Bycie częścią zespołu kreatywnego w dużej organizacji oznacza pracę z wieloma zasobami, aktywami i partnerami. To świetne rozwiązanie, gdyż oznacza, że prace mogą być prowadzone na wielu frontach równocześnie. Pewna agencja tworzy film na potrzeby nowej kampanii. Studio pracuje nad książką elektroniczną na temat przywództwa intelektualnego i towarzyszącym jej przemówieniem dyrektora na nadchodzącą konferencję. Firma zajmująca się marketingiem cyfrowym tworzy pakiet treści sponsorowanych, który zostanie opublikowany na stronie internetowej popularnego magazynu i w serwisach społecznościowych.
Praca w takim zespole wiąże się jednak również z większą złożonością. Zasoby muszą być przemyślanie zorganizowane i łatwe do znalezienia. Dostęp do nich powinny mieć tylko odpowiednie osoby, a podejrzanym użytkownikom należy uniemożliwić zobaczenie tego, czego nie powinni oglądać. Partnerzy zewnętrzni muszą wiedzieć, że mają prawidłowe logo, czcionkę i szablon. Jeśli te elementy i zasoby nie znajdują się we właściwym miejscu i nie są bezpieczne, tworzenie wysokiej jakości materiałów staje się coraz trudniejsze – zwłaszcza gdy rośnie liczba partnerów zewnętrznych.
Jeśli jesteś członkiem zespołu kreatywnego w dużej firmie i współpracujesz z wieloma agencjami w zakresie materiałów marketingowych, powinieneś opracować inteligentny proces. Na szczęście Dropbox może pomóc usystematyzować gromadzenie, zestawianie i dystrybucję zasobów marki.
Systematyzowanie zasobów
Pierwszą rzeczą do rozważenia przy tworzeniu repozytorium zasobów jest to, co dokładnie powinno się w nim znaleźć. Przygotuj listę. Uwzględnij takie elementy jak logo, slogany, wytyczne w zakresie stylu, dokumenty dotyczące komunikatów czy szablony dokumentów. Lepiej jest przekazać agencjom zewnętrznym więcej zasobów, niż zakładasz, że będą potrzebować – wtedy oczekiwanie na zatwierdzony slogan lub plik SVG nie będzie stanowić wąskiego gardła na etapie produkcji.
Od tego momentu wszystko sprowadza się do skonfigurowania struktury folderów. Przygotuj foldery najwyższego poziomu, a następnie podfoldery, w których będą znajdować się konkretne zasoby. Folder najwyższego poziomu można nazwać np. „Zasoby cyfrowe” oraz umieścić w nim jeden podfolder na logo i drugi na slogany graficzne. Idąc o krok dalej, folder z logo może zawierać podfoldery z logo według rozmiaru lub zastosowania – jasne, przekazano wszystkim, że zespół używa tego dodatkowego znaku w mediach społecznościowych, ale najlepiej jest to oznaczyć i usystematyzować, aby za pięć dwunasta nie pojawiły się żadne pytania.
Tagowanie i gromadzenie zasobów
Pamiętaj, aby używać tagów także dla folderów. Można łatwo utworzyć zautomatyzowany folder, który będzie automatycznie oznaczał wszystkie znajdujące się w nim elementy tagiem, ułatwiając w przyszłości lokalizowanie zasobów.
Na przykład dodanie tagu #DigitalAsset do folderu Zasoby cyfrowe oznacza, że każdy zasób w tym folderze oraz wszystkie zasoby dodane do podfolderów w przyszłości otrzymają ten tag. Dodanie #Logo do folderu Logo spowoduje zmianę wszystkich elementów znajdujących się w tym podfolderze. Inteligentny system tagowania pozwala zaoszczędzić czas później.
Teraz pora na umieszczenie zasobów we właściwych miejscach. Korzystając z funkcji prośby o plik, można poprosić współpracowników o przesłanie określonych plików – które automatycznie trafią we właściwe miejsce – nawet jeśli współpracownicy nie mają własnego konta Dropbox. (Choć powinni!) Wystarczy utworzyć prośbę o plik i ją przesłać, a następnie obserwować, jak zasoby trafiają tam, gdzie powinny. Wszystko na swoim miejscu.
Tylko dla Twoich oczu
Zarządzanie uprawnieniami – tzn. określanie, kto jest właścicielem plików, kto może je edytować, a kto wyświetlać – jest kwestią indywidualną, ale niezależnie od decyzji można je łatwo wdrożyć. Wystarczy kliknąć, aby zmienić poziom dostępu, anulować udostępnianie, pozwolić innym na udostępnianie nowym osobom, a także mieć dostęp do dodatkowych funkcjonalności.
Ponadto szyfrowanie klasy korporacyjnej w Dropbox oraz opcje ochrony hasłem pomagają zapewnić bezpieczeństwo zasobów niezależnie od tego, kto ma do nich dostęp.
Bezpieczne przesyłanie zasobów
Repozytorium zasobów zostało utworzone. Świetnie. Kolejnym krokiem jest rozesłanie zasobów do partnerów, którzy muszą z nich skorzystać, lub udostępnienie ich na wewnętrznym koncie Dropbox organizacji. Dzięki temu agencje zewnętrzne będą mogły ich używać. Istnieje na to wiele bezpiecznych sposobów.
Dropbox pozwala łatwo udostępnić folder lub plik. Co więcej, osoba udostępniająca może kontrolować, kto jest w stanie przeglądać i edytować folder lub plik – osoby posiadające łącze, członkowie zespołu albo tylko zaproszone osoby – a także kto może zapewnić dalszy dostęp.
Można również zabezpieczyć hasłem foldery lub pliki, ustawić daty wygaśnięcia łączy i wyłączyć pobieranie, aby nikt nie mógł pobrać udostępnionego materiału.
Oczywiście zawsze można też sprawdzić, kto przeglądał poszczególne foldery lub pliki na koncie Dropbox.
Inny sposób
Drugą możliwością jest użycie Dropbox Transfer w celu wysłania kopii pliku lub folderu do zewnętrznego partnera.
Po prostu kliknij opcję „Wyślij kopię” w rozwijanym menu Udostępnij, a następnie wyślij ją za pośrednictwem łącza lub wiadomości e-mail. W Dropbox Transfer dostępna jest również opcja zabezpieczenia hasłem, ustawienia daty wygaśnięcia i otrzymywania powiadomień o pobraniu – funkcje te zapewniają jeszcze większe bezpieczeństwo i lepszy wgląd w stan zasobów.
Organizowanie i rozsyłanie zasobów marki nie musi być trudne ani straszne. Przemyślana metoda, inteligentne tagowanie i bezpieczne udostępnianie pomogą każdej organizacji i jej partnerom marketingowym wspólnie tworzyć atrakcyjne i skuteczne materiały.
Poznaj powiązane zasoby
Jak dzielić się pracą z interesariuszami projektu i uzyskiwać bardziej przejrzyste informacje zwrotne
Chcesz podzielić się swoimi kreatywnymi zasobami ze współpracownikami i klientami? Dowiedz się, jak usprawnić i zwiększyć efektywność procesu przeglądu materiałów kreatywnych dzięki usprawnionemu obiegowi pracy związanemu z dostarczaniem materiałów i przekazywaniem opinii.
