Pułapka zarządzania aktywami cyfrowymi — i co zamiast niej stosować

Większość zespołów marketingowych i kreatywnych korzysta z jakiejś formy systemu zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM). Ale jeśli kiedykolwiek straciłeś 15 minut na przeglądanie źle nazwanych folderów lub przypadkowo wykorzystałeś nieaktualne logo, wiesz, że posiadanie systemu DAM nie zawsze oznacza, że sprawdzi się on w Twoim przypadku lub w przypadku Twojego zespołu. 

Nasuwa się pytanie: czy naprawdę tego potrzebujesz? Prawdopodobnie tak, ale istnieją sposoby, aby uczynić systemy DAM mniej bolesnymi.

W swojej istocie zarządzanie zasobami cyfrowymi polega na wykonywaniu następujących czynności przy użyciu zasobów kreatywnych:

• Przechowywanie
• Organizuj
• Dostęp
• Utrzymywać

Zasoby obejmują m.in. zdjęcia, szablony, filmy kampanijne, pliki projektowe i wiele innych zasobów — w zależności od branży. Wdrożenie systemu DAM powinno ułatwiać współpracę, ponowne wykorzystywanie kluczowych treści i zachowanie spójności z marką. 

Jednak większość platform DAM dla przedsiębiorstw jest przeładowana, droga i zbyt skomplikowana dla zespołów kreatywnych, które po prostu chcą działać szybko i pilnować, aby projekty były realizowane zgodnie z planem. Jeśli Twój zespół ciągle zmienia narzędzia, poszukuje zasobów lub duplikuje zadania, Twój system DAM może wyrządzać więcej szkody niż pożytku.

W tym przewodniku omówimy ukryty problem z oprogramowaniem DAM, o którym nikt nie mówi: może ci ono nie być potrzebne.

Dropbox nie jest systemem DAM i nie ma zamiaru go zastąpić. Jeśli jednak szukasz lżejszego i bardziej intuicyjnego rozwiązania do przechowywania plików, wyposażonego w inteligentne narzędzia, takie jak Dropbox Dash, to jest to solidna opcja. W ten sposób możesz uprościć swoje codzienne życie, zachowując jednocześnie porządek, dostępność i możliwość udostępniania zasobów kreatywnych (bez dodatkowych kosztów), 

5 korzyści z korzystania z systemów DAM

Nikt nie twierdzi, że DAM powinien podzielić los dodo, i nie jest to coś, czego potrzebują tylko duże agencje z 20-osobowymi zespołami kreatywnymi — każdy zespół marketingowy lub kreatywny żonglujący zasobami skorzystałby na odrobinie większego porządku. 

Właściwe systemy mogą ograniczyć chaos, zaoszczędzić czas i sprawić, że wszyscy będą pracować według tego samego schematu. Oto jak:

1. Spójność marki

Najbardziej oczywistą zaletą systemów DAM jest to, że zapobiegają one niespójnościom. Niezależnie od tego, czy chodzi o najnowsze logo, zdjęcie produktu czy najnowsze wytyczne dotyczące marki, zgromadzenie wszystkiego w jednym miejscu pomaga zachować przejrzystość i aktualność zasobów.

Jeśli zawsze będziesz trzymać się swojej marki, wszyscy będą wyglądać bardziej profesjonalnie, a Twoi klienci będą mieli najlepsze doświadczenia. Koniec z przestarzałymi logotypami wkradającymi się do nowych prezentacji czy kolorami niezgodnymi z marką w materiałach kampanijnych.

2. Oszczędność czasu

Dobrze zorganizowany system sprawia, że najczęściej używane pliki masz zawsze pod ręką — nie musisz już przeglądać niezliczonych folderów ani ponownie pobierać załączników ze Slacka. Jest to prawdopodobnie najbardziej znacząca korzyść DAM z punktu widzenia biznesu.

Chodzi o to, aby wyeliminować 5–10-minutowe opóźnienia, które kumulują się w ciągu dnia. Łącz te oszczędności w ciągu tygodnia, miesiąca lub roku — a Twój zespół zyska godziny, a nawet dni dodatkowej produktywności.

3. Współpraca

Centralne źródło prawdy oznacza, że projektanci, marketingowcy, twórcy treści i inni interesariusze pracują na tym samym pliku, a nie na wielu różnych wersjach krążących w wątkach wiadomości e-mail.

Nie musisz już zastanawiać się, która wersja pliku jest właściwa, co przekłada się na płynniejsze przekazywanie zadań między zespołami. Niezależnie od tego, czy zespół kreatywny przekazuje zadania zespołowi medialnemu, czy jakakolwiek inna kombinacja, poszczególne działy mogą łatwiej ze sobą współpracować.

4. Łatwe ponowne wykorzystanie istniejących zasobów

Systemy DAM sprawią, że Twoje świetne dzieła nie pokryją się cyfrowym kurzem. Dzięki odpowiedniemu systemowi łatwo jest znaleźć i wykorzystać ponownie treści o wysokiej skuteczności — niezależnie od tego, czy jest to materiał wizualny z poprzedniej kampanii, czy sprawdzony szablon.

Dostępność zasobów w systemie DAM, być może w postaci konkretnych kolekcji przeznaczonych dla konkretnych osób w zespole, zmniejsza konieczność przeróbek — ponieważ dobra praca jest przechowywana i gotowa do ponownego wykorzystania, uzupełnienia lub po prostu przeglądania w poszukiwaniu inspiracji.

5. Ślad audytu/historia wersji

Kiedy musisz żonglować opiniami i zatwierdzeniami, historia wersji jest Twoim najlepszym przyjacielem. Dzięki DAM możesz sprawdzić, co zostało zmienione i kto dokonał edycji, a w razie potrzeby wycofać zmiany. Dzięki temu współpraca przebiega sprawniej, a osiąganie kamieni milowych kampanii jest łatwiejsze.

Najważniejszą rzeczą w przypadku śladów audytu i historii wersji jest odpowiedzialność. W systemie można łatwo sprawdzić, kto, co i kiedy przesłał, a także poznać inne szczegóły. Dzięki temu zyskujesz zabezpieczenie chroniące przed błędami.

Prawda jest taka, że korzyści te są znaczące, ale nie wymagają kosztownego systemu DAM na poziomie korporacyjnym ze złożonymi uprawnieniami i trudną nauką obsługi. Lekkie i intuicyjne narzędzie, takie jak Dropbox, może zapewnić taki sam efekt — bez spowalniania pracy zespołu.

5 wyzwań tradycyjnych narzędzi DAM

Zarządzanie zasobami cyfrowymi powinno ułatwiać życie, zwłaszcza zespołom kreatywnym i marketingowym. Mimo to w przypadku wielu tradycyjnych systemów DAM może się wydawać, że walczysz z narzędziem, zamiast pracować nad listą zadań do wykonania. 

Czasami korporacyjne systemy DAM ściągają Cię w dół. Oto kilka największych problemów, z jakimi borykają się zespoły:

1. Złożoność i strome krzywe uczenia się

Niektóre platformy DAM są tak przeładowane funkcjami, że do przesłania pliku potrzebne jest szkolenie. Są one przeznaczone do zarządzania na poziomie przedsiębiorstwa, ale nie do zaspokajania codziennych potrzeb szybko rozwijających się zespołów marketingowych.

Większość zespołów kreatywnych nie potrzebuje możliwości korporacyjnych systemów DAM, co oznacza, że jeśli Twój system posiada te funkcje, są one po prostu niedostatecznie wykorzystywane (lub w ogóle nie są używane), więc i tak nigdy nie wykorzystasz w pełni jego potencjału.

2. Słaby interfejs użytkownika lub niespójna struktura

Kiedy Twój system wygląda jak arkusz kalkulacyjny z 2005 roku, znalezienie tego, czego potrzebujesz, przypomina rozwiązywanie łamigłówki. Poruszanie się po niezrozumiałych menu lub nieporęcznych interfejsach może również całkowicie zablokować cały proces twórczy. To jest kryptonit kreatywności.

Zespoły kreatywne reagują inaczej niż zespoły techniczne, którym może odpowiadać pole danych przypominające Matrix. Dla menedżerów zespołów w tych branżach ważne jest posiadanie wizualnej i niezwykle intuicyjnej platformy, która pozwoli im w pełni wykorzystać ich potencjał.

3. Koszty utrzymania

W przypadku wielu tradycyjnych narzędzi DAM do zarządzania użytkownikami, rozwiązywania problemów z metadanymi i dbania o prawidłowe funkcjonowanie narzędzia potrzebny jest pełnoetatowy administrator lub specjalista IT. To dobre rozwiązanie dla globalnych marek, ale dla mniejszych zespołów, realizujących wiele projektów jednocześnie, może być to zbyt duże wyzwanie.

Dzięki uproszczonemu systemowi DAM zespoły kreatywne mogą zarządzać nim samodzielnie. Dropbox pomoże Ci oznaczyć i posortować pliki przesłane do przechowywania w chmurze, dzięki czemu łatwiej będzie Ci utrzymać ujednolicony, dobrze zorganizowany system.

4. Brak elastyczności

Nieelastyczna struktura folderów, ograniczone możliwości sortowania i brak możliwości szybkiego podglądu plików wizualnych? Jest to problem dla zespołów zajmujących się projektowaniem i treścią, które muszą pracować szybko i wizualnie, a nie tracić czasu na rozszyfrowywanie nazw plików.

Większość platform DAM dla przedsiębiorstw działa bardziej jak baza danych, a nie biblioteka prezentująca treści w formie wizualnej. To prawie tak, jakbyśmy przeglądali listę plików zamiast faktycznie sprawdzać, do czego służy każdy plik, co znacząco wpływa na wydajność.

5. Koszt

DAM-y nie są tanie. Koszty konfiguracji, szkolenia i stałego wsparcia technicznego kompleksowego korporacyjnego systemu DAM mogą pochłonąć budżet, który mógłby zostać przeznaczony na zasoby kampanii, rozwój zespołu lub cokolwiek innego.

Jeśli nie korzystasz konsekwentnie ze wszystkich funkcji systemu DAM i nie wykorzystujesz w pełni jego możliwości, tracisz realną wartość. Często tańsze alternatywy oferują większą wartość zespołom kreatywnym.

Dropbox oferuje przechowywanie danych w chmurze z funkcjami współpracy przeznaczonymi dla prawdziwych zespołów ludzi, a nie tylko działów IT. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, elastycznej strukturze i przyjaznym dla kreatywności podglądom nasze rozwiązanie pomaga zespołom zarządzać zasobami bez zbędnych kosztów.

CMS a DAM — jaka jest różnica?

Łatwo pomylić CMS (system zarządzania treścią) z narzędziem do zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) — zwłaszcza jeśli trzeba łączyć oba te narzędzia. Ale w procesie kreatywnym pełnią one zupełnie różne funkcje:

• System CMS pomaga zarządzać treścią na żywo i ją publikować— na przykład wpisy na blogu, strony docelowe, treści internetowe i materiały multimedialne, które zostały już zatwierdzone i udostępnione światu
• DAM to miejsce, w którym Twój zespół przechowuje, organizuje i uzyskuje dostęp do nieprzetworzonych plików kreatywnych— logotypów, szablonów, zasobów kampanii, filmów, plików projektowych i wszystkiego, czego używasz, aby stworzyć magię

Pomyśl o tym w ten sposób: CMS = miejsce, do którego trafia treść po jej ukończeniu. DAM = miejsce, w którym znajduje się treść, gdy jest jeszcze w trakcie przetwarzania (a także po jego zakończeniu). Większość zespołów marketingowych potrzebuje obu rozwiązań, ale chyba że jesteś ogromną firmą, może ci nie być potrzebny rozbudowany system DAM. 

Jeśli Twój zespół chce po prostu zachować porządek, spójność plików i znaleźć odpowiednią wersję projektu, łatwa w organizacji platforma, taka jak Dropbox, może sprawdzić się znakomicie — przy znacznie mniejszej złożoności, kosztach i stratach w wydajności.

Proste sposoby zarządzania zasobami cyfrowymi za pomocą Dropbox

Jeśli jeszcze tego nie wiesz, tradycyjne systemy DAM mogą okazać się zbyt rozbudowane dla dynamicznych zespołów kreatywnych i marketingowych. Tutaj właśnie pojawiają się alternatywne, lekkie rozwiązania DAM, które upraszczają cały proces.

Oto kilka sposobów, w jaki Dropbox oferuje wszystkie najważniejsze funkcje zarządzania zasobami cyfrowymi bez zbędnych komplikacji, krzywej uczenia się i wysokiej ceny:

• Zintegrowana historia wersji i inteligentne uprawnienia: Dropbox pozwala dokładnie zobaczyć, co zostało zmienione, kiedy to nastąpiło i kto dokonał aktualizacji. Można także łatwo ustawić i dostosować kilkoma kliknięciami uprawnienia do plików i folderów.
• Brak konieczności intensywnego uczenia się: Zespoły kreatywne mogą od razu rozpocząć pracę bez konieczności specjalnego szkolenia lub angażowania zespołu IT do konfiguracji. Jest na tyle intuicyjny, że może z niego korzystać freelancer lub osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, ale jednocześnie wystarczająco skalowalny, by mogła z niego korzystać cała agencja.
• Przyjazne dla budżetu: Niezależnie od tego, czy dysponujesz niewielkim zespołem wewnętrznym, czy całym działem kreatywnym, plany cenowe Dropbox są elastyczne — oferują wiele opcji dla użytkowników indywidualnych, zespołów i użytkowników korporacyjnych.
• Uniwersalne wyszukiwanie i narzędzia sztucznej inteligencji: nie pamiętasz nazwy pliku? Żaden problem. Uniwersalna wyszukiwarka oparta na sztucznej inteligencji w Dropbox Dash sprawdza zawartość plików, a nie tylko ich tytuły, dzięki czemu możesz natychmiast znaleźć odpowiedni zasób.
• Elastyczne zbiory treści: stosy Dash grupują powiązane pliki, łącza i treści w centralnej, udostępnianej przestrzeni — bez konieczności zmiany lokalizacji źródłowej plików. To świetne rozwiązanie dla dyrektorów kreatywnych, którzy chcą zebrać kolekcję zaakceptowanych zdjęć produktów, aby projektanci mogli dokonać wyboru na potrzeby określonego projektu.

Jeśli Twój zespół potrzebuje prostszego sposobu na zachowanie porządku, szybsze działanie i współpracę bez chaosu, Dropbox oferuje wszystkie zalety DAM — bez kłopotów.

Zarządzaj materiałami kreatywnymi bezproblemowo za pomocą Dropboxa

Nie każdy zespół kreatywny potrzebuje (lub chce) potężnego systemu DAM, którego wdrożenie zajmuje tygodnie, i armii ludzi, których trzeba utrzymywać. Potrzebujesz prostego sposobu, aby znaleźć to, czego potrzebujesz, udostępnić to i kontynuować projekty — bez chaosu.

Dropbox oferuje dokładnie to: bezpieczny, przeszukiwalny i prosty sposób zarządzania zasobami cyfrowymi — bez dodatkowego oprogramowania ani trudnej nauki, a jedynie inteligentniejszą współpracę, szybszą realizację zadań i płynniejszy przepływ pracy.

Użyj narzędzia, które naprawdę wspiera kreatywne umysły, i zapewnij spójność pracy zespołu, pomijając zbędne formalności. Jeśli chcesz uniknąć niepotrzebnych komplikacji i zarządzać swoimi zasobami jak profesjonalista,wybierz taryfę lub wypróbuj Dropbox za darmo już dziś.