Wyjaśnienie ścieżki krytycznej
Kiedy zarządzasz złożonym projektem, w którym wiele elementów jest ruchomych, a terminy wciąż się zmieniają, może okazać się, że trudno jest zakończyć go na czas i zmieścić się w budżecie. Istnieje szeroka gama narzędzi do zarządzania projektami, które mogą pomóc Ci to osiągnąć, a jednym z nich jest metoda ścieżki krytycznej (CPM).
Czym zatem jest metoda ścieżki krytycznej?
CPM to technika modelowania projektów, która umożliwia analizowanie, planowanie i harmonogramowanie złożonych projektów. W istocie metoda ścieżki krytycznej wymaga sporządzenia listy wszystkich czynności, które muszą zostać wykonane, aby dokończyć projekt, czasu potrzebnego na wykonanie każdej czynności oraz zależności między tymi czynnościami.
Sama ścieżka krytyczna to najdłuższy czas, jaki zajmie Ci ukończenie całego projektu. Daje Ci ona wgląd w to, jak najlepiej zorganizować harmonogram projektu, aby zapewnić jego realizację na czas i przy minimalnych kosztach. Mówiąc prościej, metoda ścieżki krytycznej pomaga zrozumieć optymalną linię czasu ukończenia projektu.
Historia analizy ścieżki krytycznej
Metoda CPM została opracowana pod koniec lat 50. przez Jamesa E. Kelleya z Remington Rand i Morgana R. Walkera z DuPont. Próbowali oni znaleźć sposoby na obniżenie kosztów przestojów w zakładach przemysłowych i ponownego rozpoczynania pracy, spowodowanych nieefektywnym harmonogramem. Doszli do wniosku, że dodatkowych kosztów można uniknąć, dbając o to, by właściwe zadania były wykonywane we właściwym czasie, zamiast dokładania pracy w celu rozwiązania zaistniałego problemu.
Kelley i Walker opublikowali artykuł na temat swoich badań w 1959 roku, chociaż spółka DuPont odsunęła się od projektu po zmianie zespołu zarządzającego, który był za niego odpowiedzialny. Mniej więcej w tym samym czasie marynarka wojenna Stanów Zjednoczonych i Booz Allen Hamilton opracowali podobną technikę – PERT (technika oceny i kontroli programu) – wtedy też po raz pierwszy użyto terminu „ścieżka krytyczna”. Korzenie analizy ścieżki krytycznej sięgają niektórych technik spółki DuPont pochodzących z początku lat 40. ubiegłego wieku, kiedy to spółka przyczyniła się do sukcesu Projektu Manhattan.
Chociaż zainteresowanie spółki DuPont metodą ścieżki krytycznej zmniejszyło się na początku lat 60., kilka innych firm zaczęło ją wykorzystywać do nadzorowania dużych projektów, w tym Mauchly Associates i Catalytic Construction. Początkowo do korzystania z CPM potrzebny był dostęp do nieporęcznych, specjalistycznych komputerów mainframe. W związku z tym koszt zarządzania projektami według metody ścieżki krytycznej stanowił istotną barierę. Jednak po rewolucji komputerowej i wprowadzeniu innowacji w sprzęcie/oprogramowaniu komputerowym, które umożliwiły prowadzenie zarządzania harmonogramem na standardowym komputerze stacjonarnym, wykorzystanie ścieżki krytycznej stało się znacznie bardziej powszechne.
Jak działa ścieżka krytyczna w projekcie?
Pierwszy etap metody ścieżki krytycznej składa się z pięciu podstawowych kroków. Oto jak to działa bardziej szczegółowo:
1. Wypisz wszystkie zadania/czynności
Najpierw musisz wypisać w strukturze podziału prac (WBS) wszystkie zadania i czynności niezbędne do ukończenia projektu. Mówiąc ogólnie, powinno to obejmować wyłącznie zadania krytyczne i działania wyższego rzędu (a nie szczegółowe informacje), ponieważ istnieje ryzyko, że analiza ścieżki krytycznej stanie się zbyt skomplikowana, by sobie z nią poradzić, jeśli uwzględni się szczegółowy przegląd wszystkich działań.
2. Oblicz czas trwania każdego zadania
Po drugie, musisz obliczyć najdłuższy czas potrzebny na ukończenie każdego zadania ścieżki krytycznej. Oczywiście, czas trwania aktywności musi być szacunkowy, więc wykorzystaj swoje doświadczenie, a także wiedzę swoich współpracowników, aby dokonać świadomego oszacowania. Będziesz musiał także sporządzić listę każdego zadania według najwcześniejszej daty jego rozpoczęcia i zakończenia, aby nie spowodować opóźnienia projektu.
3. Ustal zależności zadań
Następnie należy zebrać wszelkie zależności zadań, w przypadku których pierwsza czynność lub zadanie poprzednie określa datę rozpoczęcia zadania następnego. Aby określić zadania zależne w ramach projektu, podczas sporządzania listy działań odpowiedz sobie na następujące pytania:
Które zadanie musi zostać ukończone przed rozpoczęciem tego zadania?
Które zadanie powinno zostać wykonane bezpośrednio po tym zadaniu?
Które zadanie powinno zakończyć się w tym samym czasie co to zadanie?
4. Zanotuj kamienie milowe projektu
Na koniec należy zanotować najważniejsze etapy projektu i jego rezultaty.
5. Zbuduj model
Po zebraniu tych wszystkich danych należy skonstruować model do wizualizacji działań w ramach projektu. Istnieje kilka różnych modeli, które można wykorzystać – od prostych wykresów i diagramów sieciowych po diagramy Gantta. Następnie, korzystając z tego modelu, można opracować ścieżkę krytyczną samego projektu. W ramach przypomnienia: ścieżka krytyczna jest to najdłuższa droga zaplanowanych działań do samego końca projektu, jak również najwcześniejsze i najpóźniejsze daty/terminy, w ramach których każde działanie może się rozpocząć bez opóźniania projektu. Pokaże ona również najdłuższy czas trwania projektu aż do jego ukończenia.
Po opracowaniu ścieżki krytycznej można określić, które elementy są kluczowymi czynnościami, a które są całkowicie płynne (mogą się opóźnić bez rozszerzania projektu). Następnie można wykorzystać te informacje do szybkiego śledzenia czasu rozpoczęcia określonych zadań, skrócenia czasu realizacji projektu w razie potrzeby oraz bardziej efektywnego zarządzania ograniczeniami zasobów.
Zalety metody ścieżki krytycznej
Z zastosowania ścieżki krytycznej w projekcie można czerpać kilka wyraźnych korzyści. Przede wszystkim pomaga ona kierownikom projektów określić najważniejsze zadania w ramach projektu. Jeśli którekolwiek z działań na ścieżce krytycznej zacznie się później lub zajmie więcej czasu niż oczekiwano, będzie to miało wpływ na cały projekt. W związku z tym kierownikom projektów przyda się plan projektu, który określa, którymi zadaniami należy zarządzać dokładniej niż innymi. Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę fakt, że analiza ścieżki krytycznej może pomóc w skróceniu czasu realizacji projektu. Po przeprowadzeniu analizy będziesz wiedzieć, które zadania najefektywniej skrócą czas trwania projektu.
Ponadto zarządzanie projektem ścieżki krytycznej może znacznie ułatwić proces oceny ryzyka. Po ustaleniu zależności między zadaniami stosunkowo łatwo jest ustalić, jaki będzie wpływ niedotrzymania terminu na realizację dalszych działań. Ponadto analiza ścieżki krytycznej zapewnia kierownikom projektów idealne narzędzie do pomiaru rzeczywistych postępów projektu w stosunku do oczekiwanych. Dzięki śledzeniu wyników w stosunku do pierwotnej sytuacji wyjściowej można ustalić, w czym tkwi źródło nieefektywności i podjąć kroki w celu ich wyeliminowania.
Czy ścieżka krytyczna jest dla mnie?
Analiza ścieżki krytycznej może być stosowana przy praktycznie każdym rodzaju projektu, w tym w badaniach, inżynierii, rozwoju produktu, rozwoju oprogramowania, budownictwie itp. Jeśli poniższe stwierdzenia są prawdziwe w odniesieniu do projektu, który właśnie rozpoczynasz, metoda ścieżki krytycznej może okazać się odpowiednia:
Działania są dobrze zdefiniowane i po ich zakończeniu będą sygnałem ukończenia projektu
Czynności są uporządkowane i muszą być wykonywane w odpowiedniej kolejności. Na przykład materiały do projektu budowlanego trzeba pozyskać przed rozpoczęciem budowy.
Działania mogą być zatrzymywane i uruchamiane niezależnie w ramach danej sekwencji (z wyłączeniem działań w ramach procesu ciągłego, np. rafinacji ropy naftowej)
Jak widać, ścieżka krytyczna w projekcie przyda się wielu branżom i będzie odpowiednia dla wielu projektów. Nie trzeba jednak wprowadzać metody w całości, by z niej skorzystać. Jeśli jest jakiś element CPM, który w Twoim przypadku działa, korzystne może być włączenie go do procesu zarządzania projektem. Koniec końców, zdolność adaptacji jest jedną z kluczowych cech skutecznego kierownika projektu.
Zastosowanie ścieżki krytycznej w zespole
Teraz, gdy wiesz już nieco więcej na temat metody ścieżki krytycznej, warto zastanowić się, jak możesz ją wykorzystać w swojej organizacji. Na przykładDropbox Paper może pomóc Ci zarządzać całym harmonogramem projektu z jednego miejsca, dzięki czemu jest idealnym narzędziem do modelowania zarządzania ścieżką krytyczną projektu.
Najpierw użyj szablonu planu projektu, aby poprowadzić członków zespołu przez każdy etap projektu. Następnie deleguj zadania odpowiednim członkom zespołu, twórz listy zadań, aby mieć pewność, że projekt będzie realizowany w optymalnym tempie, i korzystaj z narzędzido zarządzania zadaniami, aby uzyskać ogólny obraz zadań przydzielonych zespołowi.
Podsumowanie
Metoda ścieżki krytycznej zapewnia przejrzystość, która daje obraz całego procesu pracy nad projektem – od początku do końca. Określając „ścieżkę krytyczną”, możesz przydzielić zasoby do najważniejszych zadań i zoptymalizować szybkość realizacji i przekazywania klientowi kluczowych elementów projektu.
