Udostępnianie plików bez szyfrowania można porównać do wysyłania osobistego listu na pocztówce — każda osoba, która go przechwyci, może przeczytać jego treść. Naraża to na ryzyko Twoje dane finansowe, dane klientów i dokumenty prawne.
Zagrożenie tylko się pogłębia. Cyberataki stają się coraz częstsze i bardziej kosztowne – firma McKinsey przewiduje, że do 2025 roku szkody spowodowane cyberatakami wzrosną o 300% w porównaniu z rokiem 2015. Jednocześnie firmy przetwarzają obecnie więcej poufnych plików niż kiedykolwiek wcześniej, co sprawia, że bezpieczeństwo jest koniecznością, a nie tylko dodatkiem.
Właśnie dlatego szyfrowanie nie jest opcjonalne, tylko niezbędne. Dzięki wbudowanemu kompleksowemu szyfrowaniu (E2EE), bezpieczne udostępnianie plików i ścisła kontrola dostępu sprawiają, że Dropbox pozwala na całkowicie bezpieczne wysyłanie poufnych plików – chroniąc je przed hakerami, nieuprawnionymi użytkownikami i wyciekiem danych.
Zainteresowany? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak Dropbox ułatwia udostępnianie zaszyfrowanych plików.
Jak szyfrowanie chroni Twoje pliki
Szyfrowanie gwarantuje, że dostęp do Twoich plików będą miały tylko odpowiednie osoby — eliminuje to ryzyko ataków hakerów, nieautoryzowanych użytkowników i wycieków danych, które mogłyby zagrozić bezpieczeństwu dokumentów finansowych, umów prawnych lub innych poufnych danych.
Zanim przyjrzymy się, jak bezpiecznie przesyłać zaszyfrowane pliki w Dropboxie, pokrótce omówimy, jak to działa i dlaczego jest niezbędne dla firm przetwarzających poufne informacje.
Na czym polega szyfrowanie danych?
Szyfrowanie to sposób na ochronę plików poprzez zamianę ich na kod. Tylko osoby posiadające właściwy klucz mogą odblokować i odczytać pliki. Bez klucza pliki pozostają zablokowane i nie można ich odczytać.
Dla osób zajmujących się ochroną danych biznesowych szyfrowanie nie jest tylko miłym dodatkiem — to kluczowy element bezpieczeństwa, który pozwala chronić dane.
Dlatego szyfrowanie jest niezbędne do zarządzania ryzykiem utraty reputacji, zapobiegania stratom finansowym i unikania kar regulacyjnych w branży.
Jak działa szyfrowanie?
Istnieją dwie główne metody szyfrowania: jedna stosowana przy udostępnianiu plików, a druga przy przechowywaniu danych:
- Kompleksowe szyfrowanie (E2EE): w przypadku udostępniania plików, pliki przechowywane w folderach korzystających z szyfrowania E2EE są szyfrowane, zanim opuszczą urządzenie. W przypadku przechwycenia danych nikt, w tym Dropbox, nie będzie mógł ich odczytać. To doskonałe rozwiązanie dla firm zajmujących się dokumentami o wysokim stopniu poufności, takich jak instytucje finansowe, kancelarie prawne i placówki opieki zdrowotnej.
- Szyfrowanie danych w stanie spoczynku oraz w trakcie przesyłania: w przypadku przechowywania plików szyfrowanie danych w spoczynku chroni je podczas ich przechowywania na serwerach w chmurze, uniemożliwiając ich odczytanie przez nieuprawnionych użytkowników. Szyfrowanie podczas przesyłania zapewnia bezpieczeństwo plików podczas transferu między urządzeniami i serwerami, zapobiegając ich przechwyceniu. Zapewnia to bezpieczeństwo plików podczas zwyczajowych procedur.
Szyfrowanie danych w stanie spoczynku i podczas przesyłania to standardowe zabezpieczenia podczas przechowywania w chmurze, ale szyfrowanie E2EE zapewnia dodatkowe zabezpieczenia dla firm, które potrzebują całkowitej prywatności, co przekłada się na znacznie lepszą ochronę i inne korzyści biznesowe.
Dlaczego szyfrowanie ma znaczenie dla biznesu
Szyfrowanie nie służy tylko bezpieczeństwu. Oto kilka najważniejszych powodów, dla których warto wykorzystać tę technologię w swojej firmie:
- Łatwiejszazgodność — bez trudu spełnij wymogi RODO, HIPAA i inne przepisy bezpieczeństwa dzięki wbudowanemu szyfrowaniu
- Lepsza ochrona danych— zapobiegaj wyciekom, naruszeniom i cyberatakom, zabezpieczając poufne informacje biznesowe
- Efektywna współpraca— zwiększ bezpieczeństwo pracy zdalnej, chroniąc dane udostępniane między zespołami i partnerami zewnętrznymi
Dropbox łączy w jednym wygodnym narzędziu funkcje szyfrowanego, bezpiecznego udostępniania plików i łatwej współpracy.
6 sposobów na bezpieczniejsze udostępnianie zaszyfrowanych plików
Wyzwania związane z bezpieczeństwem danych stają się coraz bardziej złożone w miarę rozwoju firmy: coraz więcej pracowników udostępnia pliki na zewnątrz, bardziej rygorystyczne przepisy dotyczące zgodności z przepisami oraz rosnąca liczba zagrożeń cybernetycznych.
Dzięki Dropbox szyfrowanie jest proste, skalowalne i zintegrowane z Twoim procesem pracy — nawet w przypadku wysyłania plików poza organizację. Oto jak to zrobić za pomocą jednego kliknięcia:
- Umieść poufne pliki w folderze E2EE lub utwórz nowy i kliknij opcję Szyfruj ten folder metodą end-to-end
- Zapewnij odbiorcom bezpieczny klucz umożliwiający dostęp do folderu
- Udostępnij im folder, wiedząc, że tylko autoryzowani użytkownicy mogą odszyfrować dane
Na stronie poświęconej funkcji szyfrowania E2EE znajdziesz więcej informacji na temat szyfrowania plików w Dropbox przed ich wysłaniem, a także innych funkcji zwiększających bezpieczeństwo Dostęp do uzyskasz po zarejestrowaniu się koncie Dropbox Enterprise.
Oto sześć sposobów, dzięki którym szyfrowane udostępnianie plików w Dropboxie będzie jeszcze bezpieczniejsze:
1. Użyj udostępnianego łącza, aby kontrolować dostęp
Prześlij plik i wygeneruj zaszyfrowane łącze do udostępniania, które będzie dostępne wyłącznie dla autoryzowanych odbiorców. Jest to przydatne w wielu przypadkach, na przykład gdy zespoły finansowe muszą bezpiecznie udostępniać raporty finansowe osobom spoza firmy, zachowując poufność informacji i ułatwiając pracę zespołową.
2. Ustaw datę wygaśnięcia linków
Dropbox umożliwia również ustawienie daty wygaśnięcia udostępnianych łączy, dzięki czemu dostęp do nich zostanie automatycznie cofnięty po upływie określonego czasu. Oznacza to, że zespół marketingowy może przesłać klientowi dokument kampanii, który nie będzie już dostępny po zakończeniu projektu. Dobrą praktyką bezpieczeństwa jest także upewnienie się, że udostępniane linki z czasem wygasną.
3. Dodaj hasło
Sprawdzona i skuteczna metoda uwierzytelniania. Dodanie hasła do udostępnionych plików w Dropbox jest łatwe – dzięki temu masz pewność, że będą mogły je otwierać tylko odpowiednie osoby. To doskonałe rozwiązanie dla zespołów prawnych wysyłających poufne umowy. Mogą bezpiecznie udostępniać je klientom, bez ryzyka przechwycenia poufnych informacji.
4. Dodaj cyfrowy znak wodny
Przydatną funkcją zabezpieczeń w Dropbox jest możliwość oznaczania plików znakiem wodnym. Te znaki wodne mogą pokazywać adres IP odbiorcy, adres e-mail lub czas, w którym uzyskano dostęp do pliku. Dobrym przykładem jest sytuacja, w której fotograf pokazuje klientowi wczesną wersję zdjęć. Mogą oznaczyć je znakiem wodnym, aby uniemożliwić innym osobom wykorzystywanie lub udostępnianie zdjęć bez pozwolenia.
5. Ogranicz lub zezwól na dostęp z uprawnieniami użytkownika
Dropbox umożliwia ustawienie szczegółowych uprawnień w celu kontrolowania, kto może przeglądać, edytować lub pobierać pliki. Oznacza to, że dział HR może ograniczyć dostęp do dokumentacji pracowników, zapewniając w ten sposób, że tylko zatwierdzeni menedżerowie będą mieli dostęp do prywatnych dokumentów. Ułatwia to również administratorom systemu ustawianie uprawnień i zapewnianie, że nikt nie będzie miał dostępu, którego nie potrzebuje.
6. Monitoruj aktywność plików
Administratorzy mogą również śledzić, kiedy plik został otwarty, wyświetlony lub pobrany z konsoli administratora Dropbox. Na przykład zespół projektowy udostępniający pliki własności intelektualnej może chcieć monitorować dostęp i upewnić się, że poufne zasoby pozostają chronione — dodaje to dodatkową warstwę zabezpieczeń, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do wszystkich plików.
Wysyłaj zaszyfrowane pliki za pomocą Dropbox
Dbanie o bezpieczeństwo danych firmowych nie powinno być skomplikowane. Niezależnie od tego, czy przetwarzasz dokumentację finansową, dane klientów czy dokumenty prawne, musisz chronić poufne informacje, nie zakłócając przy tym swojego toku pracy.
Tu właśnie z pomocą przychodzi Dropbox. Dzięki wbudowanemu kompleksowemu szyfrowaniu (E2EE) bezpiecznemu udostępnianiu plików i konfigurowalnym kontrolom dostępu możesz zadbać o bezpieczeństwo pracy zespołu, zachowując jednocześnie jego produktywność. Bez dodatkowych kroków, bez kompromisów – po prostu płynne zabezpieczenia opracowane z myślą o rozwoju Twojej firmy.
Wypróbuj szyfrowane udostępnianie plików w Dropbox i zobacz, jak bezpieczeństwo idzie w parze z prostotą.
Często zadawane pytania
Korzystaj z bezpiecznej usługi udostępniania plików, np. Dropbox, która oferuje kompleksowe szyfrowanie folderów i plików oraz inne funkcje bezpieczeństwa.
Zaszyfruj dokumenty przed ich udostępnieniem i skorzystaj z bezpiecznej usługi udostępniania plików, która oferuje kontrolę dostępu i inne funkcje bezpieczeństwa.
Tak, pod warunkiem, że na urządzeniu jest zainstalowane niezbędne oprogramowanie deszyfrujące.
Nie, do zaszyfrowanych plików można uzyskiwać dostęp i korzystać z nich tak jak ze zwykłych plików.
