko jest to możliwe, a także mogą one wpływać na motywację zespołu. Jeśli to możliwe, zadbaj o to, aby wszyscy uczestniczyli w jednym czacie grupowym, by każdy czuł się włączony, i zadbaj o to, aby nowi pracownicy byli zawsze przedstawiani wirtualnie. Rozmowy wideo są świetnym sposobem, aby to zrobić, ponieważ każdy może połączyć twarz z nazwą ekranową. Co prowadzi nas do:
Wideokonferencje
O ile nie jesteś zagorzałym introwertykiem, brak osobistych spotkań może dać Ci się nieźle we znaki. Oczywiście, wiadomości błyskawiczne są świetne, ale jeśli współpraca ma polegać na budowaniu znaczących relacji, ciche pisanie wiadomości nie wystarczy. W końcu większość tego, co mówimy, pochodzi z mowy ciała. Zadbaj więc o to, aby od pierwszego dnia wyrobić sobie nawyk korzystania z wideokonferencji ze swoim zespołem.
Proces wdrażania pracowników wirtualnych powinien odbywać się za pośrednictwem połączenia wideo lub zwykłych rozmów telefonicznych, a nie bezosobowego, bezgłośnego strumienia wiadomości e-mail. Bądź na bieżąco z członkami swojego zespołu pracującego zdalnie, indywidualnie lub w ramach regularnych spotkań grupowych za pośrednictwem połączeń wideo. Zoom, na przykład, jest do tego idealny. Nie tylko pozwala cieszyć się prawdziwą rozmową w formie połączeń wideo, ale także umożliwia udostępnianie ekranu i wspólną pracę nad dokumentami bezpośrednio z poziomu Dropbox.
Te dodatkowe możliwości na dłuższą metę pozwolą Ci zaoszczędzić jeszcze więcej czasu i sprawią, że nadrobisz wszelkie zaległości. Upewnij się, że Twój zespół postrzega spotkania wideo tak samo, jak wszystkie inne rodzaje spotkań, oraz że ma pełną możliwość ich organizowania i brania w nich udziału. Nawiasem mówiąc, nikt nie twierdzi, że każda rozmowa wideo musi być poważna. Rozważ wspólne copiątkowe spotkania z zespołem za pośrednictwem aplikacji Zoom – tak, jakbyście umówili się na lunch lub wyskoczyli na drinka na koniec tygodnia pracy.
Śledzenie czasu
Zdalnym pracownikom może być łatwo stracić poczucie czasu lub odpowiedzialności bez struktury biurowej zapewniającej kontrolę. Nawet gdy Twój zespół jest blisko, nieobecność w biurze może i tak wywoływać poczucie braku zaangażowania. Wprowadź w swoim zespole proces śledzenia czasu, aby wszyscy wiedzieli, że odpowiadają za ustalone godziny i wykonywaną w tym czasie pracę. W ten sposób będziesz w stanie rozplanować godziny pracy i dopasować zadania do umiejętności członków zespołu przebywających w różnych strefach czasowych.
Upewnij się, że pracownikom zdalnym przypisano liderów zespołu – tak, by organizacja pracy nadal była przejrzysta. Jasno przedstaw swoje oczekiwania i upewnij się, że wszyscy wykonują przypisane im zadania. Dzięki ustalonym godzinom będziesz mieć również pewność, że zawsze będzie ktoś, z kim zdalni pracownicy mogą się połączyć. Może to być nawet inny wirtualny pracownik wyższego szczebla, którego godziny pracy uzupełniają godziny pracy biura.
Łatwe śledzenie
Po wprowadzeniu procesu śledzenia czasu musisz upewnić się, że Twój zespół działa skutecznie. Właśnie tutaj przydadzą się narzędzia do zarządzania zadaniami. Dropbox, który jest niezbędnym narzędziem do zarządzania projektami, umożliwia tworzenie przejrzystych i łatwych do zaktualizowania list zadań do wykonania. Możesz ustawić terminy z automatycznymi przypomnieniami, aby nikt nie został w tyle. A ponieważ wszystkie informacje są wyraźnie przedstawione w jednym miejscu, wiesz, że każdy członek zespołu może na bieżąco odpowiadać za realizację swoich zadań. Zarządzanie zespołem zdalnym wymaga nieustannego przekazywania bieżących informacji, więc centralna lokalizacja ważnych zadań może naprawdę usprawnić ich realizację.
Telepraca
Nikt nie lubi podróży do pracy w zatłoczonym pociągu lub irytujących korków w godzinach szczytu, ale właśnie te elementy odgrywają ważną rolę. Choć często może to być nieprzyjemne, dojazdy do pracy mentalnie Cię do niej przygotowują i, co najważniejsze, jest to forma bardzo wyraźnego, fizycznego oddzielenia życia prywatnego od zawodowego. Osoby pracujące z domu mogą mieć wrażenie, że w momencie, w którym ich biuro staje się stołem w jadalni, zaciera się granica między życiem prywatnym i zawodowym. Zachęcając członków zespołu do organizowania dnia pracy wirtualnej, korzystając z możliwości telepracy możesz także pomóc im zachować odpowiednią równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Dropbox to idealne rozwiązanie do pracy zdalnej, pozwalające członkom zespołu realizować wszystkie zadania w jednym miejscu. Gdy tylko członkowie zespołu są gotowi do rozpoczęcia pracy, wystarczy, że się zalogują. Pod koniec dnia wystarczy natomiast zamknąć aplikację i dać w ten sposób jasno do zrozumienia, że dzień pracy się skończył. Jest to nie tylko wygodne, ale także tworzy praktyczne, wirtualne środowisko. Tak więc, nawet jeśli używasz tego samego laptopa do pracy i zabawy, w godzinach pracy możesz unikać pokus takich jak media społecznościowe.
Upraszczanie pracy
W przypadku rozproszonych zespołów naturalnym jest, że również procesy pracy mogą ulec rozproszeniu. Bez wspólnego biura zespołom wirtualnym łatwo o brak ujednoliconych przepływów pracy. Nie dopuść do tego — praca zespołowa jest kluczowym elementem zespołu niezależnie od jego rozmiaru i typu.
Dropbox Paper pozwala zespołom na edytowanie dokumentów i współpracę w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można uniknąć niekończącego się udostępniania plików offline, które można z łatwością stracić. Szablon burzy mózgów pomaga zespołom rozproszonym wspólnie rozwijać pomysły, a przydatne szablony protokołów ze spotkań ułatwiają pracownikom zdalnym zapoznawanie się z informacjami ze spotkań odbywających się poza ich strefami czasowymi.
Wirtualni pracownicy dołączający w trakcie spotkania mogą zaś w kilka sekund nadrobić zaległości. Integracja aplikacji z Dropbox zapewnia przejrzystość i usprawnienie pracy, dzięki szerokiej gamie fantastycznych aplikacji do pracy, takich jak Adobe Acrobat i Zapier. Nie trzeba tracić czasu na przeskakiwanie między programami lub przełączanie się między urządzeniami, jeśli narzędzia do współpracy upraszczają całe działanie.
Wskazówki dotyczące zarządzania zespołem zdalnym
Technologia jest świetna, ale ma pewne ograniczenia. Podstawą udanego zdalnego zarządzania zespołem jest silna psychika i prawdziwy duch zespołu. Czy tworzysz przestrzeń, która pozwala na budowanie wirtualnego zespołu i która tworzy poczucie jedności w całej firmie, niezależnie od strefy czasowej lub miejsca pracy?
Oto kilka ważnych kwestii, które pomogą Ci upewnić się, czy Twoja firma naprawdę korzysta z wirtualnej pracy zespołowej.
Musicie tworzyć prawdziwy zespół
To może być bardzo oczywista wskazówka, ale nie zajdziecie daleko jako zespół, jeśli tak naprawdę nie chcecie go tworzyć. Każda korespondencja, każda aktualizacja, każde zdarzenie, które wpływa na zespół wewnętrzny w biurze – wszystko należy udostępniać pracownikom zdalnym. Ma to zasadnicze znaczenie dla wdrożenia poczucia wirtualnej pracy w zespole: żaden mężczyzna ani żadna kobieta nie jest samotną wyspą, nawet jeśli siedzi samotnie w domowym biurze.
Skuteczna komunikacja opiera się na świadomości, że obie strony są w równym stopniu zaangażowane. Dowiedz się,jak komunikować się ze zdalnym zespołem i daj wirtualnym pracownikom znać, że mają głos i są obecni w Twoim biurze. Może to być cokolwiek, począwszy od życzeń urodzinowych złożonych całej firmie, aż po zapewnienie, że zostaną uwzględnione na cotygodniowych spotkaniach zespołu. Zarządzanie zespołem wirtualnym nie powinno stawiać Ci żadnych przeszkód. Jeśli Twój wewnętrzny zespół może zatrudnić kogoś, na przykład stażystę lub współzałożyciela, na krótką rozmowę w cztery oczy, upewnij się, że Twój wirtualny zespół również może to zrobić. Rozmowy wideo i synchronizacje nie muszą być planowane z kilkudniowym wyprzedzeniem ani nadawane zbyt duże znaczenie. Ich głównym celem jest to, aby każdy wiedział, że zespół jest ze sobą powiązany, dostępny i gotowy do pomocy.
Nie traktuj wirtualnych pracowników jak zasobu
Łatwo jest dojść do wniosku, że zdalni pracownicy mają być wykorzystywani „w razie potrzeby”, ale jest to postawa, którą należy zdusić w zarodku. Upewnij się, że zawsze dochodzi do budowania relacji zespołowych. Buduj trwałe relacje ze wszystkimi członkami swojego zespołu, aby wirtualni pracownicy mieli ze sobą równie dobre relacje, jak ci pracujący w jednym miejscu. Praca z wirtualnymi pracownikami nigdy nie powinna być postrzegana jako zadanie wymagające dodatkowego wysiłku.
Nie pozwól, aby zarządzanie wirtualnym zespołem obracało się wokół jednego środka komunikacji: zdalni pracownicy powinni być taką samą częścią zespołu jak pozostali. W ostatecznym rozrachunku zarządzanie zespołem zdalnym nie powinno mieć żadnego wpływu na wyznawane przez Twoją firmę wartości i wysiłki podejmowane w celu integracji całego zespołu. Co więcej, mogą one Ci nawet pomóc – i tak się stanie, jeśli tylko z nich skorzystasz.
Dalej, drużyno!
Jeśli więc Twoja firma zamierza podjąć pracę zdalną, upewnij się, że jesteście na to naprawdę przygotowani. Dbanie o kulturę firmową jest niezbędne w każdym biurze. W momencie, w którym Twoje biuro przenosi się również do wirtualnego świata, staje się to podwójnie ważne. Przede wszystkim upewnij się, że Twój zdalny zespół jest właśnie tym – zespołem. Zadbaj także o to, by narzędzia do współpracy wspierały każdego pracownika przez cały czas.
