Bardziej elastyczne możliwości pracy — w tym zespoły hybrydowe i Virtual First — pozostaną z nami na dłużej. Według badania PwC, 83% pracowników chce pracować zdalnie przynajmniej jeden dzień w tygodniu od czasu pandemii.
Ponieważ coraz więcej firm przechodzi na pracę zdalną, technologie komunikacji i współpracy stają się niezbędne. Spotkania wideo to obecnie powszechna metoda utrzymywania łączności i zaangażowania zdalnych zespołów.
Jednak spotkania wideo mogą być chaotyczne – nie wspominając o tym, że mogą też być wyczerpujące, gdy jest ich zbyt wiele. Wolne połączenia internetowe, nakładające się rozmowy i ogólny brak produktywności to tylko niektóre problemy, z jakimi borykają się pracownicy zdalni podczas spotkań wideo.
W rzeczywistości badanie Atlassian wykazało, że spotkania są nieskuteczne w 72% przypadków. 80% respondentów ankiety Atlassian stwierdziło nawet, że byliby bardziej produktywni, gdyby spędzali mniej czasu na spotkaniach. Zwłaszcza gdy są nieproduktywne lub skutkują tym, że ktoś sugeruje kolejne spotkanie. Nikt nie chce spotkania o umawianiu kolejnych spotkań.
Jak więc można w pełni wykorzystać zalety spotkań wirtualnych, nie rezygnując przy tym z produktywności, zaangażowania zespołu i łączności? Wprowadzenie: spotkań asynchronicznych („asynchronicznych”).
Zacznijmy od podstaw – co rozumiemy przez „asynchroniczne”?
Komunikacja asynchroniczna ma miejsce, gdy jedna osoba (lub grupa) przekazuje informacje, a zanim odbiorcy odpowiedzą, występuje opóźnienie.
Klasycznym przykładem komunikacji asynchronicznej są e-maile – wiadomości nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi, a w wymianie występują luki lub opóźnienia.
Mówiąc prościej, spotkanie asynchroniczne nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Jest ono do pewnego stopnia zorganizowane i zaplanowane, ale nie wymaga planowania czasu. Komunikacja może być jednokierunkowa, na przykład nagrane wideo szkoleniowe, lub bardziej interaktywna, jak wiadomości wideo na żądanie.
Asynchroniczne spotkania wideo nie są transmitowane na żywo – zamiast tego są nagrywane, aby można je było obejrzeć w późniejszym czasie.
Jaka jest różnica między spotkaniami asynchronicznymi a synchronicznymi?
Być może zastanawiasz się, co wyróżnia spotkania asynchroniczne. Jeśli już od jakiegoś czasu pracujesz zdalnie, prawdopodobnie większość Twoich spotkań była synchroniczna. Oznacza to, że odbywają się na żywo, a ich uczestnicy muszą być aktywni jednocześnie.
Podobnie jak spotkania asynchroniczne spotkania synchroniczne umożliwiają kontakt ze współpracownikami i klientami, nawet jeśli przeszkodę stanowi lokalizacja. Jednak spotkania synchroniczne muszą odbywać się w zaplanowanym czasie i mogą, ale nie muszą być zapisywane do wykorzystania w przyszłości.
Podsumowując:
- Spotkania synchroniczne odbywają się w czasie rzeczywistym — spotkania wideo na żywo na platformach takich jak Zoom wymagają dwustronnej rozmowy między uczestnikami. Uczestnicy wspólnie przeglądają materiały ze spotkania, a opinie są przekazywane natychmiast.
- Spotkania asynchroniczne są ich przeciwieństwem — nie są transmitowane na żywo, a komunikacja nie odbywa się w czasie rzeczywistym. Asynchroniczne spotkania wideo są nagrywane i udostępniane, dzięki czemu możliwe jest udostępnianie i przeglądanie treści w późniejszym czasie.
Jakie są zalety spotkań asynchronicznych?
Spotkania asynchroniczne otwierają przed firmami nowe możliwości innowacji i zwiększenia elastyczności. Przyjrzyjmy się kilku powodom, dla których spotkania asynchroniczne mogą przynieść korzyści Twojej firmie.
Większa elastyczność
Spotkania asynchroniczne są niezbędne w przypadku zespołów hybrydowych, rozproszonych oraz wirtualnych. Unikając niedogodności związanych ze spotkaniami osobistymi, firmy mogą rozszerzyć pulę talentów i możliwości rekrutacji poza granice biura.
Takie podejście umożliwia również pracę w różnych strefach czasowych i na różnych platformach. Jeśli masz klientów w innych krajach, nie musisz się martwić o zaplanowanie spotkania, które odbywałoby się za wcześnie dla jednego zespołu i za późno dla innego!
Wyeliminowanie presji związanej z koniecznością natychmiastowej reakcji oznacza, że członkowie zespołu są mniej narażeni na wypalenie zawodowe, w przypadku, gdy muszą dzielić swój czas między różne zadania i wymagania.
Na poziomie osobistym podejście asynchroniczne pokazuje, że ufasz członkom zespołu. Świadczy to o tym, że masz zaufanie do ich zdolności do pełnienia swoich ról bez stałego kontaktu z przełożonymi czy kierownikami.
Możesz odzyskać kontrolę nad swoim harmonogramem i czas, który w przeciwnym razie trzeba by było spędzić na obowiązkowych spotkaniach (które mogą, ale nie muszą być produktywne!) Członkowie zespołu mogą obejrzeć spotkanie wideo we własnym tempie, w dogodnym dla nich czasie i miejscu.
Większa produktywność
W porównaniu z komunikacją synchroniczną – i jej pozornie nieskończonym strumieniem powiadomień – w pracy asynchronicznej występuje mniej przerw.
Ponieważ możesz zapoznać się z treściami asynchronicznymi, kiedy Ci to odpowiada, masz możliwość nadrobienia zaległości w spotkaniu wideo w porze swojej największej produktywności w ciągu dnia roboczego lub kiedy jesteś w odpowiednim nastroju, aby naprawdę się skoncentrować.
Spotkania asynchroniczne pozwalają na bardziej proaktywne niż reaktywne działanie w pracy i współpracy. Nie będziesz musiał(a) spieszyć się, aby obejrzeć film ani odczuwać presji, aby odpowiedzieć na spotkanie tak szybko, jak to możliwe.
Bez zmęczenia po spotkaniu, jakiego możesz doświadczyć po rozmowach wideo na żywo, będziesz bardziej wypoczęty i przygotowany. Kiedy będziesz mieć przestrzeń do oglądania asynchronicznego spotkania z pełną uwagą — i będziesz mieć możliwość zatrzymania lub przewinięcia wideo — wszelkie oczekiwane od Ciebie informacje zwrotne będą ostrzejsze i bardziej skupione.
Ponadto spotkania asynchroniczne umożliwiają większej liczbie współpracowników wzięcie udziału w dyskusjach. Wiele głosów lub dominujące osobowości podczas synchronicznych połączeń wideo mogą zagłuszyć cichszych członków zespołu. Alternatywa asynchroniczna zachęca do lepszego uczestnictwa i współpracy.
Czy zatem spotkania asynchroniczne to przyszłość pracy?
Z badania przeprowadzonego w 2020 r. przez Buffer wynikało, że 20% pracowników zdalnych ma trudności ze współpracą i komunikacją z zespołem. Od tamtego czasu firma Buffer powtarza badanie każdego roku i zauważa, że trudności w komunikacji i współpracy wśród pracowników zdalnych z roku na rok maleją, osiągając w roku 2023 poziom 15%. Mimo wszystko wciąż jest sporo do zrobienia, aby rozproszone zespoły lepiej ze sobą współpracowały.
Jeśli brzmi to znajomo, spotkania asynchroniczne mogą okazać się rozwiązaniem — eliminują wiele ograniczeń spotkań synchronicznych i zapewniają zespołom większą elastyczność. Spotkania asynchroniczne pomagają wprowadzać innowacje i dostosowywać działalność firmy do zmieniających się warunków pracy i niespotykanych dotąd wyzwań w zakresie produktywności.
Ważna jest równowaga między spotkaniami synchronizowanymi i asynchronicznymi
Nie ma potrzeby całkowitej wymiany spotkań synchronizacyjnych, ale nie powinny być one również priorytetem. Niektórzy członkowie zespołu i klienci mogą preferować rozmowy twarzą w twarz zamiast nagrań wideo. Dodatkowo należy pamiętać o opóźnieniu w czasie reakcji związanym ze spotkaniami asynchronicznymi w przypadku projektów o krótkich terminach realizacji.
Najlepiej byłoby znaleźć równowagę dzięki narzędziom, które pozwolą Twojej firmie rozwijać się zgodnie z Twoimi długoterminowymi celami. Zacznij od zastanowienia się nad sposobami na ograniczenie liczby niepotrzebnych spotkań i działaj dalej.
Pozwól Dropboxowi wyeliminować poczucie synchronizacji ze spotkań
Ponieważ praca zdalna i hybrydowa stała się istotnym elementem miejsca pracy, wideokonferencje stały się normą dla wielu firm. Nie oznacza to jednak, że każde wideokonferencje oznaczają konieczność odłożenia narzędzi na bok, aby nie przegapić kluczowych informacji.
Dropbox bezproblemowo integruje się z popularnymi narzędziami do wideokonferencji, takimi jak Zoom i Microsoft Teams, co ułatwia automatyczne przesyłanie nagrań ze spotkań do pamięci w chmurze. Wystarczy utworzyć dedykowany folder Dropbox na nagrania ze spotkań i udostępnić goswojemu zespołowi, aby jego członkowie mieli dostęp do nagrań w dowolnym miejscu i czasie.
Twoje zespoły, zarówno te bliskie, jak i dalekie, podziękują Ci za to, że pozwolisz im przejąć kontrolę nad swoimi harmonogramami i skupić się na wykonywaniu pracy, zamiast uczestniczyć w spotkaniach, które nie wymagają ich natychmiastowej uwagi.
