5 sposobów na usprawnienie przepływu pracy w celu uzyskania maksymalnej wydajności

Wielu z nas spędza czas, wykonując „pracę związaną z pracą” — według McKinsey’a pracownicy umysłowi poświęcają prawie 20% swojego czasu na poszukiwanie wewnętrznych informacji lub kontaktowanie się ze współpracownikami, którzy mogą pomóc im w realizacji konkretnych zadań.

Usprawniając przepływ pracy, możesz wyeliminować marnowanie czasu i znacząco usprawnić procesy operacyjne. Identyfikując i eliminując powtarzające się zadania lub problemy, które spowalniają Twoją pracę, możesz zwiększyć wydajność i produktywność.

W tym przewodniku przedstawimy Ci pięć prostych strategii, które usprawnią Twój przepływ pracy, dzięki którym zapomnisz o niepotrzebnej złożoności i zaczniesz korzystać z uproszczonego procesu pozwalającego Twojemu zespołowi osiągnąć więcej.

Jakie są korzyści z usprawnienia przepływów pracy?

Usprawnienie procesów pozwala wyeliminować czasochłonne zadania i zbędne czynności wykonywane na co dzień oraz ograniczyć liczbę błędów. Dodatkowe korzyści to między innymi:

• Zwiększona wydajność
• Poprawiona skuteczność
• Lepsza komunikacja
• Mniejsza liczba opóźnień i niedotrzymanych terminów
• Przewaga konkurencyjna
• Lepsze morale pracowników
• Uproszczone szkolenie pracowników
• Jaśniejsze obowiązki i zakres odpowiedzialności

5 sposobów na usprawnienie przepływów pracy

Oto pięć sposobów na usprawnienie przepływów pracy:

1. Zidentyfikuj procesy, które aktualnie Cię spowalniają

Do oznak, że Twój przepływ pracy wymaga usprawnienia, zaliczają się opóźnienia i wąskie gardła, które uniemożliwiają terminowe kończenie projektów, duża liczba poprawek lub niepotrzebnego powtarzania zadań, a także zbędna technologia, która stwarza dodatkowe problemy zamiast je rozwiązywać.

Oceniając obecne przepływy pracy, weź pod uwagę następujące czynniki:

• Zaangażowanych ludzi, systemy lub narzędzia
• Zadania, kroki lub aktywności niezbędne do osiągnięcia pożądanego wyniku przepływu pracy
• Ilość czasu potrzebną na ukończenie każdego zadania lub aktywności
• Informacje potrzebne do utrzymania działania przepływu pracy
• Wyzwalacz, działanie, czas lub warunek uruchamiający przepływ pracy
• Oczekiwany wynik lub rezultat przepływu pracy

Jeśli podejmiesz się tego zadania wspólnie z innymi, możecie wspólnie zidentyfikować wszelkie nadmiarowe lub nieefektywne elementy w używanym przepływie pracy.

Dzięki narzędziom do udostępniania plików i współpracy Dropbox możesz łatwiej zbierać opinie od członków swojego zespołu.

Na przykład Dropbox pozwala wielu użytkownikom pracować nad tym samym plikiem w czasie rzeczywistym, co usprawnia współpracę. Taka transparentność może pomóc zidentyfikować wszelkie wąskie gardła, ponieważ jeśli jeden z członków zespołu stale potrzebuje więcej czasu na ukończenie zadania, może to wskazywać na problem z jego częścią przepływu pracy.

Aby dowiedzieć się, które etapy przepływu pracy zajmują najwięcej czasu i gdzie można wprowadzić ulepszenia, można także przejrzeć szczegółowy dziennik aktywności Dropbox dla wszystkich działań podejmowanych względem pliku, takich jak wyświetlanie, pobieranie i edytowanie.

2. Określ swoje cele i zadania

Gdy już zidentyfikujesz, które przepływy pracy wymagają usprawnienia, możesz zacząć definiować, co chcesz osiągnąć dzięki tej zmianie i w jaki sposób planujesz to zrobić.

Nawet jeśli Twoje początkowe plany są ogólne, zastanowienie się nad konkretnymi usprawnieniami do wprowadzenia i ich przyczynami pomoże Ci zawęzić zakres działań do pożądanych rezultatów.

Na przykład, jeśli Twój zespół ma tendencję do pracy w sprintach z comiesięcznymi terminami, możesz usprawnić proces przekazywania informacji zwrotnej, aby projekty nie blokowały się pod koniec miesiąca. Dzięki narzędziom do zarządzania projektami, takim jak Dropbox Paper, możesz w ciągu kilku sekund stworzyć listę zadań do wykonania, przypisać zadania członkom zespołu i ustalić terminy ich wykonania. Gdy zbliża się termin realizacji, Paper wyśle automatyczne powiadomienia, dzięki czemu będziesz na bieżąco z zadaniami w projekcie.

3. Tam, gdzie to możliwe, korzystaj z szablonów i automatyzacji przepływu pracy

Automatyzacja procesów może pomóc skrócić czas poświęcany na ręczne i powtarzalne zadania pochłaniające mnóstwo uwagi, którą można by było skierować na bardziej produktywne aktywności.

Dzięki automatyzacji Dropbox możesz skonfigurować reguły i wyzwalacze do automatycznego organizowania plików w wyznaczonych folderach. Oszczędza to czas i pracę, jakie trzeba by było włożyć w ręczne sortowanie i przenoszenie plików, a także gwarantuje, że dokumenty zawsze będą we właściwym miejscu.

Narzędzia, takie jak Dropbox Dash, mogą pomóc w grupowaniu zawartości z plików, aplikacji, łączy internetowych i nie tylko w jeden zorganizowany „stos”, który możesz udostępnić swojemu zespołowi. Usługa Dash używa sztucznej inteligencji do sugerowania nowych stosów i organizowania plików w kolekcje oparte na projektach na podstawie Twojej ostatniej aktywności.

Szablony dokumentów przyspieszają również proces tworzenia treści — możesz używać szablonów do wszystkiego,od specyfikacji produktów po kalendarze treści. Stanowią doskonały sposób na zapewnienie, że nawet jeśli wyeliminujesz pewne etapy ze swojego przepływu pracy, jakość Twojej pracy nie ulegnie pogorszeniu.

Aby ułatwić dostęp do dokumentacji procesów i jej udostępnianie, Dropbox udostępnia Tobie i członkom Twojego zespołu bezpieczną i scentralizowaną przestrzeń. Dropbox integruje się także z aplikacjami, z których już korzystasz i które lubisz— takimi jak Zapier, Gmail i Outlook — dzięki czemu możesz mieć wszystko w jednym miejscu.

4. Udostępniaj wiedzę i analitykę

Dokumentuj zmiany w procesach i badania, aby można było łatwo informować o nich nowych i obecnych członków zespołu. Dokumentacja ta stanowi punkt odniesienia dla wszystkich zaangażowanych osób, gwarantując, że wszyscy są na bieżąco i rozumieją nowe procedury.

Udokumentowanie przepływu pracy pomaga również przyspieszyć proces wdrażania przepływu pracy. Gdy członkowie zespołu mają dostęp do przejrzystej i zwięzłej dokumentacji, mogą szybko dostosować się do nowych procesów i włączyć je do swojego codziennego przepływu pracy. To ostatecznie skutkuje wydajniejszym i skuteczniejszym zespołem, ponieważ wszyscy pracują nad osiągnięciem tych samych celów.

Ponadto zapisywanie przebiegu pracy w Dropbox Paper pozwala na łatwiejsze wdrażanie nowych członków zespołu. Dysponując kompleksową dokumentacją, nowi pracownicy mogą szybko wdrożyć się i zrozumieć, jak wygląda praca w zespole. Skraca to czas uczenia się nowych pracowników i gwarantuje, że będą oni mogli jak najszybciej włączyć się w pracę zespołu.

5. Zbierz opinie

Inni będą mieć na Twój proces świeże spojrzenie i mogą zaproponować Ci wskazówki dotyczące usprawnień, które mogły Ci umknąć. Zapytaj kolegę z zespołu, przełożonego lub kogoś na podobnym stanowisku w innym zespole o jego opinię, a otrzymasz cenne spostrzeżenia i perspektywy, które mogły nie być przez Ciebie rozważane.

Udokumentowanie procesu w Dropbox Paper i udostępnienie dokumentu współpracownikom oznacza, że będą oni mogli współpracować w czasie rzeczywistym – na dowolnym urządzeniu i z dowolnego miejsca. Będą mogli również wyrazić swoją opinię na temat tego, co w proponowanym nowym przepływie pracy działa dobrze, oraz jakie są jego mocne strony i potencjalne korzyści. Dodatkowo zyskają możliwość wskazania obszarów, w których przepływ pracy można usprawnić lub zoptymalizować, proponując usprawnienia lub korekty, które mogłyby dać lepsze wyniki.

Zaangażowanie innych osób z Twojej organizacji może również pomóc w znalezieniu akceptacji i poparcia dla nowego przepływu pracy. Włączając kluczowych interesariuszy w proces decyzyjny i prosząc o ich opinię, możesz zwiększyć prawdopodobieństwo pomyślnego wdrożenia i przyjęcia nowego przepływu pracy.

Wskazówki dotyczące usprawniania przepływów pracy

Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących usprawniania istniejących procesów w celu zwiększenia efektywności operacyjnej:

• Myśl długofalowo – czy zmiany, które teraz wprowadzasz, będą nadal miały zastosowanie, gdy Twoja firma będzie się rozwijać i ewoluować?
• Zezwól na elastyczność – w biznesie rzeczy szybko się zmieniają, dlatego kluczowa jest umiejętność dostosowywania się i wprowadzania poprawek w zależności od potrzeb.
• Optymalizuj stosownie do priorytetów – określ, które zadania są niezbędne, a które możesz uprościć lub zautomatyzować.
• Dokumentuj zmiany i nowe procesy – aby uniknąć nieporozumień i mieć pewność, że wszyscy prawidłowo stosują się do przepływu pracy.
• Przetestuj, czy nowy, usprawniony przepływ pracy działa, zanim wdrożysz go na większą skalę – dzięki temu będziesz w stanie wyeliminować wszelkie problemy w zarodku i będziesz mieć pewność, że proces jest tak skuteczny, jak to tylko możliwe.

Usprawnione, uproszczone przepływy pracy dzięki Dropbox

Dropbox pomaga usprawnić sprzedaż, marketing i inne procesy poprzez automatyzację procesów, wyeliminowanie konieczności przełączania się między aplikacjami i zaoszczędzenie czasu poświęcanego na proces przesyłania opinii na temat treści. Przydatne narzędzia, takie jak Dropbox Paper, pozwalają łatwiej udostępniać pomysły i treści oraz zbierać bardziej bezpośrednie opinie.

Dropbox integruje się z aplikacjami, których już używasz, aby zapewnić Ci wszystkie niezbędne elementy usprawnionego przepływu pracy: wydajność i szybkość, przejrzystość i spójność oraz strukturę i standaryzację.