Jak efektywnie pracować z domu
W miarę jak nowoczesne biura i miejsca pracy stają się coraz bardziej cyfrowe, możliwość pracy zdalnej zyskuje coraz większą popularność wśród pracowników na całym świecie.
Wielu ludzi pracuje z domu z wyboru, jednak nagłe przestawienie się na pracę z domu bez przygotowania może mieć zniechęcający lub nawet destrukcyjny efekt. Jeżeli zamierzasz zorganizować domowe biuro i wykonywać pracę zdalnie, ważne jest, aby odpowiednio do tego podejść.
W teorii zalety pracy z domu mogą brzmieć jak marzenie. Można w końcu zapomnieć o dojazdach do pracy, pracować w piżamie i jeść obiad, kiedy się chce.
Jednak weterani telepracy i pracy z domu wiedzą, że rzeczywistość nie jest nawet w połowie tak odprężająca lub swobodna. Znalezienie takiego samego rytmu pracy w domu, jaki byłby w biurze, może stanowić nie lada problem. W domu możesz nawet nie mieć biurka do pracy lub możliwości skupienia się, bo z łatwością będą Cię rozpraszać zwierzęta domowe, członkowie rodziny lub nawet pranie!
Może Ci też być bardzo trudno odciąć się od pracy, kiedy pracujesz z domu. Dzieje się tak dlatego, że praca z domu może mieć psychologiczny wpływ na Twoje życie, ponieważ Twój dom staje się nierozerwalnie powiązany z pracą.
Jednak wyrabiając odpowiednie nawyki, możesz zyskać pewność, że osiągniesz znakomite wyniki podczas pracy z domu i jednocześnie Twoje życie domowe pozostanie oddzielone od pracy.
Wyznacz przestrzeń do pracy i przestrzeń do odpoczynku
Po pierwsze potrzebujesz odpowiedniej przestrzeni do pracy. Mimo że wylegiwanie się w łóżku z laptopem może brzmieć zachęcająco, to brak odpowiedniego środowiska do pracy naprawdę może mieć wpływ na Twoją koncentrację.
Przygotuj w domu dedykowane miejsce do pracy, w którym możesz się w pełni skupić. Może to być po prostu kąt w sypialni lub miejsce przy stole w kuchni, przy którym zazwyczaj nie siadasz.
Niezależnie od tego, gdzie to będzie, powinno być to miejsce, z którego zazwyczaj nie korzystasz, żeby psychologicznie połączyć je z pracą, a nie odpoczynkiem. Takie podejście może być bardzo pomocne, kiedy trzeba usiąść i zabrać się do pracy, a także kiedy trzeba przerwać pracę na koniec dnia.
Upewnij się, że masz potrzebny sprzęt
Kwestia sprzętu często schodzi na dalszy plan, aż do dnia, w którym nie możesz się ruszyć z kanapy, mając do dyspozycji tylko laptopa i kilka kart i dokumentów otwartych na ekranie.
Podczas pracy w domu potrzebujesz organizacji technicznej, która pozwoli Ci pracować w taki sam sposób, jak zwykle ma to miejsce w biurze. Niezależnie od tego, czy jest to kwestia dodatkowego monitora, oddzielnej myszki i klawiatury czy nawet dopasowanego biurka, posiadanie odpowiednich narzędzi ma istotne znaczenie. Jeżeli zamierzasz regularnie pracować z domu, w najlepszym interesie Twojego pracodawcy leży zapewnienie Ci odpowiedniego sprzętu do pracy.
Sprawdź politykę swojego pracodawcy dotyczącą pracy w domu i sprzętu oraz upewnij się, że masz wszystko, czego potrzebujesz. Mimo że Twoje potrzeby mogą różnić się w zależności od pełnionego stanowiska, warto sprawdzić, czy którekolwiek z urządzeń lub przedmiotów wymienionych poniżej będą niezbędne w Twojej codziennej pracy i czy możesz uzyskać do nich dostęp w domu:
- Monitory
- Myszki
- Klawiatury
- Kable wyświetlacza / karty graficzne
- Ekrany chroniące prywatność
- Słuchawki
- Podstawki do laptopa
- Zasilacze
- Ergonomiczny fotel
Pamiętaj, że uwzględnia to także posiadanie właściwych plików i połączenia z Internetem. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu nie możesz połączyć się z siecią firmową z domu, nadal musisz być w stanie pracować.
Jeżeli przechowujesz pliki w Dropbox, możesz z łatwością pracować zdalnie w trybie offline, dzięki możliwości wyboru plików do przechowywania lokalnie lub w chmurze. Kiedy faktycznie będziesz pracować w trybie offline, Twoje pliki będą już przygotowane i zostaną również zsynchronizowane z wersjami dostępnymi online, kiedy ponownie się połączysz. Nie trzeba będzie martwić się o brak połączenia, nawet jeżeli oznacza to o jedną wymówkę mniej, żeby skończyć pracę wcześniej.
Utrzymuj plan pracy
Kiedy Twoje domowe biuro jest już gotowe, czas zabrać się do pracy. Powszechnym błędem powielanym przez osoby rozpoczynające pracę z domu jest zamienianie czasu poświęcanego na dojazd do pracy na dłuższy sen. Problem w tym, że siadanie do pracy prosto po wstaniu z łóżka może być dość irytujące.
Żeby dobrze zacząć pracę, upewnij się, że przygotowujesz się w taki sam sposób, jak do pracy w biurze – nawet jeżeli jest to zwykły dzień. Kiedy wyrobisz w sobie nawyki, które wprowadzą Cię w tryb pracy, a później w tryb odpoczynku – w taki sam sposób, w jaki dojazd do pracy przygotowałby Cię na nadchodzący dzień – Twoje nastawienie mentalne będzie odpowiednie.
A jeżeli dobrze to zaplanujesz, będziesz mieć trochę czasu dla siebie, aby przespacerować się z kawą (lub psem) zanim zasiądziesz do pracy w swoim domowym biurze.
Rób sobie przerwy
Kiedy wpadniesz już w wir pracy, pamiętaj, żeby zadbać także o przerwy. Typowe dni w biurze są pełne bardzo potrzebnych wycieczek do firmowej kuchni po kawę, pogawędek ze współpracownikami przy ich biurkach i innych drobnych „rozpraszaczy”.
Chociaż prawdopodobnie będziesz chodzić do kuchni po kawę i przekąski, pracując w domu, bardzo łatwo jest popaść w schemat ciągłej pracy bez przestojów. Nawet jeśli Twoja koncentracja może być lepsza dzięki pracy w domu bez innych osób w pobliżu, nadal potrzebujesz dodatkowego czasu na robienie przerw i relaks – i powinieneś z nich korzystać
Kończenie dnia pracy
Kluczowe znaczenie w przypadku pracy z domu ma umiejętność zakończenia pracy na koniec dnia. I choć może się wydawać, że praca w domu może przechylić szalę równowagi między życiem prywatnym a pracą na korzyść życia prywatnego, to często może przynieść zupełnie odwrotny efekt.
Kiedy już możesz efektywnie pracować z domu, musisz się upewnić, że jesteś też w stanie oderwać się od pracy. Ustal czas zakończenia pracy, podobnie jak miałoby to miejsce w biurze.
Jest dokładnie tak samo, jak w przypadku rozpoczynania dnia: musisz mieć nawyk kończenia pracy i przechodzenia w tryb odpoczynku. Lekkie ćwiczenia lub czytanie to powszechne metody relaksu, ale upewnij się, że znajdziesz sposób, który jest najlepszy dla Ciebie. Istotne znaczenie ma nie tylko odpoczynek i regeneracja przed kolejnym dniem pracy, ale także cieszenie się zdrowym życiem prywatnym, które jest zupełnie oddzielone od pracy.
Jak pozostać w zdalnym kontakcie z zespołem
Nawet jeśli Ty i Twój zespół pracujecie z domu, ważne jest, abyście pozostawali w kontakcie i na bieżąco, tak jakbyście byli w biurze.
Wiele osób przyzwyczaiło się już do współpracy z pracownikami zdalnymi lub współpracownikami w różnych biurach lub lokalizacjach i zdaje sobie sprawę, jak ważna jest dobra komunikacja dla zespołów pracujących zdalnie. Jednak dla innych osób praca w domu może być powodem samotności.
Kiedy przemija już nowość polegająca na braku konieczności chodzenia do biura, często może to oznaczać spędzanie dużo czasu samotnie – lub dzielenie się przestrzenią do pracy z rodziną. Istotne znaczenie ma ciągłe poszukiwanie innowacyjnych sposobów na skuteczną komunikację ze swoim zespołem, czyli taką, która będzie efektywna w danych okolicznościach.
Korzystaj ze współdzielonych narzędzi do współpracy
Najlepszym sposobem na bliską współpracę ze współpracownikami, gdy przebywacie w różnych miejscach, jest praca z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych.
Dzięki pracy współdzielonej, inteligentnej przestrzeni roboczej wszyscy członkowie zespołu mogą pracować bezpośrednio razem, będąc na bieżąco z postępami prac nad projektami. W Dropbox Paper możesz udostępniać dokumenty swojemu zespołowi i wspólnie nad nimi pracować online, bez konieczności wysyłania wiadomości e-mail lub scalania plików.
Jeśli coś trzeba zrobić, możesz po prostu wspomnieć o jednym z członków zespołu w odpowiedniej części dokumentu, aby go o tym powiadomić. To prostszy i skuteczniejszy sposób na pozostawanie w kontakcie z zespołem i lepszą współpracę — zarówno w biurze, jak i poza nim. Ponadto jest to doskonały sposób na ograniczenie liczby spotkań i wiadomości e-mail.
Zamień spotkania na wideokonferencje
Praca z domu z pewnością wyeliminuje wiele niepotrzebnych spotkań z Twojego kalendarza, ale może także sprawić, że organizacja tych naprawdę ważnych stanie się wyzwaniem. W przeszłości niektóre rozmowy zawsze lepiej było przeprowadzać osobiście niż przez telefon. Ponadto pewne subtelne interakcje lub niuanse mogą ginąć w przypadku pracy z domu. Jednak tę lukę można wypełnić za pomocą wideokonferencji.
Niezależnie od tego, czy chodzi o spotkanie wszystkich pracowników firmy, czy o synchronizację projektu ze współpracownikiem, wideokonferencje sprawiają, że są bardziej efektywne, a Ty możesz pozostać w kontakcie wizualnym i dźwiękowym z zespołem. Dzięki aplikacjom takim jak Microsoft Teams i Google Meet zintegrowanym z Dropbox możesz łatwo organizować wideokonferencje lub korzystać z nich jako regularnego elementu swojej codziennej pracy. Jeśli ktoś chce szybko omówić jakiś element dokumentu, możesz dołączyć do spotkania bezpośrednio z Dropbox, korzystając z narzędzi, z których Twój zespół już korzysta.
Korzystaj ze wspólnych kanałów czatu
Wszyscy wiemy, że technologia sprawia, że dla członków Twojego zespołu lub części Twojej organizacji naturalne jest pozostawanie w odosobnieniu — niezależnie od tego, czy znajdują się w biurze, czy nie.
Jednym ze sposobów na zachęcenie do komunikacji i jej usprawnienie jest korzystanie z biurowych komunikatorów internetowych, np. Slack. Pomaga to stworzyć poczucie pilności w zakresie komunikacji między poszczególnymi członkami zespołu, a także otwiera nowe możliwości komunikowania się i nawiązywania kontaktów towarzyskich z innymi współpracownikami
Mów więcej, a nie mniej
Kiedy nie spotykasz ciągle kolegów z drużyny na korytarzach czy podczas lunchu, nagle tracisz mnóstwo cennych interakcji społecznych. Najlepszym sposobem na zniwelowanie braku fizycznej komunikacji w biurze jest po prostu częstsze komunikowanie się poza biurem.
Zaplanuj spotkania z członkami swojego zespołu, aby omówić bieżące projekty — skorzystaj z narzędzi takich jak Slack, które integrują się bezpośrednio z Dropbox. Pamiętaj, że nie zawsze musi to być związane z pracą — nie bój się nawiązywać kontaktów towarzyskich ze współpracownikami online, tak jak robisz to w biurze. Większość biurowych komunikatorów internetowych zawiera emotikony i klawiatury GIF, które sprawiają, że rozmowy stają się nieco lżejsze. W Dropboxie możesz używać emoji nawet w dokumentach, aby dodać ciepła i osobowości swoim czatom.
Zalety pracy z domu
Mimo że praca z domu może na początku wydawać się zniechęcająca dla niektórych osób, to jednak istnieje powód, dla którego wielu ludzi wybiera obecnie właśnie taką formę pracy. Nie trzeba dojeżdżać do pracy, plan pracy jest elastyczny, można cieszyć się wolnością bycia we własnym domu i korzystać z dodatkowego czasu dla siebie lub najbliższych. A najlepsze jest to, Z odpowiednim podejściem i właściwymi narzędziami nie jest trudno wykorzystać to, co sprawia, że telepraca jest tak atrakcyjna dla wielu ludzi. Odpowiednie środowisko pracy w domu i bliskie relacje online ze współpracownikami sprawią, że przejście na pracę z domu może być łatwe i przyjemne – i możesz nie chcieć z tego zrezygnować.
