Jak robić lepsze notatki na spotkaniu — dzięki szablonowi notatek ze spotkania

Robienie notatek podczas udostępniania ekranu, prowadzenia spotkania lub gdy uczestnicy rozmawiają, może być trudne. Podsumowanie działań podjętych na spotkaniu również może okazać się trudne. Ten przewodnik pokaże Ci, jak pisać lepsze protokoły ze spotkań i zapisywać w nich najważniejsze informacje.

Dropbox sprawia, że sporządzanie efektywnych notatek ze spotkań jest o wiele łatwiejsze, ponieważ udostępnia bezpłatny szablon protokołu ze spotkania i zapewnia następujące korzyści:

• Funkcje automatycznego zapisywania i tworzenia kopii zapasowej umożliwiają synchronizację notatek ze spotkań w czasie rzeczywistym, dzięki czemu możesz skupić się na spotkaniu
• Udostępniane dokumenty, dzięki którym członkowie zespołu mogą przeglądać i współtworzyć plan spotkania przed spotkaniem lub w jego trakcie — bez konieczności wykonywania wielu zadań jednocześnie
• Funkcje umożliwiające automatyczną transkrypcję nagrań, dzięki czemu łatwiej jest sprawdzić, co zostało omówione, podjąć działania następcze lub ustalić punkty programu następnego spotkania.
• Aktualizacje dokumentów w czasie rzeczywistym, które użytkownicy mogą przeglądać w dowolnym czasie i miejscu, dzięki czemu wszyscy są na bieżąco

Szablon notatek ze spotkania

Bezpłatny szablon notatek ze spotkania w Dropbox Paper to pierwszy krok do skorzystania ze szczegółowych wskazówek i technik, które omówimy w tym przewodniku. 

Istnieje szeroka gama dostępnych szablonów — sprawdź całą bibliotekę szablonów Dropbox Paper zawierającą listy zadań do wykonania, szablony planowania projektów i wiele więcej.

Dlaczego w ogóle warto tworzyć notatki ze spotkań?

Jak często zaglądasz do notatek ze spotkań? Jeśli notatki ze spotkań wydają Ci się uciążliwe i nigdy więcej do nich nie zaglądasz, możesz się zastanawiać, po co w ogóle je tworzysz.

Prawda jest taka, że jeśli nikt — łącznie z Tobą — nie korzysta z Twoich notatek ze spotkań, prawdopodobnie oznacza to, że w obecnej formie nie są one przydatne.

Jaki jest więc prawdziwy cel notatek ze spotkań? Co oni właściwie powinni robić?

No cóż, notatki ze spotkań powinny być w gruncie rzeczy narzędziem, które pomoże wszystkim pozostać na tej samej stronie — dosłownie. Notatki ze spotkania powinny zawierać wszystkie niezbędne informacje:

• Przejrzyste i zwięzłe podsumowanie tego, co zostało omówione
• Najważniejsze wnioski z tych dyskusji
• Zarys uzgodnionych działań i kolejnych kroków

Notatki ze spotkań stanowią ostatecznie plan działania określający, co należy zrobić po zakończeniu spotkania i powrocie ludzi do pracy.

Potraktuj swoje notatki jako jedyne źródło prawdy. Kiedy później ktoś będzie się zastanawiał, co zostało uzgodnione lub jakie jest jego następne zadanie, może łatwo odwołać się do protokołu z poprzedniego spotkania. 

Jeśli ktoś nie pojawił się na spotkaniu, Twoje notatki powinny być na tyle obszerne, aby umożliwić nieobecnym zapoznanie się z tematem, bez konieczności pełnego podsumowania punktów dyskusji.

Utwórz prawidłowe notatki ze spotkań przy użyciu odpowiedniego szablonu, a zaoszczędzisz czas, zwiększysz produktywność i pomożesz wszystkim być na bieżąco. 

Przydatne notatki ze spotkania: przykładowy scenariusz

Przyjrzyjmy się, jak usprawnione notatki ze spotkań działają w rzeczywistym scenariuszu.

Wyobraź sobie, że organizujesz spotkanie dotyczące uruchomienia promocji na stronie internetowej firmy. W tej dyskusji pojawi się wiele tematów, ale najlepsze notatki skupiają się na tym, co naprawdę ważne — na uchwyceniu tego, co najważniejsze, bez zbędnego przytłaczania szczegółami.

Aby to zrobić, możesz zacząć od ustalenia harmonogramu najważniejszych punktów:

• Powód uruchomienia promocji —np. zwiększenie sprzedaży lub ruchu na stronie internetowej
• Jaki jest cel promocji —być może 10% wzrost sprzedaży
• Kto jestodpowiedzialny — np. dział marketingu za komunikację, dział prawny za zatwierdzenia itp.
• Jak długo będzie trwała promocja –2 tygodnie, miesiąc czy ilekolwiek czasu?

Podczas spotkania skup się na podsumowaniu najważniejszych wniosków każdego punktu. Nie zapisuj tego, co Osoba A mówi Osobie B, ani żadnych rozmów, które mogłyby się odbyć.

Dzięki temu formalne notatki ze spotkań są przejrzyste i przejrzyste, dzięki czemu wszyscy mogą łatwo do nich wrócić później, bez konieczności przechodzenia przez akapity rozmowy.

Najważniejszą częścią notatek ze spotkania w tym scenariuszu są punkty do zrobienia. Są to punkty kończące protokół ze spotkania, zawierające szczegółowe informacje o działaniach, osobie odpowiedzialnej i wszelkich terminach. Na przykład:

• Zatwierdzenie prawne: Osoba A, należy złożyć do piątku
• Aktualizacje witryny: Osoba B ma zakończyć pracę do przyszłego wtorku
• Komunikacja marketingowa: Osoba C ma wysłać projekt zespołowi do czwartku

Struktura zastosowana w tym scenariuszu pozwala zachować porządek w złożonym zadaniu i ułatwia jego realizację, więc zamiast próbować zapamiętać, kto za co odpowiada, można po prostu sprawdzić notatki.

Gdzie jeszcze mogą się przydać dobre notatki ze spotkań?

Notatki ze spotkań mogą okazać się zbawienne w wielu sytuacjach, szczególnie gdy sprawy nie idą zgodnie z planem. Dobre notatki mają zastosowanie w kilku obszarach, takich jak:

• Rozwiązywanie konfliktów —gdzie notatki stanowią wiarygodny zapis zobowiązań
• Łagodzenie absencji —gdy kluczowi interesariusze nie uczestniczą w spotkaniu
• Odpowiedzialność — ciągłedokumentowanie, kto za co odpowiada
• Zgodność —dostarczanie dokumentacji do celów prawnych i regulacyjnych
• Szkolenia —ułatwianie nowym pracownikom zapoznania się ze sposobem działania

Notatki ze spotkań pomagają wszystkim zachować porządek, ale stanowią również zabezpieczenie dla Twojego zespołu i przydatny dokument do wykorzystania w przyszłości. Niezależnie od tego, czy rozwiązujesz problem, czy przyjmujesz nowego członka zespołu, notatki są kluczowe!

Co uwzględnić w notatkach ze spotkania

Wiedza o tym, co uwzględnić, to połowa sukcesu. Szczegóły różnią się w zależności od charakteru spotkania, ale oto lista kontrolna, która pomoże Ci w najważniejszych kwestiach.

Możesz skorzystać ze wszystkich tych funkcji po pobraniu bezpłatnego szablonu notatek ze spotkania. Możesz je więc swobodnie uwzględnić i dostosować do swoich potrzeb podczas tworzenia dokumentu.

• Data spotkania —dzięki temu Twoje notatki będą łatwe do odzyskania
• Godzina spotkania –w przypadku, gdy w tym samym dniu planujesz kilka podobnych spotkań
• Szeroki temat spotkania —na przykład nazwa projektu
• Uczestnicy — uczestnicyspotkania, którzy byli obecni
• Porządek obrad —uzgodniona lista kluczowych punktów i tematów dyskusji
• Dyskusja —wnioski z omawianych tematów
• Pozycje działania —przypisane zadania z omawianych tematów

Lista ta jest przydatna na każdym rodzaju spotkań, w tym spotkaniach nieformalnych, zebraniach pracowników, spotkaniach dotyczących nowych firm, posiedzeniach zarządu i innych.

Szablon notatek ze spotkań, dostępny w bibliotece szablonów Dropbox Paper, będzie zawierał wszystkie te elementy i można go łatwo dostosować do własnych wymagań.

Jak sporządzać praktyczne notatki i zwiększać produktywność spotkań

Robienie notatek ze spotkań to strategiczny sposób na zwiększenie efektywności spotkań i zapewnienie, że każdy zna swoje obowiązki. To także wygodny sposób na sporządzenie oficjalnego zapisu celu spotkania, punktów dyskusji i najważniejszych wniosków z poprzednich spotkań.

Oto jak planować spotkania przed, w trakcie i po nich, aby tworzyć skuteczne protokoły, dzięki którym wszystkie zainteresowane strony będą na bieżąco i świadome uzgodnionych działań.

1. Przygotuj wcześniej szablon notatek ze spotkania

Przyjdź na spotkanie z gotowym szablonem notatek ze spotkania. Gotowy szablon daje Ci jasną strukturę, którą możesz wypełnić w trakcie sesji. Dzięki temu nie przegapisz żadnych ważnych szczegółów i zachowasz porządek.

2. Wstępnie wypełnij szablon notatek ze spotkania rzeczami, które znasz

Wypełnij szablon notatek ze spotkania tak szczegółowo, jak to możliwe, podając datę, godzinę, uczestników i tematy programu spotkania. Staraj się zapewnić aktualizację statusu dla każdego punktu programu. Jeśli przed spotkaniem masz czas na zebranie aktualizacji od interesariuszy i członków zespołu, większą część sesji można poświęcić na dyskusję, co jest świetnym pomysłem na zwiększenie produktywności.

3. Uczyń to wspólnym

Dropbox udostępnia wiele funkcji współpracy, które pomagają rozłożyć obciążenie i są kluczowe dla optymalnego wykorzystania notatek ze spotkań. Poproś uczestników o podsumowanie wniosków i działań. Dzięki temu nie tylko zwiększasz świadomość, ale także czynisz notatki bardziej dokładnymi. Możesz nawet wyświetlić szablon notatek ze spotkania na ekranie, aby wszyscy mogli go zobaczyć i swobodnie się w nim wypowiedzieć.

Dzięki Dropboxowi każdy może uzyskać dostęp do notatek i je edytować, nawet jeśli nie ma konta. Po spotkaniu uczestnicy mogą nadal dodawać komentarze, zadawać pytania i wyjaśniać pewne kwestie. Dzięki temu Twoje notatki ze spotkań staną się dokumentem roboczym, a nie tylko statyczną listą.

4. Przydzielaj zadania i działania ludziom

Jedną z najważniejszych części notatek ze spotkania jest lista zadań do wykonania. Dzięki funkcjom zarządzania zadaniami w Dropbox możesz dodawać pola wyboru dla każdej uzgadnianej czynności, dzięki czemu późniejsze działania następcze będą łatwiejsze do wykonania.

Używaj @wzmianek, aby przypisywać zadania bezpośrednio członkom zespołu i upewnić się, że zostaną oni powiadomieni o swoich obowiązkach. Po ukończeniu zadania można odhaczyć je na liście. To prosty sposób na śledzenie postępów i pociąganie ludzi do odpowiedzialności. Możesz to zrobić w Dropbox Paper, Microsoft Office lub Google Docs — wszystko jest więc jasne.

5. Utrzymuj porządek w swoich notatkach

Dropbox ułatwia porządkowanie dokumentów. Możesz utworzyć nowy szablon notatek ze spotkania na każdą sesję lub, w przypadku spotkań cyklicznych, prowadzić pojedynczy dokument, który będziesz regularnie aktualizować. 

Przechowuj je w dedykowanych folderach projektu, korzystając z funkcji bezpiecznego przechowywania dokumentów na swoim koncie, aby mieć do nich szybki dostęp. Możesz je nawet przechowywać w przestrzeniach współdzielonych, aby Twój zespół miał do nich dostęp — dzięki temu nie będzie trzeba ich później wysyłać jako zadania uzupełniającego.

6. Utwórz transkrypt i użyj narzędzi AI do automatyzacji notatek

Więcej czasu poświęcasz na pisanie notatek niż na udział w spotkaniu? Nagrywając spotkania (za zgodą wszystkich uczestników), możesz uchwycić przebieg rozmów i skupić się na tym, co jest omawiane. Niezależnie od tego, czy korzystasz z wbudowanych narzędzi do obsługi spotkań, czy z oprogramowania do nagrywania ekranu, nagranie możesz przesłać na swoje konto Dropbox.

Istnieje wiele narzędzi umożliwiających generowanie transkrypcji z nagranych plików wideo. Możesz sporządzać zapis z filmu za pomocą Dropbox, aby zarządzać wszystkim w jednym narzędziu. Gdy już będziesz mieć transkrypcję, spróbuj użyć narzędzi AI do analizy treści i uzyskania podsumowania spotkań biznesowych.  Dzięki temu zyskujesz przejrzysty obraz najważniejszych punktów i nie musisz martwić się o notatki. 

Przechowuj transkrypt i nagranie wideo obok notatek ze spotkania lub osadź wideo w dokumencie, aby móc do niego wrócić w przyszłości.

Powyższe techniki zwiększą efektywność Twoich spotkań i sprawią, że każdy wyjdzie z nich z jasnym poczuciem celu i celu.

Użyj Dropboxa, aby ulepszyć swoje notatki ze spotkań

Sporządzanie notatek ze spotkań nie musi być uciążliwe ani sprawiać wrażenia straty czasu. Jeśli notatki ze spotkań są sporządzane poprawnie, mogą stanowić cenny, centralny dokument, który umożliwia interesariuszom projektu współpracę i realizację zadań.

Oprócz naszego bezpłatnego szablonu notatek ze spotkań, który możesz dostosować do swoich potrzeb, Dropbox oferuje niezbędne narzędzia do współpracy, organizacji i zwiększania efektywności. Wypróbuj je już teraz i twórz bardziej efektywne protokoły ze spotkań.