Najlepsze praktyki organizowania i dystrybucji zasobów marki

Bycie częścią zespołu kreatywnego w dużej organizacji oznacza pracę z wieloma zasobami, aktywami i partnerami. To świetne rozwiązanie, gdyż oznacza, że prace mogą być prowadzone na wielu frontach równocześnie. Pewna agencja tworzy film na potrzeby nowej kampanii. Studio pracuje nad książką elektroniczną na temat przywództwa intelektualnego i towarzyszącym jej przemówieniem dyrektora na nadchodzącą konferencję. Firma zajmująca się marketingiem cyfrowym tworzy pakiet treści sponsorowanych, który zostanie opublikowany na stronie internetowej popularnego magazynu i w serwisach społecznościowych.

Praca w takim zespole wiąże się jednak również z większą złożonością. Zasoby muszą być przemyślanie zorganizowane i łatwe do znalezienia. Dostęp do nich powinny mieć tylko odpowiednie osoby, a podejrzanym użytkownikom należy uniemożliwić zobaczenie tego, czego nie powinni oglądać. Partnerzy zewnętrzni muszą wiedzieć, że mają prawidłowe logo, czcionkę i szablon. Jeśli te elementy i zasoby nie znajdują się we właściwym miejscu i nie są bezpieczne, tworzenie wysokiej jakości materiałów staje się coraz trudniejsze – zwłaszcza gdy rośnie liczba partnerów zewnętrznych.

Jeśli jesteś członkiem zespołu kreatywnego w dużej firmie i współpracujesz z wieloma agencjami w zakresie materiałów marketingowych, powinieneś opracować inteligentny proces. Na szczęście Dropbox może pomóc usystematyzować gromadzenie, zestawianie i dystrybucję zasobów marki.

Systematyzowanie zasobów

Pierwszą rzeczą do rozważenia przy tworzeniu repozytorium zasobów jest to, co dokładnie powinno się w nim znaleźć. Przygotuj listę. Uwzględnij takie elementy jak logo, slogany, wytyczne w zakresie stylu, dokumenty dotyczące komunikatów czy szablony dokumentów. Lepiej jest przekazać agencjom zewnętrznym więcej zasobów, niż zakładasz, że będą potrzebować – wtedy oczekiwanie na zatwierdzony slogan lub plik SVG nie będzie stanowić wąskiego gardła na etapie produkcji.

Od tego momentu wszystko sprowadza się do skonfigurowania struktury folderów. Przygotuj foldery najwyższego poziomu, a następnie podfoldery, w których będą znajdować się konkretne zasoby. Folder najwyższego poziomu można nazwać np. „Zasoby cyfrowe” oraz umieścić w nim jeden podfolder na logo i drugi na slogany graficzne. Idąc o krok dalej, folder z logo może zawierać podfoldery z logo według rozmiaru lub zastosowania – jasne, przekazano wszystkim, że zespół używa tego dodatkowego znaku w mediach społecznościowych, ale najlepiej jest to oznaczyć i usystematyzować, aby za pięć dwunasta nie pojawiły się żadne pytania.

Organizowanie plików według projektu

Niezawodna struktura folderów dla projektów zespołowych polega na tym, że na każdy projekt przypada jeden folder najwyższego poziomu, a za każdym razem obowiązuje spójny zestaw podfolderów. Stosuj jasną konwencję nazewnictwa i numerowane prefiksy, aby każdy użytkownik miał tę samą kolejność folderów.

Aby uporządkować przechowywane pliki według projektu, utwórz folder najwyższego poziomu dla każdego projektu, a następnie za każdym razem używaj tej samej struktury podfolderów (na przykład: Streszczenie, Pliki robocze, Recenzje i Wersja ostateczna). Nadawaj folderom projektów spójne nazwy — na przykład „kampania wiosenna 2026-01” itd. — dzięki temu będą czytelne i łatwe do znalezienia.

W przypadku folderów współdzielonych — utwórz folder projektów najwyższego poziomu, a następnie przechowuj każdą inicjatywę w osobnym współdzielonym folderze projektu i zapraszaj tylko tych członków zespołu lub agencje, którzy potrzebują dostępu do danego projektu. Używaj tych samych wewnętrznych podfolderów (Brief, Working files, Reviews, Final), aby współpracownicy zawsze wiedzieli, gdzie umieścić lub znaleźć to, czego potrzebują. Po zakończeniu projektu przenieś jego folder do podfolderu Archiwum, aby zachować porządek w aktywnych pracach.

Aby skutecznie organizować pliki klientów, należy stosować powtarzalną strukturę „najpierw klient” — na przykład: Klienci > [Nazwa klienta] > [Nazwa projektu] > Wewnętrzny projekt w toku, Gotowy dla klienta i Ostateczny. Udostępniaj tylko folder „Gotowe dla klienta” (lub „Ostateczne”), aby klienci zawsze widzieli najnowsze zatwierdzone pliki, a Twój zespół przechowywał wersje robocze i opinie w uporządkowany sposób.

Tagowanie i gromadzenie zasobów

Pamiętaj, aby używać tagów także w przypadku folderów. Można łatwo utworzyć zautomatyzowany folder, który będzie automatycznie dodawał tagi do wszystkich umieszczonych w nim elementów, ułatwiając w przyszłości lokalizowanie zasobów.

Dropbox umożliwia oznaczanie plików i folderów prostymi etykietami, dzięki czemu możesz wyszukiwać według tagów i szybko znajdować powiązane zasoby. Możesz również skonfigurować folder tak, aby wszystkie dodawane do niego elementy automatycznie otrzymywały tę samą etykietę. Dzięki temu Twoja biblioteka pozostanie uporządkowana w miarę jej rozrastania się.

Na przykład dodanie tagu #DigitalAsset do folderu Zasoby cyfrowe oznacza, że każdy zasób w tym folderze oraz wszystkie zasoby dodane do podfolderów w przyszłości otrzymają ten tag. Dodanie #Logo do folderu Logo spowoduje zmianę wszystkich elementów znajdujących się w tym podfolderze. Inteligentny system tagowania pozwala zaoszczędzić czas później.

Teraz pora na umieszczenie zasobów we właściwych miejscach. Korzystając z funkcji prośby o plik, można poprosić współpracowników o przesłanie określonych plików – które automatycznie trafią we właściwe miejsce – nawet jeśli współpracownicy nie mają własnego konta Dropbox. (Choć powinni!) Wystarczy utworzyć prośbę o plik i ją przesłać, a następnie obserwować, jak zasoby trafiają tam, gdzie powinny. Wszystko na swoim miejscu.

Tylko dla Twoich oczu

Zarządzanie uprawnieniami – tzn. określanie, kto jest właścicielem plików, kto może je edytować, a kto wyświetlać – jest kwestią indywidualną, ale niezależnie od decyzji można je łatwo wdrożyć. Wystarczy kliknąć, aby zmienić poziom dostępu, anulować udostępnianie, pozwolić innym na udostępnianie nowym osobom, a także mieć dostęp do dodatkowych funkcjonalności.

Ponadto szyfrowanie klasy korporacyjnej w Dropbox oraz opcje ochrony hasłem pomagają zapewnić bezpieczeństwo zasobów niezależnie od tego, kto ma do nich dostęp.

Aby bezpiecznie przechowywać zastrzeżone projekty i pliki źródłowe w chmurze, przechowuj je w folderze Dropbox dostępnym tylko dla zaproszonych użytkowników. Udostępniając treści, dodawaj zabezpieczenia, takie jak ochrona hasłem, daty wygaśnięcia i kontrola pobierania, a także korzystaj z historii przeglądania, aby śledzić dostęp i szybko go cofać.

Historia wersji i odzyskiwanie plików mogą również pomóc w przywróceniu poprzednich wersji, jeśli pliki zostały zmienione lub usunięte.

Bezpieczne przesyłanie zasobów

Repozytorium zasobów zostało utworzone. Świetnie. Kolejnym krokiem jest rozesłanie zasobów do partnerów, którzy muszą z nich skorzystać, lub udostępnienie ich na wewnętrznym koncie Dropbox organizacji. Dzięki temu agencje zewnętrzne będą mogły ich używać. Istnieje na to wiele bezpiecznych sposobów.

Dropbox pozwala łatwo udostępnić folder lub plik. Co więcej, osoba udostępniająca może kontrolować, kto jest w stanie przeglądać i edytować folder lub plik – osoby posiadające łącze, członkowie zespołu albo tylko zaproszone osoby – a także kto może zapewnić dalszy dostęp. 

Można również zabezpieczyć hasłem foldery lub pliki, ustawić datę wygaśnięcia łączy i wyłączyć pobieranie, aby nikt nie mógł pobrać udostępnianych materiałów.

Jeśli chcesz zapewnić ograniczony dostęp do plików klientów, udostępniaj je z Dropbox, korzystając z łączy udostępnianych z takimi opcjami jak hasła, daty wygaśnięcia lub wyłączone pobieranie, według własnego uznania, a także śledź aktywność przeglądających, aby mieć nad nimi większą kontrolę.

Aby zapewnić dodatkową ochronę, możesz również dodać cyfrowe znaki wodne, dzięki którym udostępniane treści będą zawierały dane, takie jak adres e-mail i adres IP odbiorcy, co zniechęci osoby nieupoważnione do udostępniania treści.

Oczywiście zawsze można też sprawdzić, kto przeglądał poszczególne foldery lub pliki na koncie Dropbox.

Bezpieczna kontrola wersji w zespołach zdalnych

Aby zapewnić kontrolę wersji materiałów marketingowych w zespołach rozproszonych, wszyscy powinni pracować z jednego współdzielonego folderu w Dropboxie i ograniczyć dostęp do edycji do osób, które powinny wprowadzać zmiany.

Historia wersji i odzyskiwanie plików w Dropbox umożliwiają przywrócenie wcześniejszych wersji w przypadku nadpisania plików, a funkcje kontroli łączy udostępnianych, takie jak hasła, daty wygaśnięcia i ograniczenia pobierania, pomagają bezpiecznie udostępniać wersje robocze.

Inny sposób

Drugą możliwością jest użycie Dropbox Transfer w celu wysłania kopii pliku lub folderu do zewnętrznego partnera. 

Po prostu kliknij opcję „Wyślij kopię” w rozwijanym menu Udostępnij, a następnie wyślij ją za pośrednictwem łącza lub wiadomości e-mail. W Dropbox Transfer dostępna jest również opcja zabezpieczenia hasłem, ustawienia daty wygaśnięcia i otrzymywania powiadomień o pobraniu – funkcje te zapewniają jeszcze większe bezpieczeństwo i lepszy wgląd w stan zasobów.

Organizowanie i rozsyłanie zasobów marki nie musi być trudne ani straszne. Przemyślana metoda, inteligentne tagowanie i bezpieczne udostępnianie pomogą każdej organizacji i jej partnerom marketingowym wspólnie tworzyć atrakcyjne i skuteczne materiały.

Dropbox to nie tylko przechowywanie plików – bezpiecznie i sprawnie porządkuj, kontroluj dostęp i przesyłaj pliki firmowe z folderów udostępnianych do Dropbox Transfer. Poznaj pełną gamę funkcji Dropbox i zobacz, jak mogą one pomóc Ci zoptymalizować cały przebieg pracy.